Wie Evernote mein Leben vereinfachte [Podcast 014]

Einen Alltag ohne meinen digitalen Aktenschrank Evernote kann ich mir inzwischen gar nicht mehr vorstellen. Und das, obwohl ich mich am Anfang sehr schwer damit getan und die Lobeshymnen auf die App nicht verstanden habe. Evernote erschließt sich eben nicht jedem sofort.

Podcast 014

Zum Grundprinzip: Evernote ist ein Internetdienst, in dem Du in Notizbüchern Daten ablegen kannst. So fungiert es als digitales Gedächtnis, das immer nützlicher wird, je mehr darin abgelegt wird. Im Rahmen meiner Entscheidung für die Papierlosigkeit habe ich 2011 intensiv mit Evernote begonnen und inzwischen über 10.000 Notizen hinterlegt.

In dieser Podcastfolge berichte ich, wie ich mein Leben damit erfolgreich vereinfachen konnte:

Hier die fünf wichtigsten Argumente für Evernote noch einmal zusammengefasst:

1. Einfachste Ablage

In Evernote kannst Du einfach alles ablegen. So sind meine Notizen zum Beispiel:

  • Rezepte
  • Controlling-Auswertungen
  • Steuererklärung
  • Kontoauszüge
  • Bedienungsanleitungen
  • Visitenkarten
  • Weinetiketten

Diese Daten sind in schlichten zwei Ebenen organisiert, Notizbüchern und übergeordneten Stapeln, in denen die Notizbücher zusammengefasst werden („Privat“, „ISOTEC“, „Agentur“, „Blog“).

Eine komplexere Struktur finde ich aber auch gar nicht nötig, weil die Evernote-Suche hervorragend funktioniert und selbst in PDFs und Fotos Texte erkennt. Auch mit der Verschlagwortung (Tags) lassen die Notizen sich leicht organisieren. Deshalb verfahre ich nach dem Prinzip: Einfach alles rein.

2. Zugriff jederzeit

Da Deine Daten in einer Cloud abgelegt werden, hast Du alles an einem Platz und jederzeit Zugriff. Evernote-Apps gibt es für alle gängigen Plattformen und auch im Browser sind die Dokumente direkt erreichbar.

3. Papierlos

Je mehr ich mich dem Papierlosen Büro genähert habe, desto mehr habe ich Papier als Ballast empfunden. Evernote hilft Dir dabei, die Papierberge auf dem Schreibtisch und die Ordner im Regal loszuwerden. Das Abfotografieren mit dem Smartphone ermöglicht eine schnelle Digitalisierung der meisten Dokumente, für Ausnahmefälle mit ein paar Seiten mehr nutze ich einen Scanner. Die digitalisierten Versionen wandern sofort zu Evernote, das Papier schmeiße ich weg.

4. Ideensammler

Auch alles, was Dich inspiriert, kannst Du in Evernote ablegen. Der Web-Clipper ist ein Plugin für den Browser, bei dem mit einem Klick Links in das digitale Gedächtnis wandern. So geraten neue Ideen, die ich für diesen Blog habe, nie in Vergessenheit.

5. Wissensdatenbank

Genauso kannst Du natürlich Fachwissen oder Fachartikel zu Dir wichtigen Themen hinterlegen. Damit machst Du Evernote zu einer Art „Wikipedia light“.

Zitat

Barbara zitiert zum Thema Arthur Schnitzler: „Auch das Chaos gruppiert sich um einen festen Punkt. Sonst wäre nicht einmal das Chaos da.“

Links

Evernote

4Memo

Coffitivity

Welche Erfahrungen habt Ihr mit Evernote gemacht? Wie organisiert Ihr Eure Notizbücher? Ich freue mich auf unseren Austausch in den Kommentaren.

Hinweis: Ich behalte mir das Recht vor, beleidigende oder vom Thema abweichende Kommentare zu löschen.

  • Alexander K.

    Da es in Evernote keine Vorlagen gibt, lege ich ein Folder mit dem Titel „Vorlagen“ an, tage die einzelnen Notizen zudem mit „Vorlagen“ und kopiere diese dann bei Bedarfs über Mausklick rechts in die entsprechenden Notizbücher. Als Alternative kann man die Vorlagen in den einzelnen entsprechenden thematischen Notizbüchern speichern, allerdings benötigt man ja auch – besonders die Basis – Vorlagen übergreifend über mehrere Notizbücher.

    Die Frage, ob es sinnvoll ist, Vorlagen entweder in einem Folder gesammelt oder/und in den einzelnen dafür zugeordneten Notizbüchern abzuspeichern hängt davon ab, wie man Evernote nutzt.

    Je mehr Vorlagen, die man speziell für ein Thema / Notizbuch / Notizbuchstapel nutzt, desto mehr macht es Sinn diese in den einzelnen Notizbüchern abzuspeichern, da man sonst bei einem zentralen Notizbuch „Vorlagen“ zu lange nachdenken muss, welche Vorlage für was zugeordnet ist, selbst wenn man diese genau bezeichnet. Eine Alternative für einen zentralen Vorlagenordner wäre hier noch die einzelnen Vorlagen mit Tags des jeweiligen „Zielgebietes“ zu labeln, vor allem da man ja mehrere Tags einer einzelnen Vorlage zuordnen kann, also bereichsübergreifend nutzen.

    Diese Denkweise ist ein wenig aus „OneNote“ übernommen und als Workaround auf Evernote übertragen, da die Funktion „Vorlagen“ in OneNote meiner Meinung nach weitaus besser umgesetzt ist.

    • Danke für Deine Ergänzung, Alexander 🙂

  • Hendrik

    Evernote beweist auch im Studium für mich seine Stärke, vor allem in der Recherche. Da viele eBooks mittlerweile auch online lesbar / verfügbar sind, ist es vom Workflow viel einfacher geworden:
    – Texte können auf Websiten direkt markiert werden, bevor sie in Evernote übernommen werden
    – PDFs sind in meiner Ablage vorhanden und ich finde diese immer wieder
    – Bachelor-/Masterarbeiten lassen sich daraus sehr gut schreiben; alles ist an einer zentralen Stelle
    – Verfügbarkeit auf allen Endgeräten: iPad, PC, iPhone …

    Meines Erachtens nach ist die simple Struktur, also Stapel und Notizbücher, sehr angenehm und löst von sehr komplexen Strukturen. Vorteil: immer nur zwei oder drei Klicks bis zum Dokument (falls man es nicht über die Suche finden möchte).

    Danke Lars!

    • Danke für Deine Ergänzung, Hendrik 🙂

  • Moped

    Die Logik des Evernot`schen Ablagesystems mag ich nicht wirklich verstehen.Dieses „Ich leg mal ein Notizbuch an“ und alles rein damit,sehe ich mehr als Reuselkiste.Und ob ich an die Notiz noch ein oder zwei Eselohren (Neu.: Tags) dranzwacke oder unser Superwort Verwortschlagung in Stellung bringe, mag zwar dem neuesten Trend entsprechen, bringt mich aber bei meiner Sucherei nicht wirklich weiter.
    Solange ich die Möglichkeit habe, meine Dateien über die Suchfunktion auszulesen,ist mir die alte Ordnerstruktur irgendwie verständlicher.Und wenn ich mal wieder vergessen hab, wie ich eine Datei genau benannt habe, kann ich im Ordnerverzeichnis etwas rumstöbern. Hätte Evernote auch die Möglichkeit, sagen wir mal 4-5 Ebenen zu erstellen, könnte ich mich auch gut damit arrangieren, aber leider paßt die zwei Ebenen Struktur leider nicht zu mir.
    Vielleicht hat jemand noch ein paar gute Idee „Pro“ Evernote.
    Gruß Moped

    • Danke für Deine Meinung, Moped.
      Pro Evernote gibt es sicherlich sehr viel anzumerken, siehe obigen Text 🙂
      Wenn Dir aber zwei Ebenen nicht reichen, wird Evernote nie Dein Ablagesystem.
      Ich versuche mir Evernote immer als einen Aktenschrank vorzustellen. Auch da hatte ich nur die Zwei ebenen (Regalbrett, Ordner) und eventuell ein paar Einlegeblätter (Tags). Hat früher auch gereicht 😉

      • winti

        Hallo Lars,

        ich sehe es genau wie du und bis jetzt haben die 2 Ebenen immer gereicht. Sollte man jedoch mehr brauchen ist dies ohne Probleme mit Tags möglich. Bei einem schnellen Test konnte ich 20 Ebenen anlegen und es war immer noch möglich eine weitere Unterebene Anzulegen.
        Man weißt einfach der Notiz den entsprechen Tag zu und bewegt sich einfach in der Tagansicht während alle Notizen in einem Notizbuch sind.
        Hier sind die Notizen dann schnell wieder findbar, für mich ist ein solches Verschachteln nicht nötig aber wer’s braucht kann es so anlegen.

        Gruß
        Daniel

        • Danke für die gute Ergänzung. Wäre auch mir viel zu kleinteilig 😉

    • Alexander K.

      Generell: Schau Dir halt mal OneNote an, das ist tiefer gegliedert. Ich denke auch nicht, dass die zwei Ebenen Struktur zu dir passt. Mir ist auch nicht klar, ob Du den Ansatz von Evernote, „Tags und Suche“ wirklich nachvollziehen kannst.

      Workarounds um die maximal zwei Ebenen:

      1) Per Tags kann man so viele hierarchische Ebenen anlegen wie nötig, zudem eine Notiz mehreren Gebieten zuordnen. Theoretisch bräuchte man keine Notizbücher. Natürlich ergänzen sich die beiden Kategorien.

      2) Mann kann Notizen hierarchisch strukturieren, indem man die Titel der Notiz wie eine Gliederung strukturiert. Beispiel: „(7) B. 2 Titel“, das wäre bei mit für „(7)“ ein Projekt, „B.“ für die Produktentwicklung, „2“ Anforderungen an das Produkt.

      Verfolgt man dies, kann man auch „Trennblätter anlegen“, das wären Blindnotizen Ohne Text), deren Titel nur der Abschnittsgliederung dient, zB.

      (7) B. 2. ======= ANFORDERUNGEN AN PRODUKT ==============
      (7) B. 2. Hitzebständigkeit
      (7) B. 2. Rostschutz

      Man muss dann nur noch nach namen sortieren.

      Sortiert man die Notizen dann nach Namen, kann man schnell die Hierarchie übersehen. Der Nachteil ist, dass die Struktur nur aufwendig gewechselt werden kann.

      Auch ist Lars Hinweis in dem Podcast wertvoll, ein Notizbuch „Archiv“ anzulegen, so kann man die Struktur entrümpeln und es wird übersichtlicher.

      Da dies meine ersten Posts sind, auch erstmal von mir ein dickes Dankeschön an Lars für diesen Klasse Blog. Genau richtig, das Ding.

      • Danke für Deine Ergänzung und die netten Worte, Alexander 🙂

  • Tim Drogies

    Hallo zusammen,

    weiß jemand, warum EN beim erfassen der Tags (Auto-vervollständigen) nicht im Volltext des Tags sucht, sondern man immer mit dem korrekten Anfangsstring beginnen muss? Bsp.: um das Tag „3MZ-Meldepflicht“ zu finden kann ich nicht „Mel“ eingeben, sondern muss „3MZ-Me“ eintippen, bis ich das richtige angezeigt bekomme, da es noch „3MZ-Milena“ gibt. Aber „Mel“ gäbe es nur einmal, würde schneller gehen… In der SchlagwortSUCHE klappt das.
    Viele Grüße und danke für die tolle Seite/ Blog etc.
    Tim

    • Wolfgang Godlinski

      Hallo Tim, genau diese Frage wurde mir vom Support beantwortet, daß dies derzeit nicht geht. Bleibt zu hoffen, daß dies bei zukünftigen Versionen berücksichtigt wird. Ich hatte den Wunsch beim Auswählen eines Schlagwortes in einer Notiz, alle Schlagworte angezeigt zu bekommen die meinen Suchbegriff im Volltext enthalten. Aber wie Du bereits festgestellt hast wird immer vom Wortanfang gesucht.
      Also muss ich oft erst mittels der Schlagwortsuche prüfen ob mein Schlagwort schon vorhanden ist. Um es dann mit der richtigen Schreibweise der Notiz hinzuzufügen.
      Elegant geht anders.

      Viele Grüsse Wolfgang

      • Tim Drogies

        Vielen Dank für die Info, Leidgenosse!
        Tim

  • Andreas Junk

    Sehr geehrter Herr Bobach.

    vielen Dank für Ihre immer anregenden und interessanten Artikel.
    Auch ich versuche gerade im digitalen Zeitalter das, was Sie seit Jahren auf ihrem Blog eindrucksvoll vorleben – mein Büro umzustellen, sprich alles was möglich ist zu digitalisieren.

    Die Debatte um Evernote verfolge ich schon länger und habe es auch auf meinem iPad installiert. Genutzt habe ich es bisher nur zu Testzwecken; jetzt wird es wie gesagt aber ernst und Dokumentenscanner und Co. sollen angeschafft werden.

    Die Frage die sich mir in Bezug auf Ihren Artikel stellt, ist, warum Evernote eigentlich präferiert werden sollte. Seitdem One Note kostenlos ist würde es (zumindest auf dem iPad) stetig weiterentwickelt und verbessert und stellt für mich eine mehr als ebenbürtige KOSTENLOSE Alternative dar.
    Evernote kostet im Pro-Modus – diesen Funktionsumfang bekomme ich bei ON kostenlos.

    Meine Frage an Sie wäre, warum Sie trotzdem zu Evernote raten. Oder handeln Sie nach dem Motto „Never chance a Running System“?

    Danke und Grüße

    • Danke für Deine gute Frage, Andreas.
      Mit mittlweile über 10.000 Notizen habe ich bei Evernote den Point-of-no-return erreicht… Und ich bin zufrieden, warum sollte ich da wechseln?

  • Michele Grazzini

    Hallo Lars,

    Wie ist mit der Sicherheit des Internetdienstes? Wenn ich richtig verstehe, werden die Sokumente auf meinen Geräten nicht gespeichert. Siehst du keine Gefahr wie z.B bei FB?

    Liebe Grüße
    Michele

  • Heinzlman Rose

    Hallo Lars,
    zuerst an dieser Stelle vielen Dank für die vielen und anregenden Themen!
    Auch ich habe mich vor einigen Jahren entschlossen, mit „allen“ Mitteln papierloser zu werden.
    Nach vielen Versuchen, bin ich bei Devonthink „hängen-geblieben“.
    Derzeit habe ich ca. 300 GB an Datenbanken und über 100.000 Artikel, Bücher, Vorlagen, Lizenzabkommen usw. usw. in dieses System integriert. Habe mir natürlich auch Evernote angesehen, da ich aber schon einiges an Daten in Devonthink integriert hatte, entschied ich mich dann doch bei DT zu bleiben.
    Grundsätzlich wäre es für die Grundorganisation, sei es privat oder geschäftlich, egal welches dieser beiden Systeme man wählt. Wichtig ist auf alle Fälle, die Möglichkeit auch unterwegs auf die Daten zurückgreifen zu können. Die neue Version von DT ist in der Zwischenzeit in der Synchronisation mehrfach schneller geworden und der Datenaustausch zwischen den einzelnen Rechnern ist ebenfalls extrem schnell. Ich haben den Datenaustausch über einen WebDAV-Server gelöst. Da meine Termine und Kontakte auch darüber laufen ist das dann optimal – zumindestens für meinen Betrieb.
    Ich kann nur jedem ernsthaften PC-Anwender raten Daten jeglicher Art in eine solche Datenbank abzulegen und entsprechend zu pflegen. Die Zeit, die man hier investiert, die bekommt man bald MEHRFACH wieder zurück!
    Herzliche Grüße
    Heinz

    • Danke für Deine Empfehlung, lieber Heinz.

  • Gryffx

    Hi Lars,
    Ich bin mit Computern aufgewachsen, hackte damals auf 286ern rum und habe es doch erst jetzt geschafft, langsam auf papierlos umzusteigen.
    Auf Tipp eines Kollegen bin ich auf Evernote und darüber auf Deinen Blog gestolpert.
    Evernote lerne ich fleissig und richte ein, bei der Archivierung aller meiner Daten kommt mir jedoch in die Quere, dass ich seit längerem Teil-papierlos über Explorer arbeite und dort eine Tonne Dokumente habe. Sprich: alles was digital reinkam (PDF, Word, Excel etc.), habe ich dort abgelegt, alle Hardcopies in physischen Ordnern im Schrank. Letztere ersetze ich nun durch Evernote, habe jedoch damit immer noch zwei Orte.
    Wie handhabst Du das? Hast Du zwei Ablagen oder alles vom Explorer auf Evernote gezogen? Ich habe meine Explorer-Welt auf Dropbox gelegt, arbeite nun von dort aus, komme aber nun mit Evernote in eine gewisse Redundanz, die ich vermeiden möchte und hätte gerne alles an einem Ort.
    Ich arbeite sozusagen ultra-multi-taskisch, sprich auf mehreren komplexen Projekten in verschiedenen Firmen und verschiedenen Branchen gleichzeitig und bin daher auf eine gute Ablage angewiesen um alles jonglieren zu können. Hättest Du mir einen Tipp?
    So oder so: herzlichen Dank für diesen tollen Blog und beste Grüsse,
    Daniel

    • Danke für Deinen Kommentar. Ich habe nur eine Ablage: Evernote. Da liegt alles. Nur Dokumente, an denen ich aktuell noch arbeite, liegen bei mir privat in der iCloud oder beruflich im Google Drive. Sobald etwas Fertiggestellt ist, landet es, meist als pdf, in Evernote 🙂

  • Oliver Behrendts

    Hallo Lars,
    wie kann ich ein Dokument das in Evernote abgelegt ist, in eine geöffnete Mail (Apple Mail) anhängen? Wenn ich eine PDF-Datei aus dem ICloud Drive anhängen möchte, tippe ich ja einfach auf Anhänge einfügen und bin dann auf dem ICloud Drive und kann dort das Dokument suchen.
    Danke

    • Verrätst Du mir noch auf welchem Gerät? Mac oder iPhone / iPad?