Effizienz – das Zauberwort für stressfreies Arbeiten (Gastartikel von Benedikt Ahlfeld)

Hast du auch den Wunsch nach einem stressfreieren Arbeitstag? Möchtest du weniger arbeiten und trotzdem erfolgreicher sein?

Effizienz bei der Arbeit

Das hört sich im ersten Moment ein wenig widersprüchlich an. Doch es ist möglich! Das Schlüsselwort dafür nennt sich Effizienz. Effizientes Handeln hilft dir dabei deine Produktivität zu steigern und stressfreier durchs Leben zu gehen.

Doch was versteckt sich eigentlich hinter dem Zauberwort Effizienz?

Effizienz hat nichts damit zu tun wie viele Stunden du im Büro verbringst. Effizienz vergleicht das erreichte Ergebnis mit dem Aufwand den du dafür aufgebracht hast.

So versteckt sich zum Beispiel hinter effizientem Autofahren nicht nur der Gedanke möglichst Sprit sparend ans Ziel zu kommen. Das eigentliche Ziel müsste heißen: Effizientes Autofahren heißt mit der minimalen Treibstoffmenge so schnell wie möglich und sicher ans Ziel zu kommen. Mit der richtigen Fahrweise ist dies durchaus möglich.

Vergleichen wir dieses Beispiel mit der Arbeitswelt, ist die richtige Arbeitseinstellung der Erfolgsfaktor für mehr Produktivität im Job.

So kannst du deine Produktivität steigern

Wir machen uns unser Berufsleben selbst unnötig schwer. Mit einfachen Tricks ist es möglich den persönlichen Arbeitsalltag selbst umzugestalten und mit minimalem Aufwand ein maximales Ergebnis zu erreichen.

Setz dir tägliche Ziele

Versuch deinen Arbeitstag von nun an organisierter anzutreten. Mit Techniken wie z.B. im NLP lernst du deine Ziele so zu formulieren, dass du sie auch wirklich erreichst.Nimm dir in der Früh ein wenig Zeit, um deine Tagesziele niederzuschreiben.

Diese kleine Checkliste ist dein Leitfaden durch den Tag. Sie enthält wirklich jene Punkte, um du dich kümmern musst. Definier in deiner Checkliste Mini-Meilensteine die du unbedingt erreichen musst, bevor du eine Pause oder den nächsten Punkt angehst.

Hör auf deinen Körper

Effizienz ist stark von der Tagesverfassung abhängig. Versuch deine Stimmungen und Gefühle in den Griff zu bekommen. Mit einer positiven Grundeinstellung lassen sich die meisten Dinge viel einfacher erledigen. Jeder Mensch tickt anders! Versuch deine besten Produktivitätszeiten herauszufinden und erledige die wichtigsten Aufgaben in dieser Zeitspanne.

Lass dich nicht dirigieren

Versuch selbst über deinen Arbeitstag zu bestimmen und lass dich nicht von deinem E-Mail Account lenken. Nicht immer ist es die beste Möglichkeit gleich in der Früh die E-Mails zu lesen. Viel besser ist es, dafür eine bestimmte Zeit am Tag in deiner Checkliste freizuhalten.

Oft sind E-Mails geduldiger als man denkt. Einmal nach einem langen Urlaub hatte ich Hunderte von E-Mails in meinem Account. Es war mir absolut nicht möglich diese E-Mail-Flut vernünftig zu bewältigen. Daraufhin wurden alle samt in einen Ordner – unerledigt – verschoben und zu meiner großen Überraschung hatte dies überhaupt keine Konsequenzen in meinem späteren Handeln.

Manchmal ist es notwendig eine bewusste Entscheidung zum Ausmisten zu treffen. Dinge von der To-Do-Liste zu nehmen und in den Müll zu werfen.

Du musst dich wohlfühlen

Um deine Produktivität steigern zu können, ist der Wohlfühlfaktor eine wichtige Komponente. Wirf einen Blick auf deinen Arbeitsplatz. Was für Störfaktoren halten dich vom Arbeiten ab? Sind es dein Smartphone, das Radio, die Anzahl der Meetings, der Kaffeetratsch oder ständige Störungen anderer Kollegen.

Reservier genau für diese Phasen der zwischenmenschlichen Kommunikation eine Zeit in deiner Checkliste. Sag deinen Kollegen, wann du für sie Zeit hast. In diesen Phasen kannst du Arbeiten erledigen die dir leicht von der Hand gehen und bei denen du kein Problem hast herausgerissen zu werden.

Spiel nicht mit dem Faktor Zeit

Versuch ungeliebte Dinge nicht ewig hinauszuzögern, sondern diese als Erstes abzuarbeiten. So hast du gleich am Tagesanfang einen ungeliebten Brocken erledigt und kannst ihn mit dem Status erledigt abhaken. Versuch den Zeitaufwand deiner Tätigkeiten abzuschätzen und diesen auch einzuhalten.

Es ist ähnlich wie mit einer Stundentafel in der Schule. Du weißt genau, wann welches Fach ansteht und kannst dich perfekt darauf konzentrieren. Doch werde nicht zum I-Tüpfelchen-Reiter wenn du etwas fast erledigt hast, aber dafür einige Minuten länger brauchst.

Versuch dir und deinen Kollegen in bestimmten Aufgaben Deadlines zu setzen. Sie helfen allen bei der Orientierung und beim Setzen von Prioritäten. Oftmals ist es besser, eine kleine Pause einzulegen um wieder fokussiert weiterarbeiten zu können. Ruhephasen sind keine Zeitverschwendung, sondern wichtig um wieder Kraft zu tanken. Du kannst Power Naps machen (oder, wenn das in deiner Firma nicht so gerne gesehen wird) eine 5-minütige Mini Hypnose.

Du bist nicht alleine

Du musst dich von dem Irrglauben befreien, dass einzig und alleine du manche Sachen erledigen kannst. Versuch Aufgaben zu delegieren oder im Team abzuarbeiten. Sicher gibt es in deinem Unternehmen auch Kollegen die noch Kapazitäten frei haben und alles daran setzen würden die Möglichkeit zu bekommen ihr Potential auszuschöpfen.

Lerne Dinge abzugeben, dies ist kein Zeichen von Schwäche oder Versagen. Im Gegenteil es ist ein Zeichen von Einsicht und menschlicher Stärke.

Analysiere dich nicht zu Tode

Versuch nicht jede Entscheidung bis auf den kleinsten Punkt im Vorfeld zu analysieren. Lern ein wenig spontan zu sein und Entscheidungen aufgrund deines Bauchgefühls zu treffen. In vielen Situationen ist der Bauch der bessere Kopf. Überlass manchmal Dinge einfach dem Zufall. Du wirst sehen es wird nichts Schlimmes passieren.

Sei bereit für Veränderungen

Oft führen bereits kleine Veränderungen zu einem großen Ergebnis. Wirf einen Blick auf Abläufe und Prozesse in deinem Unternehmen. Läuft alles optimal oder siehst du irgendwo Potential für eine Veränderung. Zeig diese Lücke bewusst auf und versuch mit deinen Kollegen davon das Optimum heraus zu holen.

Du wirst sehen, wenn jeder genau weiß, wann er was zu tun hat, lösen sich manche Probleme wie von selbst in Luft auf.

Sei nicht zu streng zu dir selbst

Belohn dich für deine Leistungen. Geh einmal früher von der Arbeit nach Hause oder kauf dir einen Strauß Blumen die deinen Arbeitsplatz erfrischen. Bestimm selbst dein Tempo und gönn dir deine verdiente Zeit der Entspannung. Nütz die Mittagspause für einen Spaziergang, einen leichten Salat oder lass in der Sonne einfach deine Seele baumeln.

Fazit

Mit ein wenig mehr Organisation in deinem Arbeitstag und dem Bewusstsein dafür, mit welchen positiven Assoziationen Effizienz verbunden ist, wird es dir nicht schwer fallen deine Produktivität zu steigern.

Du wirst in weniger Zeit mehr erledigen. Du wirst deinem Arbeitsalltag stressfreier gegenübertreten. Du wirst dich freier fühlen. Dieses Gefühl macht auch nicht vor der Bürotür halt, sondern wird sich positiv auf dein gesamtes Leben auswirken.


 

Benedikt-Ahlfeld-2014Benedikt Ahlfeld ist Experte für Entscheidungs-Psychologie.

Er coacht und trainiert seit 10 Jahren Menschen aus Wirtschaft, Sport und Medizin für besseres Management und mehr Umsetzungskompetenz. Benedikt zeigt zudem, wie sich Kaufentscheidungen gezielt beeinflussen lassen.

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