Schicke nicht diese Email!

Jeder kennt diese Situation: Du erhältst eine Email über die Du Dich maßlos ärgerst. Schnell auf ‚Antworten‘ geklickt und in dem Zustand des Grolls eine Antwort verfasst. Diese kann dann nicht polemisch und verletzend genug sein. Schließlich will man es seinem Gegenüber richtig heimzahlen.

Böse Email im Affekt geschrieben, Persönlichkeitsentwicklung

Letztens ging es mir genau so. Ein Kunde hatte sich über unsere Rechnung beschwert und unsachlich unsere Arbeiten bewertet. Im ersten Affekt hatte ich eine Antwort verfasst und diese voller Genugtuung versendet.

Als ich ein paar Stunden später meinen Posteingang überprüfte, hatte ich eine Nachricht erhalten, dass die Zustellung der Email nicht funktioniert hat. Keine Ahnung warum, aber im Nachhinein betrachtet muss ich sagen: ‚Gott sei Dank‘! Ich habe mir die E-Mail erneut durchgelesen und mich nur noch geschämt und war gleichzeitig so froh, dass sie nie zugestellt wurde. Mit dieser Email hätte ich das Problem mit meinem Kunden nicht gelöst. Es wäre eskaliert.

Emails sind schnell geschrieben, gerade aus einer Laune heraus (positiv wie negativ). In der Anonymität vor dem Computer vergisst man leicht, dass auf der anderen Seite auch Menschen sitzen. Wertschätzenden Umgang miteinander lassen viele Menschen am Computer vermissen. Ein gutes Beispiel dafür sind ‚Shit-Storms‘ in den Social Media.

Wenn Du eine solche Email erhältst solltest Du daher wie folgt vorgehen:

1. Ruhe bewahren

Auf keinen Fall direkt reagieren. Lasse es erst einmal etwas sacken. Nach ein paar Stunden oder auch am nächsten Tag sieht die Sache ganz anders aus.

2. Verstehen

Nach den Motto: ‚Erst verstehen, dann verstanden werden‘ die Gegebenheit erneut betrachten. Frage Dich: Wie hätte ich an seiner Stelle reagiert? Meistens fällt es einem dann nicht mehr schwer, Verständnis für die Email und die Belange des Gegenübers aufzubringen.

3. Telefonieren

Schriftliche Formulierungen können oft missverstanden werden. Rufe daher an und versuche auf diesem Wege das Problem zu lösen. Sollte das Problem tiefer sitzen, ist auch ein persönliches Treffen sinnvoll. Generell gilt, im direkten Kontakt, sei es per Telefon oder persönlich, ist alles viel, viel einfacher.

Ich hatte mit dem Kunden nach der misslungenen Emailzustellung telefoniert und siehe da, das Problem war gar nicht so schlimm. Wir haben freundlich und sachlich die Sache besprochen und sind innerhalb von ein paar Minuten zu einer für beide Seiten vernünftigen Lösung gekommen. Die Email hätte ich mir so oder so sparen können.

Wie reagierst Du, wenn Du Dich über eine Email maßlos ärgerst? Bitte hinterlasse einfach einen Kommentar.

Hinweis: Ich behalte mir das Recht vor, beleidigende oder vom Thema abweichende Kommentare zu löschen.

  • Björn

    Ich schreibe im ersten Affekt immer eine eMail die ich nie abschicken werden um mich zu beruhigen und den unnötigen emotionalen Anteil meiner Reaktion erstmal „abzulassen“. Ist eine gute Methode um Punkt 1 (Ruhe bewahren) einzuhalten!

    • lbobach

      Sehr gute Idee. Wie viele dieser Emails haben sich denn mittlerweile im Ordner ‚Entwürfe‘ angesammelt?

      • Björn

        Ich lösche die immer – nicht das man dann doch mal unbeabsichtigt auf „Senden“ klickt 😉 Aber so um die 10 wären es wohl schon geworden….

        • Christian Deneke

          Besonders empfehlenswert bei sowas, noch vor dem ersten Wort, den/die Empfänger löschen.

  • Jörn Putzier

    Sehr gut getroffen. Unreflektierter Aktionismus ist in solchen Situationen Gift. Gut geschriebene Texte. Nicht nur dieser hier.