Top organisiert mit Trello: Ein Praxisbeispiel mit Video

Trello ist ein Organisationswunder. Ich kann mir keine Aufgabenstellung vorstellen, die sich nicht mit Trello organisieren und optimieren lässt.


Zu den allgemeinen Vorzügen des Programms habe ich bereits einen Artikel geschrieben. Viele haben darauf hin nach konkreten Anwendungsbeispielen gefragt.

Was liegt da näher, als meinen eigenen ISOTEC-Fachbetrieb zu betrachten?

Die wesentlichen Fakten als Auszug aus dem Video:

Board

Das Board dient der kompletten Auftragsabwicklung, angefangen vom Auftragseingang über die Abwicklung bis hin zur Verfolgung der Zahlungseingänge.

Listen

Die Listen spiegeln den Status der Aufträge wider und durch welches Team die Abarbeitung erfolgt.

Als Erstes wandern die Aufträge in die Spalte ‚Pool‘. Sobald die Abarbeitung beginnt, wird der Auftrag in die Spalte des jeweiligen Teams verschoben.

Nach der Abnahme des Auftrags kommt die Auftragskarte in die Spalte ‚Offene Posten‘.

Die Karte wird nach der vollständigen Zahlung archiviert und verschwindet vom Board. Für ein späteres Nachschlagen steht die Karte aber jederzeit im Archiv zur Verfügung.

Cards

Die Karten entsprechen den Aufträgen. Jeder Auftrag ist eine eigene Karte.

In den Karten werden die folgenden Dokumente des Auftrags abgelegt:

– Angebote

– Auftragsbestätigung

– Nachträge

– Zeichnungen / Skizzen

– Fotos

– Abnahme

– Aufmaß

– Baustellentagebücher

– Rechnungen

Die Telefonnotizen werden in den Kommentaren festgehalten.

Durch den Einsatz von iPads bei unseren Teams sind somit alle Mitarbeiter immer auf demselben und vor allem auf einem aktuellen Stand.

Die Handwerker auf den Baustellen erstellen die Fotos mit den iPads, welche Sekunden später im Büro zur Verfügung stehen.

Haben Sie zu diesem Beispiel noch Fragen? Was organisieren Sie mit Trello? Bitte hinterlassen Sie einfach einen Kommentar.

Hinweis: Ich behalte mir das Recht vor, beleidigende oder vom Thema abweichende Kommentare zu löschen.

  • LFrommeyer

    Hallo Lars, sehr gut erklärt. Und mich aufs weitere dazu gebracht diese auch zu nutzen. Mit Evernote habe ich nun erfolgreich begonnen Papiere an Akta zu legen. Für den Privaten Gebrauch auch absolut zu empfehlen. So nun zu Trello. Der Aufbau wie die Arbeitsweise hat mich wahnsinnig durch Dein Video animiert so das ich Trello mit in meinem Privaten Leben mit einbeziehen möchte. Nur befürchte ich das es für Private nicht zu nutzen ist.

    Auf diesen Weg möchte ich um Anregungen und Erfahrungen im Privaten Bereich bitten. Wenn es erlaubt ist. Es wäre eine Schande Trello nicht nutzen zu können. Liegt vermutlich an das ich ein absoluter Büromensch bin 🙂

    Vielen Dank und Grüße
    Lars

    Und weiter so…

    • Auf dem Blog von Trello findest Du viele Anwendungsbeispiele für den privaten Bereich: http://blog.trello.com
      Da steht z.B. wie Du Deine Hochzeit mit Trello planen kannst. Vielleicht passt das ja 🙂

      • LFrommeyer

        Vielen Dank Lars. So kann ich sogar auch noch meine Englisch Kentnisse prüfen 🙂

        Gruß
        Lars

  • Mehr Frank

    Blöde Frage, aber warum Labels für die Personzuordnung, statt die Person auf die Karte zu ziehen?

    • Eine gute Frage, danke dafür!
      Wir machen beides! Die Farbe dient der Übersichtlichkeit. Mit einem Blick sind die zuständigen Sachverständigen sofort erkennbar, was mit den kleinen Icons nicht möglich wäre.

  • Colin Gschwend

    Hallo Lars

    Vielen Dank für deine nützlichen und ausführlichen Informationen auf dem Blog. Ich habe mich letztes Jahr in meinem Beruf als Gärtner selbständig gemacht und dadurch viel auch über Produktivität gelernt. Der Taskmanager meiner Wahl war Todoist. Nun habe ich Trello entdeckt und mag die etwas „grafischere“ Darstellung und die Karten, die ich für meine Kunden anlegen kann. So hab ich mir eine provisorische Arbeitsumgebung in Trello geschafft. Du benutzt ja beide Tools offenbar auch synchron. Wo machst du die Abgrenzung resp. nutzt du lieber Todoist und wo Trello?

    Vielen Dank und Gruss aus der Schweiz
    Colin

    • Danke für die sehr gute Frage, lieber Colin.
      Erst einmal herzlichen Glückwunsch zu Deiner Selbstständigkeit. Ich freue mich immer riesig, wenn Menschen den Mut fassen und den Schritt ins Unternehmertum wagen. Klasse!!! Dir viel Erfolg!
      Zur Abgrenzung: Alle projektbezogenen Aufgaben, die eventuell auch die Mitarbeiter interessieren, immer in Trello. Alles Andere (Finanzen, Vertrieb, Marketing, etc) und auch die persönlichen Aufgaben in Todoist 🙂

      • Colin Gschwend

        Vielen Dank! Das kann ich jedem nur empfehlen! In diesem Jahr ist so viel geschehen – mit mir – es ist letztendlich eine Arbeit an sich selbst! Wenn man das Ganze mit einer gewissen Lockerheit und Freude anpackt, sein Netzwerk nutzt und ausbaut und darauf vertraut dass es gut kommt. Ich probier das jetzt einfach auch mal so. Ich sehe da gewisse Vorteile gegenüber Todoist (Offerten, Bilder einfügen, Checklisten etc.)

        Stichwort Website, Blog, Content Hub. hast du da noch einen Geheimtipp wo man da was seriöses einfach aufbauen kann? Respektive schon mal darüber geschrieben?

        • Da soll es ja Agenturen geben, die sich mit so etwas auskennen und sich darum kümmern 😉
          Nein, Spaß beiseite, da habe ich nichts drüber geschrieben. Versuche es mal hier: http://www.affenblog.de/
          Viel Erfolg!

          • Colin Gschwend

            ich habs als Aufforderung genommen und einen Freund von mir gefragt, der sich damit auskennt. Jetzt bin ich einen Schritt weiter..

            Den affenblog guck ich mir bei nächster Gelegenheit an!

            Danke für die Antwort. Und für deinen Blog. Weiter so!