10 Funktionen von ToDoist, die Du vielleicht noch nicht kennst

ToDoist ist das Kontrollzentrum meiner Arbeit, ja, vielleicht sogar meines Lebens. In ToDoist erfasse ich meine Ziele, Projekte und Aufgaben und plane meine Monate, Wochen und Tage.

Todoist Funktionen erklärt

Die Stärke der App liegt in der Einfachheit. Jeder kann, ohne Studium einer Anleitung, sofort loslegen und anfangen, sich und seine Aufgaben zu organisieren.

Dennoch ist ToDoist wahnsinnig mächtig und die ganze Funktionalität ist unter der einfachen Oberfläche gut versteckt. Das ist eine Kunst für sich und eine der großen Stärken dieses Taskmanagers.

Hier sind 10 Funktionen von ToDoist, die unter der schönen Oberfläche verborgen sind und die Du vielleicht noch nicht kennst:

1. Browser Erweiterung

Für alle gängigen Browser gibt es eine ToDoist-Erweiterung. Damit hast Du, auch wenn Du gerade im Netz unterwegs bist, immer Zugriff auf Deine Aufgaben und kannst auf die Schnelle eine neue anlegen.

Browser Erweiterung von ToDoist installieren

Mit der Erweiterung kannst Du aber auch Webseiten komfortabel in ToDoist ablegen. Bei mir hat ToDoist mit dieser Funktion die App Pocket komplett abgelöst. Siehe hierzu auch meinen Artikel: ToDoist: Wie Du den Eingangskorb zum Speichern von Webseiten nutzen kannst

2. Verschieben von Aufgaben

Am Ende des Tages versuche ich immer, die Ansicht ‚Heute‘ zu leeren. Dazu muss ich die nicht erledigten Aufgaben auf die folgenden Tage verschieben.

Damit Du Dir die nächsten Tage nicht zu voll packst, bietet ToDoist eine Übersicht, wie viele Aufgaben schon für diese Tage geplant sind.

ToDoist Task verschieben

Einfach mit der Maus über das Datum fahren und schon wird Dir die Belegung des Tages unten angezeigt. Super praktisch.

3. Karma Urlaub

Das Karma ist für viele Spielerei. Für mich ist es Motivation pur. Siehe hierzu auch meinen Artikel: Ohmm, so motivierst Du Dich mit dem ToDoist-Karma.

Damit Dein Karma während Deines Urlaubs nicht abschmiert, kannst Du das Karma zeitgleich mit Dir in den Urlaub schicken.

Karma in ToDoist

Einfach unter ‚Karma Einstellungen und Ziele‘ den Urlaubsmodus aktivieren.

4. Schnelleingabe

Gerade wenn man in anderen Programmen unterwegs ist, kommen einem oft Ideen und Aufgaben in den Sinn, die sofort festhalten werden sollten. Dazu gibt es die ToDoist-Schnelleingabe.

Unter Einstellungen -> Tastenkürzel kannst Du festlegen, bei welcher Tastenkombination die Schnelleingabe erscheint. Aus der Gewohnheit alter Things-Tage habe ich die Tastenkombination Alt-Space gewählt.

Leider nervig: Nach der Schnelleingabe schiebt sich ToDoist automatisch in den Vordergrund. Hier müssen die Entwickler dringend nachbessern.

5. Aufgaben, die nie erledigt sind

Du wirst zu Recht fragen: Wozu soll das in einem Taskmanager gut sein? Ganz einfach: Ich nutze das zur Gruppierung von Aufgaben in verschiedenen Ebenen.

Stellst Du dem Aufgabentext einen ‚*‘ voraus, so kann die Aufgabe niemals abgehakt werden.

6. Vorlagen

Ein wirklich tolles Feature! Für immer wiederkehrende Aufgabenketten und Projekte ein echter Produktivitätshammer.

Ein einmal angelegtes Projekt kann als Vorlage gespeichert und dann immer wieder aufgerufen werden.

Vorlagen in ToDoist erstellen

Das Menü erscheint in dem Projekt unter dem Symbol für Aufgabenaktionen.

7. Einbindung von Google Drive und Dropbox

In den Kommentaren zu den Aufgaben können Dateien angehängt und die Cloud-Speicherdienste Google Drive und Dropbox verknüpft werden.

8. Ortsbezogene Erinnerungen

Neben SMS- oder Email-Erinnerungen bietet ToDoist auch die Möglichkeit der ortsabhängigen Erinnerung.

Ortsabhängige Erinnerungen in ToDoist einrichten

Diese Funktion kommt bei mir am häufigsten beim Einkaufen zum Einsatz. Benötige ich z. B. etwas aus dem Baumarkt, so erscheint die Erinnerung das nächste Mal, wenn ich mich in dem entsprechenden Baumarkt befinde. Genial.

9. Wiederkehrende Aufgaben

Über die Art der Datumseingabe in ToDoist scheiden sich die Geister. Auch ich bin nicht unbedingt ein Fan der Terminierung in echter Sprache.

Egal. Es ist jedenfalls auch möglich, abhängig von der Erledigung der Aufgabe, wiederkehrende Aufgaben zu definieren.

Ein Beispiel: Normalerweise lautet der Text für eine wiederkehrende Aufgabe ‚jede 2 Tage‘. Alle zwei Tage erscheint jetzt die Aufgabe in der Ansicht heute.

Möchte ich aber, abhängig von der Erledigung der Aufgabe, alle zwei Tage die Aufgabe angezeigt bekommen, so stelle ich einfach ein Ausrufezeichen hinter das jede: ‚jede! 2 Tage‘. Jetzt wird die Aufgabe immer zwei Tage nach dem Abhaken erneut fällig.

10. Integration in die Email-App

ToDoist bietet Plug-Ins für die gängigsten Email-Clients: Gmail, Outlook und Thunderbird. So lassen sich Emails ganz einfach und ohne Umwege in Tasks umwandeln.

Ich nutze die Gmail-Erweiterung und sie funktioniert tadellos.

Solltest Du einen anderen, nicht unterstützten Email-Account nutzen, so kannst Du die Email auch an ToDoist weiterleiten. Siehe hierzu meinen Artikel: Mit den ToDoist Email-Adressen auf dem Weg zum Inboxzero.

Noch eine Empfehlung zum Schluss

Mein Blogger-Kollege Ivan Blatter hat einen hervorragenden und lehrreichen Videokurs zu Todoist im Angebot. Wenn Du tiefer einsteigen und zu einem echten Todoist-Profi werden möchtest, kann ich Dir den Kurs nur wärmstens ans Herz legen. Den Kurs findest Du hier.

Kennst Du eine weitere versteckte Funktion von ToDoist? Fehlt Dir eventuell noch ein wichtiges Feature? Ich freue mich auf unseren Austausch in den Kommentaren.

Hinweis: Ich behalte mir das Recht vor, beleidigende oder vom Thema abweichende Kommentare zu löschen.

  • Micha Braun

    Hallo Lars,

    vielen Dank! Die nie erledigten Aufgaben (*) und den Tipp (!) für die wiederkehrenden Aufgaben kannte ich noch nicht. Sehr gut!!

    VG aus Berlin, Micha

    • Ralf Grabowski

      Diese beiden Tipps kannte ich auch nicht. Aber zumindest das Sternchen funktioniert hier auf dem iPad nicht. Ich kann die Aufgaben dennoch abhaken. 🙁
      Schöne Grüße Ralf

      • Das schein wirklich nur in der Desktop-Version zu funktionieren.
        Kurios: Mit ‚*‘ als nicht abhakbare Aufgabe am Desktop angelegte Aufgaben, lassen sich auf dem iPad trotzdem abhaken und verschwinden dann, auch auf dem Desktop. Das ist noch nicht richtig ‚durchprogrammiert’…

  • drbrennero

    Hallo Lars,
    Danke für die Tipps, die Kalenderanzeige ist mir noch nie aufgefallen :-).
    Viele Grüße
    Uwe

  • Richard Lamers

    Hallo, Lars,
    „täglich! um 20:00“ funktioniert bei mir nicht (ungültige Eingabe). Weißt Du, warum?
    Gruß
    Richard

  • Matthias Zimmer

    Wie immer gute Tipps, danke hierfür, lieber Lars!
    Todoist gehört seit einiger Zeit zu meinem Leben und hilft mir richtig, meinen Tag in den Griff zu bekommen.
    Aber das mit den ortsbezogenen Erinnerungen krieg ich nicht hin. Muss ich was in den Einstellungen ändern? Wenn ja was?
    Danke für die vielen wertvollen Tipps!

    • Danke für die netten Worte, lieber Matthias. Wo häng es denn genau? Findest Du die Funktion nicht?

      • Matthias Zimmer

        Hallo Lars, ich finde die Funktion. Bis zu deinem Artikel wusste ich nicht, wozu ich sie gebrauchen könnte. Jetzt, nachdem ich deinen Artikel gelesen habe, will ich es unbedingt ausprobieren. Wie man oben aber sieht, bin ich nicht der einzige, bei dem es hängt.

        Ich hätte da aber noch eine andere Frage: wie kann ich sinnvoll eine Einkaufsliste nutzen? Der Weg über die Projektvorlagen als TXT-Datei kommt mir etwas umständlich vor. Und wenn ich einen Artikel dann abhake, ist die Aufgabe ja weg, also muss ich wohl wieder neu importieren?

        • Für immer wiederkehrende Einkaufslisten ist eine Vorlage aus meiner Sicht recht gut geeignet.
          Klar musst Du, nachdem Du den Artikel abgehakt (eingekauft) hast, die Vorlage vor dem nächsten Einkauf erneut importieren.

    • Micha Braun

      Die ortsbezogene Erinnerung funktioniert derzeitig nicht richtig. Ich hatte Kontakt mit dem Support von ToDoIst.
      Wird mit dem neuen Update behoben (16.09.2015)

      • Matthias Zimmer

        Vielen Dank für die Information! Habe schon an meiner Befähigung gezweifelt;-)

        • Andreas Biehl

          Also bei mir funktioniert es auch nach dem Update noch nicht

  • Andreas Biehl

    Hallo Lars,

    vielen Dank.
    Wieder was gelernt 🙂
    Die Standorterinnerung funktioniert bei mir leider nicht. Vielleicht hat hier ja jemand Erfahrung damit….ich nutze ein Galaxy Note 2…egal mob GPS aktiviert ist oder nicht…keine Funktion. Für Anregungen bin ich dankbar.

    Gruß
    Andreas

  • Michi Huonder

    Das man die Termine von Todoist im Kalender exportieren kann, müsste hier sicherlich auch noch aufgeführt werden. War überglücklich als ich diese Funktion fand. Nun habe ich alles in der Kalender-App im Überblick! So wie’s sein muss.

    • Danke für die guten Ergänzung, lieber Michi.

  • Iva

    Morgen Herr Bobach,
    ich suche nach Möglichkeit mehrere Aufgaben am PC auf ein Mal zu verschieben, nicht nur vom Handy. Geht das überhaupt? VG

    • Nein, das geht leider (noch) nicht

      • Iva

        Danke!

      • Brad Hauser

        Das ist nun möglich:
        STRG+Klick oder Shift+Klick auf Aufgabe + Wählen Sie mehrere Aufgaben gleichzeitig.
        Nun sollten die ausgewählten Aufgaben gelb ausgezeichnet sein und am oberem Fensterrand erscheint ein neues Dialog Panel mit den Optionen: Fälligkeitsdatum / Zum Projekt verschieben / Priorität / Mehr …

  • aknord62

    zu Tip 5: „Stellst Du dem Aufgabentext einen ‚*‘ voraus, so kann die Aufgabe niemals abgehakt werden.“

    Das funktioniert leider nur mit der Desktop-Variante. Bei den mobilen Versionen (iPad/iPhone) können diese so gekennzeichneten Aufgaben problemlos abgehakt werden und verschwinden dann aus der Liste.

    Sehr bedauerlich finde ich auch die Inkonsistenz des Designs zwischen mobiler und Desktop-Variante von Todoist. In der Desktop-Variante werden die mit „*“ gekennzeichneten Listeneinträge ohne führendes Abhakfeld (der runde Kreis) angezeigt und sind damit sofort als Gruppenbezeichnung/Überschrift erkennbar. Normale Aufgaben bekommen in der Desktop-Variante automatisch einen leeren Kreis zum Abhaken vorangestellt. Optisch sehr übersichtlich.
    In der mobilen Variante fehlt das völlig: alle Einträge, ob mit „*“ gekennzeichnet oder nicht, stehen in einer Ebene; in der mobilen Variante gibt es den leeren Kreis überhaupt nicht. Eine übersichtliche und mit der oben beschriebenen Methode unterteilte Aufstellung verliert also völlig ihre Struktur.

    Schön wäre es außerdem, wenn in der Premium-Variante die dann freigeschaltete Möglichkeit von Design-Themen nicht übergreifend auf ALLE angemeldeten Geräte automatisch übertragen würde. Die Geräte werden ja einzeln von Todoist geführt, dann sollte es auch möglich sein, das Design-Thema lokal auf den Geräten zu speichern. So könnte man auf den einzelnen Geräten auch unterschiedliche Themen verwenden. Kein besonders wichtiger Punkt, wäre aber (für mich) dennoch schön.

    Wichtiger wäre mir allerdings, dass im kommenden Update die Darstellung auf Desktop- und mobiler Variante mal angeglichen würde (s.o.)! Wenn schon Profi-Anspruch, dann auch richtig zu Ende designt und gedacht!

    VG, Andreas

  • Horst Girmann

    Hallo Lars,
    ich bin bisher eigentlich sehr von todoist überzeugt, stehe aber nun plötzlich vor dem Problem, das nichts mehr geht, weder im web noch in win. Wenn ich mich anmelde (über google account) erscheint nur noch eine leere Oberfläche, meine gesamten Inhalte der letzten Monate sind nicht mehr da. Bin übrigens premium user. Vom support kommt leider keine Rückmeldung zu meinem Problem.

    • Oh, das hört sich aber nicht gut an… Normalerweise ist der ToDoist Support recht fix. Hast Du auf Englisch geschrieben?

  • Alexander Feldmann

    Hallo zusammen!

    Nach den vielen positiven Äußerungen zu ToDoist bin ich in die Testphase eingestiegen. Ich bin auf der Suche nach einer webbasierten ToDo-Unterstützung für unterschiedliche Systeme. Toll wäre noch eine Verknüpfung mit Evernote und meinem Mailprogramm. „Nozbe“ wirkt auf mich etwas unübersichtlich. Außerdem finde ich es gut, wenn man die Inbox durch die Zuordnung der Aufgaben zu Projekten leeren kann. Todoist erscheint mir in der Premium-Version ganz gut, aber folgende Punkte sind aus meiner Sicht nicht optimal gelöst – oder es hapert an meiner Bedienung 🙂
    – Projekte können ja über einen längeren Zeitraum laufen. ich würde gerne Projektstart, Projektdauer und Projektende mit Daten definieren, finde aber diese Möglichkeit nicht.
    – Die beendeten Aufgaben sind nur etwas umständlich über „Karma“ zu finden oder gibt es eine andere Übersicht über abgeschlossene Aufgaben.
    – Die Verknüpfung mit Evernote klappt nicht.

    Liegt es an meinen „Bedienungsfehlern“?

    Viele Grüße
    Alexander

    • Danke für die guten Fragen, lieber Alexander.
      1. Projektstart, -dauer und -ende gibt es in Todoist nicht
      2. Bei der Mac-Version gibt es in den Projekten unten rechts ein ‚Zeitsymbol‘ (siehe Screenshot). Damit kannst Du ganz einfach die erledigten Aufgaben des Projektes anzeigen lassen.
      3. Das Zusammenspiel von Todoist und Evernote habe ich in dem folgenden Artikel erklärt: http://larsbobach.de/wie-ich-evernote-und-todoist-zusammen-nutze/

  • wise oldman

    Hallo Lars, ich verfolge schon seit einiger Zeit Deinen Blog zum Thema Todoist ist wirklich Sehr Gut! Nun habe ich aber eine Frage zum Thema erledigte Aufgaben, ich habe zum ersten mal mit einem externen Consultant eine Aufgabe weiter geleitet und dieser hat diese heute auch entsprechend erledigt. Ich habe daraufhin eine Nachricht auf meinem Android Phone bekommen. Nun habe ich versucht eine Übersicht zu erlangen was genau durchgeführt wurde. Meine Annahme war, dass ich unter Karma einen entsprechenden Eintrag finden müsste. Aber bisher habe ich nichts gefunden. Kannst Du mir einen Tipp geben wo ich womöglich suchen sollte? Gruß Alfons

    • In dem jeweiligen Projekt gibt es unten rechts ein Uhrsymbol. Damit sollten alle erledigten Aufgaben angezeigt werden.

  • Patrick

    Hallo Lars,
    ich nutze Todoist erst seit ein paar Tagen und deine Seite hat mir schon sehr geholfen! Vielen Dank! Ich habe nun noch ein Problem, dass ich auch nach ausgiebiger Recherche und vielem Rumprobieren nicht lösen könnte. Es betrifft die wiederkehrenden Aufgaben: Ich muss täglich einen Tagesbericht schreiben und möchte dies als wiederkehrende Aufgabe einrichten. Das klappt auch, wenn ich das dann auch tatsächlich täglich erledige. Wenn ich aber z.B. gestern nicht dazu gekommen bin, muss ich heute ja zwei Berichte schreiben. Wenn ich dann aber heute den Bericht von gestern erledige und abhake, springt das Fälligkeitsdatum von gestern direkt auf morgen. Der heutige Tag fällt also unter den Tisch. Ich habe schon diverse Schreibweisen (täglich, jeden Tag, every day mit und ohne „!“) ausprobiert und nie hat es geklappt. Hast du eine Idee, wie ich das Problem lösen kann?
    Viele Grüße,
    Patrick

    • Eine gute Frage! Danke dafür, Patrick. Aber leider kann ich Dir da auch nicht helfen. So funktionieren wiederkehrende Aufgaben bei Todoist. Deine Herangehensweise kann die App nicht abbilden.

      • Patrick

        Schade, aber vielen Dank für die Antwort. Dann werde ich mir eine Lösung überlegen, die ins System von Todoist passt. 🙂

        • Malte Nee

          Hallo Patrick,
          probiers doch so: Tagesbericht schreiben jeden Montag, Tagesbericht schreiben jeden Dienstag, Tagesbericht schreiben….

          MfG

  • Joe Voglsam

    Für Thunderbird gibt es leider kein offizielles Plug in, wie du schreibst!

    • Danke für den Hinweis. Thunderbird gab es mal, wurde aber wieder eingestellt.

  • Alex Erhard

    Hallo, ich verwende Todoist für den Beruf und fürs Private. Beruflich über Web bzw. über die Outlookerweiterung und Privat ausschließlich über die Iphone-App. Wie kann ich in der App einstellen, dass mir nur das Projekt Privat in der Heuteansicht angezeigt wird bzw. kann man das Kennzeichensymbol (an der App oben rechts) so konfigurieren, dass nu jene eines bestimmten Projektes (in meinem Fall Privat) angezeigt werden. Zuhause möchte ich nämlich in der Heute-Ansicht nicht auch noch das berufliche sehen?

    • Danke für Deinen Kommentar, lieber Alex.
      Das funktioniert so leider nicht. Da musst Du mit den Filtern arbeiten.

  • Alexander Schifter

    Servus, Benachrichtigungen sind default auf Mail eingestellt. Lässt sich das auf Handy als Default umstellen? So wärs mir lieber…Danke vorab!
    Liebe Grüsse aus Wien
    Alexander

    • Ja, das geht. Du kannst bei jeder Benachrichtigungsart auswählen, wie Du diese am liebsten erhältst (Mail, SMS).

  • Carsten Oesingmann

    Hallo

    Beim Ändern des Fälligkeitstermin gibt es einen Schalter „Morgen“ und einen weiteren „Aufschieben Morgen“ (bei IOS) Was ist der Unterschied zwischen beiden?

    Herzlichen Dank und weiter so. Ein super Podcast.

    LG
    Carsten

    • Ja, das ist doppelt gemoppelt… Das ‚Ausfschieben Morgen‘ ist eigentlich für wiederkehrende Aufgaben gedacht. Mit dem Schalter kannst Du die Aufgabe zum nächsten Fälligkeitstermin aufschieben. Bei keiner regelmäßigen Aufgabe wird hier als default ‚Morgen‘ eingesetzt.

  • Michaela Gruber

    Hallo Lars,
    wie schaffe ich es, dass ich mehrere (unregelmäßige) Tage im Monat als Datum/Termin hinzufüge?
    z.B. möchte ich vom Mondkalender her an die Blumengießtage erinnert werden – das sind z.B. für 2017 ab heute: 7. März, 8. märz, 16. märz, 17. märz, 18. märz, 26. märz, 27. märz, 3. april, 4. april usw. – hier gibt es keine Regelmäßigkeit.
    Gibt es diese Datum-Funktion (also mehrere unterschiedliche Tage als Terminfolge) oder muss man für jeden einzelnen Termin einen Termin fixieren?
    Danke dir für deinen tollen Podcast! 😉
    LG aus Kärnten,
    Michaela

    • Da musst Du für jeden Termin eine eigene Aufgabe anlegen, Michaela. Liebe Grüße nach Kärnten, meinem Lieblingsurlaubsland 🙂

  • René Friedrich

    Hallo Herr Bobach, könnten Sie mir einen bezahlbaren Texte für Geschäftsbriefe empfehlen. Ich möchte als Sachverständiger mit 20 – 30 Personen Kontakt aufnehmen und meine Tätigkeit vorstellen. Da ich hierzu Informationsunterlagen beilegen möchte, wäre mir die erste Kontaktaufnahme per Papier doch sehr angenehm. Gibt es hier in Ihrem Forum Jemand oder vielleicht wissen Sie jemand.
    Viele Grüsse vom Bodensee
    René Friedrich

    • Klar, kenne ich da jemanden. Wir schicken Dir eine Email 😉

  • René Friedrich

    „r“ da fehlt das „r“ bei bezahlbaren TEXTE“R“

  • Sascha Drömer

    Hallo Lars,

    kennst du eine Möglichkeit bei den Kommentaren den neusten Kommentar immer oben anzuzeigen? Gerade wenn man viel hin und her schreibt mit Kollegen ist es nervig immer runter zu scollen.

    Danke

  • Hanna Asperger

    ich möchte eine Aufgabe von 27.6 bis zum 8.7 täglich einstellen und bekomm es nicht hin – Ideen?

    • Dirk

      Tipp mal „Aufgabe jeden Tag ab 27. Juni bis 8. Juli“ – müsste klappen.
      Aber ich würde mir auch eine Eingabe über Dialoge zusätzlich zu diesen ’natürlichsprachlichen‘ Termineeingaben wünschen.

    • Micha Braun

      ich nehme gerne: jeden Wochentag ab 27/6 bis 8/7
      klappt Wunderbar und lässt mich am WE in Ruhe damit 😉

  • Stefan

    ich würde gerne sehen, was in den nächsten Wochen kommt, kann aber nur die nächsten 7 tage sehen, geht das, das man da mehr sieht?

    • Hierzu einfach einen Filter setzen, z.B. ’30 days‘

  • Olga

    Hallo, Herr Bobach. Mich würde interessieren wie man wiederkehrende Aufgaben, die jedoch nicht in den Ferien stattfinden sollen, eingibt. Habe schon „jeden Dienstag außerhalb/jedoch nicht/ausgeschlossen etc. Ferien“ausprobiert. Ist das überhaupt möglich ? LG

    • Eigentlich ist es ganz einfach: Im Urlaub nicht in den Todoist gucken 😉
      Automatisch geht das aber nicht.

  • Hi, weist du eine Möglichkeit, das die Suche auch auf erledigte Aufgaben angewendet wird?

    • Ja, in der Mac-App gibt es in den Suchergebnissen die Möglichkeit, ‚Erledigte Aufgaben durchsuchen…‘

  • Axel

    Vielen Dank für die guten Informationen rund um ToDoIst.

    Ich nutze häufig die Funktion, dass der Titel einer Aufgabe ein Link zu einer Webseite ist, die ich z.B periodisch ansurfen möchte, um auf geänderte Inhalte zu prüfen. Das klappt super.

    Jetzt möchte ich eine Aufgabe erstellen, wenn ich diese anklicke, soll ein Programm auf der Festplatte gestartet werden. Den Link bekomme ich nicht hin. Habe es in der Syntax file://c://pfad1/pfad2/datei.exe probiert, aber nichts passiert.

    • Da kann ich Dir leider auch nicht helfen. Am besten direkt an den Support von Todoist schreiben.
      Das mit den Websites geht auch einfacher: Mal die App Feedly probieren 🙂