‚Mein Setup‘ von Manuel Marquina

Mein Name ist Manuel Marquina. Als Senior Account Manager und Team Leader für Evernote Business in Zürich unterstütze ich Unternehmen bei der Verwendung von Evernote Business. Privat gebe ich den Newsletter You might have missed this heraus, welcher dir die besten Webartikel und Storys der Woche sendet. Zudem kuratiere ich das Thema Produktivität beim Schweizer Startup Niuws.

Setup

Mein Arbeitsplatz

Ich arbeite an ein bis zwei Tagen von zu Hause aus. Den Rest der Woche bin ich in der Regel im Evernote Büro in Zürich. Der Hauptgrund dafür ist der kommunikative Aspekt: Ich tausche mich mit Kollegen gern persönlich zu Projekten aus.

Wenn ich etwas wichtiges erledigen will, zum Beispiel eine umfangreiche Präsentation vorbereiten muss, gehe ich häufig in ein Café. Ich mag die Geräuschkulisse, dadurch arbeite ich automatisch fokussierter. Außerdem kann ich dort nicht ständig aufstehen, Kaffee kochen oder mit Leuten reden, es gibt einfach weniger Ablenkung.

Die Technik

Was die Technik angeht, bin ich ziemlich minimalistisch. Die gelbe Freitag-Tasche auf dem Bild ist im Prinzip mein komplettes Büro. Früher hatte ich natürlich auch einen großen Monitor mit Monitorständer, dazu eine Bluetooth-Tastatur und so weiter. Aber mittlerweile bevorzuge ich es, wenig vor mir liegen zu haben. Lieber arbeite ich am Macbook Pro mit kleinerem Display, als dass viele Geräte um mich herum stehen. Neben dem Macbook Pro nutze ich ein iPad Mini, vorrangig zum Lesen von News-Apps und Büchern, dazu mein iPhone. Sehr wichtig sind mir außerdem eine Tasse Kaffe, mein Notizbuch – ja, Papier! – und das richtige Schreibwerkzeug (es ist ein Faber Castell Fibre-tip pen ECCO PIGMENT 0.3)

Evernote

Einen Scanner verwende ich eigentlich nicht. Bei uns im Office steht der Scan Snap Evernote Edition, den nutze ich im Schnitt so einmal im Monat. Stattdessen scanne ich mit der Evernote App Scannable. Damit digitalisiere ich alles, was gerade rumliegt, sofort und speichere es direkt im passenden Notizbuch. Für mich funktioniert das besser, als 15 Minuten vor dem Scanner zu stehen. Außerdem ist die Qualität der iPhone Kamera mittlerweile so gut, dass man meiner Meinung nach keinen Unterschied erkennt.

Andere Gadgets kommen deutlich seltener zum Einsatz; gelegentlich zum Beispiel der Jot Script 2 in Kombination mit den Apps Paper oder Penultimate. Praktisch finde ich das beispielsweise im Kundentermin, da ich Dinge gerne grafisch erkläre. Wenn ich mit dem Stylus auf dem iPad ein Diagramm zeichne, habe ich viel mehr Freiheiten und gebe dem Ganzen eine persönliche Note – trotzdem ist es am Ende schöner anzusehen, als auf Papier. Außerdem hat das den Vorteil, dass ich die Zeichnung direkt mit dem Kunden oder Kollegen teilen kann, per Mail oder natürlich in Evernote.

Papierloses Büro

Grundsätzlich bin ich Befürworter des papierlosen Büros, ganz einfach weil Papier schlecht zu organisieren ist. Es kostet unwahrscheinlich viel Zeit, zu überlegen, was wo abgeheftet werden soll und das System aktuell zu halten. Ich habe alle meine Dokumente in Evernote und kategorisiere sie da, für die Steuerunterlagen gibt es beispielsweise ein entsprechendes Notizbuch, das ich mit meiner Frau teile.

Es gibt aber Ausnahmen. Bei kreativen Prozessen macht Papier meiner Meinung nach Sinn. Für Brainstormings zum Beispiel nutze ich immer Stift und Papier, weil es am schnellsten und kreativsten ist. Ich mache auch gern handschriftliche Notizen in meinem Notizbuch, die aber klar strukturiert sind. Zum Thema handschriftliche oder digitale Notizen finde ich dieses Video sehr aufschlussreich:

Wenn es dann ans organisieren und verwalten geht, wird es wieder digital. Ich fotografiere alle handschriftlichen Notizen ab, das Recherchieren, Bearbeiten und Kollaborieren passiert in Evernote.

Meine Apps

Meine Apps organisiere ich nach dem „Regenbogen-System“. Das hat vor allem ästhetische Gründe, ich finde, es sieht schön aus. Ich habe schon einige andere Systeme ausprobiert, die Apps zum Beispiel nach Typ bzw. Art der Anwendung geordnet, aber irgendwie habe ich dann nie die App gefunden, nach der ich gerade suchte. Das Sortieren nach Farben funktioniert für mich auch, weil ich ein visueller Typ bin und die Icons sofort wieder erkenne. Außerdem hat das den Vorteil, das ich alle Apps auf einem Screen habe und so sehr schnell darauf zugreifen kann.

Evernote

Die wichtigsten Apps sind die vier in der Shortlist:

  • Browser – logisch, den brauche ich ständig
  • Mail App – das Motto ist „back to basic“. Eine Zeit lang habe ich jede Woche eine neue E-Mail App getestet – ich bin eben ein Produktivitäts- und Gadget-Geek. Nun ist es wieder die native Mail App geworden, mit der ich sehr zufrieden bin. Übrigens ist „Inbox-Zero“ mein erklärtes Ziel und das erreiche ich auch circa alle zwei Tage. Für mich ist das sehr befreiend.
  • Wunderlist – die App ist für mich reines Task-Management, alle Tasks, die ich in meinem Kopf habe, wandern ausnahmslos da rein. Ich organisiere damit (und mit meinem physischen Notizbuch), was ich gerade zu tun habe.
  • Evernote – nutze ich für alles andere. Alle meine Ressourcen, Notizen, egal ob abfotografiert oder digital, Meeting-Ergebnisse, Projekte sind in Evernote, es ist mein digitaler Arbeitsplatz.

Darüber hinaus gibt es noch weitere Apps, die ich regelmäßig nutze. Dazu gehören Social Media-Anwendungen, vor allem Facebook, Twitter und LinkedIn und Kommunikations-Apps wie Slack und Skype, die wir teilweise intern oder im Austausch mit Kunden verwenden. Das sind für mich vorrangig Arbeitstools, die ich weniger privat nutze.

Die dritte Kategorie sind Apps zur Information. Dazu gehören Medium, wo ich gern Artikel lese und auch schreibe, Flipboard und YouTube. Außerdem nutze ich Instapaper, eine App mit der man ähnlich wie mit dem Evernote Web Clipper Artikel aus dem Netz abspeichern kann. Für mich ist Instapaper aber so eine Art Vorstufe: Wenn mich ein Artikel zu einem Thema interessiert, speichere ich ihn dort ab, lese ihn und archiviere oder lösche ihn später. Wenn ich ihn beim Lesen aber wirklich spannend fand oder denke, dass er für ein Projekt nützlich ist, lege ich ihn in Evernote ab. Den Web Clipper nutze ich immer dann, wenn ich etwas zu einem bestimmten Thema abspeichere (häufig z.B. Produktivität), das ich weiterverwenden möchte.

Eine meiner Lieblings-Apps ist außerdem die App Niuws, das ist ein Schweizer Startup, bei dem ich mitmache. Ich kuratiere dort die Artikel zum Thema Produktivität und schreibe eigentlich jeden Tag etwas, benutze es aber auch selbst gern als Konsument.

Eine letzte wichtige Kategorie ist das Thema Musik, hier nutze ich vor allem Spotify für unterwegs und zu Hause dann Sonos, das aber auch auf meine Spotify Playlisten zugreift.

Auf dem Macbook kann ich auf zwei Apps (neben Evernote) nicht verzichten:

  • F.lux – dies dämmert die Bildschirmhelligkeit und entfernt „blaues“ Licht – was einen Sepia-Effekt mit sich zieht. Schonend für die Augen, wenn man auch mal spät abends arbeiten muss.
  • Grammarly – Das beste Englisch Korrekturprogramm. Äußerst hilfreich, wenn man viel auf englisch schreibt.

Evernote

Ein paar persönliche Produktivitäts-Tipps: Mein Notiz-Workflow

In Evernote erstelle ich jeden Monat eine Notiz, in welcher ich meinen Schwerpunkt für den Monat setze: Was muss bis Ende des Monats gemacht werden, damit ich meinen Quartals-, Lern- oder Jahreszielen ein Stückchen näher komme (privat wie auch beruflich). Diesen Schwerpunkt teile ich dann in drei Ziele pro Woche auf. So kann ich täglich sicher stellen, dass ich neben all den Aufgaben die dringend sind, auch welche dabei habe, die mich diesen Wochenzielen näher bringen.

Die Notiz wandert in mein “Monthly Journal” Notizbuch.

Evernote

Während des Tages arbeite ich gerne mit meinem physischen Notizbuch. Meistens benutze ich dafür ein Evernote Moleskine Sketchbook. Die Seiten sind dicker als in anderen Notizbüchern, wodurch die Tinte nicht durchscheint (es macht mich verrückt, wenn auf einer Seite die Schrift auf der Rückseite durchscheint – leider bei vielen Notüzbüchern der Fall).

Ich benutze eine Abwandlung des „Bullet Journaling” Konzeptes. Dabei notiere ich während des Tages alle wichtigen Ereignisse, Notizen, Ideen und Aufgaben auf, genau dann, wenn sie eintreten. Mein „Geheimnis“ um produktiv zu arbeiten, ist eigentlich sehr einfach: Jeden Morgen schreibe ich die wichtigsten drei bis fünf Aufgaben auf, die für den Tag zu erledigen sind. Unter den fünf Aufgaben sind (fast) immer 1-2 persönliche Ziele. Am Ende des Tages werden erledigte Aufgaben gestrichen, unerledigte auf morgen geschoben oder für später in Wunderlist und Evernote abgelegt. Neuer Tag, Neues Ich!

Evernote

Am Ende der Woche, schreibe ich meinen “Weekly review” in Evernote, prüfe meine laufenden Projekte in Evernote, Aufgaben in Wunderlist und erstelle ein Foto von besonderen Notizen in meinem Notizbuch, welche dann ebenfalls in meinem Monthly Journal in Evernote abgelegt werden (oder in spezifische Projektnotizbücher).


Wie gefällt Euch Manuels Setup? Habt Ihr Fragen an ihn? Ich freue mich auf unsere Diskussion in den Kommentaren.

Hinweis: Ich behalte mir das Recht vor, beleidigende oder vom Thema abweichende Kommentare zu löschen.

  • Alexander Schifter

    Danke an Manuel! Bin immer wieder erstaunt, dass so viel beschäftigte Leute wie Du Ihr Leben so durchstrukturiert haben. Mit all den ToDo Listen, mit der Eloquenz, diese auch abzuarbeiten. Ich hechle immer meinem „Tagesplan“ hinterher, bekomme das nicht in den Griff. Egal, wunderbar geschrieben, sehr inspirirend. F.Lux muss ich mir ansehen, mir tun auf meinem Mac immer die Augen weh….
    Gruss aus Wien
    Alexander

  • Peter

    Hi Manuel, du schreibst, dass du Evernote und Wunderlist nutzt. Ist hier eine stärkere Integration der beiden Apps geplant? Evernote bietet zwar auch die Möglichkeit, Tasks und Reminder zu erstellen, aber ich mache das lieber mit Wunderlist, hauptsächlich aus dem Grund, damit alle Tasks an einem Ort gesammelt sind. Mein Traum wäre eine Möglichkeit in Evernote, einen Wunderlist Task nicht nur anlegen zu können sondern direkt sichtbar mit der Notiz verknüpfen zu können. Wenn ich dann den Task in Wunderlist abhake, sollte das dann auch gleich in Evernote angezeigt werden und umgekehrt. Die API von Wunderlist müsste das doch leicht hergeben!

    • Das wäre eine ‚wunderbare‘ Möglichkeit.. ich würde aber nicht allzu große Hoffnungen hegen. Nachdem Wunderlist von Microsoft gekauft wurde, dürften dort die Prioritäten anders gesetzt werden. Sunrise, eine sehr gute Kalender-App, wurde auch von MS übernommen und wird jetzt eingestellt…

      • Peter

        Ich sehe den Ball ehr bei Evernote. Die müssten entweder ein Plugin System schaffen, mit dem man selber sowas realisieren könnte oder sie müssten es gleich selber mit Hilfe der von Wunderlist zur Verfügung gestellten API lösen. Was die Zukunft von Wunderlist anbelangt, wird es die Zeit zeigen, ob Microsoft die App weiter blühen lässt oder den Geldhahn zudreht.

        • Manolo Marquina

          Ich stimme euch hier zu. Tasks haben wir noch nicht perfekt gelöst, wir arbeiten aber daran. Die API von uns ist offen und zugänglich für jeden. Es gibt bereits sehr interessante Task Anbindungen, wie beispielsweise „swipes“ das macht. Von uns aus priorisieren wir momentan unsere Kernkompetenzen wie das erstellen von Notizen und deren Anbindung in andere Systeme. Ein reines Task Management ist da (noch) nicht dabei. Euer Feedback ist aber sehr willkommen.

  • Doris Keglovits

    @Lars: Danke mal an dieser Stelle, ich LIEBE die „Mein Setup“ Kategorie, jedes Mal bringt sie mir neue Ideen für die Optimierung meines eigenen Setups und Workflows!!!
    @ Manuel: bin auch ein sehr visueller Typ was die Merkfähigkeit anbelangt – die Apps nach dem Regenbogensystem anzuordnen klingt da nur logisch, super Idee!!
    Ich zögere noch beim Einsatz von Wunderlist oder ToDoist – einfach weil mir das Zusammenspiel mit Evernote fehlt, ich nutze die Evernote-Erinnerungsfunktion, habe ein eigenes Notizbuch mit meinen To-Dos. Ist nicht optimal, aber dafür habe ich wirklich alles in einem Programm.
    LG
    Doris

    • Es gibt eine Anbindung von Evernote an ToDoIst über ein Drittprogramm, TaskClone. Kostet eine Jahresgebühr. Eine in Evernote angelegte Aufgabe (einfach ein Abhak-Kästchen einfügen) kann durch Eingabe von „tc“ als Schlagwort automatisch an ToDoIst übergeben werden. – Beim Abhaken in ToDoIst wird allerdings umgekehrt die Aufgabe in Evernote nicht ebenfalls abgehakt. Man kann aber mit einem Klick zur Evernote-Notiz zurück und diese dann dort abhaken.

      • Vielen herzlichen Dank für den Tipp. werde ich in Sachen Evernote ToDoist ausprobieren. Alternativ müsste ich mir sonst doch Swipes näher ansehen. Das es nicht rückwärts geht ist natürlich schon ein Handicap.

  • Ein super geschriebener Artikel und sehr inspirierend. Danke dafür, lieber Manuel. Ganz toll!
    Super strukturiert und Deine Monats- und Wochenplanung finde ich richtig klasse.
    Apps nach dem Farben zu sortieren ist mal eine ganz andere Herangehensweise. Weiter so 🙂

  • Toller Einblick, vielen Dank Manuel. Noch ein Hinweis zu f.lux. Mir ist das Programm vor ca. 2 Wochen zum ersten Mal begegnet, als ich mich mit dem Thema „Produktivität und besser schlafen“ auseinander gesetzt habe. Fachleute sagen, dass durch das blaue Licht der Geräte der Schlaf gestört wird. „Profis“ nutzen ab ca. 2 Stunden vor dem Schlafen gehen kein Phone, Tablet, PC mehr.

    f.lux löst dieses Problemauf dem Mac, gibt es aber nicht für Windows. Die entsprechende iOS App wurde kürzlich von Apple abgelehnt. Kurz darauf hat Apple diese Funktion für iOS 9.3 selbst angekündigt. Nicht gerade die feine kalifornische Art, aber für mich als User eine gute Nachricht.

  • @manolomarquina:disqus ich habe noch eine Frage zum Prozess des einscannen. Ich überlege gerade einen Multifunktionsdrucker inkl. Scanner und Anbindung an Evernote zu kaufen. Der Scan Snap ist mir für den Privatgebrauch zu teuer. Alternativ dachte ich auch schon daran nur auf Scannable zu setzen. Wie ist Dein Ablauf bei der Verwendung, speicherst Du alles in einer „Inbox“ und verschiebst die so entstehenden Notizen dann später auf dem Client, oder suchst Du bei jedem Scan-Vorgang gleich das passende Notizbuch aus und tippst auf dem iPhone auch den passenden Namen der Notiz ein? Vielen Dank.

    • Manolo Marquina

      Als Scanner Alternative reicht mir persönlich Scannable. Da hast du ins schwarze getroffen. Ich lege alles in ein INBOX Notizbuch ab. Wenn ich Zeit habe oder es mir zu viel wird in der inbox, beginne ich die Notizen sauber abzulegen. Bei aktuellen Projekten lege ich teilweise die Scans direkt in die jeweiligen Notizbücher. Auch Kundenofferten wurden bereits über Scannable prozessiert, ohne dass etwas an der Qualität eingebüsst wurde. Für Scanner Liebhaber: Alternativ kann man bei Scannern auch eine E-mail Weiterleitung der gescannten Dokumente festlegen. Diese kann dann über die Evernote Emailfunktion direkt in Evernote abgelegt werden.

  • Pingback: Linkdump vom Mi, 20. Januar 2016 bis Mi, 27. Januar 2016 Links synapsenschnappsen()

  • Benjamin

    Hi Manuel, danke auch von mir für deinen tollen Beitrag, gefällt mir echt gut deine Arbeitsweise. Ähnlich arbeite ich aktuell auch. In meiner Firma zähle ich leider noch vereinzelt zu den Befürwortern des papierlosen Büros. Dafür bin ich bei der Suche nach bestimmten Dokumenten oder Notizen schneller als meine Kollegen dank Evernote :P. Dazu habe ich gleich mal eine Frage: Wenn ich nach bestimmten Begriffen in Evernote auf dem iPad oder in der Browser-Version suche, werden zwar PDF-Dateien in den einzelnen Notizbüchern durchsucht und mir als Ergebnis die Notizen angezeigt, leider wird nicht die PDF Datei markiert und besser noch gleich geöffnet mit dem jeweiligen Suchergebnis. Wenn ich eine Notiz mit mehreren PDFs habe und diese Notiz als Suchergebnis anzeigt wird, muss ich jede einzelne PDF anschauen und extra nach dem Begriff durchsuchen. Kannst du mir hier weiterhelfen ? Ist es Möglich PDFs auf dem iPad direkt in der Notiz anzuzeigen, ähnlich wie beim Mac? Dank dir und beste Grüße aus Berlin!

  • Hallo Manuel,
    wieder ein äußerst interessantes und anregendes Set-up samt Diskussion.

    Frage: Wie hast Du das Evernote-“Monthly Journal” erstellt? Ist das eine Grafik als Template importiert, in die Du dann den jeweiligen Monat einträgst? Ich kann bei meinem EN-Premium keine Textboxen erstellen.

    Asiatische Grüße aus den Philippinen!