Emails im Griff – Der Weg zum Inboxzero

Viele von Euch kennen das: Du wirst von einer niemals endenden Flut von Emails erschlagen. Der Email-Eingangskorb füllt sich und ehe Du Dich versiehst, sind dort unzählige unbearbeitete Emails aufgelaufen.

Inboxzero

Und es geht immer weiter, da der Strom an elektronischer Post nie abschwächt. Er nimmt eher zu und somit herrscht früher oder später das Gefühl der Ohnmacht und der Resignation.

Dieses Gefühl kenne ich nur zu gut. Vor ein paar Jahren wurde ich von der Email-Lawine erfasst und überrollt. Ich stellte mir damals die Frage:

Ist es überhaupt möglich, meinen Email-Eingangskorb wieder in den Griff zu bekommen?

Nach mehreren Jahren kann ich mit Sicherheit behaupten: Ja, es ist möglich und es fühlt sich ausgesprochen gut an. Du wirst den Tag mit einem leeren Email-Eingangskorb beenden, einem Inboxzero, und Du wirst das Gefühl lieben.

Es ist aber kein einfacher Weg. Du musst Deine ganze Herangehensweise an das Thema Emails ändern. Aber es lohnt sich. Du wirst das Gefühl, wieder Herr der Lage zu sein genießen und nicht mehr missen wollen.

Auf dem Weg zum Inboxzero sind die folgenden fünf Punkte essentiell:

1. Emails nur bearbeiten, wenn die Zeit dazu ist

Gucke nur dann in Deine Email Eingangskorb, wenn Du wirklich Zeit dazu hast, die Nachrichten direkt zu bearbeiten. Auf keinen Fall solltest Du zwischen zwei Terminen, mal eben die Emails überprüfen. Ich rate in diesem Zusammenhang auch davon ab, Emails mit dem Mobiltelefon abzurufen.

Nimm Dir für die Bearbeitung der Emails die dafür notwendige Zeit und gucke wirklich nur dann in Deinen Email Eingangskorb.

2. Leere den Eingangskorb komplett – Inboxzero

Das ist das wichtigste Ziel! Bevor Du schlafen gehst, müssen alle Emails bearbeitet und die Inbox komplett geleert sein. Das bedeutet nicht, dass Du alle Emails beantwortet hast, aber Du hast alle Emails bearbeitet.

Den Unterschied zwischen ‚bearbeitet‘ und ‚beantwortet‘ erkläre ich unter Punkt 3.

3. Bearbeiten, bis zum Inboxzero

Jetzt heisst es loslegen. Lese oder überfliege jede einzelne Email nur ein mal und entscheide sofort, wie Du damit weiter verfahren möchtest. Fordert Dich die Email zu einer Handlung auf, gibt es die folgenden drei Möglichkeiten:

Machen

Ich verfahre hier strickt nach der Zwei-Minuten-Regel von David Allen. Wenn die Email in zwei Minuten beantwortet werden kann, mache ich es sofort, egal ob wichtig oder unwichtig. Somit ist die Email direkt bearbeitet und ich kann Sie aus meinem Eingangskorb entfernen.

Delegieren

Ist jemand in Deinem Team besser geeignet die Email zu beantworten, schicke die Email direkt weiter. Wie Du richtig delegierst, habe ich in einem Blogpost beschrieben:

‚Delegieren, aber richtig‘

Um die delegierten Emails nachzuhalten, empfiehlt es sich, einen eigenen Ordner im Email Programm anzulegen. Ich verschiebe solche Emails, nachdem ich sie delegiert habe, direkt in den Ordner ‚Waiting for‘. So kann ich bei Gelegenheit und Bedarf nachfassen.

Zurückstellen

Alles was ich machen muss, mich aber mehr als zwei Minuten kostet, nehme ich in meine To-Do-Liste auf. Dort versehe ich die Aufgabe mit einem festen Datum, bis wann ich die Email beantwortet haben möchte.

Viele Task-Management-Programme haben eine Email-Unterstützung. Oftmals kann ich die Email einfach an das Programm weiterleiten oder ich kann innerhalb des Email-Programms sofort eine Aufgabe aus der Email generieren.

Jetzt bleiben noch die Emails, welche mich nicht direkt zu einer Handlung auffordern. Die sind ganz einfach zu handhaben:

Löschen

Das ist die einfachste und auch beste Möglichkeit. Wenn Du die Informationen auch später nicht brauchst, einfach löschen.

Archivieren

Wenn Du glaubst, dass Du die Information der Email zu einem späteren Zeitpunkt wieder benötigen könntest, archiviere die Email. Google Mail und auch Mail von Apple bieten diese Funktion direkt und unkompliziert an.

Sollte Dein Email-Programm diese Funktion nicht anbieten, erstelle einfach einen Ordner ‚Archiv‘ und verschiebe die entsprechenden Emails in diesen Ordner.

Fange aber nicht an, Dir ein kompliziertes Ablagesystem zu überlegen. Lege einfach alles in einen Ordner. Mit Hilfe der modernen Suchfunktionen findest Du auch so alles direkt wieder.

4. Benutze Email-Regeln und Filter

Mit Regeln und Filtern landen von vornherein schon viele Emails nicht mehr in Deinem Eingangskorb. Aber keine Angst, für die Einrichtung musst Du kein Computerexperte oder Programmierer sein.

Hier ein paar Beispiele, welche Filter absolut Sinn machen:

Alle Emails, bei denen ich nur in CC gesetzt werde, wandern bei mir automatisch in den ‚CC‘ Ordner. So muss ich mich in meinem Posteingang nicht mit solchen Emails beschäftigen. Diesen Ordner gucke ich mir nur an, wenn ich viel Zeit habe.

Für Newsletter und andere regelmäßigen Emails habe ich eine ‚Newsletter‘ Regel mit einem entsprechenden Ordner. So bleibt mein Eingangskorb auch frei von solchen Emails.

5. Setze sinnvolle Hilfen und Werkzeuge ein

Als echter Email-Ninja solltest Du bei der Bearbeitung Deiner Emails weitestgehend auf die Maus verzichten und möglichst alles über Tastaturkürzel erledigen. Du wirst feststellen, dass spart eine Menge Zeit.

Ein weitereres wichtiges Werkzeug, welches ich nicht mehr missen möchte, ist mein Autovervollständiger oder auch Textbaustein-Programm.

Auf meinem Mac benutze ich dazu DashExpander. Alle wiederkehrenden Textbausteine habe ich dort hinterlegt. Über ein Kürzel werden diese abgerufen und ich spare bei dem Beantworten von Emails wertvolle Zeit.

Fazit

Du wirst am Anfang ein wenig Zeit brauchen, Dich an diese Vorgehensweise zu gewöhnen. Aber mit der Zeit wirst Du feststellen wie schnell Du mit dieser Methode wirst.

Selbst als 200-plus-Emails-am-Tag Mensch solltest Du so nie mehr als zwei Stunden am Tag für die Abarbeitung Deiner Emails benötigen.

Bleibe am Ball und lasse Dich nicht von anfänglichen Rückschlägen entmutigen. Spätestens nach ein paar Wochen wirst auch Du wieder Herr über Deine Emails sein und jeden Abend beruhigt mit einem leeren Email Eingangskorb den Arbeitstag beenden.

Wie gehst Du mit Deinen Emails um? Bist Du ein echter Email-Ninja und Inboxzero? Bitte hinterlasse einfach einen Kommentar.

Hinweis: Ich behalte mir das Recht vor, beleidigende oder vom Thema abweichende Kommentare zu löschen.

  • Niki

    Lieber Lars Bobach! Danke für die super Tipps im Umgang mit der Email-Flut. Eine Frage: Wie verfahren Sie mit gesendeten Emails: Ich verschiebe da jeweils manuell von mir gesendete Mails mit Inhalt auf welchen ich später womöglich nochmals zugreifen möchte ins Archiv. Bestimmt gäbe es da einen effizienteren Weg?

    • Sehr gute Frage, Niki. Gesendete Emails, welche ich unbedingt archivieren möchte, sende ich per bcc an meine Evernote Email-Adresse. Dort verwahre ich alles auf. Alle anderen wandern in das ’normale‘ Archiv, in dem alle gesendeten Emails landen. Ich verlasse mich dann auf die Suchfunktion von Gmail. Das hat bisher ganz gut funktioniert.

      • Niki

        Super Idee mit dem bcc an Evernote. Danke für dem Tipp!

  • Pietro

    Hallo Herr Bobach. Ganz grosses Kompliment. Sie unterhalten hier einen tollen Blog. Zum Punkt „Zurückstellen“ würde mich es interessieren welche Tools Sie verwenden. In Apple Mail kann man ja leider keine Emails auf Wiedervorlage legen mit entsprechendem Datum und Erinnerung.

    • Vielen Dank für das Kompliment, Pietro.
      Eine gute Frage: Unterwegs, auf iPhone und iPad, nutze ich das App Mailbox, was mir ein einfaches ‚Zurückstellen‘ der Emails ermöglicht. In dem App ist eine Wiedervorlage integriert.
      Am MacBook nutze ich Mailpilot als Email Programm. Mit Mailpilot kann ich aus einer Email direkt eine Aufgabe in Things erstellen.
      Zu dem Taskmanager Things habe ich gerade einen neuen Artikel geschrieben, welcher am kommenden Wochenende online gestellt wird.

      • Pietro

        Danke für den Beitrag zu Things. Ich habe mir das Programm angesehen und gerade festgestellt, dass man mit ctrl/alt/space einen Text in apple mail markieren kann und daraus eine Aufgabe in Things entsteht.

        • Danke für die sinnvolle Ergänzung, Pietro.

      • Pietro

        Warum benutzen Sie auf dem iPad nicht auch das Programm Mailpilot?

        • Auf iPad und iPhone ist Mailbox dank der integrierten Wiedervorlage das App meiner Wahl.

          Wenn ich unterwegs Emails abrufe, kann ich diese in Mailbox (mit einem Wisch) sofort auf den nächsten Tag, die nächste Woche, das anstehende Wochenende oder auf den kommenden Monat verschieben. Die Email verschwindet aus dem Email-Eingangskorb und taucht erst zum gewünschten Zeitpunkt wieder auf.

          So sorge ich schnell und effizient für einen Inboxzero und spare mir das Anlegen einer entsprechenden Task für die Bearbeitung der Email.

          Dropbox, der neue Eigentümer von Mailbox, hat eine Version für den Mac angekündigt. Wenn diese von der Funktionalität ähnlich ist wie die iOs Apps, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass ich von Mailpilot zu Mailbox wechsle 🙂

      • Pietro

        Hallo Herr Bobach
        Wie erstellen Sie in Mailpilot aus einer Email direkt eine Aufgabe in Things?

        • In Mailpilot ist eine Schnittstelle zu Things integriert. Rechter Mausklick ‚Abschicken‘ und ‚Erstelle Things Aufgabe‘ auswählen, fertig.

          Andere Taskmanager wie z.B. ToDoist (teste ich derzeit auf Herz und Nieren, Artikel folgt) haben eine direkte Mail-Schnittstelle. Die Email einfach an eine spzielle Email-Adresse weiterleiten und ToDoist erstellt daraus eine Aufgabe.

          • Pietro

            Lieber Herr Bobach, das klappt leider nicht. Ich bin gespannt auf Ihren Bericht zu todoist. Das Programm sieht toll aus. Auf den ersten Blick jedoch von der Konzeption komplett anders als Things. Mich interessiert dann natürlich auch wie Sie die noch bestehenden Tasks von Things nach ToDoist transferiert haben.

          • Komisch, funktioniert bei mir tadellos, siehe Screenshot. Setzen Sie die aktuelle Version von Mailpilot ein? Die Funktion wurde erst in einer der letzten Versionen von Mailpilot integriert.

            Das ‚Transferieren‘ Things -> ToDoist ging rein händisch…
            Zeitaufwendig, aber eine gute Möglichkeit zu einem ausgiebigen Review aller Aufgabengebiete, Projekte und Tasks.

          • Gerade gemerkt, dank einem Hinweis von Pietro:
            Ich habe Mailpilot und Airmail verwechselt. Der Screenshot ist von Airmail und auch die Things-Schnittstelle ist in Airmail und nicht in Mailpilot integriert. SORRY!

  • AlexCross

    Hallo Herr Bobach,
    ich habe auch angefangen Mailbox zu nutzen, allerdings habe ich noch große Schwierigkeiten beim Umstieg. Ich habe z.B. Listen angelegt, die ich jetzt im Nachhinein nicht mehr löschen kann. Es erscheint eine Fehlermeldung. Außerdem habe ich mir bei Gmail zwei „Labels“ erstellt: „Bearbeiten“ und „Waiting“, wo ich meine Mails einsortiere, wenn ich sie nicht lösche, als Spam einstufe oder lese und archiviere. Wie kann ich dieses System mit Mailbox verwenden?

    • Das mit dem Löschen ist komisch. Habe ich gerade probiert und funktioniert bei mir einwandfrei und sogar plattformübergreifend. D.h. die gelöschte Liste auf dem iPhone ist auch auf dem iPad verschwunden und umgekehrt. Vielleicht mal nach der neuesten Version suchen und/oder einen Neustart durchführen. Ich habe die Version 2.3.2 auf meinen iOS Geräten.

      Zu den Labels: Die werden von Mailbox nicht unterstützt, da genau dafür die Listen gedacht sind. Sinn dahinter ist der Inboxzero als Ziel. Du müsstest die beiden Listen erstellen und entsprechend verfahren.

      btw: Listen sollten Emails aber immer nur temporär aufnehmen. Sobald diese erledigt sind ist das Archiv der richtige Ort 🙂

      • AlexCross

        Vielen Dank für die Antwort. Frag mich nicht wieso, aber das Löschen der Listen hat geklappt. Es scheint aber am iCloud Account gelegen zu haben. Ich gebe Mailbox also eine wohlverdiente Chance 🙂 Eine andere Frage: Wie machst du das mit wichtigen Mails, die aufbeahrt werden müssen (wie z.B. Buchungsbestätigungen)? Hast du da eine eigene Liste für oder sortierst du die erst am Mac in einen eigenen Ordner?

        • Sehr gute Frage, danke dafür Alex.

          Ich habe z.B. die Liste Reisen. Dort wandert alles für anstehende Reisen hinein: Buchungsbestätigungen, Boardkarten etc.

          Nach der Reise werden die Emails archiviert (in Mailbox/Gmail) und somit aus der Liste entfernt. Wichtige Emails, auf die ich eventuell später nochmals zurückkommen möchte, lege ich vor dem Archivieren noch zusätzlich in Evernote ab. That’s it!

  • Gerd-Holger Kolde

    Hallo Herr Bosbach,

    eine Frage zu diesem schon etwas älterem Artikel: Senden Sie Emails auch nur zu bestimmten Zeiten?

    Soll heißen, nutzen Sie z. B. keine automatische Sendefunktion sondern versenden erst dann, wenn Sie sich aktiv mit den Emaileingängen beschäftigen? Ich sehe das Problem darin, dass ich bei gesendeten Emails ja meine Aktivität grad zeige. Wenn dann jmd. sofort antworte und ich aber meinen Posteingang erst abends öffne ist das ja auch irgendwie, nennen wie es mal komisch. Dann wäre es ja besser auch Emails nur zu bestimmten Zeiten zu senden. Wie machen Sie das?

    Viele Grüße, Gerd-Holger Kolde

    • Da hatte ich mir bis zu Ihrem Kommentar noch gar keine Gedanke zu gemacht 🙂
      Ich versuche, und immer öfter gelingt es mir auch, Emails immer erst nach der Mittagspause zu lesen und zu bearbeiten. So bleibt der Vormittag für produktives und fokussiertes Arbeiten. Emails die ich am späten Nachmittag und abends erhalte, werde erst am folgenden Tag nach der Mittagspause beantwortet. Bisher hat sich noch niemand bei mir beschwert 🙂

  • Enrico Halbauer

    Lieber Lars Bobach,

    mit Spannung verfolge ich immer mal wieder deine Beiträge zu den verschiedensten Themen.

    Ich wende mich in der Sache E Mails an Dich und zwar suche ich ein E Mail Programm, wie Thunderbird. An Thunderbird stört mich, dass beantwortete E Mails nicht an einem anderen PC gesynct werden. Bei einer höheren Schlagzahl an Antworten verschiedener Belange verliert man u.U. den Überblick, wenn man eben an unterschiedlichen PC´s die gleiche Arbeit macht. Die Tatsache, dass es nicht synchronisiert wird, liegt wohl an der lokalen Speicherung der Daten, was zur erheblichen Ineffizienz des Arbeitsprozesses beiträgt.

    Meine Frage: Kennst Du eine Möglichkeit, die mir ähnliche Optionen wie Thunderbird gibt, eben Adressen angenehm und übersichtlich auf einer Plattform zu vereinen und meine Aktionen innerhalb des Accounts unabhängig vom PC synct??

    Vielen Dank für eine Antwort 🙂

    • Danke für Deine Frage, Enrico.
      Das ist aber eher eine Frage des Email-Providers und nicht der Email-App. Hier solltest Du auf eine entsprechenden Dienst umstellen (z.B. Google Mail oder iCloud).

      • Enrico Halbauer

        Okay vielen Dank, dann möchte ich meine Frage umformulieren: Kennst Du eine App die Mailadressen vereint und eben die Aktionen mit anderen Geräten des gleichen Accounts synchronisiert? Als G-Mail-Nutzer und Windows-User möchte ich gerne von der nicht so komfortablen Weboberfläche von GMail weg, aber den Anbieter schon noch nutzen.

        • Versuche es mal mit Airmail oder Spark 🙂