Effektive Nutzung von Evernote in 8 Schritten

Der Funktionsumfang der Produktivitäts-Software Evernote ist sehr vielfältig und mächtig. Da stellt sich die Frage: Was brauche ich davon überhaupt?

 wie funktioniert Evernote? was ist Evernote? Wie nutze ich Evernote richtig?

Nach über zwei Jahren intensiven Gebrauchs muss ich für mich feststellen, dass ich die meisten Funktionen von Evernote nicht benötige.

Die Kernfunktion des Programms, meine digitale Ablage und somit mein Gedächtnis zu sein, ist für mich absolut ausreichend. Siehe hierzu meinen Artikel:

4 Bereiche, in denen Evernote mein Leben vereinfachte.

Sollte es Dir genau so gehen, lese bitte weiter. Allen anderen kann ich den Blog von Herbert Hertramph ‚Evernote für Pfiffige‘ ans Herz legen. Da geht es richtig ans Eingemachte.

Für mich aber stehen das einfache Handling und die damit verbundene effektive Nutzung klar im Vordergrund. Dazu sind aus meiner Sicht die folgenden 8 Schritte notwendig:

1. Schlanke Notizbuchstruktur

Eins vorab: Die perfekte Notizbuchstruktur gibt es nicht. Auch bei mir ist das ein fortwährender Prozess. Daher einfach anfangen und immer mal wieder verbessern.

Notizbücher können zu Stapeln zusammengefasst werden. Ich habe fünf Stapel:

* Geschäftlich
* Privat
* Blogging
* Beratung / Coaching
* Archiv

Im Prinzip einen Stapel für jeden meiner Arbeitsbereiche. In den Stapel ‚Archiv‘ wandern alle Notizbücher, die ich abgeschlossen habe, d.h. in die kein neuer Inhalt mehr hinzugefügt wird.

2. Keine Tags

Nach dem Motto des Internet Gurus Guy Kawasaki: ‚real men don’t use tags‘.

Auch ohne Tags finde ich alles auf Anhieb wieder. Selbst handschriftliche Notizen und Texte in pdf-Dokumenten erkennt die Suchfunktion von Evernote.

3. Scanner anschaffen

Am besten einen von diesen schlanken Tischscannern. Ich nutze den Canon P-215, eine absolute Empfehlung. Scannt Duplex, also beidseitig, und in den Einzug können auch mehrere Seiten gleichzeitig eingelegt werden.

Die Canon Software dazu heisst CaptureOneTouch. Diese musste ich extra von der Canon Seite herunterladen. Sie unterstützt ein direktes Scannen nach Evernote. Nur noch das passende Notizbuch aussuchen und fertig.

4. Webclipper installieren

Für alle gängigen Browser bietet Evernote eine Webclipper Erweiterung an. Damit lassen sich mit einem Klick Internetseiten oder deren Adressen in Evernote abspeichern.

5. Email-Adresse nutzen

Jeder Evernote Nutzer erhält eine eigene Email-Adresse. Alle an diese Adresse gesendeten Emails werden in einem vorher festgelegten Notizbuch abgespeichert. Siehe hierzu auch:

Wie Du Deine Evernote Email-Adresse einrichten und nutzen kannst

Kommt eine Information, die ich archivieren möchte per Email, so leite ich diese ganz einfach an meine Evernote Email-Adresse weiter.

6. Apps auf die mobilen Geräte

Für alle gängigen Smartphones und Tabletts hat Evernote Apps entwickelt. Es empfiehlt sich, diese unbedingt zu installieren. So können die in Evernote gespeicherten Daten nicht nur abgerufen werden, es lassen sich auch leicht neue Informationen hinzufügen.

Ich nutze häufig die Fotofunktion meines Evernote iPhone Apps. Damit kann ich Fotos einfach in Evernote ablegen. Von mir sehr gerne genutzt für Rezepte und Weine…

7. Handschriftliche Notizen

Für handschriftliche Notizen nutze ich GoodNotes und den Bamboo-Stylus auf meinem iPad. GoodNotes bietet die Funktion, Seiten direkt nach Evernote zu exportieren.

Davor habe ich eine ganze Zeit ein ‚richtiges‘ Notizbuch verwendet. Diese Notizen habe ich dann, wie unter Punkt 6 erklärt, per Foto in Evernote abgelegt.

8. Ablagekasten

Neben meinem Schreibtisch steht ein normaler Ablagekasten. Dort sammele ich alle Dokumente, die nach Evernote importiert werden sollen.

Immer wenn ich mal Zeit habe, spätestens aber einmal im Monat, scanne ich alles auf einen Rutsch ein.

Wie nutzt Du Evernote? Habe ich eine Möglichkeit vergessen? Bitte hinterlasse einfach einen Kommentar!

Hinweis: Ich behalte mir das Recht vor, beleidigende oder vom Thema abweichende Kommentare zu löschen.

  • Pietro

    Ich habe den selben Scanner wie Sie und habe nun aufgrund Ihrer Anregung begonnen meine Dokumente nach Evernote zu scannen. Ich habe festgestellt dass die Scansoftware dabei immer auch eine Kopie des pdf’s auf dem Computer ablegt. Kann man das umgehen? Ich möchte ja nach dem Export an Evernote nicht auch noch eine Kopie auf meinem Computer ablegen.

    • Das kann ich nachvollziehen. Mir ist bis dato noch gar nicht aufgefallen, dass die Software auch eine Kopie des Dokuments auf meinem Rechner speichert. Wo wird das denn abgelegt?

    • Herbert Hertramph

      Ich müsste auch noch mal genauer nachschauen, aber es gibt 2 Möglichkeiten:
      1. Die Einstellungen in dem ausgewählten Profil mal näher anschauen (Trayicon, rechte Maustaste, Belegung Scantaste).
      2. Es gibt auch einen speziellen Ordner von ScanSnap, der wird aber automatisch gelöscht.
      Also: welches Profil mit welchen Einstellungen und in welchem Ordner findet sich das Doppel?

  • Stephan

    Hallo Herr Bobach,
    kann man Evernote auch in eine private Cloud synchronisieren oder ist man darauf angewiesen, den Cloud-Service zu nutzen?
    Danke für Ihre Rückmeldung!

    • Sehr gute Frage. Das geht glaube ich nicht. Ich weiss, dass man Dropbox Ordner mit Evernote synchronisieren kann. Die Daten liegen dann meines Wissens aber auch auf wieder dem Evernote Server.
      Aber, Glauben heisst nicht Wissen: Ich werde mal ein paar Experten zu Rate ziehen 🙂

      • Stefan Wischner

        Bestimmt nicht, aus vielerlei Gründen. Die technischen mal beiseite gelassen (Delta-Synchronisation vs. Datei-basiert, OCR u.a. bei Evernote auf dem Server laufende Mechanismen), würde das dem Unternehmen Evernote ja quasi die Grundlage des Geschäftsmodells entziehen: kostenpflichtige Server-Dienste (z.B. PDF-Indexing) und volumen- bzw. transferbasierte Abos.

        • Danke für die Information, lieber Stefan.

      • Norbert Diemert

        Wenn man auf die Vorzüge der Evernote Server verzichten kann (OCR, PDF Indizierung, Freigabe, Sync mit mobilen Geräten,…), dann kann Evernote auch offline betrieben werden. Dann muss man nur noch den Pfad der EN Datenbank auf ein privates Cloud Laufwerk legen. Wenn man dies auf mehreren PCs macht, dann bekommt man sogar eine Synchronisierung über eine private Cloud hin.
        Man muss nur darauf achten, dass EN immer nur auf einem PC gleichzeitig läuft sonst kommt es zu Konflikten.
        Mit mobilen Geräten (Handy, Tablet) funktioniert das meines Wissens nach nicht.

  • Peter Schmitz

    Hallo Herr Bobach,
    zunächst einmal ein riesen Kompliment zu Ihrer Seite! Hier finde ich viele Anregungen und habe mir, auch aufgrund Ihres Tests, gerade den Bamboo Stylus und GoodNotes angeschafft (Toll)
    Ich strebe ein papierloses Büro an und weiß ehrlich gesagt kaum wie ich mich diesbezüglich organisieren soll. Macht es Sinn, wenn ich Dokumente (z.B. Verträge) in Evernote ablege, dann sicherheitshalber auch die Papierform beizubehalten? Oder wäre eine weitere Ablage in Dropbox mützlich? Momentan habe ich den Eindruck mich eher zu „verzetteln“. Schönes Wortspiel bei diesem Thema 🙂
    Vielleicht haben Sie ja die ein oder andere Anregung? Vielen Dank.

    • Ja, schönes Wortspiel 🙂

      Je mehr Du in Evernote ablegst und je länger Du damit arbeitest, desto größer wird Dein Vertrauen. Das war zumindest bei mir so.

      Ich bewahre nur noch steuerrelevante Daten in Papierform auf. Alles andere wird nach dem Einscannen entsorgt.

      Eine weitere Ablage der Dokumente in der Dropbox macht aus meiner Sicht keinen Sinn.

      • Lieber Lars,
        Verträge würde ich aber schon im Original aufbewahren. Nur mit Originalunterschrift sind diese gültig, falls es mal zu einem Rechtsstreit kommt. Kreditverträge, Mietverträge, Leasingvertrag für das Auto, usw.
        Oder habe da etwas übersehen oder missverstanden?
        Danke für die tollen Anregungen!

        • Dazu kann ich leider nichts sagen, da ich keine Rechtsberatung durchführen kann / darf / will 🙂

  • Thomas Kirchner

    Hallo Herr Bobach,

    vielen Dank für die tollen Infos die ich gerne lese und umsetze.

    Nutze auch schon lange Evernote und bin begeistert.

    Mein Workflow:

    – Alle Dokument (Posteingang) landen in dem ScanSnap. Geschäftliche Unterlagen werden gesammelt, der Rest geht in den Abfall.

    – Hier landet alles in dem Ordner -ScanEingang-

    – Jetzt kommt Hazel in´s Spiel, mehr Infos (http://goo.gl/7MQxg2)

    – Die Daten landen dann (automatisch) in Evernote und zusätzlich in Devonthink (http://goo.gl/a9qx7s).

    – Der Ordner wird von Hazel wieder gelöscht nachdem diese weitergeleitet wurden.

    Nun habe ich alle Dokumente sowohl in Evernote und Devonthink (hier werden die Daten dann nochmals auf dem WebDav gesichert).

    Ja ich weiss es ist übertrieben! Aber die Erfahrung hat mich gelehrt, lieber eine Sicherung zuviel als eine zu wenig.

    Warum noch Devonthink?

    Die Software bietet einfach westlich mehr als Evernote. Gerade wenn mal auch mal offline ist sind alle Daten parat und super schnell. Die Suchfunktion einfach genial. Der Test der Software lohnt allemal. Da ich das Programm auch geschäftlich nutze würde ich es jederzeit wieder kaufen. Als Privatanwender dann evtl. doch zu mächtig/teuer.

    • Danke, dass Du uns an Deine Workflow teilhaben lassen, lieber Thomas.

      Hazel und Devonthink sind beides sehr gute Programme.

      Nur hast Du mit Devonthink und Evernote ja alles doppelt abgelegt. Wieso reicht Dir nicht eines von beiden?

      • Thomas Kirchner

        Hatte mit Evernote schon Probleme nach dem Update auf eine neue Version. Hier konnten dann alte Daten nicht mehr geöffnet werden.
        Die Suchfunktion und das Handling von Devonthink ist einfach besser.

        • Die Probleme hatte ich auch. Seit dem Update auf 6.03 scheinen die Probleme aber gelöst.

  • niklas

    Hallo Herr Bobach,
    nachdenkenswert ist mit welcher „Datenstruktur“ Evernote
    arbeitet. Exportiert werden kann entweder als HTML oder ENEX
    (Variante von XML). Und hier beginnt das Gedankenkarusell.

    Was kann man mit diesen Formaten anfangen.
    Aktuell und in Zukunft.
    Wie beispielsweise Brett Kelly, ein intensiver
    Evernote Nutzer und ehemaliger Evernote Mitarbeiter beschreibt,
    kann die zukünftige Verwaltung dieser Daten sehr arbeitsintensiv werden.

    Ich persönlich würde raten mit einer Ordnnerstruktur zu arbeiten,
    wie Sie der Mac selber anbietet.
    Programme wie Devonthink oder Notebooks 7 können diese Ordnerstruktur 1:1 nutzen.
    Desweiteren empfehle ich die Nutzung eines NAS, wobei die Daten
    beispielsweise über webDAV synchronisiert werden können.

    Da ich Evernote lange benutzt habe, muss ich sagen, dass
    mir persönlich bei diesem Workflow nichts fehlt.

    Das NAS und der Router (Fritzbox) bieten entsprechende Sicherheitsmöglichkeiten was den Datenzugriff betrifft.

    Kurz gesagt : – persönliche Daten bleiben so in eigener Hand
    – Daten sind über die gängige Ordnerstruktur zukunfs-
    sicherer
    – Arbeitsablauf kann einfacher und übersichtlicher
    gestaltet werden
    – Direkte Datenspeicherung über Handy, Scansnap,
    von einer Webseite, Email Weiterleitung etc. ist
    problemlos.
    – zusätzliche Möglichkeiten (Bsp: Notizen als Markdown)

    Weiterhin meine ich, dass man durch Automator, Applescript, Hazel
    den Workflow nicht unnötig komplizieren muss.

    Von verschiedenen Autoren wie David Sparks (Paperless),
    Brett Kelly (Evernote Essentials) wurde dazu aber schon wesentliches
    gesagt.

    Danke für den schönen Blog,

    Gruss, niklas

    • Danke für den interessanten Einblick in Ihre Arbeitsweise, lieber Niklas.

  • Ulrich Kautz

    Moin,
    bei Evernote fehlt mir die Ordnertiefe. Wäre OneNote für die beschriebenen abzuspeichernden Dokumente da nicht besser geeignet? Oder gibt es Gründe doch bei Evernote zu bleiben?

    • Das kann ich nicht beurteilen, da ich OneNote nur oberflächlich kenne. Persönlich gefiel es mir damals nicht und mittlerweile habe ich aber auch den Point-of-no-return bei Evernote erreicht: Mehr als 5.000 Dokumente. Da denke ich über einen Umstieg überhaupt nicht mehr nach 🙂

    • Nikolai Fokscha

      wenn bei Evernote die Ordnertiefe nicht ausreicht, kann man dafür die Schlagwörter „missbrauchen“.

  • PLACIDO

    Bezüglich handschriftlichen Notizen und weitere Speicherung in Evernote, probiere ich gerade Penultimate für iPad. Die Synchronisation mit Evernote läuft automatisch in Hintergrund. Ich erfahre auch ein besseres Schreibgefühl mit Penultimate als mit GoodNotes.

    • Danke für Deine Ergänzung, lieber Placido

  • Horst Meister

    Hallo Herr Bobach,
    beim Einrichten der Zwei-Faktor-Autorisierung hat mir Evernote mein Konto zerschossen. Ich komme nun weder über den Mac, noch über die Webseite auf mein Premiumkonto. Noch funktioniert aber der Zugriff übers Handy.
    Jetzt will ich mein Konto kündigen und hatte langen, intensiven Mailverkehr mit dem Support, aber das Ergebnis ist gleich Null.
    Nach vielem Hin und Her habe ich den gebeten, mein Konto zu löschen. Antwort: „Dazu müssen Sie auf Ihr Konto zugreifen.“
    Genau da geht ja nicht!
    Was nun? Die Gebühr habe ich bis Ende April mit meiner Kreditkarte gezahlt und diese Kartendaten sollte ich wenigstens löschen können. Nur wie?

    • Das ist aber nicht schön. Aber ich bin da der falsche Ansprechpartner. Da kann Dir wirklich nur der Evernote Support helfen, sorry.

      • Horst Meister

        Danke für die Antwort. Vor ein paar Minuten habe ich Nachricht vom Support erhalten, dass sie mein Konto doch löschen und mein Abo kündigen können.
        Das war eine schwere Geburt, zeigt aber mal wieder, wie schlampig in der IT gearbeitet wird. Gut, dass ITler keine Herz-OPs durchführen oder Feuer löschen müssen 😉
        Ich nutze jetzt noch ein neues, kostenloses Konto, werde das aber auch bei Gelegenheit kündigen, sobald ich die in weiser Voraussicht exportierten Datensätze gesichtet und überflüssige gelöscht habe. Neue Datensätze werde ich in EN nicht mehr speichern.

  • Daniel Bösch

    Hallo Herr Bobach,

    herzliche Gratulation zu Ihren Blogs und Tutorials. Diese sind sehr interessant und haben mir bisher sehr weitergeholfen.

    Ich möchte auch weg vom Papier! Ich arbeite als Versicherungsmakler und bin Nebenberuflich auch bei meiner Heimatgemeinde politisch aktiv.
    Nebem meinem Arbeitsplatz auf einem Windows PC, verwende ich noch ein iPhone, iPad Pro mit Pencil und Privat ein Macbook Pro.
    Meine digitale Ablagen erfolgen aktuell über mein Ordnersystem bei Google Drive, Dropbox und iCloud und werden mit Goodnotes oder PDF-Expert annotiert. Meine Daten sehr umfangreich. Seit einiger Zeit liebäugle ich mit Evernote. Allerdings sind für mich noch einige Fragen offen:

    1. Kann man auf Evernote auch ein Ordnersystem anlegen? Ich habe aktuell z.B. für eine Sitzung einen Ordner, in dem ich sämtliche Dokumente zu den Tagesordnungspunkten (20-30 Stk.) als PDF etc. abgespeichert habe. Allerdings sollten die Unterlagen der 1. Sitzung nicht mit der 2. Sitzung gemischt werden, oder die Sitzungen der Gemeindevertretung nicht mit denen des Verkehrsausschusses, da diese oft nur schwer auseinanderzuhalten sind. Ganz geschweige von den Beruflichen und Gemeindedokumenten,… .

    ist es auch möglich, eine größere Ordnerstruktur mit Drag&Drop von den Ordnern nach Evernote zu importieren.

    Haben Sie einen Tipp wie ich das am besten organisieren kann?

    Beste Grüße
    Daniel B.