Wie ich Evernote und Todoist zusammen nutze

Eine der mir am häufigsten gestellten Fragen bezieht sich auf das Zusammenspiel von Evernote und Todoist: Wie arbeiten die beiden Apps zusammen? Wo sehe ich die Schnittstellen? Wie ergänzen sie sich? Wo ist die Grenze des einen und der Vorteil des anderen?

Schnittstelle zwischen evernote und todoist

Uff, eine ganze Menge Holz. Hoffentlich reicht ein Artikel zur Beantwortung all dieser Fragen aus…

Ach Quatsch, ich stelle Euch einfach vor, wie ich Evernote und Todoist nutze und lasse Euch an meinem Workflow teilhaben. Vielleicht sind die meisten Fragen damit schon beantwortet.

Evernote, meinen digitalen Aktenschrank, nutze ich seit mittlerweile fünf Jahren. In Evernote lege ich einfach alles ab (Kontoauszüge, Malereien der Kinder, Geschäftsdokumente, abfotografierte Weinflaschen, Steuererklärung, Rezepte etc.) Natürlich ist Evernote auch meine zentrale Sammelstelle von Artikel-Ideen für diesen Blog. In meiner Agentur ist es unsere zentrale Ablage.

Todoist ist dagegen mein Kontrollzentrum. Hiermit organisiere ich mich und mein Leben. Alle Aufgaben werden dort erfasst, organisiert und, wenn es gut läuft, auch abgehakt.

So, wie nutze ich jetzt Evernote und Todoist zusammen? Wie sieht der Workflow aus?

Grundsätzlich sprechen die beiden Apps nicht miteinander. Eine Schnittstelle ist auf keiner der beiden Seiten vorhanden. Drittanbieter springen hier in die Lücke: Zapier und IFTTT. Habe ich beide getestet. Fazit: kein Mehrwert, zumindest für mich.

Also musste ich die beiden Programme einzeln organisieren und meinem Arbeitsstil anpassen. Jedes für sich und doch irgendwie miteinander.

Einheitliche Struktur

Um es mir hier so einfach wie möglich zu machen, habe ich versucht, die generelle Struktur beider Programme weitestgehend identisch aufzubauen.

Die oberste Ebene ist immer der Arbeitsbereich. Bei Evernote sieht das so aus:

Struktur von Evernote Notizbüchern und stapeln

In dem Bereich Coaching liegen firmenübergreifend die Notizbücher meiner mir direkt berichtenden Mitarbeiter. Siehe hierzu auch: Wie ich Evernote zur Mitarbeiterführung einsetze.

ISOTEC ist meine Firma gegen feuchte Keller. Meine Agentur taucht hier nicht auf, da die Notizbücher alle in Evernote-Business liegen.

Notizbücher und Stapel in Evernote effektiv strukturieren

In den ‚XXX Archiv‘ Stapel wandern alle nicht mehr aktuellen, aber aufhebenswerten Notizbücher hinein.

Bei Todoist ist die Struktur sehr ähnlich:

todoist gut organisieren

‚Ziele 2016‘ dient zur Verfolgung meiner Jahresziele (firmenübergreifend, Blog und privat). In ‚Irgendwann‘ liegen Projekte, die ich angehen werde, wenn mal genügend Zeit ist, also nie…

Durch die sehr ähnliche Struktur fällt mir das ‚Umschalten‘ zwischen den Apps deutlich leichter. Ich finde mich schneller zurecht und komme somit auch schneller ins Tun.

Ein Beispiel:

Ich arbeite gerade an einem eigenen Podcast, welcher im Laufe des Jahres live gehen soll. In Evernote und in Todoist gibt es jeweils im Bereich larsbobach.de ein ‚Podcast’ Projekt bzw. Notizbuch.

In Evernote sammle ich alle Ideen und Informationen zu dem Podcast. Ich arbeite dort an den Inhalten der einzelnen Episoden und strukturiere diese mit einem Outline.

In Todoist erfasse ich dagegen alle die dazugehörigen Aufgaben. Wie z. B., dass ich die Inhalte für die erste Episode erstellen oder ein Intro und Outro beauftragen muss.

Die Verknüpfung

Generell gibt es ja keine Schnittstelle zwischen den Apps. Verlinken kann ich einzelne Aufgaben und Notizen aber trotzdem miteinander. Das ist mitunter ziemlich praktisch.

Dazu kopiere ich einfach den Link einer Notiz aus Evernote und füge diesen in den Kommentar einer Aufgabe ein.

Eine Evernote Notiz in Todoist verknüpfen

Ganz wichtig: Unbedingt den ‚Klassischen-Notiz-Link kopieren‘ anwählen.

Dabei beim Mac einfach mit einem Rechtsklick auf die Notiz gehen und dann die Alt-Taste (ehemals Badewanne) drücken. Damit ändert sich ‚Notizlink kopieren‘ in ‚Klassischen-Notiz-Link kopieren‘.

Der Unterschied: Der einfache Notizlink öffnet die Notiz ‚nur‘ im Browser, während der klassische Link die Notiz direkt in der Evernote-App öffnet, wenn installiert.

Ein Beispiel:

Ich habe mir eine Aufgabe in Todoist für das Schreiben eines neuen Artikels angelegt. In die Kommentare packe ich mir direkt die Notiz, in der ich die recherchierten Materialien zusammengetragen habe. So kann ich die Notiz direkt aus Todoist heraus öffnen und erspare mir das zeitaufwendige Suchen in Evernote.

Umgekehrt geht das übrigens auch. In Evernote einen Link zu einer Todoist Aufgabe einfügen. Hier hat sich für mich aber noch kein Einsatzgebiet ergeben.

Erinnerungen

Ich arbeite nur sehr selten mit Erinnerungen. Zwar bieten die ortsbasierten Erinnerungen von Todoist einen enormen Mehrwert, aber auch diese kommen bei mir, wenn auch regelmäßig, eher selten zum Einsatz.

Da ich mir grundsätzlich alle wichtigen Aufgaben auf Termin lege, muss ich nicht auch noch an einzelne Aufgaben erinnert werden. Ich arbeite eh jeden Tag in Todoist.

Anders ist es in Evernote. Hier nutze ich Erinnerungen bewusst, wenn auch nur sehr selektiv. Das sind meist Verträge, bei denen ich mich an eine Kündigungsfrist erinnern möchte, oder irgendwelche Zahlungen in ferner Zukunft.

Fazit

Wie ein vertrautes älteres Ehepaar leben Todoist und Evernote bei mir in einer harmonischen Koexistenz. Perfekt eingespielt und ohne viele Worte zu verlieren, wird das Tagespensum produktiv abgespult. Dabei wissen beide, dass sie sich blind auf den jeweils anderen verlassen können.

Todoist ist dabei das Kontrollzentrum und Evernote die angegliederte, aber unabhängige Ablage.

Die gleiche Struktur und hin und wieder die eine oder andere Verlinkung machen die Orientierung und das Auffinden von Notizen und Aufgaben zu einem Kinderspiel.

Wie nutzt Ihr Euren Taskmanager in Verbindung mit Evernote? Habt Ihr Fragen oder Anmerkungen zu meinem Workflow? Ich freue mich auf unseren Austausch in den Kommentaren.

Hinweis: Ich behalte mir das Recht vor, beleidigende oder vom Thema abweichende Kommentare zu löschen.

  • Alexander Schifter

    Danke für die Idee mit den Links, daran muss ich mal denken. Ich vewende nach RTM und Wunderlist nun wieder Todoist, brauche den allerdings fast nur für privates. Bin zwar selbstständig, benötige aber eine eigene Kundendatenbank mit Verwaltungsprogramm und Outlook. Dort liegen auch Firmenaufgaben. Aber im privaten Bereich gehts nichts über EN und Todoist. EN verwende ich auch für meine Steuerunterlagen sowie als Ablage für div. Seminarmktschriften, Handout und dgl.

    • Danke für die Anregung. Ich überlege mir mal was…

  • Frank Tusche

    Hallo,
    sehr guter Beitrag. Ich habe nur eine kleine Ergänzung für diejenigen, die mit Windows arbeiten müssen. Hier bekommt man das alte Link-Format mittels Strg+Klick auf Notizlink kopieren.

  • Gerwin Schalk

    Lars, wo liegen denn Deine Dateien? Sind die da auch nach dieser Struktur organisiert?

    • Ja, genau. Ähnliche Struktur und alles in Google Drive.

  • Danke für den Artikel. Ich habe für diesen Zweck vor knapp 1 Jahr Task Clone abonniert und gerade einmal in die Statistik gesehen: Ich habe genau 20x diesen Dienst genutzt. – Die Konsequenz ist wohl klar: Der Dienst wird gekündigt, und ich werde im kommenden Jahr 20x Deinen Tipp mit dem klassischen Link verwenden!

  • Hallo Lars, exakt so nutze ich mittlerweile auch diese beiden, meines Erachtens unverzichtbare Tools. In meinem Fall ergänze ich meine Arbeit mit Partnern und Kunden über Trello – da sich hier perfekt auch einzelne Projekte skizzieren und produktiv umsetzen lassen. Lg Volker

    • Das hört sich interessant an. Hast Du eventuell Interesse, uns an Deiner Organisation in Trello teilhaben zu lassen? Würde mich freuen 🙂

  • drbrennero

    Hallo Lars, Danke für den Beitrag, ich nutze zu Todoist noch Trello für alle längerfristigen Projekte und Ziele und Due für kurze ToDos wie Fenster schließen usw. Die letzten Wochen habe ich auf Todoist verzichtet und nur mit Due gearbeitet, das funktioniert nicht so richtig, ich habe wieder merklich mehr vergessen. Mit den Zuspieler wie IFTTT, Taskcloner und Zapier habe ich auch so meine Probleme, man müllt sich die Aufgabenlisten und Evernote zu wenn man nicht aufpasst und regelmässig die Listen organisiert. Taskcloner nutze ich auch, grundsätzlich ein guter Ansatz, aber ich vergesse häufig den Link zu setzen. Viele Grüße Uwe

  • Paul

    Evernote zur Mitarbeiterführung ?
    Ich will ja nicht den Teufel an die Wand malen oder den Finger erheben, aber personenbezogene Daten der Mitarbeiter bei Evernote ? Wie sieht das rechtlich aus ?

  • Thomas

    Hallo Lars,
    ich lese mit großem Interesse Deiene Berichte und habe mir bereits viel abgeschaut. Als Ergänzung möchte ich neben Deinem Workflow, der meinen sehr ähnlich ist folgendes anfügen.
    IFTTT und/oder Zapier haben die Möglichkeit mit einem Schlagwort direkt in ToDoIst eine Aufgabe zu erstellen.
    Insbesondere wenn ich per Scan oder via Scannable Dokumente hinzufüge erstelle über das Schlagwort ToDoIst einen neue Aufgabe. Da ist auch gleich der Link zum Evernote Dokument drin. Gleiches gilt für den Abgleich der Erinnerungen. Wenn ich in EV eine Erinnerung einstelle wird in ToDoIst ebenfalls eine Aufgabe erzeugt. Für mich ist das deutlich klarer zu handeln, da ToDoIst zu hundertprozent die Kontrollfunktion hat.
    Viele Grüße Thomas

    • Danke für die Ergänzung, lieber Thomas.

  • Danke für die gute Ergänzung, lieber Frank. Super!
    PS: Das Buch ist aber nicht von mir… 🙂

    • Ich war mir nicht sicher. Ich dachte mir, was soll’s 🙂

  • Markus Abstoß

    Hallo Lars,…..bislang habe ich mich irgendwie immer gesträubt neben Evernote ein zweites Tool einzusetzen. Ich nutze Evernote hauptsächlich zur Projektplanung und und zur Planung anderer beruflicher Aufgaben. Dabei „hängt“ an fast jeder Evernote-Notiz immer ein pdf, Excel-File und ’nen Screenshot
    vom Kundenbesuch o.ä.
    Todoist lief bei mir immer irgendwie parallel aber nie wirklich „richtig rund“, ich habe vieles probiert aber ein Workflow kam da nicht wirklich auf. Deine Idee mit dem klassischen Notiz-Link hat dem
    ganzen nun eine entscheidende Wende gebracht. Bin selbst nicht darauf gekommen.
    Danke dafür….prima ! Viele Grüße aus Remscheid nach Leichlingen.

    • Schön, wenn ich helfen konnte. Grüße nach Remscheid zurück 🙂

  • Angela

    Hallo Frank, ich habe ne ganz andere Frage zu Links. Vielleicht kannst du mir helfen. Wie erstellt man einen Hyperlink in Numbers. Von einem Sheet zum nächsten Sheet. Entschuldigt bitte das Fremdthema, aber die Link Idee von Lars mit Evernote hat mir auch sehr geholfen.

    • Hallo Angela, da passe ich. Numbers kenne ich nicht.

      • Angela

        Trotzdem danke für die Antwort.

    • Was möchtest Du mit den Links denn erreichen? Einfach den Aufruf eines anderen Numbers-Dokuments?

      • Angela

        Hallo Lars, ich möchte eine einfache Kundenübersicht erstellen. Dann von einem Kundennamen mit einem Link auf ein neues Blatt in der gleichen Mappe kommen. Ich hoffe du verstehst mich 🙂
        Danke, dass du versuchst mir zu helfen. Viele Grüße Angela

        • Ich nehme an Du meinst Evernote?
          Dann meinst Du bestimmt auch eine neue ‚Notiz‘ (Blatt) in dem selben Notizbuch (Mappe)?
          Falls ja: Den kopierten Link (wie im Artikel beschrieben) kannst Du überall einfügen. Auch innerhalb von Evernote.

  • Pingback: Rechercheverwaltung fürs Schreiben - Suchen und Finden ist nicht alles - INJELEA Blog()

  • Susanne Bauch

    Hallo Lars,
    irgendwie habe ich es tatsächlich geschafft todoist und evernote und mein emailprogramm miteiander zu verknüpfen bzw. sogar mit anderen Personen zu verknüpfen.

    Mein momentanes Projekt erfordert viele Termine, die ich im todoist ablege.
    Die Notizen die ich im todoist verlinkt habe und daraufhin in evernote abarbeite, aber nicht ganz alleine schaffe, delegieren muss, etwas verändere oder ähnliches gehen dann weiter an die entsprechenen Personen.

    Ich trau mich kaum es zu schreiben, aber „es macht Spaß“.
    Mein Mann hat mir daraufhin ein Tablet geschenkt, weil er von meinen Nerd-Zügen ganz fasziniert ist 🙂

    Die Struktur von todoist und evernote ist – momentan – noch nicht überlappend, da ich todoist NUR privat nutze (ich kann tatsächlich an meiner Arbeitsstelle nicht immer am Rechner arbeiten) und evernote bei mir andere Schwerpunkte hat.
    Vielleicht entwickelt sich das noch…

  • Doris Keglovits

    Hallo Lars,

    „Dabei beim Mac einfach mit einem Rechtsklick auf die Notiz gehen und
    dann die Alt-Taste (ehemals Badewanne) drücken. Damit ändert sich
    ‚Notizlink kopieren‘ in ‚Klassischen-Notiz-Link kopieren‘.“

    …und in der Windows-Version? Genau das ist nämlich mein Problem… 🙁

    • Sorry, da kann ich Dir leider nicht helfen…