Evernote für Dummies: Das Evernote 1×1

Ich lebe in Evernote. Es wurde meine digitale Ablage für quasi alles. Wie in einen großen digitalen Aktenschrank, stopfe ich alles hinein.

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Anfänger tun sich jedoch mit dem Programm oft sehr schwer. Das kann ich nachvollziehen, mir ging es schließlich anfangs genau so. Die Funktionalität und der enorme Nutzen von Evernote gehen einem erst im Laufe des Gebrauchs richtig auf.

Wenn Du einmal Blut geleckt hast, wirst Du Evernote nicht mehr missen wollen. Siehe auch hierzu mein Artikel: 4 Bereiche, in denen Evernote mein Leben vereinfachte.

Um den Einstieg etwas zu erleichtern, habe ich die Begriffe und den Nutzen von Evernote kurz zusammengefasst:

1. Dein virtuelles Gedächtnis

Evernote ist nicht einfach ein Programm zur Erstellung von Notizen. Es ist viel mehr. Es ist Dein Gedächtnis, Deine zentrale Ablagestelle für alle Dokumente in Deinem Leben.

Das hört sich jetzt pathetisch an, stimmt aber!

Ich speichere von meiner Steuererklärung über alle Rechnungen, Quittungen und Controlling-Auswertungen bis hin zu Etiketten von Weinflaschen alles in Evernote ab.

2. Cloud

Evernote speichert alle Daten in der Cloud, d.h. auf einem Server im Internet ab. Damit müssen Du Dich anfreunden können. Ich habe damit keine Probleme, da aus meiner Sicht die Vorteile einer Cloud-Lösung klar überwiegen.

Zu den generellen Vorzügen von Cloud-Systemen gehören die Verfügbarkeit, Datensicherung (Backup) und die Kompatibilität und Synchronisation über mehrere Geräte.

3. Das Evernote-Konto

Die Erstellung eines Evernote Kontos und die damit verbundene Grundversion ist kostenlos, allerdings ist das monatliche Upload-Volumen beschränkt.

Man kann maximal 60 MB an Dateien seinem Evernote-Konto hinzufügen. Diese Beschränkung gilt pro Monat, d.h. sie erneuert sich automatisch und es stehen nach 30 / 31 Tagen weitere 60 MB zur Verfügung.

Zum Einstieg und Schnuppern ist die Grundversion absolut ausreichend.

4. Evernote-Client

Für die Arbeit mit Evernote stehen Programme (Clients) für Mac und Windows zur Verfügung. Diese sollte man auf jeden Fall installieren. Mit diesen Clients können die Dokumente und Strukturen der Evernote-Ablage am besten angelegt und verwaltet werden.

Zusätzlich gibt es Apps für alle gängigen mobilen Plattformen wie iPad, iPhone und Android. Auf Grund des Cloud-Services greifen alle Anwendungen immer auf den selben Datenbestand in der Cloud zu und sind somit immer aktuell.

5. Dokumente

Du kannst alles in Evernote abspeichern: Notizen, Fotos, pdf-Dateien, Tonaufnahmen, Videos, Webseiten, Office-Dokumente, etc.

In den Evernote Desktop-Varianten (Mac / Windows) gibt es eine direkte Möglichkeit, Notizen einzugeben.

Wie nutze ich evernote, evernote für einsteiger

In den mobilen Apps können neben Notizen auch direkt Tonaufnahmen und Fotos erstellt werden. Diese Funktion nutze ich gerade auf meinem iPhone sehr häufig und gerne.

Evernote beginners guide, wie benutze ich evernote, was ist evernote

5. Notizbücher

Alle Dateien und Dokumente werden in Notizbüchern verwaltet. Diese musst Du Dir wie Ordner in Deinem Aktenschrank vorstellen. Es empfiehlt sich, für alle wesentlichen Bereiche eigene Notizbücher anzulegen.

Hier als Beispiel alle meine privaten Notizbücher:

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6. Stapel

Notizbücher können zu Stapeln zusammengefasst werden. Du solltest für jeden Deiner Arbeitsbereiche einen Stapel anlegen.

Ich habe die folgenden sechs Stapel:

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7. Tags

Jede Datei kann mit Schlagwörter, so genannten Tags, versehen werden. Dies soll die Suche vereinfachen und bietet eine weitere Organisationsmöglichkeit.

Ich persönlich nutze Tags nicht. Siehe hierzu auch meinen Artikel:

Effektiv Nutzung von Evernote in 8 Schritten.

8. Ablegen von Dokumenten

Dateien können auf unterschiedlichsten Wegen in Evernote abgelegt werden. Auf den Desktop-Clients kannst Du per ‚Drag and Drop‘ die Datei einfach nach Evernote verschieben.

Zusätzlich vergibt Evernote zu jedem Konto eine einmalige Email-Adresse. Alle Dateien, die an diese Adresse geschickt werden, speichert Evernote ab. Siehe hierzu auch meinen Artikel:

Wie DU Deine Evernote Email-Adresse einrichten und nutzen kannst.

9. Suchen / Finden

Die Suchfunktion bei Evernote ist sehr mächtig. Für mich ist es daher auch mehr ‚Finden‘ als ‚Suchen‘.

Man braucht sich daher gar nicht so viel Mühe mit der Organisation seiner Ablage zu machen. Die Suchfunktion findet immer die passenden Dokumente.

10. Evernote Premium

Im Gegensatz zu der Grundversion steigt bei Evernote-Premium das monatliche Upload-Volumen auf 4 GB. Premium kostet € 40 im Jahr.

Wer noch mehr Daten hochladen möchte, kann zusätzlich Volumen dazukaufen. In den knapp drei Jahren meiner Nutzung bin ich aber nicht einmal annähernd an die 1 GB Grenze gestoßen.

Zusätzlich steigt bei Evernote-Premium der Funktionsumfang um einige sehr sinnvolle Funktionen an:

* Volltextsuche in pdf-Dokumenten und anderen angehängten Dateien

* Offline Notizbücher (Daten liegen lokal, also nicht in der Cloud)

* Freigegebene Notizbücher für die Arbeit in Teams

Gerade die Volltextsuche in pdf-Dokumenten und Dateien ist ein aus meiner Sicht sehr wichtiges Feature.

Hast Du hierzu noch Fragen? Ist etwas zu Evernote nach wie vor unklar? Wie war Dein Start in das ‚Papierlose Büro‘? Bitte hinterlasse einfach einen Kommentar.

Hinweis: Ich behalte mir das Recht vor, beleidigende oder vom Thema abweichende Kommentare zu löschen.

  • hallo lars,
    also ein video o.ä. wie du evernote für dich strukturiert hast – das wäre was.
    bei mir ist das im moment nicht mehr als ein digitaler „müllhaufen“…
    mir fehlt da eine idee, wie ich notizbücher, tags usw. sinnvoll anlege…
    viele grüße und danke für deine wertvollen inhalte!
    frank

    • Danke für Deinen Kommentar und die wertvolle Anregung, Frank. Ich werde mir etwas überlegen!

  • Michael V

    Anmerken kann man noch:
    Als Premiumnutzer hat man einen sehr guten und leistungsfähigen Präsentiermodus 🙂
    Als Telekomkunde kann man Evernote zudem noch für ein Jahr kostenlos auf Premium upgraden. ( https://evernote.telekom-dienste.de/ )

  • chelsy

    Kann man einen Notizbuchstapel in weitere Notizbuchstapel unterteilen?

    • Das geht leider nicht. Evernote bietet nur eine Ebene für die Stapelstruktur an.

  • Janto Oellrich

    Macht Evernote automatisch OCR in in PDF s ohne OCR ? Bzw. Wie kann man Volltextsuche dort auch nutzen?
    Danke Jo

    • Ja, Evernote macht OCR in pdfs und auch in Bildern. Diese Funktion steht aber nicht in der kostenlosen Variante von Evernote zur Verfügung. Dafür brauchst Du einen Premium-Account.

      Wichtig: Die OCR läuft auf den Evernote Servern und nicht auf Deinem Client, d.h. erst nach der Synchronisation der Dokumente und dann noch ein wenig Wartezeit, sind die pdfs durchsuchbar.

  • Peter

    Ich bin Anfänger mit Evernote. Evernote ist ziemlich mächtig im Durchsuchen von pdf. Wie du speichere ich meine Rechnungen, Kontoauszüge als pdf. Bis jetzt habe ich die auf einem NAS in einer Ordnerstruktur. Da es ziemlich viele GB sind möchte ich die nicht auf jedem Gerät von welchem ich auf Evernote zugreife gespeichert haben. Wo liegen die Daten? Alle in der Evernote Cloud?

    • Danke für die sehr gute Frage, Peter.

      Ja, die Daten liegen alle in der Cloud und auf Deinem lokalen Rechner. Greifst Du mit mobilen Geräten auf die Daten zu, so müssen diese heruntergeladen werden. Also: Ohne Internetverbindung kein Zugriff.

      • Peter

        Das würde bedeuten, dass Evernote jedes Dokument vom NAS auch noch bei mir lokal auf dem jeweiligen Gerät abspeichert, was wiederum bedeutet, dass das Handy im Nu voll ist?
        Ich möchte doch einige GB so durchsuchbar machen.

        Und- wie sieht es mit dem Platz auf der Evernote Cloud aus?
        Wie sicher ist Evernote – du hast immerhin deine Steuern in der Cloud…

        • Sicherheit? Ein sehr gute und absolut berechtigte Frage. Hierzu habe ich mal einen Artikel geschrieben:

          http://larsbobach.de/wie-sicher-ist-evernote/

          Zur Datenablage:
          Du musst Dich entscheiden: Entweder Evernote oder NAS. Evernote kann nicht Dein NAS durchsuchbar machen.
          Das Handy lädt die Daten immer nur dann herunter, wenn Du diese aufrufst, so dass der Speicher nicht unnötig beansprucht wird. Nur auf Deinem lokalen Rechner liegen die Daten zusätzlich zu der Cloud.

          Uploadvolumen:
          Wenn Du einen Evernote-Premium Account hast, erhältst Du im Monat ein Uploadvolumen von 1 GB. Dieses erneuert sich jeden Monat, so dass Dir jeden Monat 1 GB zur Verfügung steht. Das sollte reichen 🙂

          • Peter

            Danke für die Antworten. Ich habe es nun mit dem NAS und einem lokalen Mac zufriedenstellend gelöst.
            Deinen Sicherheitsbeitrag habe ich gelesen, habe mir auch gleich noch Todoist geholt die Integration in Outlook war da das einscheidende Feature nebst natürlich den mobilen Platformen.

  • Florian Jung

    Hallo Lars,

    mich überzeugt dein Eintreten für eine Nutzung von Evernote total. Nun habe ich, als absoluter Laie auf dem Gebiet des papierlosen Büros, zwei Fragen, die ich für mich nicht hinreichend beantworten kann:
    1. Ich bin Lehrer und würde gerne in Zukunft in Konferenzen, Seminaren etc. nicht mehr meine Ordner mitschleppen, sondern bequem mit meinem ipad arbeiten. Nun sind wir zwar glänzend mit Smartboards ausgestattet, wlan für die Lehrer scheint aber noch ein Fremdwort zu sein. Demnach müsste ich doch auf die Bezahl-Variante ausweichen, um die Dokumente flexibel abrufbar zu haben, oder?
    Wenn ich nun die offline-Nutzung benötige, füllt (bzw. überfüllt) sich doch wahrscheinlich sehr schnell mein Speicher des ipad. Gibt es dazu eine praktikable Lösung. Kann ich also z.B. Dokumente zuhause auf meinem Mac, und nur dort, speichern, davon aber nur ganz bestimmte auf das ipad ziehen?
    2. (und letztens): Wenn ich meine Notizen u.ä. im Anschluss verschicken möchte, bietet EN mir nur zwei Dateiendungen, die wahrscheinlich nicht jeder ohne weiteres öffnen kann. Gibt es dafür eine praktikable Lösung?
    Sorry für die vielen Fragen. Ich finde einfach zu keiner Lösung
    Viele Grüße

    Florian

    • Danke für Deinen Kommentar und die Fragen, lieber Florian.
      1. Evernote-Premium würde dieses Problem sofort lösen, da Du dann Offline-Notizbücher anlegen kannst.D.h. diese Notizbücher inkl. der Inhalte sind auch ohne Internetverbindung verfügbar. Für die kostenlose Variante gibt es einen Trick, um gezielt Daten offline zur Verfügung zu haben. Markiere Dir diese Dokumente als Favoriten (in den iOS-Apps das Sternchen) und schon werden diese immer auch lokal auf den Geräten gespeichert.
      2. Sorry, hier verstehe ich Deine Frage nicht richtig: Anlagen zu einer Evernote-Notiz können alle gängigen Datei-Endungen haben. Diese können auch mit einer Notiz verschickt werden. Vielleicht hilfst Du mir hier etwas und präzisierst Deine Frage ein wenig 🙂

      • Florian Jung

        Das klingt schon einmal super, vielen Dank für den Ratschlag!
        Wenn ich eine Evernote-Notiz erstelle und diese versenden will, zeigt er mir als Endung „enex“ an, soweit ich weiß kein allzu gängiges Dateiformat. Kann ich meine selbst erstellten Notizen auch z.B. als pdf-Dokument versenden?

        • Ja, bei Mac geht das aber nur über den Umweg ‚Notiz drucken‘ und dann ‚pdf per Mail versenden‘ anwählen. Beim PC gibt es bestimmt etwas Vergleichbares.

  • Mathias

    Hallo Lars,

    Ich bin gerade dabei, meinen ganzen Papierkram zu digitalisieren. Nun würde ich gerne alle Vertragsdokumente etc. in Evernote abspeichern, da habe ich auch keinerlei großen Bedenken. Gerade was Verträge und Rechnungen angeht, mulmig wird es bei mir eher bei den Kontoauszügen. Quasi alle bekomme ich digital durch die Banken zur Verfügung gestellt. Würdest du diese, oder tust es bereits sogar, auch in Evernote ablegen?

    Vielen Dank schon mal für die Antwort und vor allem für diesen klasse Blog!
    MfG
    Mathias

    • Ich lege alle meine Kontoauszüge und auch meine Steuererklärungen in Evernote ab 🙂

  • Martin

    Hallo,
    du schreibst, dass die Suchfunktion von Evernote sehr mächtig sei, aber kein Wort dazu, wie sie funktioniert und was das „mächtige“ ausmacht (z.B. Trunkierung, Platzhalter etc.). Eine Volltextsuche in Word- oder Powerpoint-Anhängen klappt bei mir nicht. Auch müsste eine gute Suchfunktion Filtermöglichkeiten bieten, z.B. Beschränkung auf Tags, eigene Notizen, Volltext von Dateianhängen.
    Martin

    • Danke für Deinen Kommentar, lieber Martin.
      Wie die Suche genau funktioniert kann ich Dir leider nicht sagen. Da habe ich mich nie mit beschäftigt. Sie funktioniert einfach, nur nicht in Word o.ä. Dateianhängen. Daher lege ich grundsätzlich alles als pdf in Evernote ab. Da klappt es dann auch mit der Volltextsuche. Das gilt übrigens auch für handschriftliche Notizen.
      Mit Deiner Frage nach dem Suchsyntax, hast Du mich auf eine neue Idee für einen Blogbeitrag gebracht. Danke dafür 🙂

      • Dominik Hübner

        Ich nutze Evernote Premium, bin aber noch in der Anfangsphase. Heute kam die Meldung, das bei mir als Premium Nutzer auch Word Dateien durchsucht werden.
        Vielen Dank für den tollen Blog.

  • Achim Schmidt

    Ich suche mich schon dumm und dämlich: Wo speichert evernote die Daten des lokalen Client? Der Hintergrund ist, dass langsam alle Festplatten volllaufen und ich eigentlich viele Daten zu evernote schieben könnte. Das macht aber nur Sinn, wenn nicht parallel eine gleichgroße synchronisierte Datei auf die Festplatte geschrieben wird. Um das mal genau zu checken, würde ich gerne wissen, wo im Mac-Dateisystem evernot die Daten ablegt.
    Beste Grüße
    Achim

    • Gute Frage auf die ich auf Anhieb auch keine Antwort wusste. Nach etwas Recherche bin ich darauf gestoßen:

      Windows:
      C:Users[Your Username]AppDataLocalEvernoteEvernoteDatabases

      OS X:
      /Users/[Your Username]/Library/Application Support/Evernote

  • Peggy

    Hallo Lars,
    Du bist ja auch Unternehmer: benützest Du Evernote auch für Deine Buchhaltungsbelege?
    Ich habe gesehen, dass das Premium Abo die Versionierung der Notizen bietet, bin aber nicht sicher, ob es für die Anforderung des Finanzamts bzgl. elektronischer Rechnungen ausreicht.
    Vielen Dank im Voraus für Deine Antwort!
    Viele Grüße
    Peggy

    • Gute Frage! Danke dafür, liebe Peggy.
      Nein, für die Buchhaltung nutzen wir das zur Zeit (noch) nicht. Da kann ich Dir leider nicht helfen, sorry.

  • Patrick

    Hallo Lars,
    ich lese nun schon eine Weile Ihren Blog und habe mir (schon früher) Evernote angesehen. Bisher bin ich nicht mit der App warm geworden. Derzeit habe ich all meine Dokumente auf iCloud Drive und somit auf OS X und iOS immer griffbereit. Mit Documents/PDF expert von Readdle habe ich vollen Zugriff auf die Dokumente, kann nach Dateinamen und auch innerhalb der Dateien suchen. Da stellt sich mir nun die Frage: Warum Evernote?

    Soweit ich das sehe, kann ich alles, was Evernote kann, ebenso im Finder bzw. den genannten Apps abbilden. Oder täusche ich mich da? Und, was ich als Pluspunkt betrachte: Ich habe meine gewohnte Ordnerstruktur…

    • Evernote ist deutlich mächtiger als ein einfacher Cloud-Speicher. Die Funktionsvielfalt hier aufzuzählen würde die Kommentarfunktion sprengen…
      Alleine die Suche: Es werden auch in pdfs und Bildern Texte erkannt und gefunden.

  • Stefan Laubach

    Hallo Lars,
    ich bin neu auf Ihren Blog gestoßen und dadurch auf Evernote aufmerksam geworden. Ich bin Lehrer und möchte Evernote auf dem Ipad nutzen, um meine Unterrichtsstunden zu dokumentieren. Dabei bin ich leider gleich zu Anfang auf ein Problem gestoßen. Vielleicht können sie mir da weiterhelfen. Ich habe meine Arbeitsblätter für die Schüler als Worddokument in eine Notiz für den entsprechenden Tag eingefügt. Da ich für jede Unterrichtsstunde eine neue Notiz erstelle würde ich gerne ein Arbeitsblatt, das ich nicht nutzen konnte in die Notiz für die nächste Stunde verschieben. Unter Windows bekomme ich das einfach mit einem Rechtsklick der Maus, ausschneiden und wieder einfügen erledigt. Auf dem Ipad funktioniert das so leider nicht und ich habe noch keine Lösung hierfür gefunden.
    Über einen Tipp wäre ich sehr dankbar.

    Mit freundlichen Grüßen
    Stefan Laubach

    • Danke für Deinen Kommentar und die Frage, lieber Stefan.
      Da muss ich leider passen. Ich glaube nicht, dass diese Funktion auf dem iPad existiert.

  • Da hast Du das Problem schon selber angesprchen: Du scheinst zwei Konten zu haben. Du brauchst, egal ob für Handy oder Mac, nur ein Konto, was sich dann automatisch auf Deinen Geräten synchronisiert.

  • Pierre Koch

    Hallo Lars,
    schön das ich auf deinen Blog gestossen bin. Nutze Evernote eigentlich schon seit Jahren aber nie richtig bzw. nur ab und an. Durch deinen Blog und deine Tipps mache ich meine Arbeit gerade produktiver und ich bin erst am Anfang 😉

    Eine Frage aber zu den ganzen Unterlagen die du in Evernote ablegst z.B. Rechnungen, Verträge, Steuerunterlagen usw. Behältst du die Original irgendwo im Karton auf oder sind unsere Behörden usw. bereits soweit, das sie eingescannte Dokumente auch akzeptieren? Ich rede ausschließlich nur von privaten Dingen.

    Eine zweite Frage, wie organisierst du deinen vertrieblichen Teil im Unternehmen. Neuakquise, Angebotsverfolgung, Nachakquise usw. Hast du darüber schon etwas geschrieben. Bin mir noch nicht ganz Sicher wie ich das in Evernote anlege.

    Vielen Dank und einen lieben Gruß
    Pierre

    • Danke für die netten Worte 🙂
      Ja, meine Erfahrung ist, dass eingescannte Dokumente auch akzeptiert werden. Ich habe hier auf jeden Fall noch keine negativen Erfahrungen gemacht.
      Vertrieblich organisieren wir uns komplett in Todoist. Habe ich noch nichts drüber geschrieben, wäre aber mal eine Idee… 🙂

  • Stefan Sutter

    Der Weg zurück

    Hallo Lars,

    ich verlagere immer mehr Daten/ Dateien in evernote. Ich zögere noch bei Office-Dokumenten
    (Word/ Excel) und wichtigen belegen. Sollte ich mich doch eines Tages mal von evernote trennen
    wollen, kennst du eine Weg zurück, um die Dateien wieder in eine Ordnerstruktur im Finder oder Explorer zurück zubringen?
    Ansonsten vielen Dank für deinen Blog.

    Beste Grüße
    Stefan

    • Danke für die gute Frage, liebe Stefan.
      Eine Weg zurück in Ordnerstrukturen kenne ich nicht. Es gibt aber einige Anleitungen im Netzt, wie Du Deine Evernote Daten zu den Konkurrenzprodukten (OneNote, Apple Notizen) portieren kannst. In meinem Artike zum neuen Evernote Preismodell hatte ich diese verlinkt: http://larsbobach.de/meine-gedanken-zum-neuen-evernote-preismodell/

  • Stefan Ludwig

    Kann man in der Kostenlosen Version von evernote
    a: Notizen teilen
    b: Anhänge direkt in Evernote für PC öffnen?

    • Das funktioniert auch alles in der kostenlosen Variante 🙂

  • Harald Klockenhoff

    Evernote / OneNote ohne Internet? Ich bin viel rund um die Welt unterwegs. Im Flugzeug hat man erst selten Zugriff auf Cloud Lösungen. Und auch z.B. in China ist der Zugriff oft langsam und sehr unzuverlässig.
    Daher die Frage: Gibt es gute Lösungen auch ohne Internet? Also z.B. lokal gespeichert, und bei Internet Verfügbarkeit zu synchronisieren? Oder unter verschieden Geräten über einen eigen Router (z.b. Hootoo Trip Mate) synchronisierbar?

    • Danke für Deine gute Frage, lieber Harald.
      Du kannst jedes Notizbuch in Evernote offline verfügbar machen. D.h. Die Daten liege auch bei Dir auf Deinem Endgerät und werden Bei Internetverbindung synchronisiert.

      • Harald Klockenhoff

        Hallo Lars, vielen Dank für die rasche Antwort! 🙂
        Ich hatte bisher nur mal recht oberflächlich OneNote angeschaut und hatte das Gefühl, dass die Synchronisation oder die Offline-Verfügbarkeit zu wünschen übrig läßt… plötzlich Dokumente / Notizen nicht synchronisiert sind etc. Wenn man das zu einem Zeitpunkt feststellt, wo man keinen Internetzugang hat, ist das natürlich ärgerlich. (Aber das Problem hatte ich auch schon z.B. bei Pages auf iOS Geräten).
        Gibt es bei ONEnote Dinge zu beachten, wie die Offline-Verfügbarkeit und Synchronisation sauber und sicher läuft (Windows PC und iOS Geräte).

        • Mit OneNote kenne ich mich leider nicht aus, sorry.

  • Pingback: Evernote | Staatliche Realschule Aichach()

  • Thorsten Planck

    Hallo Lars, gibt eine Möglichkeit worddateien direkt in Evernote zu annotieren? Bisher muss die die worddateien umständlich in GoodNotes exportieren, um dann handschriftliche Kommentare einzuarbeiten. Ich arbeite mit einem iPad Pro und dem Pencil. Bei einem Kollegen funktioniert das über OneNote problemlos.