Vor fünf Jahren hatte ich meinen persönlichen Kalender-Super-Gau. Ich hatte die Kontrolle über meinen Kalender komplett verloren und Kundentermine zu allen möglichen Unzeiten, auch an den Wochenenden, zugelassen und akzeptiert. Das Ende vom Lied: Ich fühlte mich komplett fremdbestimmt. 

Damals war ich kurz davor, auszubrennen und habe auf Kleinigkeiten total gereizt reagiert. Eins wurde mir damals klar: So konnte es nicht weitergehen. Also habe ich angefangen, meinen Terminkalender zu strukturieren und nicht mehr zwischen einzelnen Aufgabenbereichen hin- und herzuspringen. Mehr darüber werde ich bald in einem MDD Selbstmanagement-Seminar erzählen – und in dieser neuen Podcastfolge:

Hier die sechs Punkte, mit denen Du die Kontrolle über Deinen Kalender zurückbekommst, noch einmal zusammengefasst:

1. Zeit ist die wichtigste Ressource

Zunächst einmal solltest Du Dir darüber bewusst werden, dass du Zeit nicht aufsparen kannst und sie somit auch nicht zu verschenken hast. Zum Beispiel sind die Kinder eines Tages groß und dann wirst Du es bereuen, wenn Du Dich zu einem früheren Zeitpunkt nur vom Job hast treiben lassen.

2. Der perfekte Kalender: Termine gruppieren

Mache Dir Gedanken darüber, wie Dein perfekter Kalender aussehen würde. Eine sinnvolle Maßnahme dabei ist es, Aufgabenbereiche zusammenzufassen und Termine zu gruppieren.

Mein Kalender sieht beispielsweise so aus: Montags mache ich Kundentermine für meine Agentur, am Dienstag schreibe ich für den Blog, der Mittwochvormittag ist für externe Agenturtermine reserviert, am Nachmittag fahre ich Rad. Donnerstag ist mein ISOTEC-Tag, am Freitag interner Agenturtag und am Wochenende mache ich nichts.

Alle zwei oder drei Wochen gibt es auch mal abweichende Ausnahmen, aber das ist meine Idealvorstellung. Das ist auch eine Kopfsache: So kann ich nämlich Emails, die spontan reinkommen, immer auf den entsprechenden Tag, wenn ich mich wieder mit diesem Aufgabenbereich beschäftige, verschieben.

3. Mache Termine mit Dir selbst

In Deinem Kalender geht es in erster Linie um Dich und nicht um die Interessen Deiner Geschäftspartner. Damit Du dieses Gefühl hast, solltest Du auch Dir selbst Zeit einräumen, für Sport, den Partner oder die Familie. Als ich noch nicht so routiniert war, bin ich sogar so weit gegangen, mir auch das Mittagessen einzutragen.

4. Blocke Termine für Emails

Insbesondere, wer 200 oder mehr Emails am Tag erhält, sollte sich nicht um jede davon sofort kümmern, sondern auch dafür regelmäßige Termine einrichten. So wirst Du nicht ständig aus allen anderen Arbeiten gerissen.

5. Mache Dir ein Gesamtbild über das Jahr

Verschaffe Dir einen Überblick über Ferien- und Urlaubszeiten in einem großen Jahreswandkalender. Das mache auch ich noch ganz klassisch analog und trage auch die zwei Auszeiten ein, die ich mir im Jahr ganz allein mit mir selbst nehme.

6. Lerne das Wort ‚Nein‘ neu

Das hört sich in der Theorie alles ganz toll an, ist für Dich aber praktisch nicht umzusetzen? Stopp! Nur, wenn Du auch mal Nein sagen kannst, wirst Du Deinen Kalender freihalten und die perfekte Version umsetzen können. Das erfordert Mut von Dir, aber es lohnt sich. Zu allem Ja zu sagen, heißt immer auch, Nein zu etwas anderem zu sagen und zwar zu Deinen eigenen Prioritäten. Über Strategien, Nein zu sagen, kommt bald eine eigene Podcastfolge.

Zitat

Barbara lässt zum Thema Johann Wolfgang von Goethe sprechen: „Gegenüber der Fähigkeit, die Arbeit eines einzigen Tages sinnvoll zu ordnen, ist alles andere im Leben ein Kinderspiel.„

Wie behaltet Ihr die Kontrolle über Euren Kalender? Habt Ihr weitere Anregungen? Ich freue mich auf unseren Austausch in den Kommentaren.