Papierloses Büro: Professionelle Meetings mit dem iPad [Podcast 028]

“Wer sich vor der Arbeit drücken will, der geht zu einem Meeting”.

Diese vor allem in der produzierenden Belegschaft beliebte Binsenweisheit ist leider weit von der Wahrheit entfernt. Meetings sind alles andere als eine Gelegenheit, bei der man sich entspannen könnte oder sollte – im Gegenteil. Konzentriertes Zuhören, Mitschreiben und kreative Zusammenarbeit sind der Kern einer jeden Besprechung.

Podcast 028

Die bis heute noch sehr manuellen Ansätze mittels Flipchart, Präsentation und Hand-Out sind jedoch mittlerweile eher eine Motivations- und Kreativitätsbremse, als dass sie für die fruchtbare Zusammenarbeit beitragen könnten.

Hier wie immer die Podcast-Folge kurz zusammengefasst:

Das Zauberwort beim Durchführen von Meetings heißt hier einmal mehr: Digitalisierung. Die Zettelwirtschaft mit schweren, unhandlichen und unübersichtlichen Blöcken aus Papier ist definitiv nicht mehr zeitgemäß.

Vorteile digitaler Dokumente

Leichtigkeit: Auch der kräftigste Mann kann niemals die Menge an Dokumenten mit sich führen, die in einem iPad lokal oder in einer Cloud gespeichert werden können. Auf einem iPad können ganze Katalog-Jahrgänge gespeichert und zugänglich gemacht werden.

Dynamik: Digitale Dokumente sind dynamischer. Dies gilt für ihre Organisation als auch für den Umgang mit ihnen. Alleine die Suche nach einem bestimmten Schlagwort erfordert bei einem beliebig großen Dokument lediglich die Eingabe eines Befehls. Ein papiernes Handout bleibt, was es ist: Ein Stapel bedrucktes Papier, wie er seit Guttenberg technisch unverändert ist.

Barrierefreiheit: Das iPad erlaubt mit den entsprechenden Apps eine komfortable und barrierefreie Handhabung. Dazu gehört das direkte Mitschreiben ins Pad, ohne dabei durch störendes Tippen den Redefluss des Vortragenden zu stören. Das iPad hat durch sein flaches Design auch nicht diese Anmutung einer Trennwand, wie man sie vom hoch geklappten Display eines Notebooks kennt.

Empfohlene Apps

Um das iPad wirklich als Tool für Meetings einsetzen zu können, sind dir folgende Apps empfohlen:

Goodnotes

GoodNotes ist eine App, die es dir erlaubt, das iPad wie einen Notizblock zu benutzen. In Kombination mit dem dazu gehörigen Stift, kannst du mit GoodNotes deiner Kreativität freien Lauf lassen. Die Mitschrift oder die Skizzen werden sofort digitalisiert und können bereits in der App strukturiert und organisiert werden.

Evernote

Evernote unterstützt das Ablegen und organisierten aller relevanten Informationen. Damit sind nicht nur die Informationen für das aktuelle Meeting verfügbar, sondern auch alle Protokolle und Mitschriften der letzten Meetings. Das erleichtert die Zusammenarbeit enorm, indem direkt im Meeting alle potentiell strittigen Punkte mit den bereits getroffenen Entschlüssen abgeglichen werden können.

Scanable

Scanable ist eine kleine App, mit der Hardcopy-Dokumente schnell und bequem eingescannt werden können. Dazu genügt es, die Kamera vor das Dokument zu halten. Sobald das eingescannte Dokument in Evernote hochgeladen ist, kann eine Texterkennung die weiter Verarbeitung ermöglichen.

Digitalisierung nicht verpassen

Wer denkt, mit einer Power Point Präsentation alles zum Thema „Digitale Meetings“ zu wissen, wird sich bald in der Herde der aussterbenden Dinosaurier wieder finden. Informationen sind heute dynamisch, digital und – zugänglich.

Selbst die heute verfügbaren Möglichkeiten sind nur ein Zwischenschritt, der früher oder später durch noch dynamischere, schnellere und komfortablere Features abgelöst wird.

Wer auf diesen Zug nicht aufspringt, der wird seine Meetings bald tatsächlich nur noch zum kollektiven Gruppendösen verwenden können. Doch die Zukunft wird dann woanders gemacht.

Welche Erfahrungen habt Ihr, mit dem iPad bei Meetings? Ich freue mich auf Eure Anregungen in den Kommentaren.

Hinweis: Ich behalte mir das Recht vor, beleidigende oder vom Thema abweichende Kommentare zu löschen.

  • Stefan

    Lieber Lars Bobach,

    vielen Dank für die vielen interessanten und wertvollen podcast Folgen!
    Ich verfolge Deinen Podcast mit grossem Interesse.

    Zu der Folge mit den Besprechungen möchte ich Dir gerne noch eigene Erfahrungswerte mitteilen:

    1) Durch denn Einsatz von Apple TV kann das iPad als Whiteboard herhalten.
    Wir stellen hier z.B die Agenda mit Evernote da, führen die Besprechungsnotiz direkt in Evernote und halten hier unsere Präsentationen.

    2) Wenn eine Besprechung mit Evernote vorbereitet wurde, kann sehr schön und Einfach anhand des Präsentationsmodus im Evernote die Besprechung eröffnet werden.

    3) Wir benutzen die App „Slideshark“ zur Organisation der Firmen- Präsentationen. Hier werden alle Präsentationen zentral von unserem Admin hochgeladen, und die Leute haben automatisch immer die aktuellen Präsentationen / Kataloge dabei.
    Ich erlebe es oft, dass sich durch die Kombination von Slideshark & apple TV eine sehr dynamische Besprechung entwickelt.

    4) Da wir sehr oft Besprechungen mit Teammitgliedern in anderen Zeitzonen haben, kommt auch hier sehr oft das iPad oder iPhone zum Einsatz. Hier verwenden wir Teamviewer.

    5) Es kommt bei uns auch oft vor, dass wir schnell aus der Besprechung heraus auf einen Datei oder PC zugreifen müssen. Wir haben alle unsere PC/Mac’s mit Teamviewer zentral organisiert und können dann einfach mit dem iPad oder dem Besprechungs-mac auf den jeweiligen PC zugreifen und hier die gesuchte Datei/ Bild/Mail, etc. darstellen.

    Vielen Dank an der Stelle noch mal für die vielen interessanten Beiträge!
    Grüsse Stefan

    • Danke für die super Ergänzung, lieber Stefan.
      Hättest Du Interesse diesen Workflow einmal als Gastartikel auf meinem Blog vorzustellen? Würde mich riesig freuen 🙂

      • Stefan

        Hallo Lars,
        Danke für das Angebot!
        Ich habe Interesse an einem Gastartikel, bin aber noch in meiner Aufgabenplanung für das erste Quartal und würde dann gerne erst ab dem 11.01.17 zu- /absagen und ggf. Einzelheiten besprechen.
        Ich hoffe, dass das in Ordnung ist:)

        Grüsse Stefan

        • Klar, das ist in Ordnung. Freue mich, wieder von Dir zu hören 🙂

        • Karl

          Das würde mich auch sehr interessieren!