5 Tipps für MeisterTask im Team

Wolltest Du schon immer MeisterTask in Deinem Team einführen? Hier sind die wichtigsten Tipps bzw. Schritte dazu. Wer es noch genauer wissen will, kann im Oktober 2018 den MeisterTask Workshop buchen.

Infos zum neuen MeisterTask-Workshop findet Ihr hier: larsbobach.de/meistertask

Transkription

B = Björn Bobach
LB = Lars Bobach

LB:
Hallo und herzlich willkommen zur neuen Folge des Tech-Talks. Heute wieder mit meinem Bruder Björn.

Meistertask Workshop mit Lars Bobach

B:
Hi Lars.

LB:
Hallo Björn. Schön, dass du da bist. Heute wollen wir ganz praktikabel fünf Tipps geben oder fünf Schritte, wie man MeisterTask in seinem Team einführt. Wir machen das ja sehr häufig. Wir kriegen sehr viele Anfragen, haben es auch schon bei vielen Firmen gemacht, gerade Björn wieder aktuell. Fast jede Woche hast du da zurzeit Termine, muss man sagen.

B:
Fragen kommen eigentlich ständig. Das scheint echt eine große Nachfrage bei euch zu sein, wie man das am besten macht. Ganz viele Fragen kommen auch im Nachgang, man hat es selbst schon versucht und kommt dann, ich brauche da eigentlich doch mal Hilfe.

LB:
Ja, denn man muss schon so ein bisschen strukturiert daran gehen und daher jetzt auch hier diese TechTalk-Folge.

Vorab noch ganz kurz der Hinweis, weil wir so viele Anfragen dazu haben, haben wir uns überlegt, wir geben mal einen Workshop dazu. Also wirklich einen Präsenz-Workshop, der wird hier im Rheinland in Leverkusen, also bei Köln, stattfinden. Einen ganzen Tag wird es da um MeisterTask gehen, wir werden mit den Grundlagen von MeisterTask anfangen, die wir euch dann näherbringen wollen bis hinterher wirklich dazu, wie man das im Team einführt.

Wir geben ganz viele Praxisbeispiele, die wir aus unserer Beraterpraxis da gesammelt haben. Das Ganze wird sein am 11. Oktober 2018, Ihr könnt Euch da gerne zu anmelden. Es ist einen ganzen Tag inklusive Verpflegung. Wenn ihr da Interesse habt, einfach mal gucken bei larsbobach.de/meistertask. Da findet ihr alle Informationen und auch die Anmeldemöglichkeiten.

Okay, fangen wir mal mit dem ersten Schritt an, Björn, was ist der erste Schritt, wenn wir MeisterTask einführen wollen?

B:
Als allererstes schicke ich meinen Kunden immer einen Fragebogen, einfach, um eine Ist-Aufnahme zu machen. Das heißt, wir gucken einmal, wie ist die Situation momentan, was werden für Tools genutzt, wird MeisterTask schon eingesetzt oder werden andere Tools genutzt? Da kommen sehr spannende Dinge bei raus, sehr häufig.

LB:
Das letzte, was ich gemacht habe, ist schon länger her. Ich mache das relativ selten noch persönlich, machst du ja häufig. Das waren ungefähr 50-Mann-Unternehmen und da hat wirklich jede Abteilung, ich war in sieben Abteilungen, was anderes gemacht.

B:
Das ist genau das Hauptproblem oder die Hauptherausforderung, weil da wird dann z.B. Slack benutzt zur Kommunikation.

LB:
In der einen Abteilung…

B:
Ja, die anderen nutzen dann wieder irgendeine Foren-Software, die anderen telefonieren nur oder WhatsApp-Gruppen, das ist ja jetzt in DSGVO-Zeiten das böse Wort. Nach dem 25. Mai ganz Wahnsinn.

LB:
Eigentlich hatten wir doch abgemacht, wir sagen kein Mal DSGVO?

B:
Verdammt! Entschuldigung!

LB:
Hast dich schon wieder nicht dran gehalten!

B:
Es rutscht einem ja immer noch raus, wie auch immer. Also, Kommunikation in jedem Team anders, Dateiablage, meistens auf dem gleichen Server, aber jeder hat eine andere Ordnerstruktur. Also, es ist meist ein heilloses Chaos. Du sagst jetzt, Unternehmen 50 Mann, ich habe das schon in Teams so um die 10 Mann gesehen, dass da verschiedene Leute alles irgendwie selbst auf eigene Art und Weise gemacht haben. Das wird dann natürlich unübersichtlich.

LB:
Genau, der eine nutzt Todoist zur Auftragsabwicklung oder zum Aufgaben abwickeln, die anderen MeisterTask und so weiter. Also, wirklich eine Ist-Ablage, Ist-Aufnahme, um dann natürlich auch den Kommunikationsfluss, aber auch die Dateiablage dann einheitlich zu organisieren.

B:
Das ist nämlich ganz häufig das größte Problem, dass die Dateiablage immer losgelöst ist von der Kommunikation, also, überhaupt nicht mehr zeitgemäß. Da bezieht man sich auf irgendeine Datei und dann weiß keiner, wo die wirklich liegt, also, auf irgendeinem Server. Ganz schön ist, wenn die dann in E-Mail-Anhängen landet und dann schickt man sich dieselbe Datei zig Mal hin und her mit zehn Leuten in Kopie. Also, das ist schon sehr spannend, was man da so sieht.

LB:
Mein Ansatz ist daher immer, dieses kontextbasierte kommunizieren, also da, wo die Aufgabe oder die Datei ist, dass man da kommuniziert. Das geht ja mit MeisterTask hervorragend. Also, erster Punkt, wenn man es einführen will, erstmal eine Ist-Aufnahme machen, was wird denn zurzeit in meinem Team oder meiner Firma benutzt? Zweitens? Was machen wir dann?

B:
Da geht es um die Workflows. Also, das ist immer eine sehr spannende Aufgabe, wenn man dann sagt, beschreibe doch mal oder malt eure Workflows mal auf. Da wird sehr viel bewusst, nämlich meistens, dass sie sehr viel unbewusst machen. Das ist, glaube ich, in jedem Team so, wenn man da nicht mal wirklich ausführlich darüber gesprochen hat, dass ganz viel irgendwie passiert und ist eigentlich immer eine ganz gute Drainage, so alten Ballast erstmal loszuwerden und zu überlegen, was wollen wir denn überhaupt machen? Was sind denn wirklich wichtigen Schritte? Dann kann man auch ganz gut analysieren, für was wollen wir MeisterTask einsetzen und für was ist es vielleicht nicht geeignet. Da gibt es ja auch Punkte.

LB:
Ja, oftmals enttarnt man so doppelte Dateiablage, dass dann wirklich alles X-fach irgendwo abgelegt wird und dann natürlich nie in der aktuellen Version.

B:
Das kommt ja auch noch dazu. Du sagst doppelt, ich habe auch drei- und vierfach schon gesehen.

LB:
Ja, oftmals werden Sachen doppelt abgelegt und dann ist man gar nicht mehr sicher, ist das jetzt die aktuelle Version. Du sagst, wo MeisterTask nicht geeignet ist, wo ist es denn aus deiner Sicht nicht geeignet?

B:
Eine entscheidende Frage in meinem Fragebogen dazu ist immer, gibt es wiederkehrende Aufgaben? Mit wiederkehrenden Aufgaben meine ich jetzt Inhalt einer bestimmten Aufgabe, hat ja meistens noch ein paar Unteraufgaben und wenn darin irgendetwas ist, was immer wieder passiert, was regelmäßig passiert, eine Betreuungsform, irgendwie sowas, das kann MeisterTask noch nicht, muss man dazu sagen, gut abbilden.

Also, diese wiederkehrenden Sachen, die abgehakt werden und dann nächste Woche oder nächsten Monat nochmal nötig sind, die sind mit MeisterTask noch nicht so glücklich lösbar. Kann man mit ganz vielen Workarounds zwar machen, würde ich aber dann eher zu einem anderen Tool greifen.

LB:
Wobei wir sagen, man kann es mit externen Diensten machen, da muss ich aber ganz kurz einhaken. Wenn der MeisterTask Workshop ist, dann wird es ja hoffentlich schon eine neuere Version geben von MeisterTask. Es könnte sein, dass es damit dann schon gelöst ist, aber zum Zeitpunkt, wo wir das hier aufnehmen, Juni 2018, wo es auch ausgestrahlt wird, ist es zurzeit nicht der Fall.

B:
Genau, also, wir wissen, dass da an etwas gearbeitet wird, dass das auch möglich sein wird, ohne jetzt viel verraten zu wollen, es soll wohl in Arbeit sein, momentan geht es halt nicht. Deswegen würde ich da eher von abraten in so einem Kontext, aber grundsätzlich ist MeisterTask für fast alles einsetzbar.

LB:
Genau, so, dann, drittens, das hatten wir gerade schon.

B:
Kontextbasierte Kommunikation, das ist der größte Vorteil eigentlich von MeisterTask, dass man alles genau da kommuniziert, wo man es auch sollte. Nämlich da, wo es um die Aufgabe geht oder wo man die Dateien abgelegt hat. Das ist ganz etwas Wichtiges.

LB:
Total, da kann ich das beste Beispiel geben, mein Handwerksbetrieb, 30 Mitarbeiter, fast 20 Handwerker, die draußen sind und da hat man auch gar keine E-Mails mehr hin und her geschickt, sondern nur dann in den Boards, in den Karten, die die Aufträge waren. Also, wir hatten ein Board zur Auftragsabwicklung, da war jede Karte in dem Board ein Auftrag. Dann haben wirklich die Handwerker da reingeschrieben, wenn der Auftrag erweitert wurde, wenn es Schwierigkeiten gab oder wenn irgendwas abgewichen ist von dem normalen Auftrag, wo dann die Rechnung angepasst wurde.

Wurde also nicht per E-Mail hin und her geschrieben, sondern da rein und wenn man sich dann mit dem Auftrag beschäftigt, ist der riesen Vorteil, man guckt man da rein und sieht sofort alles. Und ich kriege nicht eine E-Mail geschickt, wenn ich gerade mich mit etwas ganz anderem beschäftige und sowieso nicht aufnahmefähig bin für die Information. Wo lege ich die dann ab? So ist alles da und wenn dann die Rechnung geschrieben wird von der kaufmännischen Leitung, dann sieht die, aha, das ist abgesprochen, das ist mehr geworden usw. Komplett dokumentiert, klasse!

B:
Ja, genau, und historisch so schön aufbereitet, dass man sich eigentlich gar nicht mehr fragen muss, wann ist da eigentlich was passiert. Also wirklich optimal, gerade für solche Geschichten, wo ein Auftrag von A bis Z durchläuft und man dann nochmal irgendwann vielleicht auf die Historie zugreifen möchte, genau das Richtige.

LB:
Ja, das ist wirklich super. Also, das haben wir gelernt, kontextbasierte Kommunikation.

B:
Jetzt kommt ein ganz wichtiger Punkt, nämlich, nicht aufgeben! Das ist so was, was eigentlich bei jedem passiert, die sind Feuer und Flamme, wenn ich das mache, ist meistens so in Ein-, Zwei-Tages-Sitzungen, , dann legen die los und dann passiert irgendwas und dann sind sie sich nicht mehr einig. Dann ist der allergrößte Fehler in dem Moment aufgeben, deswegen, man muss da am Ball bleiben. Da habe ich ein paar Tipps zu.

Also, sogenannte Follow-Up‘s sind sehr wichtig. Das heißt, sprecht miteinander! Nicht nach dem ersten Problem sagen, oh Gott, früher war das irgendwie einfacher, da mussten wir nicht drüber nachdenken, wie machen wir es jetzt. Sprecht darüber! Die größte Gefahr bei der Einführung von digitalen Tools ist immer, wenn man dann aufhört, miteinander zu reden. Das sollte man in der realen Welt dann trotzdem nochmal machen.

LB:
Follow-Up‘s aber auch, dass man dann zum Beispiel den Berater wie dich jetzt nochmal reinholt. Das man sagt, okay, wir testen das jetzt mal einen Monat oder zwei und sammeln alles und dann holt man nochmal einen externen Consultant rein.

Deshalb, wir bieten in dem Workshop in Leverkusen, der Vor-Ort-Workshop, auch an, noch ein Coaching hinterher, also eine Beratung hinterher über Skype. Also, wenn man dann das einführt, wenn man dann wirklich konkrete Fragen hat, kann man uns dann in einem der Workshop-Pakete auch persönlich buchen per Skype, dass wir dann auch Tipps geben können, dass man dann wirklich auch am Ball bleibt, ganz wichtig.

B:
Das ist auch bei einem normalen Consulting-Termin immer so, das gehört immer dazu, dass man nach vier bis sechs Wochen nochmal telefoniert und mal nachhört, wie läuft es denn? Was sind denn so grundlegende Fragen dazu?

LB:
Dabei auch wichtig, dass man nichts, was man einmal festgelegt hat, wirklich in Stein meißelt, sondern dass man da wirklich offen ist, dass sich wieder etwas ändern kann.

B:
Es muss flexibel und agil, ist ja so ein schönes Wort zurzeit, es muss schön agil bleiben. Wenn man ein Board mal designed und dann feststellt, das braucht man eigentlich dann doch ein bisschen anders, ändern, einfach ändern! Oder auch so flexibel sein, dass man einfach mal eine Spalte für eine Zeit hinzufügt in so einem Board und dann wieder wegnimmt, wenn man sie nicht mehr braucht. Das kann es alles geben und da kann ich Euch nur den Tipp geben, bleibt da möglichst flexibel.

LB:
Generell mit dem am Ball bleiben ist es so, ich habe das festgestellt, wenn wir es einführen, dass MeisterTask dadurch, dass es so aufgeräumt ist, dass man wirklich wenig Widerstände hat, wenn man es einführt. Deshalb kommen dann auch, wenn das Team da begeistert ist und das sind die meisten, also ganz selten, dass man da irgendwelche Widerstände aufbaut, ich muss sagen, kommen sie auch selber mit vielen eigenen Ideen.

B:
Ja, genau, und das sind eigentlich die, ist eine schöne Überleitung zum letzten Punkt, nämlich die größten Herausforderungen oder die, die man am meisten beobachtet, wenn man MeisterTask einführt, du hast es schon gesagt, Widerstände. Das ist tatsächlich so.

Es gibt immer irgendjemanden in so einem Team, der so alles mit Excel gemacht hat und so, also, Projektverwaltung in Excel. Der sich so ein bisschen wehrt. Aber jetzt sage ich euch ein Geheimnis. Das sind am Ende die, die es am besten finden. Also, die wirklich besonders begeistert sind, weil ganz viele Limitierungen einfach verschwinden. Die haben am Anfang so, nein, will ich nicht, und nach so ein, zwei Stunden sind sie so Feuer und Flamme, dann sind es die größten Promoter für MeisterTask, die es gibt.

LB:
Was hast du sonst noch für Herausforderungen, die du so in deinem Berateralltag so wahrnimmst?

B:
Also, ich habe Excel gerade schon erwähnt. Ganz oft wird am Anfang dieses Kanban-System mit Excel verwechselt, wegen der Spalten sehr wahrscheinlich, dass dann die Leute denken, das ist wie Excel mit festen Spalten und dann kann ich auch keine Spalte mehr löschen.

Ich hatte eben schon gesagt, nehmt euch die Flexibilität ruhig raus, mal auch eine Spalte zu löschen. Also, den Schalter gleich umlegen, es ist eben keine Tabellenkalkulation. Oft sind Boards viel zu breit. Also, die werden Spalte, Spalte, Spalte, Spalte. Reduziert das und arbeitet lieber mit Text oder mit den Schlagwörtern.

Ganz häufig habe ich „Zuweiseritis“. Du hast gern immer die „Aufschieberitis“ bei dir im Blog, ich habe bei mir im Alltag die „Zuweiseritis“. Da werden die Aufgaben wild hin und her zugewiesen und keiner weiß mehr, wer hat sie jetzt eigentlich am Anfang mal gehabt?

Nein, man kann in MeisterTask mit den sogenannten Erwähnungen arbeiten, es gibt ein Video von dir, von mir gibt es auch eins, wie das funktioniert. Arbeitet lieber mit Erwähnungen, als dass Ihr Euch die Aufgaben hin und her schiebt. Das Tempo macht der Langsamste!

LB:
Ja, kommen wir mal zum Fazit, Björn. Was würdest du sagen, für welches Team ist denn MeisterTask geeignet?

B:
Für jedes. Damit ist es tatsächlich so und mit Team meine ich da sogar Einzelkämpfer. Sogar als Einzelkämpfer kann man von MeisterTask wahnsinnig viel Nutzen haben. Thema zum Beispiel die Zeiterfassung. Das sind solche Sachen, MeisterTask kann Zeit erfassen im Hintergrund, wenn ich an einer Aufgabe arbeite, super praktisch für so Freelancer.

LB:
Aber auch Freelancer, die mit virtuelle Assistentin arbeiten und eine Halbtagskraft, die vielleicht auch oft im Homeoffice ist, super Workflows kann man da etablieren. Aber auch in ganzen Firmen, aber auch nur in Abteilungen. Wenn man sagt, ich bin jetzt eine Abteilung, brauche ich sowas, so eine transparente offene Teamkommunikation? Super.

B:
Genau, also, Meistertask ist wirklich in jeder Konstellation, in jeder geografischen Verteilung und in jeder Teamgröße eigentlich super einzusetzen.

LB:
Ganz zum Schluss ein Fazit noch, der Hinweis, dass man es auch in der Kommunikation mit dem Kunden nutzen kann. Wenn man offen mit Kunden kommunizieren will, kann man die in sein Projektboard einladen. Haben wir auch schon gemacht, großes online Marketingprojekt mit einem Kunden und da haben wir dem ein eigenes Board für erstellt, den eingeladen und er hat an unserer Kommunikation teilgenommen. Die Kommunikation mit dem Kunden fand in dem Board statt, aber auch er hat gesehen, wie wir darüber kommuniziert haben und es war super offen dadurch. Er hat alles gesehen, total transparent, sorgt für eine große Kundenbindung.

B:
Ja, genau und vor allem hat man nicht mehr diese E-Mails und der Kunde ist super entspannt dadurch, weil er einfach an allem sofort teilhaben kann.

LB:
Ja Björn, super, vielen Dank dafür.

B:
Gerne.

LB:
An Euch nochmal der Hinweis: Wenn Ihr am 11. Oktober 2018 noch nichts vorhabt und auch richtig drangehen wollt an MeisterTask und es bei Euch ins Team einführen wollt, dann meldet Euch am besten direkt an. Die Plätze sind begrenzt, wir haben da schon einen relativ großen Raum, aber so viele Plätze sind es nicht.

Deshalb, wenn Ihr Interesse habt, das wirklich mal live zu sehen, wie man sowas einführt, wir geben viele Beispiele. Wir werden auch ein Live-Coaching machen, d.h. wir werden uns einen rauspicken, mit dem wir das dann wirklich mal von A bis Z durchgehen, wie man sowas machen kann. Meldet Euch an. Wie gesagt, 11. Oktober hier in Leverkusen bei Köln.

B:
Genau, wir freuen uns.

LB:
Genau, dann wünsche ich Euch wieder mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben, ciao.

B: Ciao.