5 Tipps für die Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz

Virtuelle Assistenz. Was sich vor zwanzig Jahren noch sehr futuristisch anhörte, ist mittlerweile schon Alltag. Dank der modernen IT- und Kommunikationstechniken werden die Anwendungsbereiche immer vielfältiger.

Gerade für Unternehmer oder Selbstständige, die am Anfang ihres Geschäftsaufbaus stehen, ist das eine gute Lösung zur Entlastung, um sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren.

Links:
MeisterTask Workshop
Manage my Business

Meistertask Workshop mit Lars Bobach

Transkript

BF = Barbara Fernandez
LB = Lars Bobach

BF:
Herzlich willkommen zum Podcast Selbstmanagement.Digital. Wir geben Orientierung im digitalen Dschungel, so dass wieder mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben bleibt. Mein Name ist Barbara Fernandez und hier, mir gegenüber, sitzt Lars Bobach, hallo lieber Lars.

LB:
Hallo Barbara.

BF:
Fünf Tipps für die Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz. Sag mal, Lars, seit wann hast du denn eine virtuelle Assistenz und ich habe das bis dato noch nicht gemerkt? Merken das deine Kunden?

LB:
Ich weiß jetzt auch gar nicht, ob du damit schon mal in Kontakt gekommen bist. Da müsste ich jetzt echt überlegen. Ich glaube, damit hast du gar nichts zu tun.

BF:
Was macht die denn bei dir?

LB:
Derzeit führt sie komplett meinen Blog.

BF:
Sie schreibt ihn auch?

LB:
Nein, der Texter schreibt, aber ich liefere die Podcasts und die Videos. Die werden da in Texte verwandelt, damit Google sie auch findet. Dieses Ganze, Videos schneiden, Podcasts schneiden, Hochladen, die Texte beauftragen, dann hochstellen und so weiter, das macht alles sie.

Ich kümmere mich wirklich nur noch um die Inhalte, den Rest macht die virtuelle Assistentin. Aber das war nicht meine erste. Die erste hatte ich wirklich in der Agentur, als ich die Agentur gegründet habe. Also jetzt knapp 3,5 Jahre. Da hatte ich mir eine besorgt, die damals dann Rechnungen geschrieben hat, solche Sachen, so administrative Dinge. Und ob der Kunde das merkt? Nein.

BF:
Er merkt es nicht, weil die ja auch eigentlich eine Arbeit macht, die sonst auch dem Kunden nicht …, also, er hat keinen direkten persönlichen Kontakt zu einer Assistentin, die Rechnungen schreibt?

LB:
Doch, kann er doch haben, wenn er jetzt noch eine Rückfrage hat zur Rechnung oder sowas, die sie vielleicht beantworten kann oder dass da eine Rechnung nicht bezahlt ist, dass dann eine Zahlungserinnerung kommt. Dann sagt er, aus den und den Gründen zahle ich erst dann und dann oder irgendwie sowas, da hat er schon Kontakt mit ihr. Ich meine, sie hat dann eine E-Mail-Adresse, telefonisch ist es natürlich schwieriger. Aber über E-Mail und so, dann tritt sie auch auf, als wäre sie angestellt, also im Team von mir sozusagen.

BF:
Okay.

LB:
Und die jetzige, die hier meinen Blog macht. Ich kriege ja viele Anfragen zu Interviews, anderen Podcasts oder Videointerviews usw. Das filtert sie alles raus, also, sie guckt erstmal, ist das überhaupt was? Könnte das für Lars interessant sein?

Dann schickt sie mir das, also schicken bzw. stellt sie mir es ins Board. Dann sage ich ja, mach mal ein Gespräch, dass ich mal vorfühle. Oder es ist halt dann nichts. Aber sie filtert auch selber schon viel aus, wo sie merkt, das wird für mich nichts sein.

BF:
Okay und dieses Herausfiltern, das ist aber auch ein ziemlich großer Vertrauensvorschuss, den du da geben musst. Du könntest ja jetzt auch sagen, wer weiß, ob sie da die richtigen Entscheidungen trifft?

LB:
Ja gut, im Zweifel fragt sie und ich meine, dann kriegt sie ja mit, wo ich schon oft nein gesagt habe und du kriegst ja, wenn du ein Blogger bist und einigermaßen Traffic auf deiner Seite hast, da kommen die komischsten Anfragen von irgendwelchen Glücksspielen, die dann irgendwelche Artikel bei dir platzieren wollen. Sobald es aber jemand ist, der auch selber in dem Bereich aktiv ist, dann gucke ich mir die Sachen generell selber an und treffe selber die Entscheidung.

BF:
Gut, also, ganz generell, eine virtuelle Assistenz ist eine virtuelle Erweiterung deines Teams. Und musst du die fest anstellen, wie funktioniert das auf der Arbeitsebene?

LB:
Nee, nicht fest anstellen, sondern das ist ja das Gute, sie arbeitet ohne Festanstellung. Die Abrechnung passiert meist auf Stundenbasis. Man vereinbart eine gewisse Stundenanzahl vielleicht pro Woche, die nicht überschritten werden sollte, um die Kosten auch am Anfang im Griff zu halten und das Gute ist, man kann seine Werkbank sozusagen erweitern, verlängern, ohne, dass man direkt in dieses Festanstellungsding investieren muss. Es ist ja immer für viele Unternehmer eine Riesenhürde. Gerade am Anfang.

BF:
Die erste Festanstellung, da könnte man auch erstmal zwei, drei virtuelle Assistenzen einstellen.

LB:
Ja, klar.

BF:
Und für welche Bereiche gibt es die?

LB:
Ich glaube, für alle. Also, du kannst wirklich für alle Bereiche. Angefangen wie jetzt, Videoschnitt, was bei mir gemacht wird, Podcastschnitt, hochladen, texten, Rechnungsstellung, Kundensupport. Kannst du wirklich für alles nutzen.

In der Akademie überlegen wir jetzt auch, sowas einzusetzen, also hier in der Selbstmanagement Online-Akademie. Weil wir ja viele Mitglieder da haben. Da kommen viele Fragen, ob man nicht da jemanden einarbeitet, der dann diese ganzen eher technischen Fragen dann auch beantworten kann.

Oder hier in der Agentur, ganz am Anfang hatte ich da eine, die Rechnungen geschrieben hat. Also, ich habe dann die ersten Kunden gehabt, war ganz alleine, vor dreieinhalb Jahren und habe gedacht, irgendwie brauche ich da Hilfe. Rechnungsstellung gehört jetzt nicht zu dem, was jetzt meine Firma nach vorne bringt, die Agentur nach vorne gebracht hat. Da habe ich mir jemanden gesucht, der das tut.

Jetzt suchen wir gerade wieder für so einfache Aufgaben wie Blogartikel hochladen, Videos hochladen, solche Sachen, die immer wiederkehren und die jetzt nicht zu unserer Kernkompetenz gehören.

BF:
Okay, du hast grundsätzlich eine gute Erfahrung mit virtuellen Assistentinnen oder Assistenten, gibt es ja beides sicherlich. Wie finde ich die? Finde ich die im Netz, kann ich da einfach googeln, virtuelle Assistenz Videoschnitt und finde dann dementsprechend Einträge?

LB:
Ja, da gibt es Plattformen. Ich weiß es jetzt nicht ganz genau, das habe ich mir sagen lassen. Ich habe meine immer anders gefunden. Ich habe regelmäßig Bewerbungen, einmal die Woche kommt irgendeine Bewerbung rein, weil ich auch in meinem Blog stehen habe „arbeite mit mir“. Da kann sich jeder bewerben, wenn er Lust hat, denn ich erweitere mein Team eigentlich konstant. Da kommen viele Initiativbewerbungen und die habe ich auch alle so gefunden bisher.

BF:
Aah, okay.

LB:
Die erste allerdings nicht, die habe ich irgendwo, wo habe ich die gefunden? Ich glaube, „manage my business„.

BF:
Okay, hast jetzt nicht eine klare Empfehlung, wo du sagst, die oder die Plattform, da finden sich super virtuelle Assistentinnen und Assistenten.

LB:
Da gibt es ganz viele.

BF:
Gibt es ganz viele und grundsätzlich gibt es da auch wenig Gefahr. Man merkt ja, ob jemand seine Arbeit gut macht oder nicht. Ansonsten trennt man sich wieder? Man muss noch nicht mal kündigen, weil du eigentlich jeden Auftrag neu vergibst. Ist das richtig?

LB:
Ja, genau.

BF:
Oder einigt man sich auf: machst du bitte bei mir so fünf Stunden Rechnungsstellung die Woche?

LB:
Ja. Genau so, man nimmt so ein Stundenkontingent normalerweise. Je nachdem, wie viel Stunden man nimmt, wird es auch etwas günstiger natürlich. Das ist eine super Sache, denn auf der einen Seite ist es virtuell, man sieht sie nicht.

Zum Beispiel die erste Assistentin, die habe ich nie kennengelernt persönlich, nie. Sondern wir haben wirklich nur virtuell miteinander kommuniziert, das heißt, telefoniert oder mal einen Video-Chat gemacht oder solche Sachen.

Aber gesehen habe ich sie nicht. Die jetzige, die wohnt hier im Nachbarort sogar, die kommt ab und an vorbei, alle drei, vier Monate sehe ich sie mal. Dann besprechen wir irgendwas Neues.

BF:
Gibt es auch virtuelle Assistentinnen oder Assistenten für Akquise?

LB:
Klar, das gibt es auch, wieso, hast du da Interesse? Du guckst so.

BF:
Ja, das würde mich am ehesten interessieren, glaube ich.

LB:
Da gibt es klassische Callcenter, die kannst du da beauftragen, aber das gibt es garantiert auch, dass du eine virtuelle Assistenz dann dafür nutzen kannst. Aber so ein klassisches Callcenter, so Telefonakquise, klar, frag mich mal, was ich davon halte.

BF:
Was hältst du denn davon, Lars?

LB:
Nichts.

BF:
Das war jetzt im Blick schon klar, aber für euch musste ich die Frage schon nochmal stellen.

LB:
Diese klassische Kaltakquise.

BF: Wenn ich Callcenter höre, denke ich auch so, nee, brauche ich nicht, möchte ich nicht.

LB:
Wofür könntest du denn eine verwenden?

BF:
Bis jetzt kriege ich alles sehr gut alleine hin, aber auf Dauer vielleicht auch für solche Sachen wie Terminvergabe, Rechnungsstellung. Also sowas wie Sekretariat im Grunde genommen. Aber noch bin ich da nicht, noch kriege ich das selber hin. Ich habe auch das Gefühl so, in der ganzen Kommunikation mit dem Kunden ist es halt sehr handgemacht bei mir und sehr persönlich. Dadurch hätte ich auch Schwierigkeiten, es abzugeben.

LB:
Ja, haben alle. Ist so. Da grinst sie, aber es ist wirklich so. Man denkt immer, der Kunde muss mit mir selbst Kontakt haben. Ist totaler Quatsch.

BF:
Ich habe auch nicht unbedingt immer mit dem direkten Kunden Kontakt, sondern auch mit seiner Sekretärin, wenn es um ganz viele organisatorische Sachen geht. Das könnte natürlich dann auch von Sekretärin zu Sekretär laufen.

LB:
Genau, zum Beispiel jetzt diese Anfragen, wenn die kommen. Ich sage dann, es hört sich interessant an, dann macht sie auch den Termin. Also, die Anfrage zu Interviews oder so etwas, da macht sie den Termin zum Vorgespräch mit dem, darum kümmere ich mich auch nicht. Sie hat Zugriff auf meinen Kalender, hat auch meinen perfekten Kalender. Sie weiß, wann ich sowas gerne tue, an welchen Tagen. Und das legt sie dann so.

BF:
Du musst die Struktur schaffen, damit die Leute dann auch für dich arbeiten können?

LB:
Ja natürlich, klar, dazu kommen wir jetzt bei den fünf Tipps.

BF:
Dann legen wir jetzt sofort los. Erster Tipp für die Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz.

LB:
Aber nochmal ganz kurz, ich würde gern nochmal einhaken zu dem, dass du zurzeit alles hinkriegst. Wenn du dich vielmehr auf dein eigentliches Kernbusiness fokussieren könntest, auf Coaching, auf deine Vorträge usw.

Ich glaube, dann würde sich dein Business auch ganz anders entwickeln, als wenn die Zeit, die Stunden, die du jede Woche damit verbringst, Rechnungen zu schreiben, administrative Dinge zu tun, wenn du das aktiv nutzen würdest, dann würdest du auch gar nicht darüber nachdenken. Akquise-Tätigkeiten, so Kaltakquise, ist ja eh aus meiner Sicht tot.

Klar, es gibt ganz viele, weiß ich, jetzt werden auch viele Kommentare kommen, funktioniert bei mir usw., aber ich bin jemand, der springt null darauf an. Ich kann es auch gar nicht machen, ich kann auch niemanden einstellen dafür, weil ich nicht daran glaube. Denn es ist so kurzfristig.

Ich möchte gerne, dass die Leute sich wirklich mit vollem Herzen für mich entscheiden und meine Kunden werden. Das kannst du natürlich durch viel Empfehlung usw. Du könntest dich in den Zeiten…

BF:
Ich arbeite nur über Empfehlungen und ich denke immer, ich müsste das erweitern, indem ich ja…

LB:
Wenn du noch besser für deine Kunden da bist und dir vielleicht da noch mehr Gedanken machst, in der Zeit, wo du sonst Rechnungen schreiben würdest, könnte ja sein, dass es dann noch besser wird.

BF:
Gut, okay, das Coaching machen wir dann gleich, wenn das Mikrofon aus ist. Gehen wir da nochmal weiter ins Detail. Jetzt erstmal für euch fünf Tipps für die Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz. Punkt Nummer 1: Anzeichen, dass du über eine virtuelle Assistenz nachdenken solltest?

LB:
Genau, generell glaube ich, ist es für jeden etwas. Gerade aber auch für große Teams kann es etwas sein, wo sie sagen, aha, da kann ich vielleicht irgendwie von irgendwas delegieren oder so. Aber generell, wenn hier Unternehmer sind, Führungskräfte, mal überlegen, in welcher Rolle bin ich gerade unterwegs?

Der Stefan Merath in seinem Buch, der Weg zum erfolgreichen Unternehmer, macht da diese tolle Unterscheidung, Fachkraft, Manager, Unternehmer. Wenn ich den ganzen Tag hauptsächlich als Fachkraft unterwegs bin, dann bin ich niemals Unternehmer. Da muss ich überlegen, wie kann ich das.

Das meinte ich auch gerade bei dir, wie kann ich mehr Unternehmer sein? Also, an meinem Unternehmen arbeiten, um dann andere Dinge wegzugeben? Dann arbeite ich nicht mehr so viel im Unternehmen. Denn wenn du im Unternehmen arbeitest, bringst du dein Unternehmen nicht vorwärts. Das ist einfach so. Das ist so ein erstes Anzeichen. Überlegen, bin ich viel zu viel Fachkraft? Das ist als Unternehmer grundsätzlich nicht gut und dann überlegen, mache ich vielleicht auch viel zu viele dringende Dinge und gar nichts Wichtiges mehr?

BF:
Was ist der Unterschied zwischen dringenden und wichtigen Dingen?

LB:
Meinst du das jetzt ernst?

BF:
Für unsere Hörer nochmal, für den Gedanken, um einzuhaken. Ich rolle dir den roten Teppich aus, lieber Lars, damit du dein Wissen auf diesem roten Teppich zum Hörer bekommst.

LB:
Das ist ganz lieb.

BF:
Bitte, sehr gerne, also?

LB:
Ja, wichtige Dinge sind die, die einen wirklich nach vorne bringen und die das Unternehmen auf der einen Seite, aber natürlich auch dich persönlich nach vorne bringen. Wir haben ja dieses, ich habe ja in meinem Selbstmanagementboard dieses Kontensystem. Es ist immer ganz interessant zu sehen, wenn ich in meinen Workshops ganz am Anfang eine Übung zwischen dringend und wichtig mache.

Da sollen die Leute unterscheiden, da tun sich alle schwer. Da werden oftmals total unwichtige Dinge dringend gemacht, nur, damit sie irgendwann erledigt werden. Das Ganze dreht sich oftmals auch nur um berufliche Dinge.

Wichtig, da sind wir uns einig, ist Gesundheit, das muss man auch sagen. Wenn ich dann sehe, in meinem Workshop haben 80 Prozent der Leute das Konto im Minus, das Gesundheitskonto. Sie ernähren sich teilweise ungesund, weil sie viel zu viel zu tun haben, nur zwischendurch mal eben schnell, zu wenig Bewegung usw.

Das ist wichtig und wenn ich jetzt zum Beispiel sage, ich bin nur dringend, weil der Kunde anruft, er braucht das Angebot bis dahin, braucht die Unterlagen bis dahin, das Konzept bis dort, dann bin ich nur in dringenden Dingen unterwegs. Was aber Externe für mich dringend machen.

Wenn ich aber selber sage, wichtig ist meine Gesundheit, dann gebe ich das vielleicht teilweise ab und mache wichtige Dinge wie zum Beispiel Sport. Wäre ja auch eine Sache, die man machen könnte. Das ist bei dir jetzt natürlich nicht der Fall, du bist ja eine sportliche Person und du wirst es auch nicht vernachlässigen.

Deshalb habe ich das eben nicht gesagt, aber es gibt vielleicht viele andere, die hier zuhören, wo das vielleicht auch wirklich ist und die dann anstatt der zwei Stunden Rechnungsstellung die Woche einfach vielleicht mal zwei Stunden laufen gehen sollten.

BF:
Genau, jetzt hast du den Schlenker gleich gemacht. Wenn ihr also das Gefühl habt, da erkenne ich mich jetzt selber wieder, bei dem, was Lars gerade gesagt hat, dann ist es vielleicht ein Zeichen, dass ihr über eine virtuelle Assistenz nachdenken könntet. Punkt Nummer 1 war das. Tipp Nummer 2: Aufgabengebiete genau definieren.

LB:
Das ist ganz wichtig, dass man natürlich eine genaue Beschreibung macht für das, was zu tun ist und wie es zu tun ist. So eine richtige Schritt-für-Schritt-Anleitung. Das ist erstmal mehr Arbeit, da muss man natürlich ein bisschen Zeit und ein bisschen Grips investieren.

Ich habe zum Beispiel damals wirklich so Screenshots erstellt mit Pfeilen drin, wo man wie was macht für Rechnungsstellung und so was. Alleine, damit das hundertprozentig klar ist, wie ich mir das vorstelle.

Dann funktioniert es auch, dass man da einfach wirklich sich überlegt, was kann ich abgeben und genau definiert, welches Aufgabengebiet. Natürlich auch noch wirklich eine richtige Beschreibung dazu macht. Zu sagen, du schreibst jetzt die Rechnungen, ist da oftmals. Ich meine, man sitzt sich ja nicht gegenüber und kann das zusammen machen, sondern es ist ja virtuell.

Da helfen dann gute Beschreibungen oder ein Videodreh, ein Screencast oder so etwas, wo man zeigt, wie man sowas tut. Oder sie hat auch damals Controlling hinterher für mich gemacht, das Controlling, was wir unseren Kunden schicken. Also, diese Reportings, wie Online-Marketing bei denen funktioniert. Da Video drehen, wie man das eingibt, wo man die Zahlen herbekommt und zack, schon läuft es. Aber da muss man ein bisschen investieren, aber das lohnt sich allemal.

BF:
Also, sich vorher überlegen, was ist eigentlich genau das Aufgabengebiet der virtuellen Assistenz, die eigene Vorstellung auch schärfen, wie will ich es überhaupt haben? Da muss ich ja auch klar sein und es dann eben auch kommunizieren, sodass eben meine virtuelle Assistenz es auch perfekt machen kann.

Gute Ideen, mit Screenshots zu arbeiten oder auch mit Videos, wo man es einfach auch mal zeigt. Menschen müssen Dinge gezeigt bekommen. Wunderbar.

LB:
Aber es lohnt sich hundertprozentig, die Arbeit da reinzustecken.

BF:
Weil, einmal gemacht, dann läuft es und dann hast du wirklich was delegiert.

LB:
Genau.

BF:
Wunderbar, das war Tipp Nummer 2. Tipp Nummer 3: klein anfangen. Ja gut, also eine kleine Assistenz, erstmal.

LB:
Genau, nicht über 140…

BF:
Genau. Gut, Kinderarbeit ist ja noch verboten, aber klein anfangen im Sinne von, ruhig mal für 2 Stunden jemanden die Woche buchen als gar nicht. Auch, wenn ich erstmal 6 Stunden investiere, damit die überhaupt ihre 2 Stunden arbeiten kann?

LB:
Absolut, man muss es langfristig oder mittelfristig sehen. Ich meine damit, mit klein anfangen, dass man also nicht den Masterplan entwirft und da neigen ja viele zu, das Ganze dann wieder zu doll strukturiert, perfektionistisch dann darzustellen.

Ganz klein anfangen und dann kann man hinterher immer erweitern. Als ich mit der Rechnung angefangen habe, habe ich ihr hinterher noch einen Kontozugriff gegeben, dass sie die Offene Posten-Liste dann einfach abgleichen konnte. Darum habe ich mich dann auch nicht mehr gekümmert. Sie hat also Zahlungseingänge mit überwacht und das war aber nicht von Anfang an, sondern am Anfang war wirklich das dumpfe Rechnungsschreiben.

Das kann man dann sukzessive erweitern oder mit Anke, meiner jetzigen virtuellen Assistenz, die Podcastschnitt gemacht hat, die jetzt auch Videoschnitt mit übernimmt, so sukzessive peu à peu halt immer mehr dann übernimmt.

BF:
Wunderbar, an der Stelle Danke an Anke, liebe Grüße.

LB:
Ja genau, die schneidet jetzt auch genau das, was wir jetzt hier gerade sprechen.

BF:
Okay, wunderbar. Also, keinen Masterplan haben, mit überschaubaren Aufgaben loslegen und jederzeit erweitern, wenn es nötig ist.

LB:
Man kann ja auch mit kleinen Aufgaben erstmal testen, ob man zueinander passt. Das kann auch mal schiefgehen.

BF:
Genau, bevor man das Konto offenlegt, kann man erstmal eine Rechnung schreiben lassen.

LB:
Genau, mal gucken, passt das überhaupt, ist die Zuverlässigkeit da, ist die gegeben? Ich habe da keine negativen Erfahrungen gemacht Gott sei Dank, aber ist natürlich nicht ausgeschlossen. Deshalb kann man ruhig dann auch mal so testen, so ein Testballon einfach.

BF:
Wunderbar, Punkt Nr. 4: passende Tools nutzen. Was meinst du damit?

LB:
Ohne das geht es ja gar nicht, wir müssen natürlich Online-Tools haben zur Kommunikation, zur Projektabwicklung, was weiß ich was. Es sollten dann Cloud-Dienste sein oder es muss irgendwie ein Zugriff dann sein auf den eigenen Server, wenn man den denn noch hat. Aber wir haben eine ERP-Software, also, womit wir unsere Rechnungen schreiben, die in der Cloud liegt, CRM-Software, die wir jetzt gerade, wo wir uns sehr schwertun mit der Anschaffung, aber da wird alles auch in der Cloud liegen, damit auch wirklich von überall drauf zugegriffen werden kann. Damit das eine virtuelle Assistenz auch kann.

BF:
Jetzt kann ich mir vorstellen, dass der eine oder andere Unternehmer an der Stelle sagt, das ist ja total anstrengend, jetzt muss ich überhaupt erstmal hier meine ganze Kommunikation ändern und muss mir irgendwie auch noch Programme kaufen und bezahlen. Da mache ich es doch lieber selber.

LB:
Ja, aber das ist auch eine riesen Chance, dass man sich dann klar wird und dass man das mal mit vernünftigen Tools alles organisiert und richtige Abläufe hat.

BF:
Kann man da vielleicht auch Hilfe bekommen, also, wenn ich jetzt das Gefühl habe, ich kann es alleine gar nicht? Ich rede jetzt stellvertretend für uns alle. Der Lars grinst mich hier die ganze Zeit schon an, so wie, Barbara, also. Ich hoffe, dass ich eure Fragen vertrete. Falls nicht, könnt ihr das gerne in der Kommentarleiste unten nochmal schreiben.

LB:
Klar gibt es da Hilfe. Wir machen ja sowas auch, hier mein Team, ich habe ja ein Team, das auch da hilft, gerade bei so Einrichtungen von so digitalen Tools. Wenn es darum geht, wie kann ich mein Team digital organisieren, zum Beispiel gibt es da auch direkt den nächsten Workshop.

BF:
Ach?

LB:
Testweise, genau, wir machen einen Meistertask-Workshop.

BF:
Wusste ich jetzt wirklich nicht, könnt ihr mir glauben oder nicht.

LB:
Wir machen jetzt einen Meistertask-Workshop, weil wir nämlich so viele Anfragen kriegen und gesagt haben, wir machen mal einen Workshop für Teams, die sich mit Meistertask organisieren wollen. Also, einen richtigen Präsenzworkshop. Also, man muss hier nach Leverkusen kommen und der findet im Oktober statt, 11. Oktober 2018, kann man sich unter larsbobach.de/meistertask informieren und wie das ist und was da stattfindet.

Da geht es halt darum, wie man sowas auch einführt in seinem Team und da kann man natürlich ganz einfach eine externe virtuelle Assistenz mit einbinden. Ich habe mit meiner virtuellen Assistenz zum Beispiel für den Podcast, den Blog, Videos und so, habe ich einen Redaktionsplan in MeisterTask und unsere ganze Kommunikation findet zu 99 Prozent in diesem Board statt.

Ganz selten, dass wir mal telefonieren müssen. Denn da ist alles, die Kommunikation dort, wo halt die Aufgaben sind, wo die Daten liegen usw.. Da ist das natürlich super für geeignet. Das meine ich mit passenden Tools, man muss sich überlegen, wie ist die Kommunikation am besten? Das schlimmste ist natürlich, dass man sich WhatsApp schreibt, E-Mails schreibt oder so, das ist natürlich Käse.

BF:
Wunderbar, also, Tipp Nr. 4: die passenden Tools nutzen. Und Tipp Nr. 5 und damit der letzte Tipp für die Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz ist, geduldig sein.

LB:
Genau.

BF:
Wie meinst du das?

LB:
Ja, dass man einfach, dass sowas Zeit braucht, bis es anläuft. Das man da eine gewisse Fehlertoleranz auch hat. Das man sagt, am Anfang können mal Fehler passieren, völlig normal, wenn man gerade sich so bisschen einschleifen muss vielleicht.

Und dass man, es ist wie beim Delegieren, am Anfang kostet es vielleicht ein bisschen mehr Kraft und ein bisschen mehr Zeit, aber es zahlt sich hinterher immer zu 100 Prozent aus, wenn man denn die richtige hat oder die richtigen virtuellen Assistenten. Das meine ich mit geduldig sein.

Es wird nicht von jetzt auf gleich, wenn ich die Entscheidung treffe, ich telefoniere einmal mit ihr und sage, jetzt läuft es. So wird es nie funktionieren, sondern es braucht ein bisschen Invest, bis es dann wirklich auch richtig funktionieren kann. Da ist natürlich eine Fehlertoleranz gerade am Anfang ganz wichtig, dass man auch Fehler zugesteht den Leuten, die sich gerade in sowas einarbeiten. Das ist ganz normal.

BF:
Die haben wahrscheinlich auch verschiedene Arbeitgeber und der eine arbeitet eben mehr in MeisterTask, der andere möchte gerne WhatsApp schreiben. Also, die sind wahrscheinlich sehr flexibel aufgestellt und müssen sich eben auch in die Arbeitsweise des eigenen Unternehmens erstmal reindenken und reinarbeiten.

LB:
Ja und ich habe am Anfang das so gemacht, dass wir einen festen Call hatten jede Woche, wo wir uns dann einmal die Woche ausgetauscht haben, was für Schwierigkeiten gab es, lief es gut, was lief schlecht, was müssen wir ändern? Vor allem, es hat sich dann auch geändert, die Art der Zusammenarbeit, da mit dem Rausfinden und am Anfang. Das ist jetzt gar nicht mehr nötig, wenn sich das dann mal eingeschliffen hat. Wie gesagt, die Anke, alle drei, vier Monate sehe ich die überhaupt mal persönlich.

BF:
Ich fasse zusammen, fünf Tipps für die Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz.

Tipp Nr. 1:
Anzeichen, dass du über eine virtuelle Assistenz nachdenken solltest, sind zum Beispiel die Tatsachen, wenn du zu viel als Fachkraft unterwegs bist, wenn Routineaufgaben deinen Tag bestimmen, wenn du nur im und nicht am Unternehmen arbeitest und eher Dringendes erledigst und nicht das Wichtige abarbeitest.

Tipp Nr. 2:
Bei der Anstellung einer virtuellen Assistenz ist natürlich unbedingt zu beachten, dass die Aufgabengebiete genau definiert werden.

Tipp Nr. 3:
Ruhig klein anfangen, nicht unbedingt den riesen Masterplan haben, mit kleinen und auch überschaubaren Aufgaben beginnen und so sukzessive vielleicht das Aufgabengebiet erweitern.

Tipp Nr. 4:
Die passenden Tools nutzen. Also ganz klar, ohne die passenden Onlinetools funktioniert es nicht. Da sich vorher klarmachen, wie möchte ich mit der virtuellen Assistenz kommunizieren und die Wege eben auch bereiten, die ich brauche.

Tipp Nr. 5:
Geduldig sein. Also, wie beim Delegieren, auch damit leben, dass andere Menschen mal Fehler machen, dass es etwas Zeit braucht, bis sich jemand eingearbeitet hat.

Meine Abschlussfrage an dich, Lars, du hast ja jetzt schon doch einige Erfahrungen mit virtuellen Assistenzen gemacht. Welche ist denn noch nicht erfunden worden, was sollte unbedingt noch abgegeben werden können deiner Meinung nach?

LB:
Ja, unbedingt. Ich habe die Frage ja im Vorfeld gelesen. Da habe ich mich echt schwergetan, weil ich glaube, es gibt für so ziemlich alles virtuelle Assistentinnen oder Assistenten, aber wenn ich mir was wünschen dürfte, wäre das Personalführung.

Weil das sehr zeitaufwendig ist und irgendwo macht es auch Spaß und ist irgendwo auch wichtig fürs Unternehmen, klar, Mitarbeiterführung ist wahnsinnig wichtig. Aber es ist auch sehr kräftezehrend, weil es oftmals nicht nur immer positive Seiten hat. Also, es macht Spaß, Leute zu entwickeln, gar keine Frage, aber es ist sehr kräftezehrend und da hätte ich gern auch ein bisschen Unterstützung.

BF:
Ob die dann virtuell sein kann, weiß ich nicht, aber vielleicht bräuchte es eine neue Stelle hier bei dir?

LB:
Ja. Muss ich mal drüber nachdenken.

BF:
Wir lassen den Lars in seinen Gedanken den Berg zurückfallen und ich schicke euch noch ein Zitat mit auf den Weg.

„Um jemanden zielgerichtet zu bewegen, muss man wissen, was diesen Menschen bewegt.“ (Andreas Steck)

In diesem Sinne wünschen wir euch wieder mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben.