Die besten Apps für Dein papierloses Büro

Ohne mein iPad und die passenden Apps ist ein papierloses Büro undenkbar.

apps für einen papierlosen workflow

Denn nur mit den richtigen Programmen ist ein digitaler und weitestgehender papierloser Workflow möglich.

Hier meine wichtigsten Apps auf dem Weg zum papierlosen Büro:

Evernote

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Klar, mit Evernote fängt das papierlose Büro an. Hier speichere ich alles an Dokumenten, Papieren, Quittungen, etc. ab. Alles liegt in der Cloud und ich kann von jedem Gerät auf diese Daten zugreifen.

Auf meinem Blog habe ich schon einige Artikel zu Evernote geschrieben, unter anderem meine Anleitung für Einsteiger:

Evernote für Dummies: Das Evernote 1 x 1

Google Drive

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Google Drive ist mein bevorzugter Cloud Speicherplatz. Zusätzlich zu der einfachen Ablage von Dateien kann ich dort auch Dokumente (Text, Tabellen) mit anderen teilen, erstellen und gleichzeitig bearbeiten.

Dropbox

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Eher für den privaten Bereich konzipiert ist der Cloud-Speicherdienst Dropbox. Er bietet nicht die Funktionalität von Google Drive, ist dafür aber super einfach und bietet als nettes Feature einen automatischen Kamera-Upload.

Alle Fotos, die Du mit Deinem Smartphone oder Tablet machst, werden auf Wunsch automatisch in der Cloud abgelegt.

Onexma

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Mit Onexma ist die Erstellung von Spesenabrechnung im digitalen Zeitalter angekommen. Neben allen notwendigen Übeln, wie Verpflegungspauschalen und Fahrtkostenabrechnung, können auch die dazugehörigen Belege in der App abgespeichert werden.

Die App ist ein Add-On zu dem Online-Service auf onexma.com. Dort können auch Spesenabrechnungen für komplette Firmen erstellt und verwaltet werden.

Kindle

Top Apps für going  paperless im Büro

Auch wenn ich persönlich kein großer Fan vom Lesen auf dem iPad bin, ist die kindle-App eine absolut sinnvolle Ergänzung zu einem Ebook-Reader.

Solltest Du einen kindle besitzen, synchronisieren sich sogar die Lesezeichen und der Lesefortschritt.

GoodNotes

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Als Ersatz für das klassische Notizbuch nutze ich GoodNotes:

Ein vollwertiger Notizbuchersatz: iPad mit GoodNotes

Ich schreibe und skizziere wirklich nur noch auf dem iPad. Das Killer-Feature von GoodNotes ist für mich die Geometriefunktion. Wie von Zauberhand werden aus krummen Strichen gerade Linien.

Neben der App ist die Auswahl des richtigen Stiftes entscheidend. Um Dir bei der Auswahl des Stylus zu helfen, habe ich schon einige hier auf meinem Blog getestet.

PDF Office

apps für einen papierlosen workflow

Zum Editieren und Bearbeiten von pdf-Dokumenten ist PDF Office von Readdle ein sehr mächtiges Tool. Auch wenn ich zum Annotieren von pdf-Dokumenten GoodNotes einsetze, so nutze ich PDF Office zum Erstellen und Ausfüllen von pdf-Formularen.

Zusätzlich ist noch ein Scanner und eine Funktion für digitale Unterschriften in der App integriert.

Diese ganze Funktionalität hat allerdings ihren Preis. Auch wenn die App kostenlos heruntergeladen werden kann, stehen viele Funktionen erst im Abonnement für € 39,99 pro Jahr zur Verfügung.

SignEasy

app für digitale Unterschriften

Es gibt viele Programme, die digitale Unterschriften direkt auf dem iPad unterstützen. SignEasy ist eine einfache und relative kostengünstige Variante. Dokumente können über die bekannten Cloud-Dienste geladen und zur Unterschrift weiterverschickt werden.

Die ersten drei Dokumente sind gratis, danach wird eine jährliche Gebühr von € 26,99 fällig.

ScannerPro

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Die App Scanner Pro verwandelt das iPhone oder Tablet in einen portablen Scanner. Gescannte Dokumente können direkt als pdf-Datei in den bekannten Cloud-Diensten oder in Evernote abgelegt werden.

Um ein Dokument für Evernote zu digitalisieren, empfehle ich aber die Scanner-Funktion des Evernote Apps.

Trello

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In meinen Firmen nutzen wir Trello zur Organisation, Auftragsabwicklung und -archivierung.

6 Gründe, warum Du Trello zur Organisation Deines Teams nutzen solltest

Alle Unterlagen, Dokumente und Fotos werden in Trello zentral und projektbezogen abgelegt und stehen somit allen Mitarbeitern zur Verfügung.

Mit der iPad-App bin ich auch unterwegs immer auf dem Stand der Dinge.

ShopListFree

apps um Papier zu sparen

Eine einfache Art des digitalen Einkaufszettels bietet Shop List Free – Einkaufsliste. Die App ist, wie der Name schon sagt, kostenlos.

Es gibt auch eine kostenpflichtige Vollversion. Diese bietet unter anderem die Synchronisierung der Einkaufsliste über mehrere Geräte. OK, ich komme mit der kostenlosen Variante aus.

Welche Apps nutzt Du in Deinem papierlosen Büro? Ich freue mich auf Eure Ergänzungen.

Hinweis: Ich behalte mir das Recht vor, beleidigende oder vom Thema abweichende Kommentare zu löschen.

  • MaDiPeKo

    Guten Morgen,

    guter Artikel – danke dafür.

    Meine primäre Dateiablage organisiere ich über OneDrive. Ich
    taste mich langsam an die ICloud heran, habe aber das Gefühl, dass diese noch nicht
    ganz ausgereift ist.

    Meine Dokumente scanne ich mit ScanBot (vom Doo-Team);
    geniale App, die ich nicht mehr missen möchte.

    Für meine handschriftlichen Notizen, mit dem Jot Script,
    nutze ich Notability. Die synct perfekt zwischen IPhone, IPad und Mac und bei
    Bedarf lege ich die Notiz in Evernote ab.

    Zur Bearbeitung von Dokumenten nutze ich PDF Expert. Hat
    ebenfalls eine Unterschriften-Funktion und ich habe Zugriff auf die ICloud und
    OneDrive. Und ich kann ein PDF auch mal „offline“ lesen und bearbeiten.

    Zum Drucken, wenn es dann mal nicht papierlos geht, setze
    ich einen HP Officejet Pro 8600 ein, an den kann ich auch von unterwegs meine
    Druckaufträge senden.

    Zur Massenpflege meines Kalenders setze ich xCalender ein.
    Fussball-, Formel1- oder Abholtermine meiner Mülltonnen kann ich kurz in Excel
    zusammenstellen und dann per Massenupload meinem Kalender hinzufügen 🙂

    Naja und dann das übliche: Outbank, Pages, Numbers und die
    Apps von Microsoft Office.

    Und ab und zu nutze ich auch E-Post. Zum Versenden von
    Einschreiben oder wenn ich mal länger im Urlaub bin, dann nutze ich auch deren
    Scan-Services. Damit hab ich ausschließlich positive Erfahrungen gemacht.

    • Danke für Deine sehr wertvolle Ergänzung. Sehr anschaulich beschrieben und super durchdacht. Weiter so!

  • Ralf Grabowski

    gute Zusammenstellung, vielen Dank!
    Etliche Apps nutze ich auch – vor allem GoodNotes undnatürlich die Clouddienste Dropbox und Google Drive. Bei mir gehört (bis jetzt noch) Things dazu als Taskmanager. Wenn ich bedenke, dass ich vor vielen Jahren mit GTD mal auf Papier begonnen habe…
    Zum Lesen von pdf nutze ich auf dem iPad die sehr zu empfehlende App GoodReader. Damit lassen sich Anmerkungen auf den pdf machen, Notizen, Lesezeichen setzen usw. Ein mächtiges Werkzeug, das auf unterschiedliche Cloud-Dienste zugreifen kann und dort Dokumente synchron hält. Und natürlich die die pdf offline zur Verfügung stellt.
    Zum Lesen von eBooks verwende ich den Bluefire Reader. Er ist leider nicht so gut ausgestattet, meines Wissens jedoch der einzige Reader, der mit dem ePub-Format umgehen kann. Der Kindle ist zwar auch drauf, aber ich möchte eher den kleinen Buchhandel unterstützen – amazon meide ich, wo oft es geht. Außerdem kann ich über den Bluefire Reader Bücher lesen, die ich über die Onleihe-App (die mittlerweile recht ordentlich funktioniert) aus der öffentlichen Bücherei ausgeliehen habe.

    • Danke für Deine sehr lesenswerte Ergänzung, lieber Ralf.

  • Thorsten B

    Welche Vorteile bietet denn Google Drive gegenüber Dropbox?

    • Reine Gefühlssache: Google Drive wirkt robuster und auch die App gefällt mir deutlich besser. Gut gelöst ist bei Google Drive auch die gemeinsame Bearbeitung von Dateien in der Cloud.

      • Matthias Zimmer

        Ich nutze Google Drive. Der Hauptgrund ist eigentlich, dass Google Drive eine Volltextsuche innerhalb der eingescanten PDF-Dokumente bietet. Der Nachteil ist, dass das nicht immer funktioniert. Warum weiß ich nicht, ein Nachfragen in diversen Boards ergab nichts.
        Weiß jemand die Antwort? Müssende Dokumente ähnlich wie Webseiten erst indiziert werden? Kann man, wenn ja, diesen Vorgang anstoßen?

  • Thomas Gattinger

    „Dropbox eher für den privaten Bereich konzipiert…“ – das stimmt so nicht. Ich nutze einen Business Account mit 5TB Speicher um zB ein Produktfoto-/video Archiv zu speichern und mit dem Team zu teilen.
    Bei meinem letzten Vergleichstest mit etwa 40-50GB Daten war Dropbox am Mac wesentlich robuster beim Synchronisieren als GDrive.
    Wenn GDrive eine ähnliche Stabilität erreicht und ich Speicher mit Google Apps for Business quasi gratis mitgeliefert bekomme (ich glaube 1TB ist dabei?) dann kann ich mir einen Umstieg vorstellen. Denn Dropbox ist gut, aber mit 60eur im Monat für ein 5er Team auch nicht ganz billig.

    • Danke für Deinen Erfahrungsbericht und Deine Meinung, lieber Thomas.

  • Daniel Hofer

    Hallo Lars
    danke für den ausführlichen Beitrag.
    Als reine Dateiablage inkl. Synchronisation zwischen 2 Notebooks, 1 MacBook und iPhone und iPad nutze ich Dropbox mit 1TB. Ich habe in den letzten 4 Jahren immer wieder verschiedene „Cloud“-Dienste getestet (in Anführungszeichen, weil ich wirklich nur den Sync brauche. Online-Applikationen verwende ich nicht).
    Mit Dropbox hatte ich am wenigsten Probleme. Wenn ich als Beispiel OneDrive anschaue, finde ich das bedeutend instabiler und hat laufend kurze Hänger beim Synchronisieren und ist einfach langsamer.
    Vor vier Jahren habe ich währed eines ganzen Jahres auf dem iPad mittels Noteshelf Handnotizen gemacht. Dann legte ich mir ein Samsung Note 10.1 zu, um damit Mathematik-Videos zu drehen. Der Stift beim Samsung ist phänomenal. Deshalb setzte ich das Samsung auch als Notizblock ein. Unterdessen habe ich ein Surface 3 Pro und bin fast glücklich. Der Stift ist zwar auch super. Aber es kann als Beispiel in OneNote immer wieder passieren, dass der aufgelegte Handballen als Eingabe erkannt wird oder das Blatt verschoben wird. Auf dem Samsung gab es da kein Rütteln. Das war der perfekte Notizblock.
    Jahrelang habe ich Evernote verwendet, fand aber vor ein paar Monaten, ich sollte OneNote eine Chance geben. Ich bin hin- und hergerissen. Zwar ist es cool gemacht. Aber dass auch nach 10 Jahren immer noch keine Möglichkeit zur Gruppierung von Elementen möglich ist, finde ich schlecht.
    Und die Synchronisation läuft zwar, aber halt recht langsam. Evernote war da schneller. Vielleicht wechsle ich mal wieder.
    Um PDF’s zu annotieren, verwende ich seit Jahren auf dem iPad das Tool iAnnotate. Das war lange die grosse Konkurrenz zum GoodReader. GoodReader hat den grossen Vorteil, dass er auch auf dem iPhone läuft. Dafür lässt sich die Toolbar mit den Werkzeugen nicht anpassen. Dies war für mich für das Studium von Literatur in Killerkriterium.
    Das Scannen von Belegen probiere ich gelegentlich immer wieder aus, aber immer nur halbherzig.
    Gruss, Daniel

    • Danke für Deinen Erfahrungsbericht und die Anregungen, lieber Daniel.
      Spannend, was Du über das Note und das Surface schreibst…

  • Suse Fleischer

    Mein Einkaufslisten-Favorit ist OurGroceries – die einzige app, die alle unsere Bedingungen erfüllte:
    1. Geräte-Übergreifend: Die Listen können systemübergreifend von allen Teilnehmern (Familie, WG etc) auf apple, android oder auch PC genutzt und synchronisiert werden
    2. Kategorien: bei anderen apps versagt oft die Kategorisierung bzw. deren Sortierung: wenn mein Edeka in Langenfeld nun mal mit dem Bäcker beginnt und danach die Obstabteilung kommt, will ich diese Kategorien auch an erster und zweiter Stelle haben und nicht alphabetisch oder sonst wie sortiert
    3. Rezepte: man kann einzelne Rezepte anlegen. Wenn man für eines dieser Rezept einkaufen möchte, können die Zutaten dieses Rezeptes einfach in die Einkaufsliste in die richtige Kategorie „geschossen“ werden.
    Grundsätzlich kostenlos. Gegen Kauf kann man die Werbung wegmachen, dann kann man auch Fotos zu den Elementen fügen.
    Bis denn, Stefan

  • Susanne Leefers

    Für Einkaufslisten / ToDo-Listen innerhalb meiner Familie nutze ich gerne Wunderlist.
    Auch diese App arbeitet geräteübergreifend.

  • Hallo Lars,
    wie immer eine feine Zusammenstellung. Mich interessiert warum du mit Scanner Pro statt mit Scannable arbeitest. Gibt es signifikante Vorteile?

    Zweite Frage: Warum der automatische Upload der Bilder nach DropBox und nicht in die iCloud?

    PS: Seit Evernote die Integration von Google Drive Dokumenten anbietet, habe ich angefangen Google Drive mehr zu nutzen. Herausforderung: Numbers, Excel und Google Tabellen befinden sich auf dem iPad und überall sind jetzt Tabellen. Ich muss mich wohl für ein System entscheiden.

    • Danke für Deinen Kommentar, lieber oliver. Das ist ein älterer Artikel, den ich automatisiert noch einmal nach vorne geholt habe, leider nicht mehr ganz aktuell. Ich nutze Scannable und keine automatischen Upload in die Dropbox… 😉