Papierminimiertes Büro: Fünf Fehler, die Du vermeiden solltest

Eins vorab: Ich habe alle beschriebenen Fehler gemacht. Alle. Sonst könnte ich ja auch hier und jetzt nicht so befreit darüber schreiben.

Papierminimiertes Büro

Übrigens: In der Überschrift habe ich bewusst papierminimiert geschrieben und nicht papierlos. In meinen Unternehmen sind wir nämlich ‚nur‘ papierminimiert. Papierlos ist die Vision, auf die wir langsam, aber stetig hinarbeiten.

Generell ist der Weg aber steinig. Gerade in Firmen ist es ein langwieriger Prozess, der mit viel Schweiß und Beharrlichkeit gegangen werden muss. Das muss Dir klar sein.

Damit Du dabei nicht dieselben Umwege nimmst wie ich, habe ich meine fünf größten Fehler hier kurz zusammengefasst:

Die besten Tipps und Tricks für Apple Pencil Einsteiger

Der Apple Pencil und das iPad Pro haben mein Arbeitsleben komplett verändert. Mit der Anschaffung dieser beiden Gerätschaften wurde aus meiner Passion und dem testintensiven Hobby ‚Handschrift auf dem iPad‘ Gewissheit: Das iPad taugt als echter Notizbuchersatz.

Apfel und Bleistift

In diesem Artikel gebe ich Tipps für alle Apple Pencil Einsteiger und solche, die es werden wollen.

Ach ja, falls Ihr Euch fragt, ob sich die Anschaffung der Kombination iPad Pro und Apple Pencil wirklich lohnt, hier sind meine Testberichte:

Erfahrungsbericht: Meine ersten Wochen mit dem iPad Pro

Papierloses Büro: Der ultimative Test des Apple Pencil

Wie Du direkt in der Mail-App pdf-Dokumente annotieren kannst

Auch wenn ich persönlich kein großer Fan von Apple Mail auf meinem iPad bin, hat sie doch ein echtes Killer-Feature: pdf-Dokumente annotieren direkt in der App.

Wofür das gut sein soll? Ganz einfach: Du erhältst eine Email mit einer pdf-Datei als Anhang und sollst Dich dazu äußern. Liegt es da nicht nahe, Deine Anmerkungen und Kommentare direkt in das pdf zu schreiben?

Genau, und das geht jetzt ganz unkompliziert, ohne die Umwege über andere Apps, iOS-Teilen und wieder zurück. Direkt in der Apple eigenen Mail-App. Alles, was Du dazu brauchst: Ein iPad Pro und den Apple Pencil.

Das folgende Video zeigt kurz, wie es genau funktioniert:

Am 6. Oktober 2016 startet die Führungskräfte-Challenge. Ganz kostenlos gibt es dort 9 Live-Webinare rund um das Thema Führung. Ein Webinar darf ich aktiv mitgestalten:  Der Weg zum papierlosen Büro.

Mein Webinar startet am 31. Oktober 2016 um 19:00 Uhr.

Wichtig: Um an den Webinaren (auch an meinem!) teilnehmen zu können, müsst Ihr Euch bis zum 6. Oktober registriert haben.

Alle Infos zum Seminar und auch die Anmeldung findet Ihr hier: Führungskräfte-Challenge 2016

Führungskräfte Challenge 2016

Date: October 6, 2016—November 3, 2016
Event: Führungskräfte-Challenge 2016
Topic: Der Weg zum papierlosen Büro
Public: Public

Verbessert eine Displayschutzfolie das Schreibgefühl auf dem iPad Pro?

Ich war skeptisch. Nach Studium der Montageanleitung der Displayschutzfolie wurde es auch nicht besser. Dort steht allen Ernstes unter Punkt 1: Schließen Sie die Fenster und gehen Sie duschen…

Diesen Punkt hatte ich bei der Montage der Folie natürlich übersprungen. Ein Fehler, wie sich hinterher rausstellen sollte, aber dazu später mehr.

Aufmerksam geworden bin ich auf die Displayschutzfolie durch das großspurige Versprechen auf der Website des Herstellers mumbi: „… sie sorgt auch dafür, dass sich das Zeichnen und Schreiben mit dem Apple Pencil auf dem iPad mehr wie auf echtem Papier anfühlt“.

Papier und insbesondere Werbeaussagen sind geduldig. Wollen wir mal sehen, wie sich die Folie im Alltagstest so schlägt.

Wie Evernote mein Leben vereinfachte [Podcast 014]

Einen Alltag ohne meinen digitalen Aktenschrank Evernote kann ich mir inzwischen gar nicht mehr vorstellen. Und das, obwohl ich mich am Anfang sehr schwer damit getan und die Lobeshymnen auf die App nicht verstanden habe. Evernote erschließt sich eben nicht jedem sofort.

Zum Grundprinzip: Evernote ist ein Internetdienst, in dem Du in Notizbüchern Daten ablegen kannst. So fungiert es als digitales Gedächtnis, das immer nützlicher wird, je mehr darin abgelegt wird. Im Rahmen meiner Entscheidung für die Papierlosigkeit habe ich 2011 intensiv mit Evernote begonnen und inzwischen über 10.000 Notizen hinterlegt.

In dieser Podcastfolge berichte ich, wie ich mein Leben damit erfolgreich vereinfachen konnte:

Hier die fünf wichtigsten Argumente für Evernote noch einmal zusammengefasst:

Wie ich meinen ISOTEC-Fachbetrieb papierarm organisiert habe [Podcast 012]

In meinem ISOTEC-Fachbetrieb haben wir den Umsatz in den letzten Jahren mehr als verdoppelt. Entsprechend hat sich das Arbeitsvolumen gesteigert. Im Nachhinein kann ich mit Fug und Recht behaupten: Ohne die gleichzeitig umgesetzte papierarme Organisation, hätten wir das gesteigerte Arbeitsaufkommen nie und nimmer bewältigt.

Zum Hintergrund: Die 80 ISOTEC-Franchisebetriebe in Deutschland sanieren Feuchtigkeits- und Schimmelpilzschäden in Gebäuden. In meinem Fachbetrieb sind 30 Mitarbeiter beschäftigt, größtenteils Handwerker, darüber hinaus Bausachverständige, Architekten und Büroangestellte.

Bei über 200 Aufträgen im Jahr war es nicht leicht, im „Papierwust“ den Überblick zu bewahren. Mit unserer papierarmen Organisation haben wir den administrativen Aufwand reduzieren, die Kommunikation verbessern, die Transparenz erhöht und die Arbeitsabläufe erleichtern. Wie genau das unseren Arbeitsalltag vereinfacht hat, berichte ich in dieser Podcastfolge:

Hier die sieben wichtigsten Punkte zu einer papierarmen Organisation in der Zusammenfassung:

Der einfache Weg zur papierlosen Buchhaltung – Gastartikel von Fabian Silberer

Durchschnittlich 253 kg Papier verbraucht ein Deutscher im Jahr. Das ist nicht wirklich umweltfreundlich und in der heutigen Zeit ineffizient. Sind wir denn alle Papierjunkies?

Papierlose Buchhaltung

Vielleicht wäre das ja eine Erklärung dafür, weshalb wir Deutschen ungern auf die altbewährte Form des Ausdruckens verzichten. Wichtige Dokumente „nur“ digital abzuspeichern, schreckt viele ab. Wird etwas ausgedruckt, kann das Dokument feinsäuberlich im Aktenordner archiviert werden und man braucht keine Angst vor einem Versagen der Technik haben.

Wie Du handschriftliche Notizen ganz einfach digitalisierst [Podcast 005]

Notizen sofort digital zur Verfügung zu haben, ist wahnsinnig praktisch. Allerdings wirkt es äußerst unhöflich, bei einem Geschäftstermin die ganze Zeit auf dem Laptop zu tippen. Man kriegt keinen vernünftigen Augenkontakt hin, wirkt abgelenkt und kann nicht auf den Gesprächspartner eingehen. Es kommt kein richtiger Gesprächsfluss zustande.

Notizen mit dem Smartpen

Davon abgesehen regen handschriftliche Aufzeichnungen die Kreativität enorm an. Manuel Marquina hat das in seinem äußerst lesenswerten Setup-Artikel sehr gut beschrieben. Daher erfährst Du in dieser Podcastfolge, wie Deine handschriftlichen Notizen schnell und einfach den Weg auf Deine digitalen Geräte finden.

Hier drei Möglichkeiten, Handgeschriebenes ganz einfach zu digitalisieren:

Die ersten Schritte zum papierlosen Büro [Podcast 003]

Inzwischen ist es sechs Jahre her, dass ich mich für ein papierloses Büro entschieden habe. Ich war die Papierberge und die ständige Sucherei einfach leid. Reine Zeitverschwendung.

Papierreduzierte Organisation

Privat habe ich es relativ schnell zum papierlosen Büro geschafft. Natürlich bekomme ich noch Post in Papierform, die werden aber kurzerhand eingescannt und danach entsorgt. Fertig.

Geschäftlich ist es nicht ganz so leicht. Bis heute ist mir in meinen beiden Betrieben noch kein vollständiger Verzicht auf Papier gelungen. Die Abläufe dort nenne ich daher „papierreduziert“.

Hier die sieben Schritte zum papierlosen Büro: