8 Tipps, wie Du jeden Tag mehr geschafft bekommst

Es gibt diese Tage: Frustriert blicke ich abends auf meine ToDo-Liste und stelle fest, nicht einmal die Hälfte der vorgenommenen Aufgaben habe ich erledigt.

Tipps wie Sie jeden Tag mehr geschafft bekommen

Ernüchtert verschiebe ich die nicht erledigten Tasks auf die kommenden Tage und beende meine Arbeit eher unbefriedigt. Und das ist kein Einzelfall, es kommt sogar relativ häufig vor.

Woran liegt das?

Bei aller ausgeklügelten Planung kommt es immer anders als gedacht. Mitarbeiter brauchen Hilfe, ein Kundenprojekt dringend Aufmerksamkeit und meine Tochter Unterstützung beim Lernen für die nächste Mathearbeit.

Daran werden wir nichts ändern. Diesen Einflüssen sind wir jeden Tag ausgesetzt und das macht unseren Job als Führungskraft schließlich und endlich auch aus.

Ändern können wir nur uns und unsere Herangehensweise an die täglichen Herausforderungen.

Um in diesem Bereich besser zu werden und abends öfter mit einem Lächeln auf den Lippen in den Feierabend zu starten, habe ich die folgenden 8 wichtigen Punkte für mich herausgefunden:

1. Ziele formulieren

Auch wenn es das Logischste überhaupt ist, muss ich immer wieder feststellen, wie wenige Menschen ihre Ziele wirklich formulieren.

Du musst schon genau das Ziel kennen, um den richtigen Weg einzuschlagen und die zielführenden Aufgaben anzugehen.

Zur Zielfestsetzung kann ich nur immer wieder an meinen Einfachen Businessplan erinnern.

2. Aufgabenlisten führen

Die formulierten Ziele und die daraus resultierenden Aufgaben sollten in ToDo-Listen geführt werden!

Wie Du diese führst, bleibt Dir überlassen. Es gibt die unterschiedlichsten Möglichkeiten:

* Reine Papierform wie Time System, filofax oder Hipster-PDA.

* Task-Management Programme wie ToDoist, Things, 2Do oder Outlook.

Welches Du benutzt, hängt von persönlichen Vorlieben und Deiner Arbeitsweise ab. Alles hat Vor- und Nachteile. Wichtig ist nur, dass Du überhaupt Aufgabenlisten führst.

Die unterschiedlichen Taskmanger habe ich einmal verglichen:

Welcher ist der beste Taskmanager? Ein Vergleichstest

Ich persönlich nutze ToDoist:

Top organisiert mit ToDoist – Ein Blick in mein Kontrollzentrum

3. Zeit nehmen zum Planen

Jeder Deiner Tage braucht ein wenig Zeit zur Planung. Bevor Du morgens hektisch in die Arbeit startest, solltest Du Dir einen kurzen Moment der Muße gönnen und den vor Dir liegenden Tag grob strukturieren.

Die Tage, die ich geplant und an denen ich mich konsequent an die Prioritäten gehalten habe, gehören mit Abstand zu meiner produktivsten Zeit.

Hierbei solltest Du Dir Deinen Terminkalender und auch Deine Aufgabenliste angucken und so realistisch wie möglich die Aufgaben festlegen, welche Du heute erledigen kannst, musst oder solltest.

Die Planung kann man übrigens auch am Abend vorher machen, was aus meiner Sicht sogar besser ist. Leider schaffe ich das nur in den seltensten Fällen. Vielleicht klappt das bei Dir ja besser…

4. Prioritäten setzen

Ist der Tag geplant und stehen die Aufgaben fest, müssen Prioritäten gesetzt werden. Ordne Deine Aufgaben der Wichtigkeit nach.

Bei den meisten Task-Managern können die Aufgaben in der Liste verschoben werden, so dass Du diese je nach Priorität von oben nach unten sortieren kannst.

5. Timer setzen

Erfordern gewisse Aufgaben ein konzentriertes Arbeiten über einen gewissen Zeitraum, habe ich sehr gute Erfahrungen mit dem Setzen eines Timers gemacht.

Als Beispiel:

Vier Angebote müssen heute unbedingt fertiggestellt werden. Ich habe mir dafür 30 Minuten Zeit gegeben, in denen ich nichts anderes mache, als an diesen vier Angeboten zu arbeiten. Wofür ich sonst mit allen Ablenkungen vielleicht zwei Stunden benötigt hätte, schaffe ich plötzlich in einem Viertel der Zeit.

Als Timer Programm kann ich auf dem Mac das Programm Tadam als Menulet empfehlen. Das beruht auf dem Pomodore-Prinzip und baut auch direkt die Pausen mit ein.

6. Ablenkungen ausschalten

Um bei dem oben genannten Beispiel zu bleiben: Diese Zeitersparnis funktioniert nur dann, wenn alle möglichen Ablenkungen ‚ausgeschaltet‘ sind.

Das bedeutet konkret:

* Mobiltelefon ausschalten

* Email-Client herunterfahren

* Bürotüre schließen

* Telefon umleiten

So ist es Dir möglich, Dich mit voller Konzentration Deiner Arbeit zu widmen.

7. Pausen einbauen

Gerade nach einer produktiven und hochkonzentrierten Phase brauchst Du und Dein Kopf eine Auszeit. Wenn ich mit dem Timer Tadam 25 Minuten gearbeitet habe, mache ich eine kurze Pause von 5 Minuten.

Um den Akku für die nächsten Aufgaben wieder zu laden, sind auch ausgiebige Mittagspausen mit einem Spaziergang sehr sinnvoll.

8. Schreibtisch aufräumen

Wer meinen Blog schon länger verfolgt, weiß, dass dies eines meiner Steckenpferde ist. Ein aufgeräumter Schreibtisch ist für mich die Grundvoraussetzung für produktives Arbeiten.

Wenn Du Dich an einen ordentlichen Schreibtisch setzt und nicht von Stapeln unerledigter Aufgaben erwartet wirst, ist der Kopf frei und Deine Sinne sind fokussiert.

Wie erhöhst Du Deine Produktivität? Wie bekommst Du mehr geschafft an einem Tag? Bitte hinterlasse einfach einen Kommentar.

Hinweis: Ich behalte mir das Recht vor, beleidigende oder vom Thema abweichende Kommentare zu löschen.

  • Shadow Mountains

    Alles wichtige Tipps, von denen ich auch selbst viele nutze. Ein Aspekt, der mir dabei hilft, jeden Tag mehr geschafft zu bekommen, ist eine gesunde Ernährung. Die hilft mir dabei, mich bei den wichtigen Aufgaben gut konzentrieren zu können und allgemein besser denken zu können (was z.B. auch bei der Planung hilft).

  • Johanna Grabow

    Ich verwende folgende Tool http://kanbantool.com/. Beim Kanban Tool geht es um Visualisierung von Terminen und Aufgaben. Dadurch kann ich meine Arbeit sowie Einsichten hervorragend organisieren. Kanban Tool ermöglicht sehr schnell zu festlegen, was wichtig ist und was man schaffen kann. Dadurch kann man einfach mehr Zeit für die wirklich wichtige Dinge gewinnen. Außerdem kann man alles eins nach dem anderen abarbeiten und dadurch fühlt man sich nicht unter Druck.

    • Danke für Deine wertvolle Ergänzung, liebe Johanna 🙂