Wie ich meinen ISOTEC-Fachbetrieb papierarm organisiert habe [Podcast 012]

In meinem ISOTEC-Fachbetrieb haben wir den Umsatz in den letzten Jahren mehr als verdoppelt. Entsprechend hat sich das Arbeitsvolumen gesteigert. Im Nachhinein kann ich mit Fug und Recht behaupten: Ohne die gleichzeitig umgesetzte papierarme Organisation, hätten wir das gesteigerte Arbeitsaufkommen nie und nimmer bewältigt.

Zum Hintergrund: Die 80 ISOTEC-Franchisebetriebe in Deutschland sanieren Feuchtigkeits- und Schimmelpilzschäden in Gebäuden. In meinem Fachbetrieb sind 30 Mitarbeiter beschäftigt, größtenteils Handwerker, darüber hinaus Bausachverständige, Architekten und Büroangestellte.

Bei über 200 Aufträgen im Jahr war es nicht leicht, im „Papierwust“ den Überblick zu bewahren. Mit unserer papierarmen Organisation haben wir den administrativen Aufwand reduzieren, die Kommunikation verbessern, die Transparenz erhöht und die Arbeitsabläufe erleichtern. Wie genau das unseren Arbeitsalltag vereinfacht hat, berichte ich in dieser Podcastfolge:

Hier die sieben wichtigsten Punkte zu einer papierarmen Organisation in der Zusammenfassung:

1. Es ist ein Prozess

Angefangen haben wir mit der papierarmen Organisation bei ISOTEC vor sechs Jahren, der Prozess ist aber nicht abgeschlossen und das wird er auch nie sein, weil wir vermutlich nie vollständig auf Papier verzichten können.

Gestehe Dir ein, dass papierarme Organisation ein Prozess ist und kein Zustand.

2. Ein Schritt nach dem anderen

Mit der papierarmen Organisation von 0 auf 1oo in einer Woche zu starten, wird nicht funktionieren. Beginne mit Teilbereichen, fange bei Dir selbst an und setze das papierlose System in Teilprozessen um.

Bei ISOTEC haben nach mir die Architekten damit angefangen, später folgten das Büro und dann die Handwerker.

Sei Dir jedoch im Klaren darüber, dass der Prozess am Anfang erst einmal Mehraufwand bedeutet. Die Erfahrung haben wir zum Beispiel gemacht, als auf der Baustelle noch ausschließlich mit Papier gearbeitet wurde, das im Büro dann alles eingescannt werden musste.

3. Beginne bei Dir selbst

Dabei geht es darum, als Beispiel voranzugehen. Denn alle wichtigen Entscheidungen im Geschäfts- und Privatleben beginnen immer bei Dir selbst. Nur so kannst Du ein neues System auch glaubwürdig vertreten.

4. Tablet kaufen

Für all das, wofür Du bisher Papier benötigt hast, brauchst Du natürlich einen Ersatz: Ein Tablet, bzw. iPad. In meinem ISOTEC-Fachbetrieb fertigen wir darauf mit GoodNotes Skizzen an, erstellen handschriftliche Notizen und teilen Informationen einfach digital.

5. Digitale Ablage einführen

Regelmäßige Leser meines Blogs wird es nicht überraschen: Als digitalen Aktenschrank verwenden wir bei ISOTEC Evernote. Die App dient als Wissensdatenbank, Technische Datenblätter sind hier ebenso hinterlegt wie ein Controlling-Notizbuch.

6. Interne Kommunikation

Zu diesem Zweck ist bei ISOTEC eine weitere, Stammlesern wohlbekannte App im Einsatz: Trello. Hier hat jedes Handwerkerteam seine eigene Spalte und kann zum Beispiel mit dem Smartphone Fotos von der Baustelle hinterlegen. So ist Trello unser zentrales Kommunikationsboard für die Projektarbeit, wo jeder die gewünschte Information genau dann findet, wenn er sie braucht.

Diese Transparenz hat unsere internen Emails reduziert und trägt zum Teambuilding bei.

7. Grenzen erkennen und zulassen

Es ist nicht möglich, auf Teufel komm raus die Papierlosigkeit anzustreben, weil einfach nicht alles digital und papierlos beziehungsweise papierarm geht.

In meinem ISOTEC-Team gibt es einen hervorragenden Handwerker, bei dem die Arbeit mit digitalen Geräten einfach nicht funktioniert. Also wird für ihn nach wie vor alles ausgedruckt. Für unsere Aufträge haben wir außerdem eine große (analoge) Plantafel, die in dieser Übersichtlichkeit in Trello nicht darzustellen wäre.

Fazit

Der Weg, eine Firme papierarm zu organisieren, ist steinig und gerade am Anfang oft mit Mehraufwand verbunden. Doch zur Erleichterung der Arbeitsabläufe und für eine größtmögliche Transparenz lohnt es sich, dranzubleiben.

Zitat

Wie Barbara mit einem tollen Zitat zum Thema feststellt, wusste schon Johann Wolfgang von Goethe: „Wer sichere Schritte tun will, muss sie langsam tun.“

Wie organisiert Ihr Euch papierlos oder papierarm? Habt Ihr weitere Anregungen? Ich freue mich auf unseren Austausch in den Kommentaren.

Hinweis: Ich behalte mir das Recht vor, beleidigende oder vom Thema abweichende Kommentare zu löschen.

  • Andreas Biehl

    Hallo Lars,

    wieder mal ein toller Artikel, und Danke, dass Du uns den Einblick gibst und aus dem Nähkästchen plauderst.

    Bei mir ist das auch ein ständiger Prozess, der sich immer mal wieder ändert. So richtig angekommen bin ich noch nicht.

    Derzeit arbeite ich mit Evernote und ToDoist. Beide in Verbindung mit meinem CRM, was der einzige Baustein ist, der nicht in der Cloud ist. Da hab ich noch nichts gefunden . Und ich brauch es für Marketing-Selektionen.

    Um alles miteinander zu verknüpfen, lege ich meine Angebote in Evernote ab. Zusätzlich habe ich mir kürzlich ein Notizbuch angelegt, wo ich für jeden Kunden eine Gesprächsnotiz und alle wichtigen Daten erstelle.
    Habe ich nun ein Angebot in EN abgespeichert, verlinke ich es mit der Gesprächsnotiz. Somit ist in der Gesprächsnotiz immer das aktuelle Angebot und was eventuell schon besprochen wurde, auf einen Blick zu sehen. Kommt es zu einer Wiedervorlage, gebe ich den Notizlink für ToDoist frei und generiere mir hier die Wiedervorlage mit Datum und wenn nötig, mit Uhrzeit.

    Den gleichen Link kopiere ich in mein CRM. Somit kann ich dort, falls ich online bin, mit einem Klick auch die Gesprächsnotizen einsehen. Bisher habe ich hier die Daten doppelt gepflegt. Das erspare ich mir nun mit der Verlinkung.
    Nachteil: Ich muss mit dem CRM online sein. Unterwegs manchmal schwer, da es nur auf dem Laptop dabei ist und keine App hat.

    Mit Trello könnte ich das vielleicht vereinfachen. Aber da bin ich noch am testen. Bisher habe ich mal ein Board angelegt um meine Aufträge vom Eingang zur Lieferung und Provisionierung zu verfolgen. Hatte ich bisher auch in EN.

    Alles in allem schon ganz rund. Bedarf aber jeder Menge Pflege, was mir allein nicht immer leicht fällt.

    Viele Grüße

    Andreas

    • Hallo Andreas,
      interessant was Du schreibst. Ich arbeite an einer vergleichbaren Aufgabenstellung.

      Du schreibst: „Habe ich nun ein Angebot in EN abgespeichert, verlinke ich es mit der Gesprächsnotiz. Somit ist in der Gesprächsnotiz immer das aktuelle Angebot und was eventuell schon besprochen wurde, auf einen Blick zu sehen. …. Nachteil: Ich muss mit dem CRM online sein. Unterwegs manchmal schwer, da es nur auf dem Laptop dabei ist und keine App hat.“
      ==> Du kannst doch unterwegs auf EN zugreifen und brauchst Dein CRM dann gar nicht. Die Adresse samt Telefonnummern sollte natürlich auch auf EN liegen. Die Visitenkarte, falls vorhanden, halt mit „Scannable“ einscannen in EN.

      Falls Du in der Gruppe arbeitest, geht das nur über Gruppenzugriff. Daran arbeiten wir gerade. Die herkömmlichen professionellen CRM-Systeme kosten alle ab 50 €/Lizenz und Monat. Das wird, gerade am Beginn von Vertriebsaktivitären, schnell teuer, zumal dann noch die anderen App-Kosten pro Vertriebler dazukommen. Aber das ist ein anderes Thema.

      Asiatische Grüße aus den Philippinen!

      • Andreas Biehl

        Hallo Andreas,

        ja, da hast Du Recht. Das geht alles in EN zu regeln.

        Von der Historie…..ich habe mit dem CRM angefangen, da gab es weder Evernote, Todoist, Trello oder ähnliche Anbieter. Meine Kundendaten sind alle in dem CRM, welches es nur als PC-Software gibt. Cloudanbieter von CRM gibt es mittlerweile auch. Manche sogar kostenlos für den ersten Benutzer. Da ich allein arbeite, wäre das komfortabel. Allerdings habe ich mich noch gescheut weil ich hier nur meine Kundendaten und nicht die vergangene Historie übernehmen kann. Ich pflege meine Angebote ein und auch die Abschlüsse. Somit habe ich einen Überblick, wo ich stehe und was der Kunde bisher an Umsatz gemacht hat. Zusätzlich nutze ich es zum Marketing. Ich kann super selektieren und z.B. Newsletter direkt versenden, Malings machen, usw. Einzelne Ansprechpartner anschreiben oder auch sehen, wo es Lücken gibt beim Marketing, wenn zum Beispiel eMail-Adressen fehlen.Aber auch die Adressen in allen möglichen Formaten im- und Exportieren. Zum Beispiel übergebe ich die Daten an eine Tourenplanungssoftware. Dies sind nur einige Beispiele.

        Und genau dies ginge dann mit Evernote nicht. Ich hab dann zwar alle Daten sehr schnell parat und kann auch über Tags super selektieren. Was mir dann fehlt, sind Auswertungen und Schnittstellen. Zumindest weiß ich es nicht besser. Oder bist Du da schon weiter?

        Gruß nach Asien

        Andreas

        • Hallo Andreas, (interessante Korrespondenz zwischen uns 🙂

          wir sind noch nicht weiter. Oder doch?

          Ich habe sehr viel früher u.a. mit Navision in einem Unternehmen mit mehr als 100 Mitarbeitern gearbeitet. Später dann allein mit Cobra als Stand-alone-Lösung. Im Moment experimentieren wir mit Super Office und MyFactory. Davor hatten wir VC Tiger, VTC und einige andere CRM-System ausprobiert.

          Das war alles nicht richtig vertriebsorientiert, zu viele Schwachstellen, die einen erheblichen Serviceauftrag für das anbietende Softwareunternehmen bedeutet hätte. Gut für die, aber nicht für mich. Da liegt man schnell bei 10.000 bis mehreren Tausend Euro. Zu viel bei all den Kompromissen.

          Ich habe gerade vorhin Evernote Premium gebucht und experimentiere weiter.

          Du hast die Auswertungen und Schnittstellen angesprochen, die Individualität im Vertrieb, das Selektieren. Genau das fehlt halt in einer „guten CRM-App“. Eine CRM-Lizenz gibt es nicht unter 50 €. Jedenfalls keine, die man vernünftig einsetzen kann. Aber vielleicht ist das schlicht zu viel verlangt. Ich stimme Dir zu, Evernote bietet diese Möglichkeiten nicht.

          Wir sind jetzt soweit, dass wir hier auf den Philippinen die vielen Softwareentwickler nutzen werden, wollen, eventuell ausprobieren usw. Aber das dauert auch, kostet viel Geld und muss gepflegt werden. Bei 50 Lizenzen im Monat à 50 € = 2500 € rechnet sich das jedoch eventuell. Im Jahr immerhin 30.000 €.

          Du hast es gut, Du arbeitest allein. Jedoch ist dann eine Lizenz für 50 bis 100 € im Moment erschwinglich. Sage ich jetzt so, obwohl ich Deine Situation gar nicht kenne.

          In der Gruppe mit vielen, gerade für typische deutsche mittelständische Unternehmen ist das aber gerade am Anfang ein KO-Kriterium. Und von deren Mitarbeitern haben die wenigsten Zeit, um hier bei Lars & Co vorbei zu schauen 🙂

          Wir werden in Kürze noch INFUSIONSOFT ausprobieren. Das ist CRM mit Email-Marketing in einem. Der Mercedes unter den CRM-System habe ich gehört. Es gibt leider keine Test-Version. Mit dieser Software sparen wir uns vielleicht unseren Email-Marketing-Anbieter GetResponse. Dann ist der Preis wieder relativiert.

          Fazit: Ich bin noch nicht wirklich weiter. Vielleicht an Erfahrung, aber nicht im Ergebnis.

          Auf geht’s!

          Asiatische Grüße nach Deutschland

          • Andreas Biehl

            Hallo Andreas,

            ja, ein interessanter Austausch. Ich denke, das wird noch spannend. Vorausgesetzt, Lars ist es Recht, wenn wir hier schreiben. Wenn nicht, müssen wir mal die Daten austauschen.

            Ich sehe die Sachen manchmal zu kompliziert, weil ich alles perfekt haben will. Deshalb auch noch mal der Link von ToDoist zu Evernote. Manchmal funktioniert der Link, dass ich dann auch die Evernote-Notiz gleich bearbeten kann und manchmal auch nicht. Eine Erklärung habe ich auch über den Support nicht bekommen können.Statt es aber dann einfach zu machen tüftel ich tagelang rum. Nun habe ich aber die Entscheidung getroffen es zu vereinfachen und keinen Link zu setzen. Für die Angebotsverfolgung setze ich in Evernote eine Erinnerung und in ToDoist lediglich eine Aufgabe “ Angebote telefonieren „. Ich denke das reicht und macht mein ToDoist auch etwas übersichtlicher.

            Als CRM nutze ich CRM plus von JB-Software. Sehr gut und günstig. Die bieten auch noch andere Software als Ergänzung zum Teil kostenlos an. Da musst Du mal schauen. Aber leider bieten die keine Cloud-Lösung an. Da müsstest Du per VPN arbeiten.

            Hier in einem Beitag hat jemand geschrieben er nutzt das AGIL-CRM. Dieses automatisiert das Marketing. Hört sich spannend an.Leider ist es nur in Englisch und da hab ich etwas Probleme.

            Hier in Deutschland gibt es noch WICE. Für den ersten Nutzer kostenlos. Da kannst Du einen Test-Account einrichten und probieren.

            Bis dann

            Andreas

          • Ich finde Euren Austausch auch interessant und ich kann mir vorstellen, dass es vielen Lesern ähnlich geht. Ihr könnt gerne weitermachen 🙂

          • Andreas Biehl

            Ja, schade aber, dass es abgebrochen ist.

    • Danke für die gute Ergänzung und den Einblick in Deine Organisationsstruktur. Solltest Du mal über ein gutes Cloud-basiertes CRM stolpern, lasse es mich bitte wissen 🙂

  • Hendrik

    Servus Lars,

    danke für diesen super Podcast! Mir gefällt das Format, ist super-ansprechend 🙂
    Mich persönlich motiviert dein Blog dazu es auch zu wagen und Schritt für Schritt papierlos zu werden. Zunächst für mich privat und dann auch (soweit möglich) innerhalb meines Unternehmens.

    Großes Lob an dich!

  • Lieber Lars,
    Du schreibst unter 5. Digitale Ablage einführen: „Regelmäßige Leser meines Blogs wird es nicht überraschen: Als digitalen Aktenschrank verwenden wir bei ISOTEC Evernote.“

    1) Nutzt Ihr die Evernote „Premium für Teams = Business“-Version?
    2) Haben alle Deiner ca. 30 Mitarbeiter Zugriff auf die gesamte Bibliothek = Daten?

    Asiatische Grüße aus den Philippinen!

  • Bastian Stuhlmacher

    Hallo Lars,

    ich lese seit längerem deinen Block und höre nun auch sehr gerne deine Podcasts morgens in der Bahn. Evernote nutze ich seit bereits 1,5 Jahren und werde zunehmend papierloser. Es ist einfach ein Prozess…

    Eines meiner Probleme ist die parallelwelt von Informationen. Wie handhabst du Office Dateien, die auch mal weiter bearbeitet werden oder neue Versionen erstellt werden?

    Ich habe beispielsweise noch sehr viele Dateien in einer Ordnerstruktur auf dem Computer. Andere Informationen wiederum in Evernote. Nun habe ich Evernote diese Ordner verwalten lassen, aber irgendwie ist das auch nicht die finale Lösung.

    Kennst du dieses Problem und falls ja, wie hast du es gelöst bzw. wie gehst du mit Arbeitsdateien auf der Festplatte um?

    Besten Dank, weiter so! Und viele Grüße

    Bastian

    • Danke für die gute Frage, lieber Bastian.
      In Evernote lege ich nur finale Dokumente ab. Dateien, an denen noch gearbeitet wird, liegen bei uns im Google Drive.
      Ein Beispiel: Alle Controlling Daten liegen in einer Tabellenkalkulation im G-Drive, an der ständig gearbeitet wird. Jeden Monat werden die Reports anhand dieser Daten erstellt und als pdf in Evernote abgelegt.

      • Bastian Stuhlmacher

        Hallo Lars,

        besten Dank für deine Antwort! Ich habe nun meine Dateien einmal komplett überarbeitet und bin zu G-Drive umgezogen. Nun nutze ich die neue Kooperation von G-Drive und Evernote und verlinke meine Dateien von G-Drive in Evernote.
        Bis jetzt wirklich eine coole Sache. Ob es langfristig praktikabel ist, wird sich zeigen. Sehr gut finde ich bis jetzt, das Änderungen in den Dateien dann automatisch auch in Evernote übernommen werden, da die Datei nur verlinkt ist.

        Viele Grüße
        Bastian