Stephen Covey würde sich im Grabe umdrehen. Im Jahr 2000 hat er dem Magazin Focus (!!!) ein Interview gegeben und gesagt „Wir leben in einem Zeitalter der Dringlichkeitssucht“. Nach seiner Aussage werden die wichtigen Dinge in unserem Leben durch dringende Aufgaben mehr und mehr verdrängt.

Zu der Zeit dieses Interviews kamen E-Mails gerade auf. An Facebook, Instagram, Whatsapp & Co. hat damals noch nicht einmal Marc Zuckerberg gedacht. Leider ist Stephen Covey 2004 verstorben, aber wenn er mitbekommen würde, wie sich unsere Welt seit dem Interview verändert hat, dann würde es garantiert passieren: Er würde sich im Grabe umdrehen.

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Dem Selbstmanagement-Papst Covey war schon damals aufgefallen:

Wir haben Schwierigkeiten, zwischen dringenden und wichtigen Dingen zu unterscheiden.

Ein einfaches, sicherlich überstrapaziertes, aber anschauliches Beispiel: Wir sind uns alle einig, dass unsere Gesundheit wichtig ist. Trotzdem lassen wir zu, dass uns dringende Dinge, wie z.B. das Angebot für den Kunden Reimann oder die Präsentation für das nächste Meeting, davon abhalten, etwas für unsere Gesundheit zu tun.

Weil es schnell gehen muss, ernähren wir uns ungesund. Weil die Präsentation dringend fertiggestellt werden muss, lassen wir den Sportkurs sausen.

Dringende Dinge (Angebot , Präsentation) haben die wichtigen Dinge (Gesundheit) verdrängt.

Oder die Ballettaufführung der Tochter: Super wichtig. Trotzdem kommt uns das ganz dringende Projekt in die Quere, für das wir unbedingt noch ein Konzept fertigstellen müssen (frag’ nicht, wie ich auf dieses Beispiel komme…).

Auch hier wieder: Dringendes verdrängt das viel, viel Wichtigere.

Dringende Aufgaben lassen keinen Platz mehr für wichtige Dinge im Leben.

In der Rushhour des Lebens, so zwischen 30 und 50, meist nach der Gründung einer Familie und während des Aufstiegs auf der Karriereleiter, gerät die Balance zwischen Privatem und Beruflichem oft aus dem Gleichgewicht.

Auch mir ist es so ergangen. Mein erstes Unternehmen war gegründet, ich war beruflich sehr eingespannt und die ersten Lebensjahre meiner ältesten Tochter habe ich nur am Rande mitbekommen. Im Nachhinein sehr schade und damals ein Grund für eine große Unzufriedenheit.

In dieser Phase ist mir aufgefallen, dass die dringenden Aufgaben mein Leben beherrschen und sich die wichtigen Dinge hinten anstellen müssen. Eine verkehrte Welt.

Dringende Aufgaben beherrschen unseren Tag

Wie mir in dieser Phase ergeht es vielen UnternehmerInnen und Führungskräften. Es werden nur noch dringende Dinge erledigt. Wir widmen uns nur noch den Aufgaben, die am lautesten schreien. Und in diesem Lärm kommen die wichtigen Dinge, die eher zurückhaltend und leise sind, überhaupt nicht mehr durch.

Somit wird nur noch Dringendes erledigt. Das Gefährliche dabei ist, dass uns diese Art des Arbeitens vordergründig eine gewisse Befriedigung gibt. Wir fühlen uns gut, weil wir viel abhaken, viel erledigen. Dieses Gefühl kann schnell zur Sucht werden, nach Stephen Covey zur Dringlichkeitssucht.

Das Erledigen von dringenden Aufgaben sorgt für Befriedigung

Das Fatale an dieser Sucht ist, sie führt uns direkt und ohne Umwege ins Hamsterrad mit allen seinen ungesunden Auswüchsen. Das will keiner. Und daher müssen wir uns den Unterschied zwischen „Dringend“ und „Wichtig“ immer wieder vor Augen führen.

Um Dir den Unterschied klar zu machen, empfehle ich Dir die folgende Übung: Schaue Dir alle Deine Termine und Aufgaben für die kommende Woche einmal an und gruppiere diese nach dringend und wichtig.

Am besten nutzt du dazu die Eisenhower-Matrix:

Eisenhower-Matrix: Unterschied zwischen dringend und wichtig
Eisenhower-Matrix: Unterschied zwischen dringend und wichtig

Gerne kannst Du Dir dazu den Vordruck der Eisenhower-Matrix (larsbobach.de/downloads/) herunterladen. Da kannst Du die Termine und Aufgaben schon eingruppieren.

Dabei füllst du die Quadranten wie folgt:

A – Wichtig und dringend
B – Wichtig, aber nicht dringend
C – Nicht wichtig, aber dringend
D – Weder wichtig, noch dringend

So, am besten machst Du hier eine kurze Pause und füllst die Eisenhower-Matrix wie oben beschrieben aus.

Nicht weiterlesen! PAUSE!!!!

Und, ist Dir die Aufgabe schwer gefallen? Oder ging sie Dir leicht von der Hand?

Aus meinen Workshops weiss ich, wie schwer vielen diese Übung fällt. Da wird Dringendes zu einer wichtigen Aufgabe gemacht und viele wichtige Termine werden oft überhaupt nicht berücksichtigt.

Es fällt uns schwer, zwischen dringend und wichtig zu unterscheiden

Um Dir eine grobe Orientierung zu bieten, hier die Auflösung, wie die Eisenhower-Matrix gefüllt werden sollte und wie Du Dir den Unterschied zwischen dringend und wichtig vor Augen führst:

1. Wichtig und dringend (A)

Hier steht alles, was sofort und vor allem von Dir selbst erledigt werden muss. Alles in diesem Quadranten hat die höchste Priorität.

Beispiele:

  • Krisen / Probleme im privaten oder beruflichen Bereich
  • Eskalation bei einem A-Kunden
  • Liquiditätsengpass

2. Wichtig, aber nicht dringend (B)

Auch diese Aufgaben musst Du selbst erledigen, aber nicht unbedingt sofort. Im Quadranten B solltest Du die meiste Zeit investieren, denn nur diese Themen werden Dich in Deinem Leben weiterbringen!

Beispiele:

  • Sport / Gesundheit / Vorsorge
  • Zeit mit der Familie
  • Auszeiten
  • Beziehungspflege
  • Planung / Strategieentwicklung
  • Mitarbeitergespräche

Aus meiner Erfahrung ist es sehr wichtig, feste Zeiträume im Kalender für diese Aufgaben zu reservieren. Siehe auch: Time-Blocking Schritt für Schritt erklärt

3. Nicht wichtig, aber dringend (C)

In diesem Quadranten stehen die Zeitfresser. Das sind die Aufgaben, die Dich von Deiner eigentlichen Arbeit abhalten.

Bei jeder Aufgabe solltest Du daher unbedingt prüfen, ob Du diese selber erledigen musst oder nicht besser an einen Mitarbeiter delegierst.

Beispiele:

  • Das Tagesgeschäft
  • Die meisten Telefonate
  • Fast alle E-Mails
  • Viele Besprechungen / Meetings
  • Angebote schreiben

4. Weder wichtig, noch dringend (D)

Alle Aufgaben in diesem Bereich der Matrix kannst Du im Prinzip direkt in den Papierkorb legen.

In diesem Quadranten solltest Du Dich nur dann bewegen, aber auch wirklich nur dann, wenn Du sonst nichts Besseres zu tun hast. Also nie…

Beispiele:

  • Unwichtige Telefonate
  • Einige E-Mails
  • Die meisten Social Media Aktivitäten

Was ist wirklich wichtig in Deinem Leben?

Guck‘ Dir Deine ausgefüllte Eisenhower-Matrix mit diesem Wissen noch einmal ganz bewusst an. Gehe jede einzelnen Punkt erneut durch und sortiere neu.

Konzentriere Dich zukünftig auf die Termine und Aufgaben im Quadrant B, also die wirklich wichtigen Dinge. Versuche so viel Zeit wie möglich mit diesen Aufgaben zu verbringen. Dort ist Magie. Dort ist Erfüllung. Und dort ist das Hamsterrad meilenweit entfernt.

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