Emails im Griff: So wirst Du zum Inbox Zero [Podcast 025]

An Abschalten ist für mich bei einem vollen Email-Eingangskorb nicht zu denken. Nicht beantwortete Emails hängen wie Kletten an meinen Gedanken. Fokussiertes Arbeiten unmöglich.

E-Mails im Griff auf dem Weg zum Inbox Zero

Richtig aufgefallen ist mir das aber erst, als ich mich mit dem Thema Inbox Zero, also dem leeren Email-Eingangskorb, versucht habe. Dieses freie, fast schwerelose Gefühl möchte ich seitdem nicht mehr missen.

Mittlerweile ist es für mich zu einer Art Lebenseinstellung geworden, dem ‚Inboxzero-Lifestyle‘. In dieser Podcast-Folge zeigen wir einfache Schritte auf, wie auch Du zu einem Inbox Zero werden kannst.

Hier nochmals die vier Schritte zum Inbox Zero in der Übersicht:

1. Email-Zeiten einrichten

Grundsätzlich sollte man nicht mehr als drei- bis fünfmal am Tag in seinen Email-Eingangskorb schauen und diesen immer und jedesmal komplett leeren.

Ich widme mich meinen Emails nur dann, wenn ich ausreichend Zeit zur Abarbeitung habe. Das Mal-Eben-Zwischendurch habe ich mir komplett abgewöhnt.

Während der Email-Zeiten nutze ich die folgenden vier Regeln zur Abarbeitung:

Zwei Minuten Regel

Alle E-Mails, die man in zwei Minuten bearbeiten kann, sofort beantworten.

Delegieren

Hast Du Nachrichten in Deinem Posteingang, für die jemand in Deinem Team besser geeignet ist? Delegiere diese mit der Bitte der weiteren Bearbeitung.

Auf Termin legen

Terminiere deine Emails. Es gibt Apps, bei denen Du die Emails auf Wiedervorlage legen kannst, die so genannte Snooze-Funktion. Nutzt Du eine andere Email App, dann lege Dir eine entsprechende Aufgabe in Deinem Taskmanager an.

Archivieren / Löschen

E-Mails, die nicht wichtig sind, einfach löschen, oder, falls Du später eventuell nochmals darauf zurückkommen möchtest, archivieren.

Behalte diese 4 Leitlinien im Kopf, so leerst Du Deinen Email-Eingangskorb schnell und effizient. Wichtig dabei: Jede Email nur einmal anfassen!!!

2. Passende Apps

Ich selbst habe einige Email-Apps getestet. Für mich der klare Testsieger: Spark. Die App hat eine integrierte Wiedervorlage und eine Smart Inbox.

Bei der integrierten Wiedervorlage wird die Email aus der Inbox entfernt und taucht zum eingestellten Termin dort wieder auf. Super praktisch.

In der Smart Inbox sortiert Dir Spark Deinen Posteingang vor.

3. Archivieren

Einfach die Archivierungsfunktion Deines Email-Providers nutzen. Dies ist sinnvoller als jede Ordnerstruktur, da Du Dir keine Gedanken zu machen brauchst, wo Du die Email ablegst. Das spart Zeit und Energie.

Die Suchfunktionen der Email-Provider sind mittlerweile so mächtig, dass Du in der Regel alles wiederfindest.

4. Email Insolvenz

Ist Dir alles zu viel und es stapeln sich schon einige Hundert Emails in Deinem Eingangskorb, ist die Email-Insolvenz oft die einzige Lösung.

Konkret bedeutet das, alle Emails, bis auf die letzten 20-30, in einem Rutsch archivieren. Die übrigen Nachrichten kannst Du jetzt ganz in Ruhe mit den drei vorherigen Punkten abarbeiten.

Fazit zum Inbox Zero

Ein leeres Email-Postfach sorgt für einen klaren Kopf. Du kannst Dich richtig auf Deine Arbeit konzentrieren und fokussiert und produktiv arbeiten.

Mache noch heute Deinen Inboxzero-Termin mit Dir selbst. Dieser Termin sollte nahe am Feierabend liegen, damit Du mit Deinem ersten Inbox Zero in den Feierabend starten kannst.

Du wirst das Gefühl lieben, versprochen!

Zitat

‚Jedem Anfang wohnt ein Zauber inne‘ – Hermann Hesse

Wie behaltet Ihr Eure Email im Griff? Habt Ihr einen Tipp für einen Inbox Zero oder stört Euch ein voller Email-Eingangskorb überhaupt nicht? Ich freue mich auf unseren Austausch in den Kommentaren.

Hinweis: Ich behalte mir das Recht vor, beleidigende oder vom Thema abweichende Kommentare zu löschen.

  • Danke für Deinen Kommentar und den Link! Super interessant 🙂

  • Bert Schulze

    https://uploads.disquscdn.com/images/9616d103f7246f91e5179762f4d7b0fa9ec71ebf6eb7771f4237242ef3961df7.jpg Die Mail-Insolvenz ist ein Mittel, welches ich niemals einsetzen würde. Wer sich per Mail an mich wendet hat den gerechtfertigten Anspruch auf eine Antwort. Ggf. mit Zwischenbescheid, dass es noch etwas dauern kann. Oder ggf. eine Antwort-Mail mit der Frage, ob das Anliegen noch aktuell ist. Dann den Vorgang als beendet ablegen, bis ggf. eine Antwort folgt, dass das Anliegen noch aktuell ist. (und schon wieder Zeit gewonnen ☺ )

    In Outlook habe ich Formatierungsregeln. Diese blenden Mails nicht aus, sondern Mails, deren Erinnerungsdatum in der Zukunft liegt, werden hellgrau und blass dargestellt, quasi fast unsichtbar. Dann weiß ich, dass ich diese einfach ignorieren kann. Kommt zu dieser Mail in dieser Unterhaltung eine neue Mail hinzu, verfärbt sich die Mail wieder zu schwarz und ist somit zu beantworten oder neu auf Wiedervorlage zu setzen.

    Ich hätte eine Frage zu Spark: Mails, die ich auf Schlummern setze, werden bei Google ins Archiv gelegt. Am Mac in Mail sind diese Mails dann praktisch weg, da man dort nicht weiß, welche Mails schlummern. Ist das wirklich so? Das wäre ja problematisch. Denn ich arbeite doch nicht nur am iPhone oder am iPad, sondern auch am Mac. Und Spark für Mac gibt’s nicht, oder. Würde Spark diese Mails, welche schlummern, irgendwie in einem Ordner legen oder entsprechend mit einem Tag versehen, könnte man auch Mail und Spark zusammen verwenden. Oder habe ich da noch einen Denkfehler?

    • UdoJ

      Hallo Bert

      Würdest Du mir verraten, wie Du die Mails mit Erinnerungsdatum in der Zukunft andersfarbig (blass) darstellst? Wo kann ich das in Outlook konfigurieren?

      Danke und Gruss
      Udo

    • Alexander Schifter

      Hallo Bert,
      Zu deinem Post und dem ersten Absatz. Ich habe mir auf dem iPhone das Mailprogramm runtergeschmissen, weil ich beim Draufschauen Mails angesehen habe, die ich lieber im Büro erledigen möchte. Meistens hab ich vergessen, diese wieder auf ungelesen zu stellen und dann, im Büro, sind diese erst später wieder irgendwie aufgetaucht. Das war ua einer meiner Beweggründe, Mails nicht mehr am Handy zu checken.

      Outlook: hast du noch weitere Regeln? Einer meiner wichtigsten ist die, eine Mail erst nach 1 Minute abschicken zu lassen. Hat mir schon einiges gerettet…
      Lg aus Wien

      • Bert Schulze

        Hallo Alexander,
        ja, die eine-Minute-Regel für den Gesendet-Ordner habe ich auch. Diese ist genial. Diese habe ich mir angelegt, nachdem ich eine Mail mit vertraulichen Inhalt an den falschen Adressaten geschickt habe. Das habe ich natürlich nach dem Senden sofort bemerkt, aber da war es schon zu spät.
        Viele Grüße

  • Alexander Schifter

    Hallo Lars,
    Heute ist Tag 1 der mailapp losen 21 Tage. Mal schauen, wie es sich anfühlen wird. Ich bin echt mit dem iPhone in der Hand gestanden und hab überlegt, soll ich, soll ich nicht? Ach, was, runter damit. Dann die nächste Katastrophe: Welche App soll auf den freigewordenen Platz…? To be continued…

    • Danke für die gute Ergänzung und die Ermutigung, damit Andere Dir nacheifern können, Alexander.
      Ich würde mich über Dein Resümee nach 21 Tagen sehr freuen 🙂

      • Alexander Schifter

        Hallo Lars,

        Komm erst heute dazu, in Ruhe zu schreiben. Vor 4 Wochen also hab ich die Mailapp vom iPhone gelöscht und….ich vermisse sie nicht. Möchte hinzufügen, bin selbstständiger Versicherungsmakler in Ö mit 1 Mitarbeiterin und daher auch auf rasche Mailantworten „trainiert“. Aber es hat sich gezeigt, auch in der Vergangenheit, nichts ist soooo wichtig, dass es nicht auch noch etwas warten kann. Und ich arbeite meine Mails lieber in einem auf dem iMac im Büro ab.
        Trotzdem verwende ich Mails als Erinnerungen an mich selber oder meine Mitarbeiterin. In den ersten Tagen wurde mir dies schmerzlich bewusst, nachdem mich Kunden angerufen haben und ich die schriftliche Notiz (auch aus Beweisgründen) halt irgendwie ins Büro brauchte. Was tun? Da fiel mir IFTTT ein und ich hatte ja den DO Note Button schon mal irgendwo auf dem iPhone eingerichtet. Allerdings mit meinem Privataccount verknüpft, sodass ich eine Weiterleitung an meinem Firmenaccount einrichten musste. Man kann bei Do Note auch einen weiteren Account einrichten, also kann ich auch meiner Mitarbeiterin direkt eine Mail senden. Und im allerschlimmsten Fall kann ich noch auf mein iPad zurückgreifen und dort Mails bearbeiten.
        Zero Inbox: Leider hab ich nicht die Disziplin, immer die Zero Regel einzuhalten. Ich habe viele Unterordner, wohin ich wichtige Mails verschiebe. Nur leider komm ich zu selten aus meiner Komfortzone raus. Unbearbeitete Mails sind bei mir fett markiert und wenn ich also grad keine Zeit/Lust habe, dann bleiben die dort schon mal ein, zwei, drei …..Tage.

        Zu deinem Blog: Ich komme immer wieder gerne hierher und hole mir Ideen und Anregungen. Alles lässt sich bei mir nicht umsetzen, so wie ich es gern hätte. ich bin zwar fast papierlos, aber eben nur fast.
        Und im übrigen: Prosit Neujahr!
        Lieben Gruss aus Wien
        Alexander

        • Danke für Deinen interessanten Erfahrungsbericht und die netten Worte, lieber Alexander. Prosit zurück ins schöne Wien 🙂