Wiederkehrende Aufgaben und Termine, die jede Führungspersönlichkeit braucht

Ein wichtiger Teil des Selbstmanagements sind wiederkehrende Aufgaben und Termine. Sie geben Dir und Deinem Berufsleben Struktur und die Sicherheit, nichts Wesentliches zu vergessen.

Wiederkehrende Aufgaben für Führungskräfte

Auch Gewohnheiten lassen sich mit wiederkehrenden Aufgaben super antrainieren. So habe ich es mittlerweile zu einer Nahezu-Perfektion in Sachen Morgenroutine gebracht.

Hier eine Liste meiner 16 wichtigsten wiederkehrenden Aufgaben und Termine, die jede Führungspersönlichkeit nutzen sollte:

1. Auszeiten

Direkt zu Beginn eines Jahres lege ich zwei Auszeiten fest. Jeweils zwei Tage ziehe ich mich zurück und arbeite an meinem Lebensplan, meinen Visionen und Zielen.

Diese direkt Anfang des Jahres in den Kalender eintragen (Big Rocks in first!) und bis aufs Blut verteidigen!

2. Quartalsplanung

In den Auszeiten lege ich unter anderem Jahresziele fest. Diese breche ich auf Quartalsziele herunter.

Immer Anfang eines jeden Quartals widme ich mich einen halben Tag dieser Planung. Hierzu nutze ich meinen Einfachen Businessplan.

Auch diese Planungszeit trage ich immer zu Anfang eines Jahres in meinen Kalender ein.

3. MDD Zeit

MDD steht für Mach Dein Ding, meinen Workshop zur Lebensplanung und erfolgreichem Selbstmanagement. Ein wichtiger Teil davon ist die wichtigste Aufgabe des Tages oder auch MDD-Aufgabe.

Jeden Arbeitstag habe ich von 8:00 – 10:00 für MDD reserviert. Hier erledige ich die Aufgaben, die mich meinen Zielen wirklich näher bringen.

Alles Weitere hier: Wie Du Deine Ziele wirklich erreichst – Die MDD-Aufgabe 

4. Coaching

Als bekennender Coaching-Leader ist Mitarbeitercoaching eines meiner wichtigsten Führungselemente.

Einmal im Monat ist jeder direkt an mich berichtende Mitarbeiter dran. Die Termine habe ich immer ein Jahr im Voraus festgelegt.

5. Sport

Wie wichtig regelmäßige Bewegung ist, brauche ich hier sicher nicht zu erwähnen. Zweimal die Woche habe ich Sport (bei mir Radfahren) fest im Kalender eingetragen.

6. Emails beantworten

Solltest Du der 200+ Email-Fraktion angehören, kann ich Dir nur empfehlen, täglich Zeiten zur Bearbeitung der Emails in Deinem Kalender einzutragen.

Mehr zu dem Thema hier: Emails im Griff: So wirst Du zum Inboxzero

7. Monatliche Planung

Meine Quartalsplanung (siehe Punkt 2) breche ich auf monatliche Ziele herunter. Einmal im Monat plane ich entsprechend und blicke auf den vergangenen Monat zurück.

8. Wöchentliches Review

Einmal die Woche widme ich mich intensiv der Wochenplanung. Ich schaue zurück, fokussiere meine Ziele und plane die anstehende Woche. Meistens ist das in deutlich weniger als einer Stunde erledigt.

Am liebsten nutze ich dazu den Sonntagabend oder direkt den Montagmorgen, je nachdem, wie ich sonntags so drauf bin…

Mehr dazu hier: Wöchentliches Review: Dranbleiben an Deinen Zielen und Prioritäten

9. Gesundheitschecks

Zu jedem notwendigen Arzttermin habe ich eine entsprechende wiederkehrende Aufgabe angelegt, z.B. Zahnarzt alle 6 Monate.

10. Geschäftszahlen überprüfen

Hört sich logisch an, ging bei meinen vielen Aktivitäten aber oft unter. Für jeden meiner Bereiche habe ich regelmäßige Aufgaben angelegt, so dass ich mich in festen Abständen immer wieder intensiv mit den entsprechenden Geschäftszahlen, Auswertungen etc. beschäftige.

11. Tagebuch führen

Mein Tagebuch ist eines meiner wichtigsten Elemente zu Selbstführung. Seitdem ich Grid Diary nutze, gelingt mir das sogar relativ regelmäßig. Habe ich als täglich wiederkehrende Aufgabe angelegt.

12. Erfolgsliste führen

Durch Krisen gehen wir alle. Ein gutes Hilfsmittel, diese möglichst unbeschadet zu überstehen und eine positive Grundeinstellung zu behalten, ist eine Erfolgsliste.

Einmal die Woche nehme ich mir die Zeit, meine ‚Erfolge‘ in Bulletpoints festzuhalten.

Mehr dazu hier: Eine Liste die wirklich jeder braucht 

13. Kontakt halten

Im hektischen Tagesgeschäft fällt es mir oft schwer, den Kontakt mit Freunden und Familienmitgliedern zu pflegen. Ich habe mir für alle wichtigen Personen in meinem Umfeld eine wiederkehrende Aufgabe angelegt.

Ja, sorry… ist aber so und funktioniert. Und, nein, für meine Frau und meine Kinder brauche ich das (noch) nicht…

14. Entrümpeln

Wer mich und meinen Blog schon länger verfolgt, weiß, dass ich mich nicht gerne von Dingen beherrschen lasse. Dazu gehört für mich regelmäßiges Entrümpeln, d. h,. sich von Dingen zu trennen.

Mit einer wiederkehrenden Aufgabe werde ich immer wieder daran erinnert.

15. Spam Ordner durchgucken

Jeden Freitag, zum Feierabend hin, schaue ich durch die Spam-Ordner meiner Email-Konten. So habe ich schon die ein oder andere Email herausgefischt, die da nicht hineingehörte.

16. Gewohnheiten ändern

Zum Ändern von Gewohnheiten gibt es viele Apps. Ich wollte aber nicht noch ein zusätzliches Programm, sondern alles zentral in meinem Taskmanager.

So lege ich mir für jede Gewohnheit, eine täglich wiederkehrende Aufgabe an.

Keine Ideen? Hier ein paar Beispiele:

  • Morgenroutine
  • 3l Wasser trinken
  • 300 Wörter schreiben
  • weniger Kaffee
  • Gewicht messen
  • Sprache lernen
  • etc.

Jetzt Du

Am besten zückst Du direkt Deinen Kalender und Taskmanager und trägst Dir die wiederkehrenden Termine und Aufgaben sofort dort ein.

Dein Kopf wird frei, es gerät nichts mehr in Vergessenheit und Dein Leben bekommt einfach etwas mehr Struktur.

Welche wiederkehrenden Aufgaben und Termine habt Ihr? Habe ich aus Eurer Sicht wichtige vergessen? Ich freue mich auf Eure Anregungen in den Kommentaren.

Hinweis: Ich behalte mir das Recht vor, beleidigende oder vom Thema abweichende Kommentare zu löschen.

  • Pollibus

    Hallo Lars,
    eine gute Liste! Ich lege die meisten der genannten Punkte in meinen 43 Folders ab wodurch ich sie automatisch neu terminiere, wenn sie dran waren – z.B. Mitarbeitergespräche.

    Kannst du mehr zu deinen Coachings und den „direkt dir berichtenden Mitarbeitern“ schreiben?
    Das würde mich mal genauer interessieren!

    PS: Ich konnte hier keinen Beitrag zu den 43 Folders finden, schau dir mal meinen an, die Domain kennst du ja 😉 Das ist für mich eines der wichtigsten Tools um den Kopf und den Tisch von Papier frei zu bekommen!

    • Andreas

      Hallo Sebastian,

      kannst Du den Link zu Deinem Beitrag auf Deiner Homepage hier veröffentlichen? Mich würde das auch interessieren?

      Gruß

      Andreas

      • Hallo Andreas,
        Ich will hier nicht ungefragt Links setzen, aber wenn du hinter meinen Namen ein .de hängst, kommst du direkt dorthin!

        Grüße
        Sebastian

        • Links zu interessanten Inhalten sind hier immer willkommen. Nicht so zurückhaltend 😉

    • Danke für Deinen Kommentar, Sebastian.
      Deine Anregung nehme ich gerne auf. Ich lasse mir etwas einfallen. Stay tuned 🙂
      Du kannst hier auch keinen Beitrag zu den 43 Foldern finden, da ich keinen geschrieben habe 😉 Hättest Du Interesse das System hier auf dem Blog als Gastbeitrag einmal vorzustellen? Würde garantiert viele in der PidZ-Community interessieren 🙂

  • Stefanie Niemann

    Guten Morgen Lars,

    vielen Dank für den super Artikel.

    Ich persönlich nutze wiederkehrende Aufgaben auch für private Dinge, die ich schnell vergesse oder laufend in meinem Kopf habe oder Gewohnheiten geändert werden sollen.

    Geburtstage oder andere persönliche Feiertage sind wohl die gängigsten wiederkehrende Ereignisse.

    Aber es freuen sich auch Arbeitskollegen und mein Team wenn man weiß, wann besondere Feiertage z.B. Geburtstag etc. sind. Es sind die kleinen Dinge im Leben, welche ein Team motivieren können und sei es „nur“ zu wissen wann diese Geburtstag haben um zu gratulieren – oder Verständnis aufzubringen, das sie eben eine Stunde oder so früher nach Hause gehen sollen um mit ihren Lieben zu feiern. Die Blicke sind unbezahlbar!

    Da ich vor kurzem z.B. mit dem Rauchen aufgehört habe mussten sämtliche Gewohnheiten auch geändert werden – wie so einfache Sachen wie Frühstücken, oder was mach ich mit der Zeit in der ich sonst geraucht habe…. Da neue Gewohnheiten lange brauchen bis sie eigentlich „sitzen“ habe ich wiederkehrende Termine – mit mir selbst – vereinbart, welche fest im Kalender stehen. Für mich sehr wichtige Sachen, haben dann sogar noch eine Uhrzeit, so dass der Kalender „geblockt“ wird.

    Meine wiederkehrenden Termine – teilweise mit Uhrzeit – sind:

    – Frühstücken und etwas zu Mittag essen (das habe ich sonst nie gemacht)

    – Gewichtsprotokoll führen

    – Sport – naja eher Muskelaufbautraining oder durch unseren schönen Taunus spazieren gehen um die kleinen Dinge, die es so im Wald gibt, auch sehen zu können und sich daran zu erfreuen.

    – Auszeiten für mich wie Stressabbau durch PMR, gute Musik hören, ein Buch lesen, Meditation, im Wald zweimal die Woche spazieren gehen. Diese habe ich sogar mit Uhrzeit angelegt.

    – ist vielleicht ein bisschen irre aber selbst meine Wohnung putzen (mache ich selbst) habe ich herunter gebrochen, so dass es verschiedene kleine Aufgaben gibt – zwischen 15 und 30 Minuten – die in einem bestimmten Rhythmus erledigt werden, so dass meine Wohnung immer sauber ist. Andere „tolle“ haushaltsbedingte Aufgaben, die man so macht, habe ich auch aufgeschlüsselt und als Termine eingetragen.

    – ein anderes großes Thema war auch der Feierabend für mich, da ich eher der Nachtmensch bin und ab 18 Uhr ein „Energieschub“ kommt, welchen ich jetzt anders nutze als früher. So habe ich mir einen Termin eine halbe Stunde des eigentlichen Feierabends eingestellt. Diese Zeit nutze ich meistens für Emails um langsam „herunterfahren“ zu können und dann auch nach Hause zu gehen.

    – Als Motivation für das Nichtrauchen gibt es auch einen täglichen Termin, welcher mich mehrmals am Tag daran erinnert, wie lange ich schon nicht mehr geraucht habe. Man vergisst ziemlich schnell wann was war und wie die Zeit vergehen kann.

    Ein wiederkehrendes Ereignis macht einfach den Kopf frei – mit dem guten Gefühl das nichts vergessen wird und man Gewohnheiten so ändern kann dass diese irgendwann in Fleisch und Blut übergehen.

    Viele Grüße
    Stefanie

    • Danke für Deine gute und ausführliche Ergänzung, lieber Stefanie. Sehr inspirierend 🙂

  • Udo Telaar

    Hallo Lars!

    Ich habe schon einige deiner Artikel durchgearbeitet und meinen Todoisten soweit eingerichtet. Vielen Dank für die vielen wertvollen Beiträge!

    Was mich noch etwas nervt sind die Wiederkehrenden Aufgaben in meinen Projektordnern. Dadurch sieht es so aus, als hätte man noch einen Berg unerledigter Arbeit, dabei sind die Aufgaben erst wieder in Monaten oder sogar Jahren fällig. Grenzt du diese Aufgaben irgendwie in eigenen Projekten ab oder stört dich das einfach nicht?

    Viele Grüße
    Udo

    • Pollibus

      Hallo Udo,
      Ich habe dazu ein eigenes Projekt angelegt, das „Wiederkehrend“ heisst. Darunter sogar noch eines mit „Tagesgeschäft“, die täglich fällig sind. Das geht natürlich am besten, wenn man in der „Heute“ Ansicht in Todoist arbeitet. Alternativ könntest du unter jedem Projekt noch einen „Wiederkehrend“ Ordner anlegen, dann werden sie ja abgetrennt angezeigt.

      Grüße
      Sebastian

      • Udo Telaar

        Danke Sebastian, so habe ich es jetzt auch gemacht! 🙂

      • Sicher eine Möglichkeit, nur fehlt dann die Projektzuordnung, die mir persönlich super wichtig ist. Ich möchte in meinem Team immer auf einen Blick wissen, welche Aufgaben in den Projekten offen bzw. abgehakt sind.

    • Nee, das stört mich überhaupt nicht. Bei meiner täglichen Arbeit bin ich so gut wie nur in der Ansicht ‚Heute‘ unterwegs. Dort verschwinden wiederkehrende Aufgaben nach dem Abhaken bis zum erneuten Fälligkeitstermin.
      Nur bei meinem Wöchentlichen Review, gucke ich die Projektordner durch und da finde ich es sogar sehr gut, die wiederkehrenden Aufgaben präsent zu haben 😉

  • Jetzt fehlt nur noch der Toilettenplan a la Sheldon Cooper

    • Kenne ich nicht. Erklär‘ bitte mal 🙂

    • Auf Nachfrage von Lars, was ich damit meine: dass Sheldon sogar für die Toilette einen Plan hat, war schon der Hinweis. Aber nun habe ich von Julia Engelmann noch einen besseren Hinweis gefunden: „Weniger Zeit mit Planen und Listenschreiben verbringen. Statt dessen rausgehen und Leben.“
      😉

  • Sabine

    Hallo an Alle,

    ich würde die Liste noch um eine Wiedervorlage (WV) zur Ernährung und sinnvollen Nahrungsergänzungsmitteln (sNEMs) erweitern. Gerade die Ernährung ist ein elementarer Baustein, um die eigene Leistungsfähigkeit drastisch zu erhöhen ohne körperlichen Raubbau zu betreiben. Ich erwähne jetzt nur einige Schlagworte, die ich für wertvoll halte: Glutene, Eiweiß, essentielle Aminosäuren. Um zu wissen, was der jeweilige Körper tatsächlich an zusätzlichen sNEMs benötigt, bitte unbedingt zu einem Molekular Medizinier gehen und sich mal komplett checken zu lassen. Er macht mehr als jeder normale Hausarzt & Co.

    Viel Spaß und maximale Erfolge wünscht

    Sabine

    • Danke für die interessante Ergänzung, liebe Sabine.
      Kennst Du Dich da gut mit aus? Falls ja: Könntest Du Dir einen Gastbeitrag hier auf dem Blog vorstellen, wo Du kurz und knackig die wichtigsten Punkte für Unternehmer und Führungskräfte zusammenfasst?

  • WALDEMAR LORENZ

    „Lesen“ fehlt in Deiner Liste, lieber Lars – leaders are readers.

    • ‚Lesen‘ ist bei mir so fest in meiner Morgenroutine verankert, dass ich dazu keine extra Erinnerung mehr brauche. Aber Du hast natürlich Recht, dazu macht eine wiederkehrende Aufgabe durchaus Sinn.