5 Gründe, warum Du MeisterTask für die Organisation Deines Teams nutzen solltest [Podcast 095]

Meistertask versus Trello, Lars bietet heute gute Gründe, warum MeisterTask das Mittel seiner Wahl ist, gerade auch für Unternehmen mit Handwerkern, die übersichtlich auf Baustellen arbeiten und gleich vor Ort dokumentieren.

Podcast 095

Meistertask ist gegen die E-Mail-Flut ein tolles Tool, es gibt noch mehr, was für MeisterTask spricht.

Hier das Transkript des gesamten Podcasts und vorab die erwähnten Links und die Sponsoren:

Links:

Youtube Video: 5 Gründe, warum Du von Trello zu MeisterTask wechseln solltest

MindMeister

Sponsoren:

MDD Webinar

Meistertask Promo-Code: LARS

BF: Herzlich willkommen zum Podcast “Produktiv in digitalen Zeiten”. Wir geben Orientierung im digitalen Dschungel, so dass wieder mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben bleibt. Mein Name ist Barbara Fernandez und hier, mir gegenüber, sitzt der liebe Lars, hallo Lars Bobach.

LB: Hallo Barbara.

BF: Heute haben wir ein Thema, da weiß ich gar nicht, ob ich da jetzt so durchsteige. Ich nenne es mal fünf Gründe, warum Du MeisterTask für die Organisation Deines Teams nutzen solltest. Meistertask, was ist das?

LB: Meistertask ist eine App oder ein Tool, wo man sich mit organisieren kann. Und zwar ist das so ein Kanban-System, da gibt es ein Wort.

BF: Nach welchem System?

LB: Kanban heißt das, ich weiß gar nicht, woher das jetzt kommt. Es gibt Boards, die kann man sich vorstellen wie eine Pinnwand, da sind Spalten drauf und Karten. Und diese Karten sind in den jeweiligen Spalten und dann kann man hingehen und diese Spalten irgendwie benennen nach Status. Am einfachsten ist es jetzt, wenn Du eine To-do-Liste machst. Du kannst sagen, okay, offen, dann hast Du eine Spalte offen, da schreibst Du Deine ganzen offenen Aufgaben rein, dann hast Du in Bearbeitung und erledigt. Dann hast Du in der Spalte offen alle Aufgaben, die Du noch machen musst, in der Bearbeitungsspalte aller Aufgaben, die Du gerade bearbeitest und erledigt alle die, die Du schon erledigt hast. Das ist jetzt die ganz weite …

BF: Wahnsinn!

LB: Das Ganze beruht darauf, ich habe ja jahrelang Trello benutzt. Trello hast Du schon mal gehört.

BF: Das habe ich so oft schon gehört, nicht, dass ich jetzt wüsste, was das genau ist, aber, wie oft ich schon das Wort Trello gehört habe, der Wahnsinn. Wie, und Trello ist jetzt out bei Dir?

LB: Ja, weil MeisterTask ist für mich das bessere Trello. Ist vom Prinzip gleich, ich habe da auch mal ein Video gemacht. Wenn man sich den YouTube-Kanal anguckt, gibt es ein Video. Fünf Gründe, warum Du von Trello zu MeisterTask wechseln solltest. Gibt es schon und das war bei mir so, es gab zwei Gründe, warum ich das überhaupt gemacht habe. Ich hatte wirklich auf der einen Seite grundsätzlich Probleme mit Trello und der ganzen Datenablage, die auf amerikanischen Servern stattfindet. Also, die ganzen Daten liegen da und dadurch, wenn ich in der Beratung bin, die Leute sagen, ja, ich würde ja gerne, aber ich habe wirklich ein Problem damit, dass die Daten in Amerika liegen. Gerade so Trump-US, da ist natürlich jeder noch mal ganz spitzfindig geworden. Das hat garantiert diesen ganzen Online-Diensten aus Amerika nicht unbedingt zum Erfolg verholfen oder das macht sie noch schwieriger zu überzeugen, warum man seine Daten in Amerika legen sollte. Das war im Hinterkopf immer, dass ich gesagt habe, irgendwie musst du dir da vielleicht mal eine Alternative suchen. Und auf der anderen Seite war es dann so, ich habe einen Kunden, bei dem habe ich das eingeführt für seine Projektabwicklung. Und da hatten wir große Probleme, weil das Board von dem war riesig groß. Er hat wirklich viele Projekte da abgelegt.

BF: Da habt Ihr Trello?

LB: Eingesetzt? Ja. Vor Jahren schon habe ich das gemacht, zwei, drei Jahre hat er das, glaube ich, jetzt und der hat da 4.000 Anhänge in diesem Board, also die Karten, da kannst du dann was reinschreiben. Du kannst aber auch Dateianhänge machen. Haben wir ja bei ISOTEC auch, Abnahmen und was weiß ich was alles. Und die Boards ließen sich nicht mehr laden auf Mobilgerät. Dieses große Board ließ sich nicht mehr laden. Das hat wahnsinnige Ladezeiten gebraucht. Wir haben da mit dem Trello-Support hin und her geschrieben. Und die waren da versucht, noch hilfreich zu sein, ging aber nicht, weil, man konnte nicht einstellen, dass erst hochgeladen wird, wenn man sich das angucken will. Sondern, es wird immer hochgeladen und das machte das so träge und langsam, so, dass er es nicht mehr nutzen konnte. Und das war so der zweite Punkt. Und wirklich, wo dann auch schon richtig Schmerzen bei meinem Kunden waren, haben wir gesagt, jetzt müssen wir irgendeine Alternative suchen. Und da bin ich dann über Meistertask gestolpert.

BF: Und im Netz gibt es bereits ein Video, was man sich auch angucken kann? Das hast Du eben genannt, fünf Gründe, warum Du von Trello zu MeisterTask wechseln solltest. Ist das ein Video von Dir?

LB: Ja, genau, in meinem YouTube-Kanal, ganz kurz mal die fünf Gründe, also, die Datenablage ist in Deutschland als erster, in Frankfurt steht deren Server. Ist für mich viel schöner, das Design ist schöner, das Arbeiten macht mehr Spaß mit MeisterTask. Es ist irgendwie ein bisschen vielleicht verspielter, aber auch heller, freundlicher, also mir macht das Arbeiten damit mehr Spaß und das ist auch immer sehr wichtig. Dann gibt es eine ganz tolle Funktion bei MeisterTask, die wir hier in der Agentur sehr gerne nutzen, das nennt sich Section Actions, der Name alleine! Und zwar sind bei Meistertask die Spalten Sections. Wenn ich jetzt eine Karte von einer Spalte in die nächste schiebe, kann ich dann automatisierte Sachen loslösen. Zum Beispiel, was wir gerne nutzen, ist, dass die Aufgabe dann automatisch einer anderen Person zugewiesen wird. Kleines Beispiel, wir haben im Auftragsprozess irgendwas abgewickelt und jetzt muss eine Rechnung geschrieben werden. Dann gibt es die Spalte Rechnung stellen, sobald ich das in diese Spalte, diese Aufgabe, diesen kleinen Prozess Rechnung stellen, geht das an unsere Anke, die Anke ist für die Rechnungsstellung zuständig. Die sieht dann bei sich im Kontrollzimmer, hier, ich habe die Aufgabe, Rechnungen zu stellen, das passiert automatisch. Ich muss die Aufgabe nicht zuweisen, sobald ich die in Rechnungstellung verschiebe, weiß sie, ah, ich muss eine Rechnung schreiben. Das ist auch noch eine tolle Sache. Der Support bei MeisterTask ist schnell und auf Deutsch, ist natürlich für eine deutsche Firma auch ganz gut. Und dann gibt es so eine Verknüpfung mit so einem Mindmapping Tool von MeisterTask, MindMeister heißt das. Das ist auch noch mal wirklich eine sehr sehr gute Sache.

BF: Was ist das ganz kurz?

LB: Mindmapping.

BF: Es ist ein Tool, was ich benutzen kann, um Mindmapping zu machen?

LB: Genau und das kann ich verknüpfen. Ich kann dann hingehen, wenn ich ein Mindmap erstellt habe und kann sagen, okay, dieser Zweig von Mindmap ist eine Aufgabe und dann wird automatisch daraus eine Aufgabe in MeisterTask generiert und ich kann die direkt jemandem zuordnen. Und das synchronisiert sich auch. Das ist wirklich super.

BF: Super, und Du bist dann auch nicht traurig oder irgendwie so, kannst Du da gut von loslassen, von so liebgewonnenen Programmen oder auch, ich habe das auch manchmal, dass ich so Lux dann einfach mag und dann irgendwie diese Veränderung.

LB: Ja, wenn es eine Veränderung in etwas Positives ist, habe ich nicht so das Problem. Das einzige ist, Trello, die hatten aufgrund meiner Videos mir mal ein T-Shirt geschenkt. Auf das warte ich von MeisterTask noch. Und immer, wenn ich das anhabe, denke ich dann schon bisschen ein bisschen wehmütig zurück. Ziehe ich eigentlich ganz gerne an.

BF: Also, das war der indirekte Aufruf, Ihr lieben MeisterTask Leute, die sitzen ja dann alle in Deutschland?

LB: In München und in Wien.

BF: Okay, die werden sich ja die Folge wahrscheinlich anhören. Die wissen, was zu tun ist.

LB: Ja, die haben jetzt den Wink hoffentlich verstanden. Du bist ja da komplett außen vor, wobei, sowas wäre wirklich was für Dich, Barbara.

BF: Ist wahr?

LB: Ja.

BF: Warum denn?

LB: Weil Du, das ist sehr visuell, wenn ich Dir so Boards zeige von uns, es ist wirklich alles sehr visuell, sehr übersichtlich und so was. Nicht so eine klassische To-do-Liste, wo Du so Häkchen machst und all sowas, sondern, es ist wirklich.

BF: Meinst Du, es wird mich ansprechen?

LB: Das wird Dich ansprechen, da bin ich mir ganz sicher.

BF: Vielleicht gucke ich es mir mal an, ich wüsste jetzt erstmal nicht warum und wozu, aber ich muss ja kein Team organisieren in dem Sinne.

LB: Nee, aber Dich!

BF: Ja, mich, ja.

LB: Ich habe für alles ein Board, jetzt zum Beispiel, wenn ich hingehe oder bei Dir zum Beispiel, wenn Du jetzt, Du hast eine Anfrage. Was machst du dann damit?

BF: Dann freue ich mich erstmal.

LB: Ja, ich auch, ich freue mich auch für Dich.

BF: Dann setze ich mich hin, dann gucke ich, soll ich den anrufen? Mache ich eine Mail? Es ist halt ja handverlesen, ich bearbeite keine Massen und habe kein Team zu organisieren. Von daher ist es ja alles Handarbeit.

LB: Okay, aber, Du kriegst eine Anfrage, dann könntest Du ein Board, zum Beispiel was Deinen ganzen Sales, also Deinen Vertriebskanal sozusagen abbildet. Die Anfrage kommt rein, ich habe das Angebot geschrieben oder ich mache einen Termin, schreibe das Angebot, muss vielleicht nochmal nachfassen. Und solche Sachen könnte man damit ja auch abbilden. Wenn Du nochmal einen Überblick darüber kriegen möchtest, wie Deine Projekte sind? Es wird so ein bisschen, ich sehe schon, Du guckst mich an, das ist nichts für Dich.

BF: Das ist irgendwie, bin ich nicht die richtige für. Das ist auch so individuell, ich habe das alles im Kopf und leide leider noch nicht unter Überbuchung, so dass ich mir irgendwie Tipps und Tricks überlegen muss, wie ich das alles überhaupt noch kontrolliert kriege.

LB: Aber, wenn Du da mal.

BF: Wenn ich da mal bin, dann komme ich als erstes zu Dir, Du bist der Onlinemensch meines Vertrauens, Lars.

LB: Alles klar.

BF: Also dann, fünf Gründe, warum Du MeisterTask für die Organisation Deines Teams nutzen solltest. Punkte Nummer 1?

LB: Das ist die die einfache Übersicht. In einem normalen Task Manager für den täglichen Wahnsinn wie To-do-List oder Think, da gibt es ja viele, wo Du Häkchen machen kannst und so, hast Du diese Übersicht nicht. Als Beispiel, in meinem ISOTEC-Betrieb haben wir damals Hunderte von Projekten jedes Jahr abgewickelt und ich habe so gut wie keine Baustelle hinterher mehr gesehen, weil, es war einfach zu viel. Aber ich wollte immer wissen, wie ist denn der Stand? Wo ist jetzt, welcher Auftrag ist in Bearbeitung bei welchen Teams. Und sowas kann man wirklich hervorragend damit abbilden. Ich konnte auf einen Blick sehen, aha, das ist unser Pool an Aufträgen. Da war eine Spalte mit Poolaufträgen. Dann haben wir die noch nach Monate so ein bisschen sortiert, dass wir sehen konnten, wie viele Aufträge haben wir für welchen Monat schon drin? Und ich konnte dann auch sehen, welches Team arbeitet an welchen Aufträgen? Also, jedes Team hatte eine Spalte und so hatte man eine hervorragende Übersichtlichkeit über die gesamte Firma. Ich wusste wirklich komplett, was in meinem Handwerksbetrieb los war.

BF: Ich wollte gerade sagen, das klingt so, als wäre das für Handwerksbetriebe wirklich eine super Sache.

LB: Aber nicht nur für Handwerksbetriebe, auch hier in der Agentur nutzen wir es ja. Aber, für Handwerksbetriebe, also Schreinereien, Dachdecker.

BF: Sobald ich Kunden vor Ort habe, verschiedene Kundenbetreuer oder Handwerker, die verschiedene Baustellen betreuen und noch ein Büro, ein Backoffice.

LB: Genau.

BF: Gut, okay.

LB: Das ist auf jeden Fall diese Übersichtlichkeit, das ist so toll. Wir hatten auch eine Wandtafel und alles, aber die hattest Du ja nicht immer dabei, die hatten die Mitarbeiter auf der Baustelle, so war das wirklich eine super Übersichtlichkeit. Das ist eine richtig klasse Sache.

BF: Okay, Punkt Nummer 2: Du bist immer up to Date. Das ist auch was, was Du selber als Geschäftsführer immer sein willst. Was vielleicht auch jeder Geschäftsführer sein will oder sein sollte. Was würdest Du dazu sagen, also dadurch einfach, dass Du es aufmachst und in einer grafischen Darstellung siehst, okay, ich weiß hier, wer wo unterwegs ist, was wie weit fortgeschritten ist. Du kriegst einen Anruf von einem Kunden und kannst sofort da rein und weißt Bescheid.

LB: Ja, genau und das ist wirklich so gewesen, dass bei ISOTEC, da wurden die Handwerker, die haben die Fotos. Wir haben immer alle Baustellen sehr fotografisch dokumentiert. Das heißt, wir haben wirklich von allen Arbeitsschritten Fotos gemacht und die werden direkt in die App reingeladen, so dass ich wirklich eine Minute später sehen kann, was ist auf der Baustelle gerade passiert. Ich gucke in die Karte.

BF: Alle können es einsehen?

LB: Ja. Das ist natürlich eine super Sache. Oder Baustellentagebücher da rein, Abnahmen da rein, alles. Kann man wirklich alles, hat man direkt im Überblick. Und der Kunde, wie oft kennt man das, Kunde ruft an, will irgendwas wissen zu seinem Projekt. Dann hast Du oft, musst Du erstmal selber telefonieren, hör mal, wie sieht es aus, was haben wir gemacht, wie ist der Stand? Brauche ich nicht mehr, ich gucke da rein und sehe sofort alles. Ich sehe auch die ganzen Absprachen, die mit dem Kunden gemacht wurden. Die werden da als Kommentare reingeschrieben, also wirklich, eine tolle Sache.

BF: Das waren die ersten zwei Punkte und bevor wir zu den nächsten kommen, wollen wir uns noch kurz bei unserem Sponsor bedanken.

Fünf Gründe, warum Du MeisterTask für die Organisation Deines Teams nutzen solltest. Punkt Nummer 1: Einfachste Übersicht, Punkt Nr. 2: Immer up to date. Punkt Nummer 3: Gegen die E-Mail-Flut. Also, eine App, die funktioniert gegen die E-Mail-Flut.

LB: Wir machen keine internen E-Mails mehr seitdem. Interne E-Mails über Kundenprojekte sind nicht mehr notwendig, weil die E-Mail, also, alle Informationen schreibe ich einfach in die Auftragskarte des Kunden rein.

BF: Ich finde, ehrlich gesagt, dass ist das Hauptargument. Ich finde das muss eigentlich Punkt Nr. 1 und das reicht schon, weil, wir leiden heutzutage vor allen Dingen unter einer Überkommunikation auf allen Kanälen. Und ich kenne niemanden, der nicht sagen würde, ich kriege zu viele E-Mails, ich kann die nicht mehr priorisieren. Ich weiß nicht mehr, was ist wichtig, was soll ich öffnen, was soll ich nachher, was kann ich verschieben und dann muss man über diese E-Mails noch weiter kommunizieren. Das ist der Wahnsinn und das ist ein Zeitfresser ohne Ende. Wenn wir das mal als Hauptpunkt nehmen, dann finde ich, dann reicht es schon. Ein Grund, warum Du MeisterTask nutzen solltest.

LB: Dann brechen wir das Ganze jetzt hier ab!

BF: Nein, wir hören uns die anderen schon noch an, ich wollte jetzt nur mal da wirklich ein Gewicht drauf geben und finde das wirklich ein ganz starkes Argument.

LB: Total, also, auf der einen Seite intern. Es ist so, man muss ja überlegen, jetzt hast Du eine Information zu irgendeinem Auftrag bekommen. Der Kunde hat angerufen oder hat Dir eine E-Mail geschickt, aber da kommen wir gleich zu, wie es auch von außen noch verbessern kann. Du hast irgendeine Information und sagst dann so, ich schicke jetzt dem, der sich mit dem Auftrag beschäftigt, eine E-Mail, um die Information weiterzugeben. Der ist aber gerade mit ganz anderen Dingen beschäftigt, ist auch normal. Ist ja nicht so, dass er darauf wartet und sagt, endlich kommt mal Information. Sondern, er hat ja andere Dinge zu tun, sprich, die kommt grundsätzlich zum falschen Zeitpunkt bei ihm an. Die braucht er jetzt auch gar nicht, es sei denn, es ist etwas höllisch Wichtiges. Dann würde ich eh keine E-Mail schreiben, dann greife ich zum Hörer. Aber wenn es jetzt wirklich eine ganz normale Information ist, was weiß ich, Auftrag erweitert, noch zusätzliches AdWords-Budget hinzugekommen, irgendwas, dann schreibe ich das einfach darein in den Auftrag und in dem Moment, wo der Mitarbeiter sich wieder mit diesem Projekt und dem Kunden beschäftigt, sieht er das. Er muss es ja vorher gar nicht wissen, sondern nur dann, wenn er sich damit beschäftigt. Und das macht es super gut, gegen die E-Mail-Flut, dass man das nicht per E-Mail kommunizier. Ich habe es sogar noch soweit, dass, wenn ich eine Beratung mache, da hat mich jetzt ein Kunde darauf gebracht, der hat mich zu seinem Board eingeladen bei MeisterTask. So eine Beratung Richtung papierloses Büro. Der schickt mir auch keine E-Mails mehr und sagt, das und das ist der Stand, sondern, ich gucke da, wenn er irgendwas hat, kann er mich da taggen, dass ich das dann sehe oder ich gucke da regelmäßig rein und sehe, wie der Stand bei ihm ist. Auch da ist eine super Kommunikation auch ohne E-Mail möglich.

BF: Und darüber hinaus würde ich jetzt noch das Feld sogar eröffnen, dass, wenn wir Informationen behandeln müssen, in Zeiten von Stress und wo wir eigentlich mit anderen Sachen beschäftigt sind, so eine E-Mail trotzdem auch eine Dringlichkeit hat, dann passiert auch ganz oft was im Team an schlechter Kommunikation oder schief liegenden Sachen zwischen den Zeilen und all das spare ich mir eigentlich, weil ich mir Kommunikation nicht erkämpfen muss. Und das ist ja auch nochmal ein weiterer Punkt, der damit rein spielt, finde ich. Gut, Punkt Nr. 4: Zentrale Datenablage.

LB: Ja, man kann MeisterTask wirklich auch für gewisse Dinge als zentrale Datenablage dann nutzen. Und bei ISOTEC, die Fotos, die Auftragsskizzen, alles, was man zeichnet, die Angebote, die Auftragsbestätigung, Protokolle, Abnahmen, Rechnung, alles da mit drin. Wenn der Kunden ein halbes Jahr später anruft, noch eine Frage hat oder so, dann habe ich wirklich alles in dieser einen Karte und finde es da. Ich muss nicht in irgendwelchen Ordnern wälzen an irgendwelchen unterschiedlichen Dingen, Ordnern, gucken und, ich finde alles zentral. Und das ist auch später immer gut zu finden und das finde ich wahnsinnig praktisch.

BF: Und der letzte Punkt, nicht zu verachten, ist es preiswert. Es gibt also eine kostenlose Testversion, aber ansonsten muss man schon bezahlen?

LB: Ja, also, die Testversion ist, um das kennen zu lernen, das mag ich generell, so eine Freeversion, um einfach mal look und feel ein bisschen kennenzulernen und die Funktion, passt es zu mir oder zu meinem Team? Grundsätzlich kostenlos, später dann, die Pro-Version, es ist eine Businessversion derzeit in Planung. Vielleicht, wenn Ihr das, die Produktiv-in-digitalen-Zeiten-Community den Podcast hört, gibt es sogar schon. Die Pro-Version, die wir nutzen, kostet 100 € ungefähr per anno pro User. Und das für mich ein …

BF: Du musst jetzt dann für jeden in Deinem Team das quasi bezahlen?

LB: Genau. Gut, da kommen dann schnell mal 1000 € zusammen, wenn man zehn Mitarbeiter hat oder bei ISOTEC deutlich mehr. Aber das ist vollkommen in Ordnung. Den Mehrnutzen, den wir dadurch haben, das sind immer ein paar tausend Euro wert. Das ist überhaupt keine Frage.

BF: Super. Fünf Gründe, warum Du MeisterTask für die Organisation Deines Teams nutzen solltest. Ich fasse zusammen:

Punkt Nr. 1: Einfachste Übersicht
Punkt Nr. 2: Immer up to date
Punkt Nr. 3: Gegen die E-Mail-Flut
Punkt Nr. 4: Zentrale Datenablage
Punkt Nr. 5: Es ist preiswert

Gut, Lars, wenn ich jetzt, ich bin tatsächlich gerade ein bisschen neugierig geworden und wenn ich Dich jetzt frage, wie fange ich an? Ich lade mir erstmal die Testversion runter und dann?

LB: Dann einfach mal einen kleinen Teil Deiner internen Organisation damit abbilden und überlegen, wo fehlt Dir so ein bisschen der Überblick? Hier in Agentur haben wir zum Beispiel angefangen mit unserer Content-Erstellung. Wir machen für viele Kunden schreiben wir regelmäßig Blogartikel und da haben wir so ein bisschen, das haben wir mit Todoliste gemacht, aber, da haben wir so ein bisschen den Überblick verloren, haben wir gesagt, das ist unser Knackpunkt, da würden wir gern ein bisschen mehr Überblick haben. Und das haben wir dann ganz schnell mit MeisterTask gemacht und da haben wir direkt wieder einen Überblick. Einfach mal mit einem kleinen Bereich anfangen, da, wo Du das Gefühl hast, da müsste ich ein bisschen mehr Überblick bekommen. Und das einfach mal testen.

BF: Wunderbar, dann zitiere ich einen unbekannten Menschen mit folgendem Satz: Das Wichtigste des ersten Schrittes ist die Richtung, nicht die Weite. In diesem Sinne wünschen wir Euch wieder mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben.

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