43 Folders von Sebastian Poll

Mein Name ist Sebastian Poll und ich bin Onlinehändler, eCommerce Berater im KMU Bereich und halte hier und da auch mal einen Vortrag – meist zu meinem Lieblingsthema:

Setup von Sebastian Poll

„Produktivität und Effizienz im Onlinehandel“, zu dem ich kürzlich auch meinen Blog unter www.SebastianPoll.de gestartet habe.

Die 43 Ordner Methode

Lars hat mir freundlicherweise angeboten einen Gastbeitrag zu einem meiner Lieblingstools zu veröffentlichen: „Die 43 Ordner Methode“ bzw. „43 Folder Methode“. Ich weiß, dass Lars ein Fan der Schlummer-Funktion von Mailprogrammen ist, und die Methode, die ich vorstellen will, tut genau das, aber für die gute alte Briefpost und alles andere auf Papier!

Bis ich die 43 Ordner, oder besser Mappen eingeführt hatte, sammelte sich Papier immer auf meinem Tisch oder verschwand an irgendwelchen Orten, wo ich es nicht wiederfinden konnte, wenn ich es brauchte oder nur darüber gestolpert bin, wenn ich es nicht brauchte. Die Methode funktioniert für alles, dem du ein Datum zuweisen kannst wie z.B. Konzerttickets, amtliche Schreiben auf die man erst später antworten kann oder auch Notizen, an die ich mich selbst an einem anderen Tag erinnern will.

31 plus 12 gibt 43

Der Aufbau ist eigentlich sehr einfach, aber etwas schwer zu erklären: Stell dir eine Hängeregistratur mit 43 Registern vor: 12 Monatsmappen und 31 Tagesmappen. Diese sind so hintereinander angeordnet, dass ganz vorne der heutige Tag steht und dahinter die restlichen Tage und Monate.
Hier z.B. für den 15. Januar:

Sebastian Poll Setup

So sieht es aus, wie es normalerweise auf meinem Fensterbrett steht.

Sebastian Poll Setup

So liegen die Mappen im oberen Beispiel im Ordner. Die Januar-Mappe ganz hinten ist übrigens schon die Januar Mappe des nächsten Jahres! Es ist übrigens egal, ob ihr Mappen, Ordner oder sonst was benutzt. Es sollte nur einfach und unkompliziert in der Handhabung sein. Ihr werdet das jeden Tag machen, also wäre ein klassischer Ordner etwas unpraktisch! Meine sind diese von www.Classei.de

Räumen wir mal etwas weg!

Die Vorgehensweise ist ganz einfach: Terminierungen innerhalb der nächsten 31 Tage könnt ihr quasi tag genau ablegen. Darüber hinaus nur in den entsprechenden Monat. Jeden Tag zieht man die vorderste Mappe heraus, leert sie und steckt sie hinter die letzte Tages- bzw. Monatsmappe. So entsteht ein automatisch durchlaufendes System. Ich will diesen Ablauf an drei einfachen Beispiele genauer erklären:

  1. Die Agentur für Arbeit benötigt über einen neuen Mitarbeiter eine Rückinfo, die ich aber erst am Ende des nächsten Monats bekomme. -> Den Brief kann ich jetzt nicht beantworten und packe ihn deshalb einfach in die Februarmappe.
  2. Ein Kunde sagt mir, ich soll unbedingt einen Mitarbeiter grüßen, der ist aber 3 Wochen im Urlaub! -> Ich schreibe es mir während des Telefonats auf ein Post-It und sortiere es in die Tagesmappe vom 6. Februar.
  3. Zum Geburtstag habe ich Konzertkarten geschenkt bekommen, das Konzert ist aber erst Mitte Dezember. -> Den Termin trage ich mir in meinen Kalender ein, die Karten lege ich einfach in die Dezembermappe.

So viel zum „Terminieren“. Es war nicht wirklich aufwendig, oder? Aber wie läuft das jetzt praktisch ab? Jeden Morgen ziehe ich die vorderste Mappe raus, checke was darin ist und ordne die leere Mappe hinter der letzten Tagesmappe wieder ein. Es ist nur etwas mehr als ein Handgriff und dauert keine 30 Sekunden! So mache ich das jeden Tag bis zum 1. Februar: Dann habe ich ganz vorne die Monatsmappe Februar und dahinter die 31 Tagesmappen, die nach hinten rotiert sind. Jetzt kommt, ihr habt’s geahnt, Beispiel Nummer 1 zum tragen.

Sebastian Poll Setup

  1. In der Februar Mappe liegt ja der Brief von der Agentur für Arbeit, die benötigte Info habe ich aber erst am Ende des Monats – am 24. vielleicht. Da inzwischen alle Tagesmappen hinter der Februarmappe liegen kann ich das Schreiben einfach in die „24“ legen. (Am 24. dann ziehe ich genau diesen Brief wieder heraus, habe die Info vorliegen und sende meine Antwort per Mail.)
  2. Ein paar Tage später bin ich beim 6. Februar angekommen, finde die Notiz für den Mitarbeiter und begrüße ihn nach seinem Urlaub gleich mit dem Gruß von vor 3 Wochen.
  3. Anfang Dezember, ich habe schon lange nicht mehr dran gedacht, ziehe ich die Konzertkarten aus der Monatsmappe, checke den Termin und lege mir die Karten auf den Tag, an dem das Konzert ist.

Zusammenfassung

Wie ihr seht, ist das System, einmal verstanden, eigentlich super einfach. Das Tolle daran: Es ist fehlerresistent. Vergesst ihr einen Tag, oder seid am Wochenende nicht im Büro (hoffentlich ist das so!), müsst ihr eben zwei oder mehr Mappen öffnen. Gleichzeitig kann es euch am Monatsanfang bzw. früh an wichtige Dinge erinnern, um sich z.B. mental darauf einzustellen und zu entscheiden wann man es wieder in den Händen halten will. Dazu legt ihr euch solche Einträge einfach ein paar Tage vorher ab. Typisches Beispiel: Aktuelle Preisliste für die anstehende Jahresverhandlung mit einem Versanddienstleister.

Das Wichtigste aber: Es ist so sicher verstaut, dass ich weder immer wieder unnötig daran erinnert werde, noch den Zwang verspüre mich selbst daran zu erinnern und die Gedanken immer wieder darüber kreisen zu lassen – es wäre unnötig verschenke Lebens- und Gedankenmühe! Ich hoffe euch kann diese einfache Methode ebenso helfen, sowie Kopf und Tisch freiräumen wie mir.

Ich würde mich über eure Kommentare freuen und natürlich auch über euren Besuch bei www.SebastianPoll.de!

Kleiner Tipp zum Schluss

Es funktioniert auch klasse mit wiederkehrenden Aufgaben. So habe ich z.B. für Mitarbeitergespräche eine Art Terminzettel für jeden einzelnen Mitarbeiter, auf dem ich am Ende des Gesprächs das aktuelle Datum notiere und es so weit nach vorne stecke wie ich denke, dass es nötig ist. So muss ich nicht einem starren Plan folgen, sondern kann problemlos abweichen und individuell reagieren.

Euer Sebastian Poll

Hinweis: Ich behalte mir das Recht vor, beleidigende oder vom Thema abweichende Kommentare zu löschen.

  • Bastian Stuhlmacher

    Guten Morgen,
    Ich kenne das System auch und habe es viele Jahre auch so betrieben. Mein Vater hat es mir beigebracht, weil seine damalige Sekretärin nach dem Prinzip gearbeitet hat.
    In meinem Anwendungsbreich hat es aber einen Nachteil. Wenn ich bspw. zu einem Vorgang zusätzliche Informationen angefordert habe. Packe ich den aktuellen Vorgang beispielsweise 2 Wochen weiter weil ich denke ich bekomme dann eine Rückinfo. Nun kommt die Rückinfo aber übermorgen und ich möchte die erhaltenen Informationen nun diesem Vorgang hinzufügen, weiß aber nicht mehr zu welchem Datum ich den bereits bestehenden Vorgang abgelegt habe. Dann geht das große Suchen los, was viel Zeit kostet.
    Um das zu Umgehen, hat die Sekretärin von meinem Papa zusätzlich eine Excelliste geführt um nachzuhalten, welcher Vorgang zu welchem Datum abgelegt ist. Ist dann aber schon viel Verwaltung.
    Zusätzlich ist das Druckaufkommen enorm, wenn man das Prinzip nicht digital anwendet.
    Ich finde das Prinzip aber trotz alle dem nicht schlecht und besser als keine Struktur.

    Viele Grüße Bastian

    • Hallo Bastian,
      da gibt’s einen einfachen Trick! Bei solchen Fällen, also wenn du es zwischendurch noch mal brauchen könntest, klebe ich ein PostIt mit einem kurzen Stichwort so auf das Blatt, dass es oben wie ein kleines Fähnchen raussteht (So wie die Zahlen bei den Mappen). Da die Mappen ja nach oben offen sind, funktioniert das prima.

      Das empfehle ich aber nur für einzelne Fälle. Wenn du wirklich oft und immer wieder auf die Papiere zurückgreifen musst, würde ich entweder anders ablegen oder generell bei der Ablage in den 43 Folders die Reiter wie oben beschrieben nutzen und zusätzlich alphabetisch sortieren. Die von mir erwähnten Classei Mappen haben da für ja sogar schon Beschriftungen. Weisst du, was ich damit meine?

      Grüße
      Sebastian

  • Hallo Michael,

    Vielen Dank für deine netten Worte. Die 43 Folders sind natürlich nur ein weiterer und ergänzender Baustein einer sinnvollen Organisation. Ich arbeite selbst auch mehr in Evernote und Todoist, dazu haben die Leser von Lars aber genug tollen Input!

    Etwas ähnliches wie du habe ich auch in Todoist abgebildet, jedoch verteilt Projekten. Das beschreibe ich sicher auch mal in meinem Blog. Jeder geht da seinen eigenen Weg und wichtig ist, dass es sich für dich gut anfühlt. Immer nach meinem Motto: Erlaubt ist, was funktioniert 😉

    Zum Thema Referenzierung hab ich noch einen kleinen Geheim-Tipp für Mac und iPhone User: Bei Evernote kennst du ja den Notiz-Link und auch bei Todoist kann man den Link zur Aufgabe kopieren. Bei Airmail, einem Mail Client (einfach mal hier bei Lars das Review suchen) kann man auch eine Nachrichtenverknüpfung kopieren, die sowohl am Mac wie auch unterwegs auf dem iPhone oder iPad funktioniert! Damit verknüpfe ich meine Todos mit den Emails und spare mir das lästige Suchen. Unbedingt ausprobieren!

    Grüße
    Sebastian

    • Werner

      Im Prinzip ein gutes System. Ich habe das System aber noch weiter vereinfacht: Bei mir gibt es nur 12 Monatsmappen. Für Ein-Mann Unternehmer oder das Homeoffice ist das meiner Erfahrung nach völlig ausreichend.
      Es minimiert sowohl den Aufwand fürs Ablegen als auch fürs Wiederfinden enorm. Einfach, schnell und effizient. So wollen wir doch alle arbeiten.

      • Hallo Werner,

        wenn es für dich mit nur 12 Mappen reicht, super! Auch wenn ich mich wiederhole: Es ist alles erlaubt, wenn es für dich funktioniert!

        Mir würde dabei der tägliche Check und auch das Tag-genaue ablegen fehlen. Du hast aber recht, das steht und fällt sicher mit der Menge an Dokumenten. Vielleicht versuche ich es auch einmal mit einem Kompromiss aus 12 Monats- und 4-5 Wochenmappen.

        Grüße
        Sebastian

  • Max

    Super! Vielen Dank für diesen sinnvollen Tipp! Genau nach soetwas habe ich lange gesucht.

  • Olivier

    Hallo Sebastian
    Danke für den Beitrag.
    Ich arbeite seit mehreren Jahren mit der Methode und habe es damit geschafft einen sauberen Arbeitsplatz zu haben jeden Morgen und jeden Abend.
    Seit einem Jahr jedoch kombiniert mit den Methoden von Lars, Hauptgrund ist, weil ich nicht immer in der Agentur in Bern bin und ab und zu Home-Office mache möchte.
    Herzliche Grüsse
    Olivier

  • Danke Sebastian für die tolle Beschreibung. Ich habe das System schon länger, aber leider habe ich es bis dato nicht geschafft, es NICHT zu vergessen täglich damit zu arbeiten. Dank deines Berichts, habe ich den Fokus wieder mal auf das 43Folder System gelegt und habe meine Box nun noch prominenter platziert, mit einem großen DON´T FORGET – Sticker versehen und arbeite nun 2 Wochen bereits sehr erfolgreich damit. Danke für das Auffrischen 🙂