10 Funktionen von ToDoist, die Du vielleicht noch nicht kennst

ToDoist ist das Kontrollzentrum meiner Arbeit, ja, vielleicht sogar meines Lebens. In ToDoist erfasse ich meine Ziele, Projekte und Aufgaben und plane meine Monate, Wochen und Tage.

Die Stärke der App liegt in der Einfachheit. Jeder kann, ohne Studium einer Anleitung, sofort loslegen und anfangen, sich und seine Aufgaben zu organisieren.

Dennoch ist ToDoist wahnsinnig mächtig und die ganze Funktionalität ist unter der einfachen Oberfläche gut versteckt. Das ist eine Kunst für sich und eine der großen Stärken dieses Taskmanagers.

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Hier sind 10 Funktionen von ToDoist, die unter der schönen Oberfläche verborgen sind und die Du vielleicht noch nicht kennst:

1. Browser Erweiterung

Für alle gängigen Browser gibt es eine ToDoist-Erweiterung. Damit hast Du, auch wenn Du gerade im Netz unterwegs bist, immer Zugriff auf Deine Aufgaben und kannst auf die Schnelle eine neue anlegen.

Browser Erweiterung von ToDoist installieren

Mit der Erweiterung kannst Du aber auch Webseiten komfortabel in ToDoist ablegen. Bei mir hat ToDoist mit dieser Funktion die App Pocket komplett abgelöst. Siehe hierzu auch meinen Artikel: ToDoist: Wie Du den Eingangskorb zum Speichern von Webseiten nutzen kannst

2. Verschieben von Aufgaben

Am Ende des Tages versuche ich immer, die Ansicht ‚Heute‘ zu leeren. Dazu muss ich die nicht erledigten Aufgaben auf die folgenden Tage verschieben.

Damit Du Dir die nächsten Tage nicht zu voll packst, bietet ToDoist eine Übersicht, wie viele Aufgaben schon für diese Tage geplant sind.

ToDoist Task verschieben

Einfach mit der Maus über das Datum fahren und schon wird Dir die Belegung des Tages unten angezeigt. Super praktisch.

3. Karma Urlaub

Das Karma ist für viele Spielerei. Für mich ist es Motivation pur. Siehe hierzu auch meinen Artikel: Ohmm, so motivierst Du Dich mit dem ToDoist-Karma.

Damit Dein Karma während Deines Urlaubs nicht abschmiert, kannst Du das Karma zeitgleich mit Dir in den Urlaub schicken.

Karma in ToDoist

Einfach unter ‚Karma Einstellungen und Ziele‘ den Urlaubsmodus aktivieren.

4. Schnelleingabe

Gerade wenn man in anderen Programmen unterwegs ist, kommen einem oft Ideen und Aufgaben in den Sinn, die sofort festhalten werden sollten. Dazu gibt es die ToDoist-Schnelleingabe.

Unter Einstellungen -> Tastenkürzel kannst Du festlegen, bei welcher Tastenkombination die Schnelleingabe erscheint. Aus der Gewohnheit alter Things-Tage habe ich die Tastenkombination Alt-Space gewählt.

Leider nervig: Nach der Schnelleingabe schiebt sich ToDoist automatisch in den Vordergrund. Hier müssen die Entwickler dringend nachbessern.

5. Aufgaben, die nie erledigt sind

Du wirst zu Recht fragen: Wozu soll das in einem Taskmanager gut sein? Ganz einfach: Ich nutze das zur Gruppierung von Aufgaben in verschiedenen Ebenen.

Stellst Du dem Aufgabentext einen ‚*‘ voraus, so kann die Aufgabe niemals abgehakt werden.

6. Vorlagen

Ein wirklich tolles Feature! Für immer wiederkehrende Aufgabenketten und Projekte ein echter Produktivitätshammer.

Ein einmal angelegtes Projekt kann als Vorlage gespeichert und dann immer wieder aufgerufen werden.

Vorlagen in ToDoist erstellen

Das Menü erscheint in dem Projekt unter dem Symbol für Aufgabenaktionen.

7. Einbindung von Google Drive und Dropbox

In den Kommentaren zu den Aufgaben können Dateien angehängt und die Cloud-Speicherdienste Google Drive und Dropbox verknüpft werden.

8. Ortsbezogene Erinnerungen

Neben SMS- oder Email-Erinnerungen bietet ToDoist auch die Möglichkeit der ortsabhängigen Erinnerung.

Ortsabhängige Erinnerungen in ToDoist einrichten

Diese Funktion kommt bei mir am häufigsten beim Einkaufen zum Einsatz. Benötige ich z. B. etwas aus dem Baumarkt, so erscheint die Erinnerung das nächste Mal, wenn ich mich in dem entsprechenden Baumarkt befinde. Genial.

9. Wiederkehrende Aufgaben

Über die Art der Datumseingabe in ToDoist scheiden sich die Geister. Auch ich bin nicht unbedingt ein Fan der Terminierung in echter Sprache.

Egal. Es ist jedenfalls auch möglich, abhängig von der Erledigung der Aufgabe, wiederkehrende Aufgaben zu definieren.

Ein Beispiel: Normalerweise lautet der Text für eine wiederkehrende Aufgabe ‚jede 2 Tage‘. Alle zwei Tage erscheint jetzt die Aufgabe in der Ansicht heute.

Möchte ich aber, abhängig von der Erledigung der Aufgabe, alle zwei Tage die Aufgabe angezeigt bekommen, so stelle ich einfach ein Ausrufezeichen hinter das jede: ‚jede! 2 Tage‘. Jetzt wird die Aufgabe immer zwei Tage nach dem Abhaken erneut fällig.

10. Integration in die Email-App

ToDoist bietet Plug-Ins für die gängigsten Email-Clients: Gmail, Outlook und Thunderbird. So lassen sich Emails ganz einfach und ohne Umwege in Tasks umwandeln.

Ich nutze die Gmail-Erweiterung und sie funktioniert tadellos.

Solltest Du einen anderen, nicht unterstützten Email-Account nutzen, so kannst Du die Email auch an ToDoist weiterleiten. Siehe hierzu meinen Artikel: Mit den ToDoist Email-Adressen auf dem Weg zum Inboxzero.

Noch eine Empfehlung zum Schluss

Mein Blogger-Kollege Ivan Blatter hat einen hervorragenden und lehrreichen Videokurs zu Todoist im Angebot. Wenn Du tiefer einsteigen und zu einem echten Todoist-Profi werden möchtest, kann ich Dir den Kurs nur wärmstens ans Herz legen. Den Kurs findest Du hier.

Kennst Du eine weitere versteckte Funktion von ToDoist? Fehlt Dir eventuell noch ein wichtiges Feature? Ich freue mich auf unseren Austausch in den Kommentaren.