Die Struktur meiner Evernote Ablage hat sich über die Jahre immer wieder verändert. Noch geprägt von elendigen Windows-Zeiten und dem damit verbundenen Ordner-Wahnsinn, hatte ich anfangs für jedes noch so unwichtige Thema ein eigenes Notizbuch angelegt. Und frei nach Guy Kawasakis Motto: „Real man don’t use tags“ keine Schlagwörter verwendet. So ein Schwachsinn…
Mittlerweile habe ich meine Notizbücher auf ein absolutes Minimum reduziert und vergebe großzügig Schlagwörter. Das funktioniert für mich zur Zeit am besten.
Mit Eurer häufigen Bitte, einmal meine Evernote-Struktur offenzulegen, habe ich mich aufgrund meines stetigen Wandels immer schwer getan. Daher habe ich mir überlegt, Euch einfach meine wichtigsten Evernote-Notizbücher hier einmal vorzustellen:
1. @Inbox
Das Evernote Notizbuch Inbox ist mein Posteingangskorb. Hier wandert alles hinein, was sich über den Tag und die Woche so ansammelt.
@Inbox habe ich auch als Standard-Notizbuch bei Evernote hinterlegt, so dass alle Emails, Scanns etc. erst einmal dort abgelegt werden.
Einmal die Woche (wiederkehrende Aufgabe in Todoist!) widme ich mich meinem Eingangskorb und verschiebe die einzelnen Dokumente und Notizen entsprechend.
Ach ja, das Symbol „@“ habe ich der Inbox vorangestellt, so dass dieses Notizbuch bei alphabetischer Sortierung immer als Erstes angezeigt wird.
2. Archiv
Bevor ich groß überlegen muss, wo ich ein Dokument ablege, wandert es einfach in das Notizbuch „Archiv“. Hier liegt einfach alles, was in sonst kein anderes Notizbuch passt.
Hier ein paar Beispiele:
- Bedienungsanleitung
- Ebooks
- Unterlagen über Abonnements
- Fotos von Weinetiketten
- Lizenzschlüssel
- Kopien von Führerschein, Personalausweis, Fahrzeugschein etc.
Mit Schlagwörtern werden die Notizen grob strukturiert. So habe ich zum Beispiel das Schlagwort „Wein“, um auf einen Blick alle Weinetiketten einsehen zu können.
Die meisten Notizen liegen aber ohne ein Schlagwort im Archiv. Hier verlasse ich mich auf die sehr gute Evernote Suchfunktion. Funktioniert immer!
3. Versicherungen
Versicherungsfirmen sind jene Quälgeister, die mich am meisten mit Briefen zubombardieren. Da kommt über die Jahre so einiges zusammen. Alles, was ich von Versicherungen erhalte, egal ob KFZ-, Kranken- oder Lebensversicherung, wandert hier rein.
Als Schlagwörter vergebe ich die Namen der Versicherungen, also „AXA“, „Provinzial“, „R+V“ etc.
4. Finanzamt
Auch wenn wir es uns vielleicht anders wünschen, haben wir gezwungenermaßen alle eine Geschäftsbeziehung mit dem Finanzamt. Alle Unterlagen wie Steuererklärung, Steuerbescheid, Schriftwechsel, Spendenquittungen lege ich in diesem Notizbuch ab.
Als Schlagwörter habe ich hier die entsprechenden Finanzjahre vergeben. Ich bin mir aber nicht sicher, ob das sinnvoll ist. Bisher habe ich dieses Schlagwort und die entsprechende Sortierung noch nicht benötigt.
5. Banken
Das ist eigentlich selbsterklärend. Alle Bankunterlagen und Kreditkartenabrechnungen liegen hier. Schlagwörter: Namen der Geldinstitute.
6. Urlaube
Alles, was ich so an Reisen plane, und die entsprechenden Reiseunterlagen lege ich diesem Notizbuch ab. Von der Recherche – meist mit dem Webclipper gespeicherte Webseiten – über Flugunterlagen, Hotelreservierungen bis hin zu Restaurantempfehlungen.
Als Schlagwörter haben sich hier die entsprechenden Reiseziele bewährt. So habe ich immer alles zu einem bestimmten Urlaubsort schnell und zuverlässig gefunden.
7. Rechnungen
Sämtliche Rechnungen, die nicht in eines der oberen Notizbücher passen, landen hier. Dies beinhaltet auch Quittungen und Kassenbelege.
Als Schlagwort vergebe ich hier den Absender, also von wem ich die Rechnung / Quittung erhalten habe: ‚Weinhandlung XYZ‚, „Apple“ …
8. Planung
Seit etlichen Jahren führe ich einen Lebenspan. Zusätzlich halte ich meine Ziele in einfachen Listen oder auch in einem Einfachen Businessplan fest.
Alle diese Dokumente lege ich hier ab, ohne Verschlagwortung.
9. Inspiration
Als Blogger lese ich viele andere Blogs. Diese dienen mir häufig als Inspirationsquelle. Mit dem Webclipper lege ich die entsprechenden Artikel mit einem Klick in mein Inspirations-Notizbuch.
Mehr oder minder regelmäßig, aber immer wenn mich die Inspiration für neue Ideen komplett verlässt, schaue ich hier hinein.
Sonstiges
Nicht für jeden, aber eine Empfehlung für alle diejenigen, die mit Kindern gesegnet sind:
Ich habe für alle Unterlagen meiner Kinder noch das Notizbuch ‚Kinder‘ angelegt. Schul- oder Immatrikulationsbescheinigungen, Kopien der Personalausweise, Zeugnisse und natürlich auch Fotos aller Kunstwerke, welche sich über eine Kindheit so ansammeln, sind hier gespeichert.
Als Schlagwort füge ich einfach dem Dokument den Namen des Kindes hinzu.
Noch eine Empfehlung zum Schluss:
Wenn Du mit Evernote richtig durchstarten willst, dann ist der Evernote Online-Kurs in meiner MDD Selbstmanagement-Akademie garantiert etwas für Dich! 16 Videos helfen Dir beim Einstieg und auch für versierte Evernote-Nutzer gibt es interessante Workflows und viele Tipps & Tricks. Zusätzlich stelle ich meine ganz persönliche Evernote-Ablagestruktur detailliert vor! Alle Infos und die Anmeldemöglichkeiten findest Du hier.
Habt Ihr Fragen zu meiner Ablagestruktur? Welche Notizbücher sind aus Eurer Sicht wichtig? Ich freue mich auf Eure Anregungen in den Kommentaren.
Bisher bin ich mit einem einzigen Notizbuch gut ausgekommen. Welchen Sinn machen verschiedene Notizbücher? Die Schlagwörter reichen für mich vollkommen aus um bestimmte Bereiche abzudecken. Aber vielleicht gibt es da ja einen Aspekt, den ich noch nicht in Betracht gezogen habe. Lasse mich gern eines Besseren belehren und lerne gerne dazu …
Notizbücher helfen mit den Fokus zu halten: Eingangskorb (Inbox), Projekte, Lebenshüte, Arbeitsbereiche. Auch über die Freigabe von Notizbüchern kann man die Dinge schön trennen (öffentlich vs. privat).
Wie würde denn ein Wechselszenario aussehen, wenn Evernote mal seine Geschäftstätigkeit einstellen sollte? Dann ist doch alles in einem proprietären Format gespeichert, oder täusche ich mich? Ich denke, dass wichtige Dokumente (z.B. Versicherungspolicen etc.) wahrscheinlich besser als PDF im normalen Dateisystem auf einem NAS oder Dropbox o.Ä. aufgehoben sind. Wie stehst du dazu?
Eine gute Anmerkung. Danke dafür, Christian. Ich habe damit keine Probleme. Meine Gedanken dazu hatte ich in dem folgenden Artikel schon einmal zusammengefasst: https://larsbobach.de/evernote-backup-so-sicherst-du-deine-evernote-notizen-richtig/
Evernote hat eine API, da ich ein ähnliches, aber weitergehendes Produkt bastle, werde ich für meine Anwendung wohl einen Import (und wohl auch Export) bereit stellen.
Was bastelst du denn da, Sarah? Mit seinem Kommentar hast du zumindest LO vg neugierig gemacht…!?
Eine ganze Suite an Werkzeugen zur Alltagsbewältigung. Dokumentenverwaltung ist nur ein kleiner Teil davon, Finanzen, Assets(*), Verträgen, Kommunikation, Aufgaben und alles lässt sich mit einander in Bezug setzen und durch eigene Inhalte ergänzen. Wichtig sind auch vorbereitete „Workflows“, Wohnungssuche, Jobsuche, Zusammenziehen, Trennen (das wird allerdings schwieriger 😉 )usw.
(*) Da gibt es irgendwie keinen vernünftigen Deutschen Begriff für, gemein sind so Sachen wie Autos, dass einigen Verwaltungsaufwand mit sich bringt bis hin zu einfacheren wie Möbel, für deren regelmässige Erneuerung man zumindest ein Budget vorbereiten sollte.
Wie weit sind die Bastelarbeiten?
Super und vielen Dank für den sehr wichtigen Hinweis, lieber Bert. Werde ich sofort auf meinem Social-Media-Kanälen verteilen!
Jaja, „elendigen Windows-Zeiten und dem damit verbundenen Ordner-Wahnsinn“: Nur weil man es oft genug wiederholt, wird es nicht wahr.
1.
Der Wahnsinn mit den Ordnern stammt ja wohl nicht von Windows, sondern aus Papierzeiten. Schließlich musste man in in analogen Zeiten das viele Papier abheften und vor allem wiederfinden. Also hat man für verschiedene Vorgänge eben jedes Mal einen Ordner angelegt. Und die digitale Welt hat eben am Anfang auch die Ordner übernommen. Und selbst Apple verwendet Ordner, auch wenn man sie vielleicht als User nicht mehr sieht.
2.
elendiges Windows? Ohne die Massenanwendung Windows wären wir wohl heute nicht so weit mit der digitalen Welt. Man sollte nicht vergessen, dass Apple damals ein Nischenprodukt war und es Zeiten gab, in denen Apple nur durch großzügige finanzielle Unterstützung von Microsoft überlebte. Und in vielen Firmen läuft Windows als Betriebssystem, auch wenn iPad, iPhone und andere Apple-Produkte ebenfalls zum Einsatz kommen. Ohne das elendige Windows würde an manchen Stellen gar nichts gehen.
3.
Und was sind die Kategorien bei Goodnotes, wenn nicht verkappte Ordner? Und die „Notizbücher“ bei Evernotes? Auch nur Ordner.
Das ist zwar Off-Topic, aber man sollte die Kuh halt im Dorf lassen 🙂
Hier bei mir im Dorf sind noch alle Kühe vorhanden, nichts passiert!
Aber bitte nicht alles was ich so schreibe bierernst nehmen, mache ich auch nicht 😉
Hallo Lars!
Deine 10 Evernote Notizbücher haben mehrheitlich privaten Charakter oder sind geeignet für 1-Mann-Unternehmen.
Wie verwaltest Du denn Deine anderen Aktivitäten?
1. Deine Handwerksfirma
2. Deine „Blog-Firma“
Deinen früheren Empfehlungen habe ich jeweils einen Evernote-Stack mit darin enthaltenen Notizbüchern angelegt:
@inbox
Blogging – Blog a, Blog b, Tipps übers bloggen
Firma 1
Firma 2
Selbstverwaltung für die Firmen (Evernote, ToDoist, Trello, …)
Boardangelegenheiten (für verschiedene Firmen)
Privat
YY Coaching der Angestellten (ein Notizbuch je Name)
ZZ Archive (Archive Firma 1, Archive Firma 2, usw.)
Trash
Würdest Du Deine oben von Dir genannten Notizbücher auch als Stack anordnen? Beispielsweise so:
@inbox
Privat (Notizbücher Versicherungen, Finanzamt, Banken, Urlaube, Rechnungen privat)
Planung (privat, Firma 1, Firma 2) …. oder über Tags unterschieden.
Inspiration …wäre bei mir im Stack Blogging und darin im Notizbuch Tipps übers bloggen
Dein Artikel war wieder inspirierend. Ich habe daran gearbeitet während mein Fahrer mich durch einen nicht gefühlten Endlosstau auf den Philippinen gefahren hat. Die Zeit verging ohne Stress 🙂
Danke für Deinen Kommentar, lieber Andreas.
Ja, die Notizbücher haben privaten Charakter und liegen bei mir alle, bis auf das Notizbuch ‚Inspiration‘, im Stapel (Stack) ‚Privat‘. ‚Inspiration‘ liegt im Stapel ‚larsbobach.de‘. Die Ablagestruktur in meinen Unternehmen ist ein anderes Thema und würde die Kommentarfunktion hier sprengen. Vielleicht sollte ich auch darüber mal etwas schreiben…
Vielen Dank für die Darstellung Deiner wichtigesten Notizbücher. Ich habe nach dem Umstieg von der Windows-Welt ins Apple-Universum vor einigen Jahren lange nach einer Lösung gesucht. Evernote war für mich keine Alternative, da die Daten in der Cloud liegen.
Am Ende habe ich DEVONThink Pro gekauft. DEVONThink hat eine mächtige Suchfunktion über die Datenbanken hinweg und kann so ziemlich jedes Datenformat verwalten. Ich synchronisiere meine Datenbanken per WebDAV auf mein eigenes NAS von Synology und habe so den Bestand auf dem MacBookPro, NAS, MacBookAir. Der neue iOS Client von DEVONThink ist richtig klasse.
Webclipping, Notizen, Ablage von Mails, OCR, Import über Scanner, Verlinkung zu OmniFocus? Alles enthalten …
Und was mir wichtig ist: die Dokumente kann ich bei Bedarf immer einfach wieder exportieren und habe die Daten nicht in der Cloud liegen.
Der Vorteil des NAS ist, das man seine eigene Cloud hat. So kann ich OmniFocus, Banking4 etc. über WebDAV ebenso über das NAS laufen lassen wie auch Kalender und Kontakte. Documents und PDF-Expert auf dem iPadPro können ebenfalls ganz einfach auch die Filestruktur des NAS zugreifen.
Mal sehen, werde mal versuchen, dieses Thema im November ausführlich zu Papier zu bringen 🙂
Ich habe mir auch Devonthink inkl SnapScan rausgelassen. So richtig angefangen habe ich damit aber noch nicht, zum einen ist es recht mächtig und zum anderen bin ich noch am überlegen wie ich die Struktur anlege. Nur Tags wird für mich denke ich nicht funktionieren.
Evernote habe ich bisher nur für für Webartikel und Co verwendet. Persönliche Scans kamen für mich von Anfang an nicht in Frage. Und da dann vor nicht allzulanger Zeit mit dem kostenlosen Account nur noch 2 Endgeräte verwendet werden können, war das Ende von Evernote für mich eingeläutet.
Da ich neben den Mac und IOS Devices aber eben auch noch Windows und Linux Maschinen habe, war eine reine Lösung auf DevonThink Basis für mich nicht die Alternative, zumal ich ja noch nicht die Möglichkeiten von Devonthink überblicke.
Da aber unter anderem hier auch noch NAS Geräte rumstehen, sowohl Synology als auch Qnap war die dortige Notes App die perfekte Alternative für meine Webartikel Sammlung. Zumal eine direkte Importfunktion von Evernote bestand.
Es ist vollkommen klar das es nichts umsonst gibt auf Dauer. Ich hätte auch jederzeit auf die Bezahlvariante umsteigen können, welche für meinen Einsatzzweck aber nicht im Verhältnis stand.
Den größten Ausschlag gab aber die Abhängigkeit von einem Cloudbasiertem Dienst. Wenn dieser pleite geht, wie viele andere bereits, oder seine strategische Ausrichtung ändert, ist ggfs jahrelange Arbeit dahin.
Und wenn ich mir die Arbeit mache alles komplett zu digitalisieren dann habe ich das gerne selbst in der Hand was die Infrastruktur angeht.
Die App Note von Synology habe ich bisher nur angetastet. Wobei die in der Tat eine Alternative ist. Zumal es Clients für iOS, Android usw. gibt.
Danke für Deinen Bericht, Matthias. Eine gute Alternative für diejenigen, die Cloud-Dienste skeptisch sehen.
Super Artikel, ich warte sonntags immer schon auf Deinen Post. Als Evernote Nutzer unterscheide ich noch einen Ordner „local“ in dem ich Notizen ablege, die ich nicht in der cloud haben will. Dazu bietet Evernote auch die Funktion lokaler Ordner an, der dann aber nicht synchronisiert wird und nicht auf allen Geräten verfügbar ist. Es gibt immer mal etwas zu Privates.
Super, eine gute Ergänzung! Danke dafür, lieber Günter 🙂
Für die Verwendung von Archivnotizbücher machen IMO pro Notizbuchstapel je ein Archivnotizbuch Sinn, also Bsp eines für den Notizbuchstapel „Geschäftlich“ eines anlegen, eines für Freizeit“, eines für „Selbstorga“. So kann man grob Themen bezogen das ganze Zeug einfach mal durchsehen.
Auch eine Möglichkeit 🙂
„….die wirklich jeder braucht“? Nein, ich nicht. Warum die Notizbücher „Banken“ und „Versicherungen“ separat? Mit den Schlagwörtern findet man ja alles. Und ja auch ohne – deswegen hast du ja lange keine Schlagwörter verwendet, oder? Ich habe dafür meine „Inspirationen“ mehr unterteilt in verschiedene Notizbücher, da ich dort oft stöbere und daher die gleichen Themen beeinander haben möchte.
Aber ich finde es immer wieder spannend zu lesen, wie es andere machen.
Danke für Deine Ergänzung, liebe Nicole. Ich stöbere halt gerne mal durch mein Versicherungsnotizbuch 😉
Ich arbeite bei einer Versicherung – und da beschäftige ich mich daneben eben lieber mit anderem…. 😉
Das war von mir auch nicht ganz Ernst gemeint 😉
Moin Herr Bobach, ich habe wie Sie in Ihrem Podcast erzählt haben meine Rechnungen aus dieser Woche mit dem „Schlagwort offen“ versehen und wollte heute am Freitag diese wieder mit der Suchfunktion „offen“ wieder finden. Das klappte gar nicht. Mir wurden sehr viele Dokumente angezeigt . Dennoch habe ich gerade ein bisschen Stress meine Rechnungen wieder zu finden. Haben Sie nochmal einen Tipp um saubere archivierte Rechnungen Freitag wieder „am Start“ zuhaben?
Nach dem Schlagwort „offen“ suchen (durch Anklicken des entsprechenden Schlagworts). Nicht mit der Suchfunktion suchen, denn dann erscheint jeder Beitrag, der das Wort „offen“ im Text hat.
Ich habe jetzt angefangen, nach dem Öffnen der Post jeden Tag gleich die Rechnung zu bezahlen mit der App der Bank – und dann scanne ich die Rechnung erst ein. So habe ich keine offenen Rechnungen auf Evernote. Wenn eine Rechnung noch abgeklärt werden muss, dann behalte ich sie noch physisch.
Danke für die Beantwortung der Frage, liebe Nicole.
Direkt bezahlen ist natürlich auch eine Möglichkeit, was ich aber nicht immer machen möchten und kann. Gerade bei Arztrechnungen, muss ich teilweise erst auf die Erstattung durch die Krankenversicherung warten…
Wie ist das wenn Evernote mal Crashen sollte oder eingestellt wird, gibt es eine Backup Funktion wie bei Todoist. Gibt es auch eine Exportfunktion als PDF’s? Ich mache bisher sehr viel mit PDF Expert von Readdle. Aber die Ordnerstruktur kann einen manchmal erschlagen. Ich würde, wenn Zukunftssicherung gern Evernote eine Chance geben.
Dazu hatte ich schon einmal etwas geschrieben: https://larsbobach.de/evernote-backup-so-sicherst-du-deine-evernote-notizen-richtig/
Wenn ich das richtig verstehe geht der Export nur als Evernote eigene Datei und als Html?! Dann müsste ich das händisch nochmal als PDF umrechnen…. ich glaube da bleib ich lieber bei PDF Expert von Readdle, auch wenn es dort keine Handschrifterkennung gibt. One Note ist mir zu Bunt und zu viel Spielerei.
Ja, den Export als pdf hat Evernote vor einiger Zeit gekippt. Echt schade…
Also ich habe es gerade nochmal probiert!
Die von mir beschriebene Methode funktioniert einwandfrei. Ich habe gerade 1.700 PDF „ausgelagert“ und gesichert.
Meinst du das du PDF’s erzeugst aus allen Evernote Notizen oder extrahierst du nur PDF Dateien die als Anhänge in einem Evernote Stapel liegen?
Machst du das am Rechner? Müsste ja dann egal sein ob Mac oder Windows weil es eine Programmfunktion ist?!
Ich extrahiere damit die Anhänge! Geht sowohl auf Mac als auch auf Windows.
So hatte ich deine Anmerkung hierzu verstanden. Insofern „schütze“ ich zumindest meine Anhänge (ich habe auch überwiegend PDF).
Danke dir. Aber mir geht es drum alles als Pdf extrahieren zu können. Ich weis nichts ist 100% sicher aber ich mag das Gefühl nicht abhängig zu sein.
Vg
Ich glaube, hier geht es um den Export der Notizen als pdf-Datei und nicht um die Anhänge… so ist zumindest mein Kommentar zu verstehen 🙂
Jo, habe ich jetzt auch verstanden 😉
@David
Wenn du alle PDF „sichern“ willst, geht das so:
resource:application/pdf (Dateien suchen lassen)
STRG+A (alle Markieren)
Anhänge in einem neuen Ordner speichern.
Vielleicht hilft dir das?
VG aus Berlin
Micha
Als Ergänzung:
1) Urlaub_Archiv! Das Notizbuch „Urlaub“ habe ich überall als offline markiert. Das Archiv brauche ich nicht offline !
2) Public: Archivierte Internetseiten, die nicht schützenswert sind (also nicht persönlich). Dieses Notizbuch hat eine Freigabe, so dass ich darauf einfach verweisen / hinweisen kann.
Frage zu den Schlagwörtern: Da diese global gelten musst Du sehr viele haben! Ist das nicht störend in der Navigation / Suche? Ich filtere sehr gerne über Schlagwörter (=Themen).
Danke für die Anregung, Paro 🙂
Nein, das hat mich bisher noch nicht gestört und stimmt, die Liste wird immer länger…
Hallo Lars,
Danke für den Post.
war das bei dir aber nicht nach dem Motto, real Men need no Tags? 🙂
Viele Grüße
Uwe
no tags make no sense! 🙂
Ich finde die Schlagwörter (=horizontal) unerlässlich als gute Ergänzung zur Ablage in Notizbücher (=vertikal). zB: seine alle meine ToDos!
absolut, ohne hat man, trotz der sehr guten Suchfunktion, sehr schnell einen Datenklumpen zusammen. Ich sehe auch keinen Grund Notizbücher/Tags nicht zu nutzen, zumal die Zuordnung bei mir zu 80 % automatisiert ist (Hazel/Drafts).
Ja, kann auch sein 😉
Ich habe nicht gesehen, dass der Spruch in der Einleitung steht, sonst hätte ich ihn nicht gebracht. Ich habe mich nur erinnert, dass das schon einmal Thema war, ich habe es darauf auch versucht, aber es hat nicht geklappt :-). Was interessant wäre, wie bildest du deine Lebensplanung in Evernote ab?
Alles klar 😉
Im Moment führe ich meinen Lebensplan in Trello. Dazu hatte ich hier auf dem Blog mal eine ganze Artikelserie geschrieben. Vorher hatte ich den Lebensplan als einfaches Text-Dokument in Evernote abgelegt. Auch dazu gibt es Artikel.
Alles zu Lebensplanung gibt es hier: https://larsbobach.de/category/lebensplan/