6 Gründe, warum Du Trello zur Organisation Deines Teams nutzen solltest

In meiner Firma nutzen wir die Organisations-Software Trello seit Anfang 2013. Jetzt wollen wir sie nicht mehr missen, aber: Der Weg dahin war steinig und mit einigen Schlaglöchern versehen.

Ausprobiert haben wir die unterschiedlichsten Tools zur Projektsteuerung und -organisation. Keines hat sich durchgesetzt. Alle zu kompliziert, unübersichtlich und aufwendig in der Pflege.

Hier kam Trello von der Firma FogCreek ins Spiel. Ende 2012 habe ich die Software zufällig kennengelernt und sie Tests unterzogen. Das erste damit realisierte Projekt: Die Erstellung meines Blogs…

Eine Einführung in den Aufbau und die Funktionalität von Trello erhältst Du in dem Artikel: ‚Video-Tutorial: Einführung in die Organisations-Software Trello‘.

Der Aufbau von Trello ist sehr einfach und intuitiv. Ich hatte anfangs auch nicht gedacht, dass sich über Listen und zugehörige Karten alles organisieren lässt, aber es funktioniert wirklich.

Hat man sich zu Anfang einmal Gedanken über die richtige Struktur gemacht, ist der Rest ein Kinderspiel. Und dann macht es richtig Spaß, mit Trello zu arbeiten.

Hier sind die sechs Gründe, warum auch Du Trello zur Organisation Deines Teams einsetzen solltest:

1. Einfachste Übersicht

Wenn mehrere Mitarbeiter an dem selben Projekt arbeiten, ist es nicht immer leicht, den Überblick zu bewahre. Mit Trello hat sich das bei uns geändert.
Da alle Informationen zu den Projekten in Trello abgelegt werden, hat man zu jeder Zeit einen perfekten Überblick über den Stand aller Projekte und Aufträge.

2. Immer Up-to-date

Du kennst das: Ein Kunde ruft an und möchte etwas zu dem Stand eines bestimmten Auftrags wissen. Früher musste ich mich erst einmal mit diversen Gesprächen und / oder Telefonaten auf den neuesten Stand bringen. Jetzt reicht ein Blick in Trello und ich bin über alles informiert.

Dies gilt im Übrigen auch für unterwegs. Da FogCreek Apps für alle gängigen mobilen Geräte herausgebracht hat, kann ich auch unterwegs auf die Daten zugreifen und auf dem Laufenden bleiben.

3. Gegen die Email-Flut

Innerhalb von Firmen und Organisationen werde unzählige Emails hin und her geschickt, nur um Kollegen in Kenntnis zu setzen. Dies ist mit Trello nicht mehr notwendig. Alle Informationen sind darin abgespeichert, somit muss man keine Emails mehr verschicken und alle möglichen Kollegen in cc setzen.

Ein Beispiel: Kund XY ruft an, um einige kleine Änderungen an dem erteilten Auftrag zu besprechen. Die Änderungen pflege ich nach dem Telefonat als Kommentar in Trello ein. Sie sind für jeden der sich mit dem Auftrag beschäftigt und diesen aufruft sofort ersichtlich.

4. Zentrale Datenablage

Alle Daten werden auf den Servern von FogCreek im Internet gespeichert. Damit muss man sich anfreunden können. Ich persönlich habe damit kein Problem, da die Vorteile dieser Lösung überwiegen.

Alle im Team arbeiten immer mit denselben Daten. Es ist kein synchronisieren erforderlich, da alle direkt auf den Servern im Internet arbeiten.

Dies entledigt Dich auch von der lästigen Pflicht der Datensicherung. Sie wird von Trello automatisch erledigt.

5. Alles archiviert

Ein Löschen von Daten ist in Trello nicht möglich. Willst Du eine Karte, eine Liste oder ein Board entfernen, kannst Du es archivieren, aber nicht löschen.

Abgearbeitete Aufträge landen somit im Archiv und sind jederzeit mit Hilfe der guten Suchfunktion wieder verfügbar. Hat ein Kunde zwei Jahre nach Abschluss der Arbeiten noch Fragen, kann ich mir mit ein paar Klicks, alle Informationen sofort wieder auf den Bildschirm rufen.

6. Preiswert

Grundsätzlich ist Trello kostenlos. Der Funktionsumfang der kostenlosen Version ist für die meisten Teams vollkommen ausreichend. Auch wir haben mit der kostenlosen Variante angefangen.

Mittlerweile hat FogCreek zwei kostenpflichtige Abonnements eingeführt: Gold und Business Class. Gold ist eher verspielt und bringt aus meiner Sicht keinen Mehrwert für die geschäftlichen Nutzung.

Business Class ist auf Geschäftskunden ausgerichtet. Es bietet einfachere und umfangreichere Administrationsfunktionen. So kann zum Beispiel das Trello Konto direkt mit einem Google Apps Konto verknüpft werden.

Die Kosten für Business Class belaufen sich auf $ 500,- im Jahr. Bei dem Nutzen, den diese Software bietet, ein absolutes Schnäppchen.

Hast Du noch Fragen zu Trello? Gibt es aus Deiner Sicht noch andere Gründe oder eventuell Bedenken, die ich nicht bedacht habe? Bitte hinterlasse einfach einen Kommentar.

  • Ralf Kothe

    Guter Tipp. Aber erst mit dem Video habe ich Trello, deren App ich schon wieder gelöscht hatte, verstanden. Heute den ganzen Tag damit gespielt und für sehr nützlich gefunden. Trello ist Kalender und To-Do-Liste mit Social Network-Elementen für Kolaboration.

    Aber eine Frage an den erfahrenen Anwender: Bisher nutze ich Evernote. Wie positionieren sich Evernote und Trello oder besser: wie grenzen sie sich gegenseitig ab? Reicht nicht Trello allein?

    • Das ist eine sehr gute und absolut berechtigte Frage über die ich mir auch schon den Kopf zerbrochen habe. Ich habe für mich die folgende Lösung gefunden:
      Wenn es um Projektarbeit geht, reicht Trello alleine absolut aus. Alle Daten und Dateien zu dem Projekt lege ich dort ab. Sie stehen somit auch den anderen Teammitgliedern sofort zur Verfügung.
      Meine privaten Rechnungen, Steuerbescheide, Kontoauszüge, etc. speichere ich in Evernote. Das gilt auch für Daten meiner Firmen, die keinen Projektbezug haben (Personalordner, Allgemeine Besprechungen, Controlling Auswertungen, etc.). Diese Dateien speichere ich in dem entsprechenden Notizbuch in Evernote ab. Evernote bietet dafür auch die klar bessere Suchfunktion.
      Verständlich und nachvollziehbar?

      • Ralf Kothe

        Ja, nachvollziehbar! Ich mach auf jeden Fall mit Trello weiter. Nochmal Danke für den Tipp.

      • Ralf Kothe

        Habe am Wochenende mehrere Organisationen und Bords angelegt, Zeitungen geplant, „Kollegen“ eingebunden und bin wirklich begeistert. Ich mach‘ mir nur Sorgen, dass der Dienst irgendwann wie Doo einfach Schluss macht.

        • Schön, dass es Ihnen gefällt.
          Hinter Trello steht FogCreek, nach meinem Empfinden eine seriöse Softwarefirma und kein durch Venture-Capital aufgeblasenes Start-up.
          Seit ein paar Monaten gibt es kostenpflichtige Varianten von Trello (Gold, Business Class). Bei kommerzieller Nutzung möchte ich Ihnen eine dieser Varianten empfehlen. Wenn man sich die Aufwendungen von FogCreek (Entwicklung, Speicherplatz, Verfügbarkeit, etc.) und auch den eigenen Nutzen durch Trello vor Augen hält, ist der Preis ein Schnäppchen.
          Je mehr diese Varianten nutzen, desto geringer ist die Gefahr, dass dieses tolle App eingestellt wird.

  • Nathan

    Hallo,
    weiß jemand, ob man die gleiche Liste auf zwei Boards haben kann?
    Da ich ein öffentliches und ein privates habe, wo beide drauf sein sollten.

    • Das geht meines Wissens nach nicht. Dann müssten die Listen ja synchronisiert werden.

  • ronny

    hallo, kann ich trello am mac und am iphone gleichzeitig nutzen.. also habe ich ein konto mit dem ich arbeiten kann? ich bekomme die iphone app nicht mit der browser version vernüpft ?
    danke

    • Klar, Du musst Dich bei Trello anmelden und dann kannst Du auf allen Gerätschaften gleichzeitig arbeiten 🙂

  • Mehr Frank

    Löschen von Karten geht übrigens durchaus, auch wenn unter „Freigabe und mehr“ in der Karte versteckt…

    • Danke für die Richtigstellung, lieber Frank.
      Stimmt, die Funktion wurde mittlerweile ergänzt…

  • Sehr guter Beitrag. Seit 2013? Wow. Das ist ja schon lang her. Trello ist meiner Meinung erst seit diesem Jahr ein Hype Thema.

    Besonders die überheblich einfache Art, das Ganze zu nutzen, und was Du hier natürlich auch beschreibst, ist das Tolle an Trello. Auch für Leute die man extern dazu holt, ist es einfach zu bedienen. Das denke ich, ist eines der wichtigsten Merkmale. Wenn man zum Beispiel einen Freelancer oder Partner dazuholt, welcher sich noch gar nicht damit auskennt, kann sich dieser schnell darin einarbeiten. (Habe auch ein Video auf Vimeo erstellt, um den neuen Leuten das Ganze näher zu bringen)

    Wie Du auch nutze ich das Tool unter anderem für das Blogmanagement. Sehr nützlich. Habe hier auch ein wenig dazu geschrieben: http://www.yuhiro.de/erfahrungen-mit-trello-vorteile-und-nachteile/

    Ein Grund warum ich Trello nutze ist natürlich auch wegen Joel Spolsky und FogCreek 🙂

    Vielen Dank für den Beitrag. Hilft.

    Viele Grüsse
    Sascha Thattil

  • Jonas Locher

    Hallo! Ich bin auf der Suche nach eine geeigneten Tool und Kundenanfragen zu bearbeiten. Dabei bin ich auf diesen Blog und diesen Beitrag gestossen. Sieht sehr interessant aus, ich habe Trello jetzt mal ein wenig getestet und muss sagen dass ich hier sehr viel Potential sehe. Eine Frage habe ich aber noch dazu:

    Gibt es irgendeine Funktion in der ich Berechtigungen steuern kann? z.B Einschränkungen wer neue Karten erstellen darf, oder wer diese Karten von Liste A zu Liste B bewegen darf? Herzlichen Dank für dein Feedback!

    Grüsse Jonas

    • Das geht leider nicht. Trello bietet keine unterschiedlichen Nutzerrechte an. Ich bin mit meiner Agentur aber gerade auf der Suche nach Alternativen für Trello. Sobald ich hier fündig bin, wirst Du es auf meinem Blog erfahren 😉

  • Daniela

    Danke für den sehr guten Beitrag. Nutzen Sie zusätzlich noch ein CRM-System um Kontaktdaten der Kunden zu verwalten, Telefonate nachzuhalten, den Überblick über Angebote zu haben? Oder ist auch das alles in Trello? Und wie vermeiden Sie es doppelte Aufgaben anzulegen (also einmal im Todoist Ihre normalen Aufgaben; aber aus den Kundenkarteien bei Trello ergeben sich ja sicher auch viele To-dos, wie Angebot nachfassen, Rückruf zu Problem, Rechnung schreiben, etc.). Danke vorab!

    • Danke für die gute Frage, liebe Daniela. Bei ISOTEC nutzen wir eine Art CRM light , welches wir auch in Trello abgebildet haben. Kundenbezogene Aufgaben sind nur in Trello erfasst. Alle anderen Aufgaben in Todoist 🙂