Mit den Todoist Email-Adressen auf dem Weg zum Inboxzero

Viele der täglichen Aufgaben ergeben sich aus eingehenden Emails. Der Email-Eingangskorb wird zu einer erweiterten und ungeordneten ToDo-Liste. Aufgeschobene Emails bleiben teilweise ewig dort hängen.

Mit den Todoist Email-Adressen auf dem Weg zum Inboxzero

Der leere Eingangskorb (Inboxzero) rückt in weite Ferne oder – noch viel schlimmer – hat sich bisher noch nie eingestellt.

Aber wie erstelle ich am einfachsten aus eingehenden Emails eine Aufgabe in meinem Taskmanager? Und wie erhalte ich regelmäßig das befreiende Gefühl des leeren Eingangskorbs und werde ein echter Inboxzero?

Mit meinem Lieblings-Taskmanager Todoist ist das ganz einfach.

Todoist bietet eine Möglichkeit, die mit wirklich allen Email-Programmen und -Apps funktioniert.

1. Todoist Email-Adressen finden

Jedes Deiner Todoist-Projekte hat seine eigene und einmalige Email-Adresse.

Im Kontextmenü (hinter den ….) des entsprechenden Projektes einfach den Menüpunkt ‚Aufgaben per Email an dieses Projekt senden‘ auswählen.

Email Adresse von ToDoist

Dort findet Ihr die einmalige Email-Adresse des Projektes.

Wo finde ich die Email Adresse bei ToDoist

 

Die Email-Adresse steht innerhalb der Klammern <…> und ist immer so aufgebaut:

project.nummer.nummer@todoist.net

2. Email-Adressen abspeichern

Die Email-Adressen Deiner wichtigsten Projekte und des Eingangskorbes solltest Du in Deinem Adressbuch abspeichern. So hast Du diese immer griffbereit.

Bei mir haben alle Projekte den Nachnamen Todoist und den entsprechenden Projektnamen als Vornamen.

3. Email Syntax lernen

In der weitergeleiteten Email kannst Du die Aufgabe direkt so parametrieren, dass Du sie später nicht erneut anfassen musst. Die Betreffzeile der Email wird immer als Name der Aufgabe übernommen und kann beliebig geändert werden.

Für weitere Einstellungen hängst Du die entsprechenden Kürzel der Betreffzeile an:

Fälligkeitsdatum
<date morgen> Legt das Fälligkeitsdatum der Email auf morgen. Anstelle von morgen kann hier jede Bezeichnung der Todoist Datumsformate benutzt werden.

Priorität
!!1 legt die höchste Priorität für die Aufgabe fest, 2 und 3 entsprechend niedrigere Prioritätsstufen

Etiketten
@etikett fügt der Aufgabe das entsprechende Etikett hinzu.

4. Email weiterleiten

Die Email mit der Aufgabe und der eventuell angepassten Betreffzeile jetzt einfach an die Todoist Email-Adresse des passenden Projektes weiterleiten.

Der Inhalt der Email wird automatisch der Aufgabe als Notiz hinzugefügt und selbst alle Anhänge der Email stehen zur Verfügung.

5. Email verschieben

Ok, jetzt hast Du aus der Email eine Task in Todoist erstellt. Die Email liegt aber immer noch in Deinem Eingangskorb.

Ganz nach dem LGTD – Lars Gets Things Done – Prinzip solltest Du die Email jetzt in den Ordner ToDo Deines Email-Programms verschieben und aus dem Eingangskorb entfernen.

In dem Ordner ToDo sammeln wir nach LGTD alle noch zu erledigenden Emails. Nach dem Abarbeiten kann die Email endgültig archiviert oder gelöscht werden.

Solltest Du die Email nicht mehr zur Erledigung der Aufgabe benötigen, kannst Du sie selbstverständlich auch, ohne den Umweg über den ToDo-Ordner, direkt archivieren.

Fazit

Bitte beachte bei der Abarbeitung Deiner Emails immer die 2-Minuten-Regel. Beantworte alle Emails, die in zwei Minuten erledigt werden können, sofort. Ganz egal, welcher Priorität.

Lege für alle anderen Emails direkt eine Task in Todoist an. Mit der Todoist Email-Adresse ein Kinderspiel. Nutze dazu den Todoist Email Syntax, damit die Aufgabe direkt richtig eingeordnet wird.

Wenn Du diese Emails danach noch konsequent, wie im LGTD-System (Lars Gets Things Done) vorgesehen, aus dem Eingangskorb in den Ordner ToDo verschiebst oder direkt archivierst, ist der Inboxzero die logische Konsequenz.

Noch eine Empfehlung zum Schluss

Mein Blogger-Kollege Ivan Blatter hat einen hervorragenden und lehrreichen Videokurs zu Todoist im Angebot. Wenn Du tiefer einsteigen und zu einem echten Todoist-Profi werden möchtest, kann ich Dir den Kurs nur wärmstens ans Herz legen. Den Kurs findest Du hier.

Wie legt Ihr Aufgaben aus Emails an? Seid Ihr schon ein Inboxzero? Ich freue mich auf den Austausch mit Euch in den Kommentaren.

Hinweis: Ich behalte mir das Recht vor, beleidigende oder vom Thema abweichende Kommentare zu löschen.

  • rapsli

    Habe diese Funktion auch gerade heute entdeckt und werde die in meinen Workflow einbauen.

  • Marko

    Kann es sein, dass dies nur funktioniert, wenn man die Premium-Version nutzt?

    • Ja, diese Funktion gibt es nur bei Premium oder Business

  • Joachim Fischer

    Meistens muss ich keine komplexe Aufgabe aus einer E-Mail erstellen, sondern einfach nur die E-Mail selber einen oder wenige Tage oder selten auch mal eine längere Zeit später erneut präsentiert bekommen. Dafür brauche ich keinen Aufgaben-Manager, sondern eine simple Wiedervorlagefunktion. Die bietet leider nur ein einziger mir bekannter E-Mail-Client, nämlich Thunderbird mit der Erweiterung mailmindr, derzeit in v0.7.9, entwickelt von einer kleinen hamburger Firma. – Dieses Add-On bietet auch gleich die zweite für mich unverzichtbare Funktion, nämlich die Wiedervorlage einer ausgehenden Mail. – Oder wie kontrollierst Du, ob eine Antwort auf Deine Mail gekommen ist oder noch aussteht?

    Dein Verfahren verwende ich nur, wenn ich zu der Aufgabe außer der Mail noch weitere Details hinzufügen will.

    Gruß, Joachim

    • Es gibt noch ein paar andere Mail-Apps mit Wiedervorlage: Mailbox, Mailpilot und Spark. Empfehlen kann ich Mailbox. Eine Email-App ganz noch meinem Geschmack. LGTD-Style 🙂
      Leider ist das Desktop-Programm (OS X) noch immer in der Beta-Phase (wie lange eigentlich noch Dropbox???).
      Ich hatte Mailbox
      http://larsbobach.de/mailbox-das-beste-email-app-fuers-iphone/
      und Mailpilot bereits getestet:
      http://larsbobach.de/email-auf-dem-ipad-test-der-app-mail-pilot-2/

      • Joachim Fischer

        Auf Grund Deiner Tests habe ich Mailbox auch auf meinen Apple-Geräten. Es kann aber „Wiedervorlage“ nur für gesendete Mails, nicht für Mails, die ich selber sende und dann auf Antwort warte. Das finde ich beinahe noch wichtiger.

        • Stimmt, das ist auch sehr wichtig. Ich nutze folgenden Workaround:
          Nachdem ich die Email beantwortet habe, bleibt die Konversation im erst einmal im Eingangskorb. Die Konversation lege ich mir dann einfach auf den passenden Termin. Und schon verschwindet sie aus der Inbox und taucht erst zum Termin wieder dort auf. Passt das?

          • Mit Mailbox? Mit Airmail kann man doch meines Wissens nichts „auf Termin legen“. Dann benutzt Du beide Mail-Programme nebeneinander? –
            Und was machst Du mit Mails, die Du neu geschrieben hast? Wie kontrollierst Du da den Eingang der Antwort?

          • Ja, genau, mit Mailbox und ich nutze beide Mail-Programme, da mir Mailbox alleine für OS X noch zu buggy ist.
            Neu geschriebene Emails, die ich verfolgen möchte, lege ich mir in ToDoist mit dem Etikett @waiting_for an.
            Für Deine Anforderung gibt es für Google Mail auch das Plug-in Boomerang. Damit habe ich aber keine Erfahrungen. Vielleicht ist es ja etwas für Dich 🙂

          • Prima, dann habe ich Dich richtig verstanden. Ich war auch zu dem Schluss gekommen, dass nur eine Kombination aus beiden Programmen + ToDoIst alle Anforderungen abdecken kann.
            Für den Hinweis auf Boomerang bin ich sehr dankbar! Wenn man nur Gmail benutzt, hat es genau die geforderten Funktionen und sogar noch einige mehr. Es ist allerdings nur bis zu 10 Vorgängen/Monat kostenlos, sonst sind 5, 15 oder 50(!)$ pro Monat und pro GMail-Account fällig. Ich werde Dir mal berichten, ob es mir letztlich so viel wert ist.

          • Prima, über einen Bericht Deiner Erfahrungen mit Boomerang würde ich mich sehr freuen 🙂

  • Matthias Zimmer

    ganz ehrlich: Ich rede schon seit 15 Jahren vom papierlosen Büro, damals ließ ich mich durch ein Buch von Bill Gates inspirieren. Da ich technisch nicht derart vermögen bin, dass ich alles umsetzen kann und mir zum erlernen von alledem die Zeit fehlt, geht es bei mir – leider – weniger professionell zu.
    Andererseits steht mir manchmal auch mein Perfektionismus im Wege, aber ich arbeite tapfer daran.

    Meine Todos bearbeite ich derzeit einfach mit dem von Apple mitgelieferten Aufgaben, überhaupt nutze ich ganz gerne die Apple-Eigenen Apps.

    Als Cloud nutze ich Google Drive, allerdings funktioniert dort die Volltextsuche nicht mehr ganz.

    Aber diese Empfehlung mit Todoist sehr interessant. Ich schaue es mir in jedem Fall an.

    • Matthias Zimmer

      muss mir mal gerade selber antworten resp. updaten:
      Ich bin dabei mich mit Todoist zu arrangieren, es ist ein kleiner Prozess aber wird sicher werden. Das LGTD leistet gute Hilfestellung 😉
      Wenn ich einen endgültigen Stand habe, teile ich gerne mit, wie ich es halte.

      • Danke für Deine Kommentare, lieber Matthias. Das würde mich sehr interessieren. Halte uns bitte auf dem Laufenden 🙂

  • Ralf Grabowski

    Dass jedes Projekt bei Todoist eine separate E-Mail-Adresse hat, finde ich ziemlich störend.
    Wenn ich es recht verstehe, hast du dir separate Adressen im Adressbuch (für jedes Projekt einen einen Eintrag) angelegt. Das hatte ich mir auch überlegt, finde es aber nicht schön, so viele Pseudoeinträge zu haben.
    Ich habe es deshalb für meinen Workflow so gelöst, dass ich im Todoist ein spezielles Projekt mit Namen Mail-Eingang angelegt habe. So habe ich nur eine weitere Mailadresse, nämlich die dieses „Eingangskorbes“. Zur täglichen Routine gehört für mich dann, im Todoist den Eingangskorb zu leeren, die Tasks also in die richtigen Projekte zu verschieben.
    Die Mails, die ich solchermaßen weitergeleitet habe, lösche ich anschließend in der Regel im Mailprogramm.

    • Ein guter Workflow. Danke dafür Ralf 🙂

  • MPower

    Hallo,

    Gibt es einen Grund wieso der Eingang von Todoist, keine Emailadresse hat? Gerade dort fände ich, wie bei Evernote zum Beispiel einfach realisierbar, eine Emailadresse sinnvoll.
    Oder irre ich mich da und kann einfach nur die Emailadresse nicht finden?

    • Der Eingang hat eine Email-Adresse, die ist aber etwas versteckt:
      Im Eingang oben rechts auf das gekreuzte Symbol (Aufgabenaktionen). Dort gibt es dann auch den Menupunkt ‚Aufgaben per Email an dieses Projekt senden‘ 🙂

  • Hendrik Reichmann

    Hi, ich habe versucht über ein IFFT eine über Siri notierte Erinnerung in todoist zu übernehmen. „Erinnerung Test Spitzklammer auf morgen Spitzklammer zu Ausrufezeichen eins # warte“ war mein Satz. Das ist die entstandenen Erinnerung iOS: Test ! Eins # warte und den Zeitpunkt auf morgen neun Uhr als Datum. In todoist kommt nur der gleiche Text ohne Datumseingabe an. Hat iOS den jetzt geklaut oder ist das irgendwie möglich? Danke für die hoffentlich folgende Erleuchtung!
    Lob, Lob, Lob an Lars Bobach für alles zum Thema Produktivität!!!

  • Rolf Goetz

    Wenn man z.B die einzelnen E-Mailadressen der Projekte mit dem jeweiligen Namen des Projektes versieht, z.B. nach der Logik Vorname=Projket und Nachname = ToDoist, dann kann man bei Eingabe im Empfängerbild von ToDoist (alternativ auch cc oder boc) die Email des gleich richtigen Projketordners auswählen und muss nicht noch in ToDoist den Eingangskorb bearbeiten.

    • Danke für die gute Ergänzung, lieber Rolf.