Wie Du aus Deiner ToDo-Liste eine Erfolgsliste machst [Podcast 015]

Wir alle kennen das Gefühl am Ende des Tages, zum einen zwar wahnsinnig viel gemacht zu haben, zum anderen jedoch überhaupt nicht vorangekommen zu sein. Die Lebensziele sind immer noch genau so weit entfernt wie am Tag zuvor.

Podcast 015

Ich habe die Erfahrung gemacht, dass ich dieses Dilemma am besten durchbrechen kann, indem ich den „Abhakmodus“ in meiner ToDo-Liste beende.

Wie Du Deine ToDo-Liste in die Erfolgsrichtung steuern kannst, erfährst Du in dieser Podcastfolge:

Hier die sechs Schritte zur Erfolgsliste noch einmal zusammengefasst:

1. Ziele klar definieren

Mache Dir Deine Ziele bewusst. Unternehmerische und private Visionen verlierst Du nicht aus den Augen, wenn Du sie schriftlich festhältst, zum Beispiel in einem Lebensplan oder einer Bucket List. Das spornt Dich an, Deine ToDo-Liste danach auszurichten. Ich halte meine Jahresziele in Todoist fest und breche sie in Quartalsziele herunter.

2. Das Pareto Prinzip

Das Pareto Prinzip besagt, dass man 80 Prozent seines Outputs mit 20 Prozent seiner Leistung erhält. So machen zum Beispiel 20 Prozent der Kunden 80 Prozent des Gewinns aus. Tim Ferriss („The 4-Hour Workweek“) hat nach diesem Prinzip auf 80 Prozent seiner Kunden verzichtet.

Pareto Extreme ist die Weiterentwicklung des Prinzips: Dabei werden die Aufgaben so weit heruntergebrochen, bis es nur noch eine Aufgabe gibt. Nach Gary Keller („The One Thing“) ist diese Aufgabe die eine Sache, die Dich heute nach vorne bringt.

3. Prioritäten setzen

Ein Schreibtisch voller Post-Its setzt keine Prioritäten, sondern macht Dich nur nervös. Meine unbedingte Empfehlung ist deshalb ein Taskmanager wie Todoist, der Prioritäten unterstützt. So arbeite ich an den Dingen, die mir Erfolg bescheren.

4. Die wichtigste Aufgabe des Tages

Eine Aufgabe hat immer die wichtigste Priorität: Die wichtigste Aufgabe des Tages, die Dich deinen Zielen näher bringen sollte. Zur Auswahl stellt Gary Keller die Frage: „Was ist die eine Sache, die alle anderen einfacher oder überflüssig macht?“

5. ‚Nein‘ sagen

Wenn Du zu etwas ‚Ja‘ sagst, ergibt sich automatisch, dass Du zu anderen Dingen ‚Nein‘ sagen musst. Das fällt jedem schwer, doch etwas zuzusagen, was Dir letztendlich nur lästig ist, wird Dich im Nachhinein nur ärgern.

6. Multitasking vermeiden

Viele Aufgaben gleichzeitig anzugehen, wird dazu führen, dass Du sie nicht oder nur halbherzig zu Ende führst. Widme Dich stattdessen konsequent einer Sache und schließe sie ab, bevor Du dich um das nächste Projekt kümmerst. Dementsprechend solltest Du – siehe Punkt 3 – Prioritäten setzen.

Zitat

Schon Mark Twain wusste in Barbaras Zitat: „Kaum verloren wir das Ziel aus den Augen, verdoppelten wir unsere Anstrengungen.“

Links

Tim Ferriss: The 4-Hour Workweek

Gary Keller: The One Thing

Wie sieht Eure ToDo-Liste aus? Welche Prioritäten setzt Ihr auf dem Weg zum Erfolg? Ich freue mich auf unseren Austausch in den Kommentaren.

Hinweis: Ich behalte mir das Recht vor, beleidigende oder vom Thema abweichende Kommentare zu löschen.

  • Iwan

    Hallo, tolle Podcast, DANKE! Ich habe noch zwei Fragen dazu: Wenn macht eine „NO to do List“ Sinn? Wie geht / pflegt man sie am Besten (rules, tipp’s etc.)? Sonnige Grüsse

    • Die kann in manchen Fällen sicher Sinn machen. Ich brauche eine solche Liste aber nicht. Wenn Du auf Deine Ziele fokussiert bist, machst Du eh nur die wirklich wichtigen Dinge…

  • Nicole

    Ich habe eine einzige Evernote-Notiz mit meinen Zielen. Die Notiz schaue ich mir immer wieder an und überlege mir, ob es noch aktuell ist, ob ich on track bin etc. etc.
    Meine To-do-Liste ist eine wirkliche „Abzuarbeiten-Liste“. Ich schreibe mir da z.B. auf, dass ich im Laden XYZ anrufen und wegen der Bestellung nachfragen muss, dass ich Freundin A anfrage für einen Lunch-Termin etc. etc. Ich schaue dabei einfach, dass ich Dinge, die ich rasch erledigen kann, erledige, statt sie auf die To-do-Liste aufzunehmen. Aber es geht nicht immer alles. Meine to-do-Liste ergänze ich übrigens oft dann, wenn ich in einer langweiligen Sitzung bin und mein Hirn anfängt, nebenbei noch zu denken….. Multi-Tasking geht da tatsächlich manchmal völlig ungeplant und funktioniert gut.

    • Danke für Deine Ergänzung, liebe Nicole.

  • Peter

    Hallo Hr. Bobach,
    immer wieder komm ich bei Ihnen auf den Blog, den ich sehr interessant finde und schon viele Tipps finden konnte. Danke!

    Ich bin ein Todois-Fan bin an sich sehr zufrieden.
    ABER: Das einzige was ich noch suche ist die Planbarkeit der Dauer.
    Stimmt schon: mit der Zeit bekommt man ja ein Gefühl dafür, wie viel sich an einem Tag ausgeht.
    Aber immer wieder liege ich daneben und nehme mir zu viel vor oder auch zu wenig.
    Und da wäre die Funktion super, meine Todos durchzugehen und sie jeweils mit einer bestimmten geschätzten Dauer vorab einzuschätzen (ich gestehe: ich bin sogar kurz zu excel ausgewichen, um das zu berechnen…) und dann in einer Summenbildung zu sehen, ob sich das mit der Nettoarbeitszeit neben Terminen und Pausen an einem Tag überhaupt ausgeht!

    Gibt’s da eine Lösung?

    Und in dem Zusammenhang habe ich eine zweite Frage:
    Welche Projektmanagement-Software verwenden Sie?
    Ich hab bitrix24 im Einsatz, aber eher weil andere noch weniger entsprachen. So ist es zum Beispiel überraschend, dass man in bitrix keine Projekte direkt anlegen kann oder auch die Eingabe von geschätzten Zeitdauern nicht wirklich einfach ist und nicht gut filterbar. Auch Milestones kann man nicht gesondert anlegen.
    Dafür hat es direkt integriert eine Gantt-Ansicht, wo man bei anderen Lösungen wieder ein add-on installieren müsste.

    Mein Traum wäre ein Setup, wo man in der Projektmanagement-SW im Gantt oder Liste arbeitet und daraus Todos wirklich intuitiv und einfach automatisch angelegt werden und in die Tagesplanung schon mit Zeitschätzung übernommen werden können.
    Wie lösen Sie dieses spannende Thema?

    Danke für Ihre Antwort soweit zeitlich möglich und herzliche Grüße
    Peter

    • Danke für die gute Frage, Peter.
      Das bietet Todoist leider nicht an. Wenn Dir die Zeiteinschätzung sehr wichtig ist, ist Todoist nicht der richtige Taskmanager für Dich. Wenn ich mich recht erinnere, hat Omnifocus ein solches Feature (Estimated Time). Vielleicht ist ja die App eher was für Dich.
      Die Omnigroup – die Firma hinter Omnifocus – hat auch ein Tool zur Projektsteuerung: Omniplan. Hier müsste es auch Schnittstellen zu Omnifocus geben, bin mir aber nicht sicher.
      Solltest Du Omnifocus testen, würde ich mich über ein kurzes Feedback von Dir freuen 🙂

      • Peter

        Hallo Lars,
        danke für die Antwort, das Tool scheint gut zu sein. Jedoch arbeite ich auf android und win10. Wenn Dir zufällig ein Tool für diese Systeme unterkommt, freu ich mich, danke, Peter