Die ersten Schritte zum papierlosen Büro [Podcast 003]

Inzwischen ist es sechs Jahre her, dass ich mich für ein papierloses Büro entschieden habe. Ich war die Papierberge und die ständige Sucherei einfach leid. Reine Zeitverschwendung.

Papierreduzierte Organisation

Privat habe ich es relativ schnell zum papierlosen Büro geschafft. Natürlich bekomme ich noch Post in Papierform, die werden aber kurzerhand eingescannt und danach entsorgt. Fertig.

Geschäftlich ist es nicht ganz so leicht. Bis heute ist mir in meinen beiden Betrieben noch kein vollständiger Verzicht auf Papier gelungen. Die Abläufe dort nenne ich daher „papierreduziert“.

Hier die sieben Schritte zum papierlosen Büro:

Gastartikel: TaskClone – Die magische Verbindung zwischen Evernote und ToDo-App

In meinem Berufsalltag beschäftige ich mich mit vielen unterschiedlichen Themen, da ich in unserer Firmengruppe mehrere Rollen innehabe. Dies erfordert immer alle Aufgaben und deren Prioritäten im Blick zu haben. Nicht immer gelingt mir dies, und so suche stetig nach Verbesserungen in meinen täglichen Abläufen.

TaskClone

Seit Jahren nutze ich Evernote, um insbesondere in den vielen Meetings alles Wichtige zu notieren und ToDos festzuhalten. Evernote ist großartig, aber als ToDo-Liste nicht geeignet.

Evernote-Backup: So sicherst Du Deine Evernote-Notizen richtig

Der Verlust aller meiner Evernote-Daten und -Dokumente wäre der Super-Gau. Ein echtes Horrorszenario. Die richtige Evernote-Backup-Strategie ist somit lebensnotwendig. Aber ist ein manuelles Backup der Daten überhaupt möglich? Oder besser: Ist ein Evernote-Backup eigentlich notwendig?

Brauchst man ein Evernote-Backup

Wie ich den vielen Emails zu diesem Thema entnehmen kann, treibt viele von Euch die Handhabung der Datensicherung um. Zu Recht, schließlich möchte ich Evernote, meinem virtuellen Gedächtnis, bedingungslos vertrauen.

Aber so viel schon einmal vorab: Sorgen müssen wir uns eigentlich keine machen.

Wie ich Evernote und Todoist zusammen nutze

Eine der mir am häufigsten gestellten Fragen bezieht sich auf das Zusammenspiel von Evernote und Todoist: Wie arbeiten die beiden Apps zusammen? Wo sehe ich die Schnittstellen? Wie ergänzen sie sich? Wo ist die Grenze des einen und der Vorteil des anderen?

Schnittstelle zwischen evernote und todoist

Uff, eine ganze Menge Holz. Hoffentlich reicht ein Artikel zur Beantwortung all dieser Fragen aus…

Ach Quatsch, ich stelle Euch einfach vor, wie ich Evernote und Todoist nutze und lasse Euch an meinem Workflow teilhaben. Vielleicht sind die meisten Fragen damit schon beantwortet.

‚Mein Setup‘ von Manuel Marquina

Mein Name ist Manuel Marquina. Als Senior Account Manager und Team Leader für Evernote Business in Zürich unterstütze ich Unternehmen bei der Verwendung von Evernote Business. Privat gebe ich den Newsletter You might have missed this heraus, welcher dir die besten Webartikel und Storys der Woche sendet. Zudem kuratiere ich das Thema Produktivität beim Schweizer Startup Niuws.

Setup

Mein Arbeitsplatz

Ich arbeite an ein bis zwei Tagen von zu Hause aus. Den Rest der Woche bin ich in der Regel im Evernote Büro in Zürich. Der Hauptgrund dafür ist der kommunikative Aspekt: Ich tausche mich mit Kollegen gern persönlich zu Projekten aus.

Skizzen erstellen mit der neuen Evernote iPad App

Die Verehrung von Evernote hat teilweise religiöse Züge. Das erinnert schon fast an Apple. So wird jede Neuerung, wie die neulich vorgestellte Zeichenfunktion, mit einer Riesenbegeisterung gefeiert und jegliche Objektivität und Kritik ausgeblendet.

In diesem Zusammenhang bin ich auf einen Artikel mit dem Titel: ‚How to migrate from Evernote to OneNote, and why you should’ von Justin Pot gestoßen. Er behauptet, dass Kritik an Evernote fast mit Blasphemie gleichgesetzt wird. Das kann ich in Teilen bestätigen.

Grundsätzlich finde ich die Idee hinter der Zeichenfunktion in der Evernote iPad App erst einmal super: Anstatt mit mehreren Apps herumzuhantieren, ist alles in einem Programm vereint. Dort, wo ich eh alle meine Informationen ablege, kann ich jetzt auch Skizzen und handschriftliche Notizen erstellen.

Ist das der Anfang vom Ende für GoodNotes und Co.?

Evernote für Einsteiger: Die Evernote Suche erklärt

Es gibt 13 Möglichkeiten, Notizen und Dokumente in Evernote abzulegen. Dazu hatte ich bereits einen Artikel geschrieben.

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Jetzt möchte ich Euch kurz zeigen, wie Ihr sämtliche Informationen in Evernote wiederfindet. Das ist genauso einfach, wenn nicht sogar einfacher als die Ablage.

Hier sind meine 4 Wege, Dokumente und Notizen in Evernote zu suchen:

Zahlungen und offene Posten mit Evernote verwalten

Konrad Adenauer war bekannt für seine markigen Sprüche. ‚Es kann mich niemand daran hindern, über Nacht klüger zu werden‘ ist einer der Sätze des gebürtigen Rheinländers, welcher sich mir besonders eingeprägt hat.

Wie Zahlungen mit Evernote nachgehalten werden können

In den letzten Wochen, als ich mich mit meinem Evernote-Konto und der Organisation der offenen Posten und Zahlungen beschäftigt hatte, kam mir der Spruch wieder in den Sinn. Warum?

Ganz einfach, auch ich scheine über Nacht etwas klüger geworden zu sein.