4 Bereiche, in denen Evernote mein Leben vereinfachte

Alle Spendenquittungen von 2012? Die finde ich sofort, kein Problem! Dieses leckere Curryrezept, welches ich vor zwei Jahren das letzte Mal gekocht habe? Griffbereit!

Evernote als Ablagesystem nutzen, Erfahrungsbericht zu Evernote

Das war für mich vor vier Jahren noch undenkbar. Mittlerweile ist es dank Evernote Realität. Ich habe alles, immer und überall griffbereit. Kein Suchen mehr, nur noch finden.

Dabei habe ich mich beim Einstieg schwer getan und ich konnte die Lobeshymnen auf dieses Programm anfangs nicht nachvollziehen. Ich brauchte etwas Zeit, um die ‚Power‘ von Evernote zu verstehen.

Jetzt, fast drei Jahre später, kann ich mir meinen Alltag ohne Evernote nicht mehr vorstellen. Evernote ist bei mir immer präsent. Aber nicht aggressiv, eher leise und im Hintergrund. Für mich ein gutes Gefühl.

Dank Evernote hat sich mein Leben in den folgenden Bereichen deutlich vereinfacht:

1. Einfachste Ablage

Alle Dokumente oder Informationen, die ich irgendwann noch einmal brauchen könnte, lege ich in Evernote ab. Angefangen von Controlling-Auswertungen meiner Firma über meine Steuererklärungen bis hin zu Besprechungsprotokollen.

Evernote ist nach Notizbüchern organisiert. Mehrere Notizbücher können zu einem Stapel zusammengefasst werden. Vor drei Jahren habe ich mir eine grobe Struktur überlegt, welche ich aber immer wieder anpasse und aktualisiere. Jedes Dokument wandert direkt in das passende Notizbuch.

Dank der hervorragenden Suchfunktion, halte ich mich nicht lange mit dem Einsortieren oder der Verschlagwortung (Tags) auf. Einfach alles rein. Die Suchfunktion beinhaltet auch Handschrifterkennung und die Texte in pdf – Dokumenten. So findet sich wirklich alles wieder.

Wie das alles genau funktioniert?

Effektive Nutzung von Evernote in 8 Schritten

2. Zugriff jederzeit

Evernote speichert alle Daten in einer Cloud, also im Internet. Damit muss man sich anfreunden können. Da die Vorteile dieser Lösung überwiegen, habe ich persönlich damit keine Probleme.

Um auf diese Daten zuzugreifen, hat Evernote für alle möglichen Plattformen Apps entwickelt. Zusätzlich kann ich über einen Browser auf meine Notizen und Dokumente zugreifen.

Mir stehen somit alle Informationen jederzeit und überall zur Verfügung. Gerade im geschäftlichen Alltag möchte ich das nicht mehr missen.

Vorbei sind die Zeiten, in denen ich mit schweren Ordnern bewaffnet in Besprechungen gegangen bin. Heute habe ich dank Evernote alles auf meinem iPad immer dabei.

3. Papierlos

Seit Februar 2011 nutze ich Evernote intensiv und seit diesem Datum habe ich privat kein Stück Papier mehr abgelegt. Ich bin ‚paperless‘.

Das bedeutet, ich habe keine Ordner mehr im Regal, keinen Papierwust auf meinem Schreibtisch und keinen unsortierten Ablagestapel in einer Schublade. Alles wird digitalisiert und wandert nach Evernote.

Dazu benutze ich einen kleinen Tischscanner, den Canon P-215. Dieser bietet die Funktion ‚Scan to Evernote‘. Ich suche nur noch das passende Notizbuch aus und fertig.

Das Wichtigste bei alledem ist: Nach der Digitalisierung kommt das Papier direkt in den Papierkorb (oder Aktenvernichter). Ich schmeiße es weg. Fühlt sich die ersten Male komisch an, insbesonders bei Steuerbescheiden. Mittlerweile macht es richtig Laune!

4. Ideensammler

Oft stößt man im Internet auf interessante Seiten oder liest einen guten Artikel in der Zeitung oder einem Magazin.

Alles was ich irgendwo aufschnappe wird nach Evernote importiert. Für alle gängigen Browser stellt Evernote dazu einen Web-Clipper zur Verfügung. Mit einem Klick wird damit die entsprechende Internetseite in Evernote abgelegt.

Für diese Dokumente habe ich ein Inspirations-Notizbuch angelegt. Dadurch sind alle meine losen Papiersammlungen verschwunden, die ich sowieso nie zur Hand hatte, wenn ich sie brauchte.

Wie sind Deine Erfahrungen mit Evernote oder hast Du es noch gar nicht versucht? Bitte hinterlasse einfach einen Kommentar.

Hinweis: Ich behalte mir das Recht vor, beleidigende oder vom Thema abweichende Kommentare zu löschen.

  • Herbert Hertramph

    Mir ist es ganz ähnlich ergangen. Schöner Artikel, werde ihn mal im Netz ein wenig verbreiten (Google+ und Flipboard-Magazin).
    Nebenbei: Ich dachte, Evernote nutzt ausschließlich eigene Server. Hast Du eine Quelle für die Amazon-Server?

    • Danke für den Kommentar und die Unterstützung.
      Bzgl. Server: Ich bin mir ziemlich sicher, dass ich das vor einiger Zeit bei amazon web services (aws) als Referenz gelesen habe. Nach Deiner Frage habe ich das nochmals recherchiert und nichts mehr gefunden… Vielleicht sollte ich die Passage streichen…

    • Meine erneute Recherche zu den Amazon-Servern war erfolglos. Ich habe den Halbsatz in dem Artikel gestrichen.

      • Herbert Hertramph

        100prozentig weiß ich es auch nicht, aber als ich mich letztes Jahr mit den internen Backup-Servern von Evernote beschäftigt habe, legten die ziemlich viel Wert darauf, alles in eigener Hand zu haben. Wie auch immer – jetzt schauen wir mal, wie die angekündigten zusätzlichen Verschlüsselungsverfahren aussehen. In Zürich hat Evernote hat schon eine 100%-Tochter gegründet, um europäisches Datenschutzrecht zu akzeptieren (es war sogar Berlin im Gespräch). Vielleicht stellen sie ja doch ein paar Server bei uns auf – nur, so lange wir England in der EU haben, sind wir auch dann noch nicht so viel weiter … 😉

        • Ich bin fündig geworden: Im aktuellen ‚Security Overview‘ garantiert Evernote, dass alle Daten nur auf firmeneigenen Servern gespeichert werden und diese Server in den USA stehen.
          Wäre das geklärt 🙂

  • Arne Winkler

    Papierdokumente in den Papierkorb? Gibt es nicht sowas wie gesetzliche Aufbewahrungspflichten/fristen? D.h. ist ein eingescanntes PDF ‚gerichtsfest? Also das wäre mich doch ein wenig zu heikel. Zweitens ist zu bedenken, dass sich Evernote in den Nutzungsbedingungen vorbehält einzelne accounts zu sperren, sich nicht in der Haftung sehen wenn sie den Dienst schliessen etc.
    Ich verfolge da lieber die ‚chronologisch abheften‘ Methode in Kombination mit EN

    • Guter Einwand. Geschäftlich haben wir natürlich noch die Papierablage. Privat schmeiße ich wirklich alles weg, bis auf Notarverträge.
      Die Ablage der Dokumente erfolgt nicht nur auf den Evernote Servern sondern auch lokal auf dem Rechner. Sollte Evernote den Account sperren oder den Dienst schließen, habe ich noch alles auf meiner Festplatte. Deine Methode ist die Variante ‚Gürtel mit Hosenträgern‘, was ich aber absolut nachvollziehen kann.

      • Pietro

        Wie kann man es einrichten dass alles auch noch lokal gespeichert wird?

        • Danke für die sehr gute Frage, Pietro. Das geht glaube ich nicht. Entweder es liegt in der Cloud und wird von da bei Bedarf heruntergeladen, oder man legt bewusst ein lokales Notizbuch an. Dann sind die Dokumente aber nur lokal gespeichert und nicht auf allen Geräten verfügbar. Ich werde aber mal Experten zu Rate ziehen.

          • Peter Gardill-Vaassen

            Hallo Lars, das stimmt so nicht. Alles was Du in der Evernote-Desktop-App-speicherst, liegt lokal auf Deinem Rechner und wird mit der Cloud synchronisiert. Falls Dein Account gesperrt wird, geht also nichts verloren.

          • Danke für die Richtigstellung, Peter.

      • Oliver Rödig

        Hallo Lars(ich hoffe Du ist ok?),

        zunächst ein Kompliment für Deinen tollen Blog, ich bin mittlerweile ein richtiger Fan und habe schon zahlreiche Impulse für die Optimierung meiner Produktivität erhalten! Danke dafür.
        Ich digialisiere gerade mehr und mehr meine Ablage, bin Apple-User, Cloud-Junkie und nutze Tags (im Finder und Evernote). Meine Fragen zu Evernote und Ablage:
        1. Wenn Du eingehende Dateien bzw. eingehendes Schriftgut in Evernote abspeicherst, was passiert mit der PDF-Scan-Datei auf dem Rechner (ich nutze den ScanSnap und die Funktion „Scan als PDF zu Evernote“)? Löschst Du diese komplett?
        2. Legst Du auch selbsterzeugte Dateien aus iWork/MS-Office in Evernote ab, z.B. Rechnungen an Kunden? Es wäre ja doppeltgemobbelt, da ich ja über die iClouddrive, Finder bzw. auf IOS Documents von Readdle die Suchfunktion nutzen kann.

        Ich freue mich über eine kurze Rückmeldung.

        Viele Grüsse von der Bergstrasse

        Oliver

  • Martin Kay

    Mich würde interessieren, wie das Scannermodell von Canon heißt, das Sie verwenden.

    • Aktuell den Canon P-215, wie sagt der Amerikaner: Ein ‚No-Brainer‘ 🙂

  • Jo Ullrich

    Hallo, danke für die tipps. Der Canon P 215 Scanner kostet ja ca. 280euro. Geht das auch mit Multifunktions-Geräten?
    Danke jo

    • Klar, warum nicht?

      Die Frage ist nur, ob die passende Software zu dem Scanner eine direkte Schnittstelle zu Evernote hat. Falls nicht, ist das Handling halt ein wenig umständlicher.

      Hast Du nur ein paar wenige Dokumente zu digitalisieren, ist es am einfachsten, das Dokuments mit der Evernote App Deines Smartphones abzufotografieren 🙂

  • Volker Stöcker

    Nutzen Sie die Offline-Option für die Notizbücher? Ich fand die Idee erst gut, allerdings, je mehr Daten ich in Evernote ablege, um so eher verstopfe ich meine Festplatte bzw. meinen iPad-Speicher.

    • Nein, ich nutze diese Option überhaupt nicht. Bei mir liegt alles in der Cloud 🙂

  • Ralf Grabowski

    Ich nutze Evernote ebenfalls zunehmend als Dokumentenarchiv, habe aber immer wieder ein schlechtes Gefühl bei dem Gedanken: was passiert, wenn mir die Datenbank von Evernote auf dem Mac abschmiert oder beim Synchronisieren etwas falsch läuft. Klar habe ich noch die Daten in der Cloud, auf die ich mit dem Browser zugreifen kann, dennoch. Einem Freund ist etwas ähnliches mit der Dropbox passiert. Mit einem Mal war der Dropboxordner auf seinem Rechner leer und wurde synchronisiert. Somit waren die Daten in der Cloud auch weg.
    Welche Erfahrungen hast du mit der Stabilität von Evernote?

    • Ich hatte noch keine Probleme mit verschwundenen Daten, kann Deine Bedenken aber sehr gut nachvollziehen.
      Am besten regelmäßiges ein Backup von Evernote machen.

  • Uwe Naumann

    Kurze Frage zum P-215: In welchem Format wird das in EN angelegt? Ich habe da bisschen nen PDF-Fetisch. Beim Scannen erstelle ich pro Dokument ein PDF (incl. OCR) und packe das dann in EN.

    • Danke für Deine Frage, lieber Uwe. Die Scans des Canon P-215 werde als pdf in Evernote abgelegt.

      • Uwe Naumann

        Danke für die Info. Hm, ich hab zwar schon ein Canon-MFP, aber da könnte ich dann doch weich werden…. Mal schauen, ist ja auch bald wieder Weihnachten…. 😉