Welcher ist der beste Taskmanager? Ein Vergleichstest

Die Zeiten, als mich mein Time/system als treuer Freund durch den Tag und mein Berufsleben begleitete, sind lange vorbei. Es kommt mir mittlerweile vor wie ein anderes, weit entferntes Leben.

Taskmanager im Vergleich

 

Mit der heutigen Aufgabenflut oder besser: dem Aufgaben-Tsunami wäre mein Ringbuch komplett überfordert. Schade, aber auch nicht weiter schlimm, denn dafür gibt es heutzutage sehr gute Taskmanager.

Aber, wie aus der Masse der Programme das Richtige auswählen?

Hier eine Liste der aus meiner Sicht wichtigsten und bekanntesten Tools zur Aufgabenverwaltung, welche ich persönlich alle schon eingesetzt habe.

ToDoist

ToDoist hat ein schönes und aufgeräumtes Interface. Es wirkt sehr modern und die Arbeit damit macht einfach Spaß.

Es gibt keine Plattform, für die es ToDoist nicht gibt. Sogar für Amazones Kindle existiert eine entsprechende App. Dazu kommen noch Plug-ins für alle gängigen Browser und ein gutes Web-Interface. Da hat ToDoist seine Hausaufgaben gemacht.

Das Programm ist einfach und klar strukturiert, man findet sich sofort zurecht. Dieser Vorteil wendet sich bei sehr komplexen Projekten leider zum Nachteil: ToDoist kann diese nicht übersichtlich darstellen.

Schön gelöst ist das Verschieben von nicht erledigten Tasks am Ende des Tages. Mit einem einfach Klick kann die Aufgabe auf morgen, nächste Woche oder nächsten Monat terminiert werden.

Es gibt eine kostenlose Demoversion, deren Funktionsumfang doch sehr eingeschränkt ist. Danach geht es nur noch als Abonnement weiter. Mit € 21,- pro Jahr ist man dabei. Kaufen kann man die Programme / Apps nicht.

Da dies das System meiner Wahl ist, habe ich einen Artikel dazu geschrieben:

Topp organisiert mit ToDoist – Ein Blick in mein Kontrollzentrum

Plattformen:

Mac, Windows, iOs, Android, Web, kindle, Amazon kindle fire, Browser plug-in

Pros:

+ Für wirklich alle Plattformen verfügbar
+ modernes Design
+ Einfach strukturiert
+ Stabile und schnelle Synchronisation

Cons:

– Unübersichtlich bei komplexen Projekten
– Nur als Abo erhältlich

Wunderlist

Wunderlist ist ein Produkt der deutschen Softwareschmiede 6Wunderkinder, ein Start-up aus Berlin.

Sehr viel an Wunderlist erinnert an ToDoist. Bzgl. der unterstützten Plattformen könnte man meinen, die beiden würden sich einen Wettkampf um die Anzahl der unterstützten Geräten liefern.

Mir gefällt das ‚Look-and-Feel‘ ausgesprochen gut, nur leider, und das ist für mich unumgänglich, unterstützt Wunderlist keine Bereiche.

Der Einstieg in Wunderlist ist auf Grund des aufgeräumten Interfaces problemlos. Aber auch hier gilt das gleiche wie für ToDoist: Bei komplexeren Projekten kommt das Programm an seine Grenzen.

Die Grundversion ist kostenlos und hat sogar schon die Teamfunktionalität integriert. Einschränkungen gibt es bei der Anzahl von Unteraufgaben, bei der Größe der Dateianhänge und Anzahl der Teammitglieder.

Wunderlist gibt es nur als Abo. Die Pro Version kostet € 4,49 pro Monat.

Plattformen:

Mac, iOs, Android, Web, Amazon kindle fire, Browser plug-in

Pros:

+ Sehr schönes, ansprechendes Design
+ Schneller Webclient
+ intuitiv in der Bedienung
+ Einfache Teamintegration

Cons:

– Eingeschränkter Funktionsumfang
– Keine Bereiche
– Nur als Abo erhältlich
– teurer als ToDoist

Things

Things war jahrelang mein Aufgabenmanager, auch als ich, bis endlich die Synchronisation über die Cloud möglich war, eine Engelsgeduld aufbringen musste. Dafür funktioniert die Synchronisation jetzt wirklich ohne Fehl und Tadel (German Engineering).

Organisation Aufbau von Things, Software zum Task Management für den Mac

Das Interface ist aber sehr angestaubt. Jedesmal, wenn ich Things starte, fühlte ich mich mit einer Zeitmaschine um 10 Jahre in der Zeit zurückversetzt.

Schön ist dagegen der bereits im Programm vorgegebene und stark an David Allens GTD-Methode (Getting Things Done) angelehnte Workflow. So sind zum Beispiel die Ordner ‚Eingang’, ‚Heute’ und ‚Irgendwann‘ bereits vorinstalliert.

Dagegen wirkt die Umsetzung von Bereichen und Projekten nicht zu Ende gedacht. Für meine Anforderungen ist das nicht optimal gelöst.

Einen detaillierteren Einblick, wie ich mich persönlich mit Things organisiert hatte, gibt es in dem Artikel: Von Old-School zu New-School im Taskmanagement.

Plattformen: Mac, iOs

Pros:

+ Stabile und schnelle Synchronisation
+ Vorgegebener Workflow
+ An GTD von David Allen angelehnt

Cons:

– Design etwas angestaubt
– Unterstützt nur zwei Plattformen (Mac, iOs)
– Umsetzung Bereiche und Projekte hakelig
– Nicht teamfähig

2Do

2Do habe ich relativ lange eingesetzt. Was mir wirklich gefällt, ist die Struktur des Programms. Bereiche und Projekte sind für meine Art zu arbeiten perfekt gelöst.

Welches Tool zur Aufgabenverwaltung ist das beste

Der Funktionsumfang ist deutlich vielfältiger als bei ToDoist und Wunderlist. Daher braucht es etwas Zeit, bis man mit dem Programm vertraut ist.

Leider ist die App für iOs bis zum jetzigen Tag eine Vollkatastrophe (sorry, aber alles andere wäre eine Verharmlosung). Dazu kommt noch eine sehr wackelige Synchronisation.

Hier gelobt man bei 2Do Besserung. An dem neuen iOs App arbeiten sie seit längerer Zeit und die Vorveröffentlichungen auf ihrem Blog sind vielversprechend. Mal abwarten, was da noch kommt.

Plattformen:

Mac, iOs, Android

Pros:

+ Gute Umsetzung von Bereichen und Projekten
+ klar strukturiertes Interface
+ Hoher Funktionsumfang

Cons:

– iOs Client zur Zeit noch sehr schwach
– Teilweise langsame und fehlerhafte Synchronisation
– Nicht teamfähig

Omnifocus

Omnifocus war mein erster digitaler Taskmanager. Das Programm ist sehr mächtig und der Einstieg fällt entsprechend schwer.

Man muss sich schon richtig in Omnifocus reinfuchsen, um das Programm zu verstehen und die Funktionsvielfalt nutzen zu können. Mal eben auf die Schnelle loslegen geht mit dem Programm definitiv nicht.

Das hängt nicht zuletzt an den unzähligen Funktionen und Möglichkeiten, die Omnifocus bietet.

Dafür ist das Planen und Nachhalten von Projekten mit diesem Tool eine wahre Freude und auch die Übersicht geht hier nicht verloren.

Eine Funktion finde ich sensationell: Ein eingebautes Review, welches man je nach Belieben (täglich, wöchentlich, monatlich) durchführen kann.

Wenig super ist die Tatsache, dass es jeweils eine Version für das iPhone und das iPad gibt. Bei dem an sich schon recht hohen Preis bedeutet das doppelte Kosten.

Plattformen:

Mac, iPhoneiPad

Pros:

+ Funktionsumfang unerreicht
+ Eine eingebaute Review-Funktion
+ Stark bei komplexen Projekten

Cons:

– Version für das iPad kostet extra
– Nicht intuitiv
– Nicht teamfähig

Fazit

Was Du nicht erwarten darfst, ist eine klare Empfehlung. Die kann es nicht geben. Ich glaube, die Vielzahl an unterschiedlichen Systemen ist absolut gerechtfertigt, da jedes System eigene Schwerpunkte, einen bestimmten Fokus und somit eine eigene Zielgruppe hat.

Wenn Du es einfach magst und nicht umfangreiche Projekte managen musst, kann ToDoist oder Wunderlist das richtige Tool für Dich sein.

Musst Du komplexe Themen und Projekte bearbeiten, solltest Du unbedingt Omnifocus in Deine Überlegungen mit einbeziehen.

Things und 2Do rangieren irgendwo dazwischen: Einfach im Handling und doch auch für eine größere Aufgabenflut gewappnet.

Ist für Dich die Teamfähigkeit ausschlaggebend, so kommen nur ToDoist und Wunderlist in Frage.

Welcher ist Dein Taskmanager? Welches Programm nutzt Du zur Verwaltung Deiner Aufgaben? Bitte hinterlasse einfach einen Kommentar.

Hinweis: Ich behalte mir das Recht vor, beleidigende oder vom Thema abweichende Kommentare zu löschen.

  • hallo lars,
    sehr gut ausgewählte list.
    bei omnifocus muss ich intervenieren. da gibt es seit bestimmt einem jahr eine grandiose ipad-version – die war schon viel früher besser als die desktop-version.
    als „con“ ist hier aber ganz klar der hohe preis zu denen. desktop-app und mobil-apps kosten richtig…
    freue mich auf weitere artikel von dir
    viele grüße!
    frank

    • Hallo Frank, danke für Deinen Kommentar.

      Es gibt eine iPad App, aber nur, wenn Du diese vor geraumer Zeit gekauft hast. Diese wird auch noch gepflegt. Aktuell wird keine mehr angeboten, so dass Neueinsteiger erst einmal ohne auskommen müssen.

      • autsch – das ist ja albern. schade eigentlich…

  • Daniel

    Hallo Lars,

    Nachdem ich jahrelang rtm (rememberthemilk) benutzt habe bin ich vor einigen Monaten auf Nozbe umgestiegen. Ist auf allen Plattformen erhaeltlich. Super ist die Integration von Evernote und Dropbox.

    Dies ist sicherlich einen Test wert.

    Gruss

    Daniel

    • Danke für die Ergänzung, lieber Daniel.
      Ich hatte Nozbe vor ca. 2 Jahren intensiv getestet. Damals war das Programm und insbesondere die Synchronisation sehr buggy.

      Hat Nozbe hier Fortschritte gemacht?

      • Iwona

        Hallo Lars,

        Nozbe hat sich weiterentwickelt. Es hat jetzt Desktop-Versionen für OS X und Windows und eine eigene iPhone, iPad und Android App wie auch eine Windows Phone (beta version). Mit der trial Version kann man 30 Tage lang die App testen und danach entweder das Abonnement kaufen oder auf die kostenlose Version wechseln.

        Grüße Iwona

        • Danke für Deine Ergänzung, liebe Iwona.

  • Oliver Heim

    Hallo Lars, (hallo Daniel,)

    Lars, vielen Dank für diesen schönen Vergleich. Ich bin derzeit auf der Suche nach einem Tool welches mich dazu bringt überhaupt eines einzusetzen. Es muss sehr intuitiv und leicht sein. Ich habe seit Jahren ToDo auf dem iPad, habe es aber nie genutzt, vor allem auch weil der Sync kompliziert war.

    Da ich meine Gesprächsnotizen in Evernote mache ist eine Verknüpfung von Vorteil, Insofern werde ich mir auch das von Daniel genannte Nozbe anschauen (rtm wirbt auch mit Evernote-Verbindung) ToDoist gefällt mir von der Oberfläche gut und eine Integration in Outlook scheint mir auch erstrebenswert. Neben Evernote ergeben sich bei mir häufig aus eingehenden Mails Tasks. Kannst Du etwas zu diesem PlugIn sagen?

    Die beiden eingebundenen Videos zu ToDoist und Wunderlist sind schon sehr unterschiedlich. Bei ToDoist springt der Funke irgendwie über, dass dies mglw wirklich sehr leicht ist. Bei Wunderlist ist das überhaupt nicht so.

    Für die Verbindung ToDoist / Evernote ist mir TaskClone über den Weg gelaufen. Ich weiß allerdings nicht ob das nicht schon wieder zu kompliziert ist. Im Prinzip benötige ich einen Automatismus, sobald ich in Evernote ein Kästchen zum Abhaken setze.

    • Oh, das sind aber viele Fragen 🙂

      Eine direkte Verknüpfung von Evernote kenne ich nur von Nozbe. Der Synchronisations-Engine von Nozbe und auch die Apps waren vor zwei Jahren noch sehr buggy. Daniel müsste sich hierzu einmal äußern.

      ToDoist unterstützt Tasks aus Emails indem man die Email an eine einmalige ToDoist-Email-Adresse weiterleitet. Das geht meines Wissen nach auch bei Wunderlist / Nozbe. Dies ist auch eine Möglichkeit Tasks mit Siri anzulegen. Einfach eine Email an ToDoist diktieren.

      Guck Dir am besten mal die kostenlosen Versionen aller Programme an. Kannst ja mal Feedback mit Deinen Erfahrungen geben. Würde mich freuen. 🙂

      • Oliver Heim

        Also, erste rudimentäre Tests sprechen aktuell für ToDoist. Nozbe und Wunderlist habe ich auch mal grob angeschaut. Andere fallen teilweise aus dem Raster weil es keine Windows-Version gibt. Das blöde an der Testerei ist, dass ich viel Software und Apps installieren und überall ein Konto anlegen muss. Deshalb verzichte ich während der Testphase auch auf Plugins für Browser oder Outlook.

        Obwohl ich bisher wirklich nur Tasks erfasst habe, zeigt sich bei ToDoist ein wunderbares Feature. Es ist möglich sofort ein Fälligkeitsdatum einzugeben und ich muss dafür kein Datumsfeld anklicken sondern kann per Tastatur einfach auch bspw. morgen oder übermorgen eintragen. das ist super. bei den anderen muss ich für ein Datum erstmal rumklicken. Wenn ich es jetzt noch gleich einem Projekt/Bereich zuordnen könnte statt der inbox, wäre dieser zentrale Punkt perfekt gelöst. Das heißt, halt stopp, für perfekt könnte ich einen Tasks auch per Siri diktieren. Das geht wohl nur bei rtm, dort gibt es auch einen direkten Sync zu Evernote. Muss ich mir noch anschauen. Ich werde weiter berichten.

  • Preiswert ist das App Erinnerungen von Apple. Es kostet nix 🙂
    Für einfachere Anwendungen durchaus eine Überlegung wert.

    • Das sehe ich auch so. Zumal die Erinnerungen-App verbessert werden soll, wie ich höre. Sobald es eine überzeugende Apple-Lösung gibt, braucht man nicht weiter zu suchen.

  • Hallo Lars, nun habe ich mir aufgrund deines Artikels doch mal wieder die Things-Konkurrenz genauer angesehen. Insbesondere Todoist sticht da sehr heraus. Ich bin ja Things-Nutzer der ersten Stunde und im Prinzip ganz zufrieden ist, aber genervt von der Optik und der elend langsamen Bewegung bei Cultured Code. Things 3 ist seit einem halben (oder ist es schon ein dreiviertel?) Jahr angekündigt und steht immer noch im Alpha-Status! 🙁 Bald haben wir iOS 8, und Things sieht immer noch aus wie iOS 5. Was mich dort hält, ist, dass die App eigentlich wie für mich gemacht ist. Der Funktionsumfang ist perfekt auf meine Anforderungen zugeschnitten, und der Things-Cloud-Sync ist superzuverlässig.

    Trotzdem bin ich jetzt nahe dran, auf Todoist umzusteigen. Der Sync dort scheint ebenso zuverlässig zu funktionieren. Alle Plattformen sind verfügbar. Etiketten, Projekte, Filter – alles wunderbar. (Die Unterscheidung von Projekten und Bereichen bei Things mag zwar bei näherer Beschäftigung nicht ganz verkehrt sein, aber das ist wohl nur was für Eingefleischte; den meisten dürfte der Unterschied eher nicht klar sein.) Und die Optik von Todoist … hach ja … davon träumt man als Things-User.

    Ich sehe bei Todoist momentan eigentlich nur einen kleinen Wermutstropfen, nämlich dass erledigte Aufgaben sofort aus der Heute-Ansicht verschwinden. Eine Nickeligkeit, sicher, die mich aber enorm stört, weil mir so mein täglicher Erfolg vorenthalten wird. Tatsächlich könnte mich genau diese Kleinigkeit von einem Umstieg abhalten.

    Das Abomodellist für mich sogar eher ein Argument für eine App. (Siehe Evernote Premium.) Denn so kann ich einigermaßen zuversichtlich sein, dass das Unternehmen und die App zumindest auf finanziell sicheren Beinen steht, mir keine Werbung hinschleudert und keinen Unsinn mit meine Daten anfängt. Und ganz ehrlich, 2 € im Monat …

    Jedenfalls Danke für den Artikel. Er hat mich mal wieder angeregt, über die Aufgabenverwaltung nachzudenken. Ist ja nie schlecht, auch wenn man eigentlich zufrieden ist. 🙂

      • Ich bin gespannt 🙂

        • So wie ich CC kenne, wird das 2016. Dann bringen die den iOS 7 Look rechtzeitig für iOS 10 raus … 😉

    • Das mit den erledigten Aufgaben kann ich nachvollziehen.

      ToDoist hat dafür das ‚Karma‘. Dort werden die abgearbeiteten Aufgaben der letzten Woche angezeigt und irgendwie ein ‚Karma‘ errechnet.

      • Ja, Karma ist immer gut. 🙂 Aber für mich irgendwie nicht so befriedigend wie die abgehakten Aufgaben des Tage klar vor Augen zu haben. Todoist hat – jedenfalls für meine Arbeitsweise – noch ein zweites, größeres, Manko: dass nämlich neu erfasste Aufgaben IMMER in der Inbox landen, wenn sie nicht explizit einem Projekt zugeordnet werden. Da gefällt mir Things besser, weil ich diesen Zwang dort nicht habe. Meine Aufgaben sind häufig „projektlos“, und die Inbox will ich mir nicht zwangsweise zumüllen. Ich in auch ein großer Freund von „zero inbox“. Tja, irgendwas ist immer. 🙂

        Da hoffe ich doch mal, dass die Jungs und Mädels von CC vielleicht doch noch in die Puschen kommen und uns in Bälde mit einer optisch etwas annehmbareren Version beglücken. Nur die Hoffnung nicht aufgeben …

  • L1NUX

    Schöner Artikel, aber ein kleiner Kritikpunkt: „+ Für wirklich alle Plattformen verfügbar“ stimmt zumindest bei ToDoist nicht, denn Windows Phone fehlt. Ich weiß, es ist „nur“ Windows Phone“, aber es hat mittlerweile eine doch recht beachtliche Akzeptanz am Markt errungen. Ich nutze deshalb Wunderlist, das kann ich auf meinem Mac, Windows und Linux (hier als Webapp) nutzen, sowie auf meinem iPad und Windows Phone als App. Für mich der beste Taskmangager. Ich finde Wunderlist in Teilen zwar auch „zu wenig komplex“, aber ich habe meine Aufgaben gerne Offline auf meinem Smartphone. Das war dann auch der Punkt weshalb ich mich für Wunderlist entschieden habe, auch wenn die Windows Phone App noch eine Beta ist und viele Funktionen fehlen (Ich hoffe das ändert sich noch).

    • Vielen Dank für die Richtigstellung. Wie ich die Jungs (oder Mädels) von ToDoist kenne, werden Sie bestimmt schon an eine Version für Windows Phone arbeiten 😉

      • L1NUX

        Ich hoffe es 😉 Nachdem heute die Wunderlist Beta für Windows Phone ihren Status als eben diese verloren hat, ohne Änderungen / Bugfixes, stehe ich wieder kurz vor einem Wechsel :/

  • Leitplanke

    Hallo Herr Bobach,
    vielen Dank für die tolle Gegenüberstellung der Taskmanager.
    Frage: Haben Sie „Organize: Pro“ von Taskfabric mal ausprobiert.
    Ich fahre bis jetzt sehr gut damit und mich würde mal Ihre Meinung dazu interessieren.

    Viele Grüße
    olaf

    • Danke für den Tipp. Werde ich mir auf jeden Fall einmal anschauen. Ich komme darauf zurück 🙂

    • So, ich habe es mir jetzt einmal intensiver angeschaut. teilweise wirklich hübsch gelöst.
      Eine Frage: Gibt es einen passenden Client für den Mac?

  • Prima Vergleich, danke dafür!

    Ich habe einige Taskmanager ausprobiert, nutze inzwischen schon sehr lange sehr zufrieden ToDoIst (Premium), die Synchronisation klappt einwandfrei zwischen allen Devices und durch den schlauen Einsatz von „Projekten“ und „Etiketten“ komme ich mit der Projektdarstellung auch gut klar. Das einzige, was ich vermisse, ist eine Copy-Funktion, diesbezügliche User-Wünsche werden leider geflissentlich ignoriert.

    Grundsätzlich habe ich ein Problem mit Taskmanagern, wo ich mich erst mühevoll reinarbeiten muß – das ist kontraproduktiv…

  • Senior Klöte

    Was mich auch wundert:

    Es wird hier auch oft nicht das Zusammenspiel mit dem iOS Kalender erwähnt,

    was auch ein Riesen MANKO ist in meinen Augen!

    Tankmanager MÜSSEN den iOS Kalender benutzen,

    mit 2 Kalender rumhantieren ist absolut nervig und blöd!

    Hier mal eine gute Zusammenfassung aus einem Forum, die genau meine Eindrücke widerspiegelt:

    THINGS:
    Positiv:
    + Design (Clean, verschiedene Farben für Bereiche)
    + beliebig viele Tags/Kontexte auswählbar

    Neutral:
    – Sync über Things Cloud
    – zuwenig Einstellungen/Funktionen

    Negativ:
    – Eintrag aus „Eingang“ lässt sich nicht in ein Projekt umwandeln
    – Keine Interaktion mit dem Kalender
    – keine iOS universal App

    Ausblick:
    Things 2 ist schon etwas angestaubt was die Funktionen/Einstellungen angeht.
    Things 3 (Mac) bekommt bald wohl eine Gruppe Beta tester.
    Things 3 (iOS) dauert wohl noch etwas länger.
    siehe: http://culturedcode.com/status/

    OMNIFOCUS:

    Positiv:
    + (wahrscheinlich) Langer Support (Version 1 ca. 5 Jahre)
    + viele Einstellungen (wiederkehrendes Ereignis, Fälligkeit mit Uhrzeit)
    + Interaktion mit Kalender
    + mittlerweile iPhone/iPad Universal App !!! (also nur eine Version Kaufen)

    Neutral:
    – umfangreich und dadurch etwas Einarbeitung notwendig
    – Sync über Omnifocus Cloud

    Negativ:
    – (NOCH) nur helles Hintergrund-Design (ohne Farben für verschiedene Bereiche)
    eine Dark-Theme ist in der mache (siehe Foto)
    – nur 1 Tag/Kontext auswählbar

    TODOIST:

    Positiv:
    + Unterstützung für Viele „Geräte“ (Android, iOS, Mac, Windows, Browsererweiterungen…)
    + Alle Apps kostenlos und immer aktuell (da Abo-Modell)
    + schlichtes, modern gestyltes Design
    + Zugriff auch über Webinterface
    + schneller Sync
    + „Karma“ Punkte System (um Leute zu animieren Aufgaben etc. einzutragen und abzuarbeiten)
    + TODOIST Kalender lässt sich in iOS Kalender integrieren!

    Negativ/Neutral:
    – Cloud Sync
    – Kein Offline Modus

    Hier die „Dark Theme“ von OmniFocus:

    • Danke für Deinen ausführlichen Kommentar und die interessante Ergänzung.
      Das mit der Integration in den Kalender ist ein zweischneidiges Schwert. Ich kann Deinen Punkt sehr gut verstehen. Schließlich möchte man die Aufgaben und die Termine eines Tages übersichtlich in einer App dargestellt haben. Leider gibt dafür aber noch keine passende Lösung.
      Wenn Du 10 – 20 Tasks jeden Tag in Deinem Taskmanager stehen hast, möchtest Du Dir damit nicht die ÜbersichtlichIch des Kalenders zerstören.
      Ich spreche hier übrigens aus eigener Erfahrung: Vor ein paar Monaten habe ich mein ToDoist-Konto mit dem Sunrise-Kalender gekoppelt. Meine Task wurden jetzt auch im Sunrise-Kalender angezeigt. Grauenhaft.
      Das liegt selbstverständlich an der Implementierung. Aber bevor die nicht irgendwo elegant und übersichtlich gelöst ist, macht für mich die Trennung Kalender ./. Tasks absolut Sinn.

      • disqus_ABsKHKPNhQ

        In meinem Fall ist diese letzte integration brauchbar. Benütze Wunderlist, man kann inzwischen ical, googlecal usw feed erstellen.
        Aber Manco: W hat kein Location Eintrag. Zb wenn ich an Ort X bin, Erinnerung dies und das zu machen. Welche anderen haben es? 2do hat sie, denke ich.

        • Ja, 2Do und auch ToDoist seit dem letzten großen Update 🙂

  • Pingback: Nozbe – das Aufgaben-, Projektmanagement-Tool im Test()

  • Simon

    Eine zusätzliche Erwähnung wert scheint mir, dass Wunderlist in
    seiner kostenlosen Version, im Gegensatz zur kostenlosen Version von ToDoist,
    Notizen erlaubt.

    Die kostenpflichtige (und zwar ´n „bisschen“ happig) Version
    von Wunderlist mag für den professionellen Anwender mit eigener Firma
    gerechtfertigt sein, doch der durchschnittliche Nutzer bekommt meiner Meinung
    nach mit Wunderlist, im Gegensatz zu ToDoist, die alltagstauglichere Software.

    • Danke für Deine Meinung und die Ergänzung, lieber Simon.

  • Akiko

    Ich mag sehr die Kanban Methode, deshalb benutze ich KanbanTool (http://kanbantool.com/). Der Programm ist besser als andere Kanban-Software aufgrund der Timetracking-Fähigkeit. Ich mag meine Arbeitszeit unter Kontrolle haben 🙂

  • Gerrit

    Hi Lars,

    danke für den solide geschriebenen Artikel! Besonders gefällt mir, dass Du aus dem Leben berichtest. d.h. die Apps / Programme nicht nur mal getestet sondern auch einige davon länger benutzt hast.

    Ich benutze seit einiger Zeit Wunderlist. Aber seit mehreren Wochen immer weniger, da mir einige essentielle Features fehlen, um produktiv damit arbeiten zu können (und es tut sich garnichts in dieser Richtung):

    – Priorisierung von Aufgaben (Star-Rating ist ein nettes Spielzeug mit nur einem Stern, Hash-Provisorium naja, geht aber jedesmal etwas zu schreiben wie #P1, #P2)
    – Einbindung in einen Google-Kalender (Synchronisierung ist mangelhaft)
    – Verschieben von nicht erledigten Aufgaben in andere Listen
    – Angabe zum Fortschritt der Erledigung einer Aufgabe (Prozent oder ähnliches)

    Meine Aufgaben bestehen aus dem Vorgbereiten und Verfassen von Social Media Beiträgen, Produzieren von Videos, Fotos, CG und App-Programmierung. Sicherlich ein Sonderfall unter den Benutergruppen, aber ich finde einfach kein Tool, was mir richtig hilft. Die Benutzung fühlt sich immer als eine zusätzliche Aufgabe mit großen Hürden an, und das soll es ja eigentlich nicht sein.

    Ich werde mir mal Todoist ansehen.

    • Wunderlist wurde vor ein paar Monaten von Microsoft übernommen und es dürfte nur eine Frage der Zeit sein, bis sie Wunderlist vom Markt nehmen. Ist bei der Kalender-App Sunrise, welche von Microsoft übernommen wurde, auch gerade angekündigt worden…

  • Frank Arnold

    Leider etwas unvollständig und wichtige Aspekte fehlen.
    Wunderlist hat z.B. selbst in der kostenlosen Version Erinnerungen, die paar Features im Abo benötigen die wenigsten. Unteraufgaben gehen auch, leider ohne eigene Erinnerungen. Aktuell wurden auch Ordner eingeführt, man kann also Listen in Ordner packen als übergeordnetes Element.

    Todoist kann man in der kostenlosen Version mehr oder weniger vergessen, keine eigenen Filter, keine Erinnerungen etc. Dazu ist das erzeugen von Erinnerungen und wiederkehrenden Terminen sehr umständlich in Textform zu machen ist. Das sorgt häufig für Verwirrung weil man sich an die richtige Reihenfolge, die Schlüsselwörter etc halten muss.Mega umständlich! Die sehr schlichte Oberfläche muss man auch mögen. Ich habe Todoist 1 Jahr im Abo benutzt und finde die App überbewertet

    2do wird in der Androidversion seit Jahren nicht mehr weiterentwickelt, derweilen es auf dem Mac/iOS bereits die Version 2 gibt. Es gibt zwar aktuell eine Ankündigung das man da wohl endlich mal dran arbeitet, aber aktuell deswegen höchstens für Apple User zu empfehlen.

    Ein New/Oldcomer fehlt da der Blog auch bisschen älter ist: Remember the Milk in der Version 4. Komplett überarbeitet seit 2016 und hat mit dem alten RTM nichts mehr zu tun. In vielen belangen besser als Todoist und für mich die momentan beste Todo App.

    • Danke für Deine Ergänzung und Deine Meinung, lieber Frank 🙂

  • John

    Hallo.

    Ich suche eigentlich eine App, mit der ich genau die Getting Things Done Methode von David Allen realisieren kann.

    Ich habe mir Things und Omnifocus runtergelanden.

    Irgendwie bin ich nicht glücklich mit beiden Programmen.

    Bei Omnifocus gefällt es mir nicht, dass es nur 1 Inbox gibt.

    Ich hätte die Inbox gerne in “ Super Inbox“ hier kommt alles rein, dann ein Ordner Maybe-Oneday und einen Reference Ordner sowie einen Tickler Ordner unterteilt. Dies geht bei Omnifocus nicht.

    Omnifocus ist mächtig, ich sehe aber, dass ich mich hier doch schon einarbeiten muss. -> Was auch ok ist, wenn es gut ist…

    Was ich jetzt aber generell bei der Software bedenklich fühle. Man hat sich eines Tages in die entsprechende Software eingearbeitet und benutzt sie. Dann kommt nen Softwareupdate und alle Funktionen sind irgendwie anders angeordnet (man muss sich wieder erneut einarbeiten und an das neue Design gewöhnen, hat aber eventuell gerade zu viel zu tun und dafür keine Kapazität frei) oder noch schlimmer, die Software wird nicht mehr angeboten und weiterentwickelt (Dann muss man auf eine neue Software bzw ein System umsteigen)

    Mir ist es bei meinem Lieblingsvokabeltrainer passiert, dass nach 7 Jahren die Entwicklung eingestellt wurde. Jetzt habe ich sämtliche Daten in dem Format gespeichert und unter IOS 10 läuft das Programm nicht mehr… Damit habe ich mich ausgeschlossen.

    Deshalb ist es mir auch wichtig, dass es kein 1 Mann Entwicklerbude ist sondern dann es zuversichtlich ist dass die Software auch noch un 10-20 Jahren existiert.

    Ich bin mir aktuell auch nicht so sicher, ob das beste einfach wäre Microsoft Onenote zu benutzen, dann hier alles Ordner so anzulegen (nach der Getting Things Done Methode) und dann meine Termine / Aufgaben in Onenote zu planen. Microsoft wird es wohl die nächsten 20 Jahre noch geben, Onnote sollte auch immer existieren und es geht plattformübergreifend. Sollte eines Tages Ofennote schlapp machen, dann kann ich zu Evernote oder wie auch immer gehen, ode ich habe es meinem eigenen Server eine Notizblock auf laufen und bin unabhängig von der Firma

    Was ist eure Meinung zum langfristigen Support der App?

    Ich bin aktuell irgendwie nicht so glücklich mit den Apps. Ich habe mich intensiv mit Getting Things Done nach David Allen beschäftigt und würde nun auch exakt diese Methode anwenden.

    Aber irgendwie setzen Things und Omnifocus nicht 1 zu 1 an die GTD von Allen um

    Gibt wohl keine offizielle App mit David Allen? Oder irre ich mich hier? Vielleicht wäre es nämlich am besten dann die offizielle App vom David Allen zu verwenden…

    Danke für eure Meinung

    • Hallo, John,
      ich verstehe Deine Unterscheidung zwischen der einen Inbox, die OF bietet, und der gewünschten Superinbox nicht. Du hast in GTD immer nur eine Inbox. Die kannst Du auch Superinbox nennen. In die kommt alles, was Dir gerade im Kopf rumschwirrt (Capture).

      Und dann nimmst Du Dir Zeit und verteilst alles aus dieser Inbox in die passenden Ordner / Projekte (Process). Dafür kannst Du Dir dann die gewünschten „Someday / Maybe“, „Reference“ und „Tickler“ anlegen. Wo ist das Problem?

      Plattformübergreifend fände ich OF auch schön; wenn es eine browserbasierte Umsetzung gebe, wäre das toll. Aber da ich fast immer mein iPhone dabei habe, kann ich damit leben. Und auf dem iPad ist OF für mich einfach großartig.

      Natürlich kann es Update-/Upgrade-Probleme geben, das ist bei jeder Software so. Daher solltest Du **nie** ungeprüft upgraden. Und immer ein Backup haben, um notfalls wieder downgraden zu können. (Ich bin z.B. froh, nicht mit dem neuen MS Office arbeiten zu müssen, weil das neue Funktionslayout für mich eine UI-Katastrophe ist – ich habe noch nie so viele Menschen verzweifelt nach Funktionen suchen sehen.)

      Wenn Du Dir die eingestellte Google-Produkte anschaust, könnte Deine Hoffnung auf eine Langlebigkeit von OneNote evtl. auch etwas geringer werden 🙂 Und ohne ON wirklich zu kennen, bin ich mir nicht sicher, ob das wirklich ein rundum geeignetes Tool für GTD ist (Evernote wird dafür ja auch nicht wirklich empfohlen).

      Aber letztlich ist ja das tolle an David Allens Methode, daß sie nicht von Tools, sondern nur von Deiner Umsetzung abhängig ist („Tools machen nicht produktiver“). Und die 5 Schritte kannst Du eben auch mit Papier und Stift erledigen. Ich bin seit einem Jahr mit dem Bullet Journal auf Papier für die tägliche Praxis und mit OF als „Backup“ unterwegs – und damit sehr zufrieden. Andere Anwendungen wie ToDoist habe ich mir immer angeschaut, aber da ist mein Hirn doch zu sehr an OF gewöhnt, als daß ich umlernen wollte. Weil mir im Workflow auch nichts fehlt. Und da es OF schon sehr lange gibt, mache ich mir keine Sorgen, daß es demnächst eingestellt wird.

      Ansonsten empfehle ich: Machen! Wenn Du erst am Anfang mit GTD bist, probiere einfach Apps aus; dabei wirst Du die passenden Anwendungen finden. Und vielleicht auch GTD „hacken“ – wenn es für Dich paßt, ist es genau richtig. Nicht umsonst gibt es davon so viele Varianten.

      Viel Erfolg!
      Michael

  • John

    Getting Things Done.

    Irgendwie bin ich bisschen verwirrt.

    Ich habe mich die letzen Zeit sehr mit dem GTD Thema befasst.

    David Allen ist ja der Erfinder der Methode.

    Bisher hab ich Omnifocus gekauft. Eigentlich ist es gut, aber eben teilweise zu kompliziert und eben auch nur Appel bezogen. Das stört mich, denn nicht nur privat sondern auch beruflich würde ich gerne eine Methode finden, wie ich alles organisiere.

    Things ist nett, aber eben auch wieder nur für Apple. Beruflich muss ich mich ja in einer Windows Umgebung befinden.

    Weder Omnifocus noch Things setzen die Methode von David Allen 1 zu 1 um.

    Drum mal eine Frage.

    Wie gut ist heutzutage noch die GTD Methode von David Allen?

    Ich würde mir nämlich gerne eine Methode aneignen, die Betriebssystemunabhängig funktioniert.

    Hier fallen mir eigentlich spontan Evernote oder Onenote ein.

    Ich bevorzuge eigentlich ehr Onenote.

    Das ist eigentlich zeitlos und läuft auf allen Geräten und ich brauche keine extra software.

    Wenn ich meine GTD Bücher (privat und beruflich) in Ofennote führe, habe ich immer und überall zugriff, egal ob per Smartphone App, Browser oder was auch immer.

    Auch bin ich dann nicht von einem Entwicklerteam abhängig, das plötzlich mal das Design der Software ändert. Im schlimmsten Fall passiert das nämlich genau dann,wenn ich zu viele Aufgaben habe und dann habe ich keine Kapazität mehr frei mich dem neuen Design der App zu widmen.

    Wenn ich nun im Onenote die für mich richtigen Reiter bestimme, dann bin ich im Grunde genommen zeitlos unterwegs. Im Worse Case muss ich dann 1 zu 1 die Ordner z.B. auf Evernote oder was auch immer in der Zukunft kommen mag übertragen und die Inhalte kopieren. So bestimme ich was das beste für mich ist.

    Nur würde ich jetzt gerne die besten Methode finden, erleiden und dann anwenden.

    Ich würde mich gerne mit Onenote am besten nach der Getting Things Done Methode von David Allen oder vielleicht gibt es ja noch was neueres besseres – organisieren…

    Bei Youtoube gibt es auch viele Videos nach GTD. Jeder hat irgendwie das gleiche, aber dennoch etwas verschiedenes…

    Ich bin generell ein ehr verteilter Mensch und brauche lange bis ich mich an etwas gewöhne und es konsequent umsetze.

    Drum würde ich gerne die optimale Methode kennenlernen, die dann im Onenote schriftlich festhalten un dann nächsten 3-6 Monate diese Methode versuchen konsequent anzuwenden.

    Nach den Ausprobieren der vielen Apps un dem Ansehen der Youtube Videos bin ich nun ehr etwas verwirrt. Es gibt viel gute Ansätze. Alles umzusetzen ist wohl zu kompliziert…

    Hat jemand einen guten Tipp, wie man GTD selbst im Onenote umsetzen kann und nach welcher Methode man am besten sich organisiert?

    Danke für dein Tipp

    • John

      Was ich noch vergessen haben explizit zu erwähnen. Ich lehne generell jeder Software ab, die nur für ein Betriebssystem läuft sowie von einer kleinen Firma ist.
      Drum habe ich mich für Onenote entschieden. Sollte das mal nicht mehr existieren kann ich auf Evernote umsteigen bzw. auf meinem eigenen Server mein Notizbuch mit den entsprechenden Reitern führen.
      Somit bin ich zeitlos und unabhängig von einer Firma…
      Ich hatte in der Vergangenheit schon schlechte Erfahrungen mit Vokabellernsoftware gemacht und habe erlebt dass Software eingestellt wurde oder verändert wurde so dass ich sie nicht mehr benutzen konnte.Hier hatte ich viele Vokabeln in einer Software eingetragen, die Software existiert nicht mehr und ein Export geht auch nicht mehr… Hätte ich deshalb lieber selbst meine Excel Liste erstellt, dann wäre es zeitlos gewesen…
      Das ist mir besonderen wichtig. Aktuell habe ich Zeit mich gut zu organisieren zu lernen.
      Aber es wird auch wieder turbulente Zeiten im Leben geben, da werde ich keine Zeit haben mich umzustellen und will nun gerne ein Schema erlernen, das ich im Idealfall bin zum letzen Lebenstag routinierte und plattformunabhängig anwenden kann…

    • Henk Schulting

      John, bist du schon weiter gekommen?

      Wie ich oben in meinem Kommentar geschrieben habe, ist nicht die Anwendung, sondern deine Methode wichtig. Sprich erst die Methode des Aufgabenmanagements und dann die Anwendung hierzu suchen.

      GTD von David Allen ist am Anfang eventuell unübersichtlich. Schau dir auch mal Zen To Done (ZTD) von Leo Babauta an. Ist etwas einfacher als GTD. Die Beschreibung von ZTD gibt es auch auf Deutsch. Eventuell kannst du auch für dich die besten Methoden aus GTD und ZTD verwenden, sprich mischen. Deine eigene Methode wird sich stets weiterentwickeln.

      Viele Grüße
      Henk

  • Henk Schulting

    Lieber Lars,

    auch wenn dein Artikel schon älter ist, ist dieses Thema immer noch aktuell. Auch ich möchte gerne meine Erfahrungen mit Taskmanagern mitteilen.

    ToDoist habe ich sehr lange benutzt. Nur mir hat immer wieder die Übersicht für die kommenden Aufgaben (Next Action – GTD) gefehlt. Ich habe versucht dieses mittels Datum, Etiketten und Filter darzustellen, nur es war für mich doch nicht so übersichtlich. Auch hatte ich versucht mit ToDoist die Aufgaben nach Eisenhauer zu organisieren; dieses war ebenfalls nicht so zufriedenstellend.

    ToDoist bietet nach meiner Erfahrung sehr gute Anwendungen (verschiedene Betriebssysteme): Ist sehr übersichtlich und die Synchronisation zwischen den verschiedenen Systemen läuft sauber. Auch wird ToDoist von verschiedenen Drittanbieter- Anwendungen unterstützt.

    Die schnelle Erfassung einer Aufgabe hat mir sehr gut gefallen. Titel, Projekt, Etikett und Datum/Uhrzeit können in einer Zeile erfasst werden ohne das Eingabefeld wechseln zu müssen.

    Nur wenn die Anwendung nicht zu seiner Methode passt, bringt die Anwendung nicht das gewünschte Ergebnis.

    Als Taskmanager benutze ich jetzt Things (nur macOS und iOS). Ich bin hiermit sehr zufrieden. Hier ein paar Highlights, warum ich mit Things arbeite.

    Wie du schon geschrieben hast, lehnt Things an GTD an. Für mich persönlich ist es wichtig, was heute und demnächst (Next Action) ansteht. Dieses wird genau so in Things abgebildet. Ich arbeite strickt mit Listen (in Things in der Form von aktiven Projekten).

    Kontexte (wenn notwendig) können mittels Tags (wie ein Etikett bei ToDoist) hinzugefügt werden. Tags können verschiedene Ebenen haben (für die Übersichtlichkeit gruppieren) und können außerdem einen Buchstaben zugeordnet werden: Bei einer ausgewählten Aufgabe kann dieser Tag mittels dieser Buchstabe aktiviert oder deaktiviert werden. Es sind mehrere Tags per Aufgabe möglich.

    Die Tags erscheinen oben an jeder Aufgabenliste und können entsprechend ausgewählt werden (dann sind nur die Aufgaben mit dem Tag sichtbar).

    Leider ist es in Things nicht möglich eine Uhrzeit zu einer Aufgabe hinzufügen um zu einer bestimmten Uhrzeit an einer Aufgabe erinnert zu werden. Dafür ist die Zuteilung einer Aufgabe für heute nach meiner Meinung schön gelöst.

    Mittels Apple Skript sind z. B. Workflows zu definieren (hört sich vielleicht schwierig an; ist es nicht). Ein Brief z. B. abgelegt in DEVONthink kann via einen (mitgelieferten) Apple Skript als Aufgabe (Wiedervorlage) in Things angelegt werden. Auch kann in fast jeder Anwendung (wie z. B. Mail) mittels ctrl-alt-Leertaste eine betreffende Aufgabe in Things angelegt werden. Im Notizfeld wird hierzu einen Link zu den Datensatz in der jeweiligen Anwendung angelegt.

    Tja, es gibt viele tolle Taskmanager. Nicht nur das Erfassen (mit eventuell tollen Techniken) der Aufgaben ist wichtig; das Hauptziel ist doch, dass die Aufgaben erledigt werden! Nach meiner Meinung soll ein Taskmanager beurteilt werden, wie die Aufgaben für die eigene Bedürfnisse (oder für das Team) übersichtlich dargestellt werden.

    Ein Taskmanager ist so gut wie sein eigenes Aufgabenmanagement und seinen Workflow. Daher kann es eine Weile dauern bis man seine richtige Methode und die zugehörige Anwendung gefunden hat. Wichtig ist nicht ständig andere Taskmanager zu testen, nur weil da z. B. eine neue Funktion hinzugekommen ist. Mein Tipp für die erst hiermit anfangen, ist erst zu schauen, welche Aufgabenmanagementmethoden es gibt, eine auswählen und diese dann erst eine Weile auf Papier auszuprobieren. Dann kann später die passende Anwendung gesucht werden.

    Nochmal: Die Hauptaufgabe von Aufgabenmanagement ist Aufgaben erledigen und nicht die beste Anwendung zu haben! Daher ist es richtig, so wie du geschrieben hast, dass es keine Empfehlung einer Anwendung geben kann.

    Viele Grüße
    Henk

    • Danke für Deinen ausführlichen Kommentar, lieber Henk. Sehr interessant 🙂