‚Mein Setup‘ von Jörg Roos

Mein Name ist Jörg Roos und ich zeige auf http://www.joerg-roos.de was Controlling mit Spaß und Leidenschaft zu tun hat und wie man als 5-Sterne -Controller seiner Karriere den entscheidenden Kick geben kann. Anders ausgedrückt bearbeite ich das als trocken und angestaubt verschriene Thema „Controlling“ mit einem Schuss Humor und werfe dabei meine mehr als 15 Jahre Berufserfahrung in die Waagschale, um meinen Controlling-Kollegen durch den Anforderungs- und Karrieredschungel zu helfen.

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Dies mache ich seit kurzem parallel zu meinem Hauptberuf als Leiter Controlling eines Konzerns der Konsumgüterindustrie mit großer Freude und vor allem mit Leidenschaft von meinem Arbeitsplatz, den Ihr hier als Foto abgebildet seht.

Mein Arbeitsplatz ist so klar, wie für mich möglich und sinnvoll strukturiert. Mir ist ein aufgeräumter und übersichtlicher Schreibtisch sehr wichtig, da ich aus eigener Erfahrung bestätigen kann, dass dies eine wesentliche Voraussetzung dafür ist produktiv zu arbeiten. Ich habe durchaus auch mal eine Zeit lang gar keinen Wert auf einen aufgeräumten Schreibtisch gelegt und weiß daher, dass ich viel Zeit mit dem Suchen von Unterlagen und/oder Arbeitsutensilien „verballert“ habe. Jetzt hat alles seinen festen Platz und (fast) alle Unterlagen, die mich in Papierform erreichen, werden im Rahmen meines Wochen-Check-ups digitalisiert und dann rigoros vernichtet.

Dieser Hardware vertraue ich mein digitales Leben an

Ich denke, dass viele mich als Apple-Fanboy bezeichnen würden, denn ich arbeite einfach gerne mit Apple-Produkten. Mein neustes Apple-Produkt ist mein iMac, den ich mir vor wenigen Wochen in der 27“ Retina-Variante gegönnt habe. An diesem Computer erledige ich den Löwenanteil meiner Arbeit für meinen Blog sowie die üblichen privaten Dinge, wie das Verwalten von Fotos, Musik und Videos.

Wenn ich unterwegs bin, setze ich komplett auf mein iPhone 6, dass ich in der 128GB Variante habe. Das iPad air2 (64GB) nutzen wir zu Hause als echte Surfstation. Ich mag zwar den Gedanken, damit richtig zu arbeiten, aber irgendwie kann ich dies nicht so recht.

Gerade für längere Texte fehlt mir eine echte Tastatur, so dass ich hierfür auf mein altes MacBook Pro aus dem Jahr 2010 zurückgreife. Als Schreibmaschine taugt das alte Möhrchen noch hervorragend, so dass ich hierauf auch alle „produktiven“ Programme installiert habe, die sich dann mit meinem iMac synchronisieren. Auf genau diesem MacBook entsteht übrigens gerade auch dieser Gastartikel.

Alle meine Daten speichere ich auf einem NAS-Server von Synology., der DS 214Play. Hier habe ich zwei 1,5TB-Festplatten eingebaut, wovon ich nur eine produktiv nutze und die Daten per Nachtlauf auf die zweite Platte übertrage. Zusätzlich nutze ich die Dropbox vor allem für die Synchronisation von Apps.

Ein zusätzliches Backup meiner Fotos liegt bei AMAZON, wo ich eben auch Prime-Kunde bin und somit den Speicherplatz für Fotos kostenlos nutzen kann. Meine Musik liegt sowieso bei Apple in der Cloud, da ich auch Apple-Music-Kunde bin. Den Rest sichere ich dann auf externen 2,5“ Festplatten als zusätzliche Backup-Instanz, so dass alles mindestens 3 Mal vorhanden ist. Das sollte reichen 🙂

Da auch ich so viel wie möglich auf Papier verzichten möchte, habe ich mir 2013 den Dokumentenscanner von Scansnap „IX500“ in mein Setup geholt. Das ist ein genialer Scanner, der wahnsinnig schnell in einer herausragenden Qualität Stapel an Papier beidseitig einscannen kann und somit für mich ein echter Meilenstein auf meinem Weg zum wenigPapier-Büro war. Ja, ich bin der festen Überzeugung, daß es in absehbarer Zukunft ein papierloses Büro nicht geben wird, weshalb ich mich dem wenigPapier-Büro verschrieben habe :-).

Ich habe ja schon angedeutet, dass ich es nicht wirklich schaffe mit meinem iPad produktiv zu arbeiten, denn selbst die Erfassung von handschriftlichen Notizen auf dem iPad macht mir bisher keinen Spaß. Selbst mit einem Bamboo-Stylus CS-160, den ich mir auf Empfehlung von Lars zugelegt habe, bleibt es für mich irgendwie unnatürlich auf einem iPad zu schreiben, so dass ich zur Zeit noch lieber mit Papier und einem guten Stift arbeite.

Ich bin der Auffassung, dass auch das Notieren von Informationen Spaß machen darf, so dass ich mir ein hochwertiges Notizbuch (ich benutze des Sigel Conceptum, kariert im Format DIN A4+) gegönnt habe. Dieses Notizbuch ist gut durchdacht, hat eine tolle Haptik und durch das ungewöhnliche Format (etwas grösser als DIN A4) kann ich auch Ausdrucke bei Bedarf hineinlegen, ohne befürchten zu müssen, dass diese am Rand knicken.

Als Stift setze ich seit wenigen Wochen auf den Frixion Ball Slim , einen Tintenroller, der ein passendes Radiergummi mitbringt, um Fehler leicht korrigieren zu können – das klappt super! Ich mag vor allem das Schreibgefühl und in Kombination mit dem Notizbuch ist es für mich perfekt. Die handschriftlich erfassten Notizen werden dann direkt mit meinem iPhone abgescannt und nach Evernote geschickt, womit wir auch schon bei der Software meines Vertrauens wären….

Jörg Roos - Foto2

 

Und mit dieser Software mache ich mir mein Leben einfacher

EVERNOTE ist auch für mich DIE Software, wenn es um die Verwaltung von eigenen Notizen, anderen Artikeln von fremden Webseiten oder eben auch von Rechnungen, Briefen etc. geht. Ich liebe es einfach, dass ich alles in Evernote sehr schnell wieder finde und dabei ist es ganz egal, ob ich gerade vor meinem iMac oder irgendeinem anderen Arbeitsgerät sitze. Spätestens mit der Web-Anwendung komme ich immer an meine Notizen, was ich einfach genial finde. Entsprechend habe ich Evernote auf jedem Gerät installiert, das mich in irgendeiner Form in meinem Leben begleitet.

Ich habe hier Checklisten und Vorlagen vordefiniert, die mir die tägliche Pflege meiner Notizen merklich vereinfachen und beschleunigen. Einen detaillierten Abriss meiner Evernote-Struktur möchte ich Euch aber ersparen, da ich annehme, dass zumindest die Meisten von Euch Evernote sicher kennen und vielleicht sogar einsetzen. Nur soviel: Ich setze auf eine Kombination aus Notizbüchern und Schlagworten 🙂

Die Scans von meinem IX500 werden direkt als PDF-Dokument ausgegeben. Ich benenne diese Dokumente nach einer von mir einmal ausgedachten und festgelegten Struktur, um sie dann anschließend mit dem Mac-Programm „HAZEL“ automatisch per Regel in meine Ordnerstruktur auf meinem NAS-Server abzuspeichern. Zusätzlich speichert Hazel eine Kopie in Evernote und wird auf diesem Wege in die cloud geschickt.

Scans von meinem iphone erfasse ich mal mit SCANNABLE und mal mit SCANBOT. Hier kann ich mich irgendwie noch nicht recht entscheiden. 🙂 Scannable ist schneller und sehr einfach in der Bedienung, Scanbot bietet meiner Meinnung die etwas bessere Scanqualität, aber die Übertragung nach Evernote dauert leider recht lange

Wo wir gerade bei meinen Selbst-Managementtools sind, darf auch die Software für die Veraltung meiner Aufgaben nicht fehlen. Auch hierfür habe ich Evernote mehrfach versucht einzusetzen, aber trotz Erinnerungsfunktion wirkt auf mich ein Aufgabenmanagement mit Evernote immer irgendwie „hineingedrückt“. Also muss eine Software herhalten, die sich darauf spezialisiert hat und seit Beginn des Jahres 2015 nutze auch ich den TODOIST.

Sorry, ich weiß das machen aktuell wirklich viele und überall liest man davon, aber das hat eben auch gute Gründe. ToDoist ist auf allen Plattformen verfügbar und synchronisiert sich über diese eben auch reibungslos. Außerdem ist es einfach zu bedienen, sehr clean aufgebaut, so dass es einfach Spaß macht damit zu arbeiten. Auch wenn ich zu Beginn die Karma-Punkte irgendwie albern fand, habe ich mich doch davon motivieren lassen. Wir Männer sind halt irgendwie immer noch Spielkinder, nicht wahr? 🙂

Wenn man viel durchdenkt und seine Gedanken strukturiert, dann darf auch eine Mindmap-Software nicht fehlen. Hier setze ich auf iTHOUGHTS. Eine bezahlbare Variante, die sicher nicht mit den Profi-Alternativen mitkommt, aber alles kann, was ich benötige (u.a. die Synchronisation im Apple-Öko-System) und mir dabei genauso hilft, wie ich es benötige.

Meinen Blog habe ich bei allinkl.com gehostet und (natürlich) mit WordPress erstellt. Alle Artikel schreibe ich in SCRIVENER, einer Autoren-Software, die zwar nicht ganz so schick und aufgeräumt ist, wie ich es mir erträume, aber eben perfekt für das ablenkungsfreie Schreiben von Artikeln, eBooks etc. funktioniert. Ausserdem ist damit ein plattformübergreifendes Arbeiten möglich, was mir ja sehr wichtig ist. Eine Alternative, die ich trotzdem immer wieder überlege und teilweise auch versuche wäre: „richtig!“ – Evernote.

Alle Fotoarbeiten erledige ich in PHOTOSHOP. Dazu habe ich aktuell das Creative-Cloud-Abo laufen und genieße somit den Vorteil, immer die neuste Version nutzen zu dürfen und kann von der enormen Vielfalt an Tutorials im Internet profitieren. Ich bin in dem Bereich Fotobearbeitung ein echter Newbie und muss mir deshalb alles „ergoogeln“, um die gewünschten Ergebnisse zu erreichen. Daran habe ich Spaß, auch wenn es phasenweise etwas zeitaufwendig ist, aber zu Photoshop findet man einfach jede erdenkliche Form der Unterstützung.

Ganz neu und speziell durch Lars inspiriert, beginne ich mit TEXTEXPANDER meiner Produktivität weiter auf die Sprünge zu helfen. Textexpander speichert ganze Textblöcke, die über spezielle „Codes“ aufgerufen werden können. Lars hat hierzu schon so manches geschrieben und irgendwann dachte ich mir, dass ich es auch versuchen möchte. Aktuell tue ich mich noch ein wenig schwer, an die „Codes“ zu denken, aber das ist sicher eine Frage der Gewohnheit.

Ansonsten versuche ich Apple-Standardsoftware soweit es geht einzusetzen. Das heißt, Mails verwalte ich mit „Mail“, mit „Safari“ surfe ich dich das Internet, mit iTunes höre ich Musik und Podcasts. Als Kalender und für die Kontaktverwaltung setze ich ebenfalls auf die Bordmittel von Apple, da diese im Apple-Ökosystem an vielen Stellen nahtlos eingebunden sind und mit anderen Apps reibungslos zusammenarbeiten. Dies ist für mich ein so großer Vorteil, dass ich gerne auf der eine oder andere Zusatzfeature von den jeweiligen Softwarealternativen verzichte.

Das sollte eigentlich alles sein, was Euch zu meinem Setup interessieren könnte. Ich freue mich auf Eure Kommentare und wenn Ihre Fragen habt dann beantworte ich diese natürlich sehr gerne.

Solltet Ihr Euch für das Thema Controlling interessieren oder gar selbst Controller sein, so habt Ihr jetzt mit www.joerg-roos.com eine weitere Anlaufstelle, wo ich Euch natürlich auch gerne zur Verfügung stehe.


 

Wie gefällt Euch Jörgs Setup? Habt Ihr Fragen an ihn? Ich freue mich auf unsere Diskussion in den Kommentaren.

Hinweis: Ich behalte mir das Recht vor, beleidigende oder vom Thema abweichende Kommentare zu löschen.

  • Hallo Jörg, danke für den interessanten Einblick. – Es ist ja logisch, dass viele hier die Anregungen von Lars aufgreifen und dann die gleichen Apps nutzen. Trotzdem ist immer wieder Neues dabei. Ich zum Beispiel werde iThoughts mal ausprobieren.
    Außerdem finde ich spannend, dass Du Deine Scans doppelt speicherst, einmal in Evernote, dann aber auch auf dem lokalen NAS. Das reizt mich auch, weil Evernote ja (im Fall, dass der Dienst nicht mehr zur Verfügung stände) keinen Batch-Export der Notizen ins PDF-Format anbietet. Es wäre also schwierig, die Notizen woanders hin zu bekommen.
    Verrätst Du uns, was für ein Benennungs-System Du Dir ausgedacht hast für die lokale Speicherung? Vielleicht könnte ich das als Anregung für mein eigenes System nutzen.

    • Hallo Joachim,

      vielen DANK für Deinen Kommentar und Deine netten Worte. Darüber freue ich mich sehr.

      Aus genau dem von Dir angesprochenen Grund, habe ich mich für die doppelte Ablage meiner Dokumente entschieden. Gerne gewähre ich einen tieferen Einblick in meinen workflow.

      Also, als erstes habe ich mir auf meinem NAS einen neuen „gemeinsamen Ordner – Dokumente“ angelegt und dann überlegt, welche Arten von Dokumenten ich überhaupt in der Regel einscanne. Bei mir sind das v.a. Rechnungen, Briefe, Verträge, Bescheinigungen und sonstiges. Entsprechend habe ich die Ordnerstruktur in „Dokumente“ angelegt:

      !Eingang!
      1_Rechnungen
      2_Briefe
      3_Verträge
      4_Bescheinigungen
      9_Sonstuges

      Dann habe ich mir im zweiten Schritt Themengruppen für die Dokumente überlegt, da es sonst zu schnell unübersichtlich wird und diese Themengruppen dann in jedem Ordner der ersten Ebene angelegt, also z.B.

      11_Gesundheit
      12_Wohnen
      13_Computer
      14_Auto
      15_Arbeit
      16_Banken & Versicherungen
      19_sonstiges

      Hier werden also alle Rechnungen, den Themengruppen zu sortiert. Für Briefe sieht die Struktur genauso aus, nur eben mit einer führenden „2“; also zB 21_Gesundheit usw.. So stelle ich sicher, das jeder Ordner eindeutig benamst ist. Die erste Ziffer vorne gibt den Dokumententyp an und die Zweite dann dieThemengruppe. In Sonstiges gibt es dann noch Ordner für „Bedienungsanleitungen“ zu, Beispiel.

      Wenn ich also nun ein neues Dokument einscanne und dann benenne, mache ich dass:

      20151025 – Rechnung_11 – Arztname-Thema

      Also, Datum – Typ_SCHLÜSSEL – Beschreibung

      Mit Hazel lasse ich dann den Ordner „!Eingang! überwachen und greife den Schlüssel ab. So werden mir die Dokumente dann einsortiert. Ich könnte als das aufgeschrieben Wort „Rechnung“ im Dateinamen weglassen, aber so ist ein wenig transparenter.

      Ich hoffe, ich konnte es halbwegs verständlich erklären, sonst frag einfach noch mal nach!

      • Lieber Jörg, herzlichen Dank, dass Du Dir am Sonntag die Mühe gemacht hast, das alles aufzuschreiben. Ich finde das System sehr klug und werde es mal für mich anpassen. – Wenn mir beim Arbeiten damit etwas auffällt, schreibe ich Dir.

        • Sehr gerne, lieber Joachim. Melde Dich gerne, wenn Du meinst, dass ich helfen könnte. Viel Erfolg bei der Umsetzung!

          • Lieber Jörg,
            ich bin seit ein paar Tagen dabei, Dein System an meine Bedürfnisse anzupassen. Dabei kam mir folgender Einwand:

            Mit den Ordnern und Unterordnern mache ich das selbe wie bisher mit Papieren, die ich in Leitz-Ordnern abhefte. Das Problem bleibt auch das selbe: Oft kann bspw. eine Quittung unter mehreren Kategorien einsortiert werden, vor allem, wenn ich mehrere Dinge gleichzeitig eingekauft habe, z. B. im Media-Markt etwas für den Computer und Batterien und einen Rasierer und vielleicht noch eine CD.

            Beim Suchen habe ich dann das Problem, ev. an mehreren Stellen suchen zu müssen, bis ich nachvollzogen habe, welche Einsortierung ich damals am sinnvollsten fand. Oder ich habe meine Quittung mehrere Male kopiert und überall abgeheftet.

            Um das zu vermeiden, brauche ich ein gutes Suchprogramm. Da Spotlight nicht zuverlässig auf freigegebenen Netzwerklaufwerken funktioniert, habe ich mir vorgestern FoxTrot Professional Search als 30-Tage-Demo installiert. Das scheint mir exzellent zu funktionieren.

            Wenn sich das weiter so zeigt, brauche ich aber keine Ordnerstruktur mehr. Dann kann ich eingescannte Texte so, wie mein Scanner sie mir abspeichert, auf mein NAS verschieben, weil FoxTrot nicht nur nach Dateinamen sucht, sondern auch nach Inhalten in PDFs.

            Bei Quittungen, die ev. die Suchwörter, nach denen ich später suchen könnte, gar nicht enthalten (Beispiel MediaMarkt, wo auf den Quittungen meist völlig unverständliche Abkürzungen stehen), muss ich darauf achten, im Dateinamen meine Stichwörter unterzubringen. Sobald ich neben der Quittung noch eine Gebrauchsanweisung oder so eingescannt habe, sind da die Stichwörter wahrscheinlich wieder drin.

            So müsste ich, wenn ich richtig gedacht habe, später auch in einer großen Zahl von ungeordneten PDFs alles wieder finden können. Da das Such-Programm sehr ausgefeilte Such-Routinen bereitstellt, unter anderem auch eine schrittweise Eingrenzung bei zu vielen Ergebnissen noch während man sucht, bin ich da sehr zuversichtlich.

            Ich hätte dann 2x dasselbe, nämlich in Evernote und auf meinem NAS zusammen mit FoxTrot: Alles, was ich bisher in Papier abgelegt habe, in jeweils digitaler Form und perfekt durchsuchbar. Irgendeine Ordnerstruktur oder Labels oder so sind fakultativ. Sie stören nicht, sind für die Suchfunktion aber nicht notwendig.

            Einziger Wermutstropfen ist bis jetzt der Preis. Während es Hazel für 29 $ gibt, kostet FoxTrot 119 $. Es lässt sich aber natürlich nicht nur für diesen Zweck nutzen, sondern bietet seine über Spotlight hinaus gehenden Suchfunktionen natürlich auch auf den lokalen Mac-Platten an.

            Du kannst es ja auch mal 30 Tage lang ausprobieren, wie zuverlässig Du Deine Dateien auf dem NAS findest. Ich wäre gespannt auf Deine Ergebnisse.

            Allerdings wäre dann Deine schöne Ordnerstruktur überflüssig … 🙂

            Freundliche Grüße,

            Joachim Fischer

          • Hallo Joachim,

            das klingt doch sehr verheißungsvoll. FoxTrot kenne ich gar nicht, außer aus der Tanzschule 🙂

            Ich werde mir das aber gerne mal raussuchen und bei Zeiten versuchen. Ich gebe Dir recht, dass es im Einzelfall nicht immer eindeutig ist, wo eine Quitung bzw. Beleg wirklich hingehört. Daher habe ich mich auch für eine eher grobe thematische Struktur gewählt. Da würde dann MEDIA Markt unter „Computer und Technik“ sortiert und gefunden.

            Mein Ratschlag an Dich wäre es ebenso zu machen und grobe thematische Blöcke zu wählen. Soooooo wahnsinnig viele Belege kommen ja meist auch nicht zusammen und dann stört eine detaillierte und fein durchdachte Struktur mehr, als sie hilft. Das ist eine Falle, in die schon viele getappt sind 🙂

            Im Alltag nutze ich aber auch zumeist Evernote zur Suche meiner Dokumente. Wenn dort die Suche mal versagt, dann habe ich mit Spotlight bisher alles wiedergefunden.

            Wenn Du mit FoxTrot zurecht kommst und die Ordnerstruktur überflüssig wird: so what? Ist doch toll, dann hast Du wieder etwas, worüber Du Dir keine Gedanken mehr machen mußt. 🙂

            Halte mich gerne mal auf dem Laufenden, wie das bei Dir ausgegangen ist. Interessiert mich wirklich!

            Ich wünsche Dir noch einen tollen Tag

            Jörg

          • Mach ich. Ich melde mich, wenn ich ein bisschen Erfahrung habe.
            Was mich aber heute schon brennend interessiert: Du durchsuchst Dein NAS mit Spotlight? Funktioniert das zuverlässig? – Dann wäre ja FoxTrot überflüssig!

          • keine Ahnung, wie zuverlässig Spotlight da nun wirklich ist. Ich habe bisher alles gefunden. Kommt bei mir aber auch selten vor, dass ich via Spotlight suche, da die Evernote-Suche ja ganz brauchbar ist 🙂

          • Lieber Jörg, hier die versprochene Zwischenbilanz. Ich bin bei FoxTrot Pro geblieben (hat mich ja auch über 100 € gekostet ;-)). Ich brauche dafür dann aber auch überhaupt keine Struktur auf meinem NAS. Meine Dateien heißen z. B. 20151230142235.pdf, so benennt mein Scanner (Fujitsu Scansnap Evernote) sie, und FoxTrot findet die Inhalte, z. B. Bosch Bohrhammer oder Liebherr Kühlschrank oder was auch immer zuverlässig wieder. Spotlight findet da gar nichts.
            Viele Grüße, Joachim

          • Vielen DANK, Joachim. Das hört sich wirklich spannend und toll an. Vor allem freue ich mich, dass Du DEINEN Weg gefunden hast! Viel Spaß und Erfolg dabei!

      • Ein wirklich sehr gutes und toll durchdachtes System. Respekt!

      • drbrennero

        Hallo Jörg,
        danke für deine Mühe!
        Dein Setup sieht meinem ziemlich ähnlich.
        vor allem Hazel finde ich Klasse, ich nutze es hauptsächlich um das Datum aus einer PDF zu extrahieren und daraus dann den Dateinamen zu generieren.
        Wenn jetzt Textexpander für IOS noch mit Evernote funktionieren würde, wäre es eigentlich perfekt.
        Ich schwanke noch zwischen Papier und Ipad, aber irgendwie schaffe ich den Sprung auch noch nicht.
        Viele Grüße
        Uwe