Eines meiner absoluten Lieblingstools ist der TextExpander. Warum? Ganz einfach: Er macht die Beantwortung von Emails viel, viel einfacher.

Standardisierte Antworten, Teilantworten oder Floskeln habe ich als Textbausteine im TextExpander hinterlegt. Diese lassen sich über Kürzel, wenn sie mir denn rechtzeitig einfallen, einfach abrufen.

Emails beantworten

Viele Emails, die mich täglich erreichen, drehen sich um meinen Blog. Oft sind es Fragen zu irgendeinem Tool, Anfragen für Coachings, fehlende Downloadlinks oder aber auch einfach nur, wenn es gut läuft, ein Kompliment.

Die meisten dieser Emails lassen sich mit einem Textbaustein, eventuell ergänzt durch etwas freien Text, beantworten. Alle diese Textbausteine habe ich im Textexpander hinterlegt.

Ein paar Beispiele

Ich habe zum Beispiel Textbausteine für die folgenden, immer wiederkehrenden Emails hinterlegt:

Für Fragen, die besser als Kommentare auf meinem Blog gelandet wären:

dfrgkom – Gerne beantworte ich Deine Frage, wobei ich das lieber in den Kommentaren auf meinem Blog mache. Da haben alle Leser etwas davon 🙂

Für Kontaktaufnahmen über Xing:

xxing – Danke für Ihre Kontaktaufnahme und die netten Worte, liebe/r Herr/Frau XYZ.
Ihnen eine produktive Zeit 🙂

Als Anschreiben zu einem Angebot:

aang – Sehr geehrte xyz, danke für Ihr Interesse an unserem Online-Marketing. Wie besprochen, erhalten Sie als Anlage zu dieser Email unser Angebot zur Gewinnung von Interessenten und Kunden im Internet, nachhaltig und messbar.

Floskel am Ende einer Email, falls es noch etwas zu klären gibt:

sfrgn – Sollten Sie diesbezüglich noch Fragen haben, rufen Sie mich einfach an. Ich freue mich auf Ihren Anruf!

Ein paar Varianten

Viele meiner Geschäftskontakte duze ich, einige sieze ich. Um auch hier den jeweils richtigen Textbaustein immer zur Verfügung zu haben, habe ich eine Du- und eine Sie-Variante des Textbausteins hinterlegt. Das Kürzel startet dann entweder mit ’s’ für Sie oder ‚d‘ für Du.

Wie bei dem letzten Beispiel ‚sfrgn‘. Den Textbaustein gibt es in der Du-Version auch unter ‚dfrgn‘.

Synchron über alle Geräte

TextExpander synchronisiert alle Textbausteine über die Dropbox, so dass sämtliche Bausteine auf allen Mac und iOS Geräten zur Verfügung stehen. Die Dropbox ist zur Zeit der einzige zur Verfügung stehende Cloud-Service für die Synchronisation.

Textvorschläge

Seit der neuesten Version 5 des TextExpanders schlägt er auch aktiv häufig benutzte Textbausteine vor. Er überwacht also Deine Texteingabe und so kannst Du Deine Bibliothek schnell erweitern.

Umgekehrt geht es aber auch: Wenn man einen Text eingibt, den man bereits in der Bibliothek als Textbaustein hinterlegt hat, wundert er sich und ermahnt Dich, demnächst doch die Abkürzung zu verwenden.

Fazit

Textbausteine machen die Beantwortung von Emails um vieles leichter. Immer wiederkehrende Formulierungen, Sätze und sogar ganze Abschnitte lassen sich mit einem einfach Kürzel abrufen.

Hast Du Dir erst einmal eine Bibliothek an Textbausteinen angelegt, wirst Du erstaunt sein, um wieviel schneller und einfacher die Beantwortung von Emails ist.

Der TextExpander für Mac und iOS ist dabei die App meiner Wahl.

Nutzt Du schon Textbausteine zur Beantwortung Deiner Emails? Welches Tool nutzt Du? Hast Du einen weiteren Tipp gegen den täglichen Email-Wahnsinn? Ich freue mich auf Eure Anregungen in den Kommentaren.


Dies ist der dritte Teil zur meiner Serie gegen den Email-Wahnsinn. Die anderen beiden Teile findest Du hier:

Emails nach dem LGTD-Prinzip – Teil 1: Die wichtigste Aufgabe des Tages

Emails nach dem LGTD-Prinzip – Teil 2: Blockabfertigung