6 Tipps und Tricks zum Google Kalender

Heute gibt es für Euch die sechs wichtigsten Tipps und Tricks zum Google Kalender. Er ist ein wichtiger Bestandteil von Googles G Suite, die wir in meinen Firmen nutzen.

In diesem Video stelle ich Euch einige Funktionen und Möglichkeiten vor, die vielleicht nicht jeder kennt, auch wenn er mit dem Google Kalender arbeitet. Für diejenigen, die noch gar nicht mit Google Produkten arbeiten, ist es eventuell interessant, um zu sehen, was überhaupt mit dem Google Kalender möglich ist.

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6 Tipps und Tricks zum Google Kalender

1. Perfekten Kalender hinterlegen

Eins meiner Lieblingstools im Selbstmanagement ist der Perfekte Kalender oder auch die ideale Woche genannt. Dabei überlege ich mir, wie meine Woche aussehen würde, wenn ich alleine über meine Zeit und meinen Terminkalender bestimmen dürfte. Damit gebe ich dem Ganzen eine Struktur, die ich mit dem Google Kalender hinterlegen kann.

Ich speichere mir die Struktur meiner idealen Woche einfach als eigenen Kalender in Google Kalender. So gibt es feste Blöcke für meine Fokuszeit, für Sport, für Kunden etc.

Wenn ich dann meine Termine darüberlege, indem ich den entsprechenden Kalender einblende, sehe ich, wo es funktioniert und wo nicht.

2. Farben für Termine

Wer unterschiedliche Aufgaben oder Arbeitsbereiche hat, wo er Termine wahrnehmen muss oder wie ich mehrere Firmen hat, der wird die Farben im Google Kalender lieben. Aber nicht verschiedene Farben für unterschiedliche Kalender verwenden, schließlich will ich alle Termine in einem Kalender sehen. Daher verwende ich für die einzelnen Termine unterschiedliche Farben und sehe für welchen Bereich bzw. für welche Firma der Termin ist. Beispielsweise ist meine Fokuszeit grau, meine privaten Termine sind in grün und die Termine von Franchise Rockstars, meiner Online-Marketing Agentur sind orange.

3. Termine im Team finden

Einen gemeinsamen Termin zu finden, kann ganz schön kompliziert sein. Es gibt ein ewiges E-Mail Ping Pong oder man versucht sich telefonisch abzustimmen und telefoniert hintereinander her. Der Kalender kann Dir helfen geeignete Termine mit Deinen Teammitgliedern zu finden.

Dazu wählt man einfach den ungefähren Zeitpunkt aus, fügt einen Gast hinzu und kann sich dann mit der Option „Zeitpunkt finden“ einige Termine vorschlagen lassen, an denen alle können.

4. Adresse hinterlegen

Bei auswärtigen Terminen kann ich im Google Kalender über die Option „Ort hinzufügen“ eine Adresse hinterlegen und bekomme auch dank der großen Google-Datenbank direkt vorhandene Businesseinträge angezeigt. Das ist sehr praktisch, weil damit habe ich auch auf dem Handy eine Anfahrtsbeschreibung abrufbereit, die ich dann mit Apple Carplay zur Navigation nutzen kann.

5. Videokonferenzen

Auch Videokonferenzen lassen sich im Google Kalender hinterlegen. Wir wollen alle weniger reisen und da sind Videokonferenzen wirklich eine gute, sinnvolle und ökologisch wertvolle Alternative.

Wähle ich im Dialogfeld für den Termin die Option „Videokonferenz hinzufügen“, öffnet sich ein Fenster in dem die Möglichkeiten angeboten werden. Hangout ist der Google-Dienst und natürlich standardmäßig dabei. Ich benutze aber Zoom, da es von der Qualität besser ist. Einfach auswählen und schon wird es in den Termin integriert, aus dem die Videokonferenz dann auch gestartet werden kann.

6. Notizfunktion

Auch wenn es sich selbstverständlich anhört, aber ich kenne kaum jemanden, der die Notizfunktion im Google Kalender bei den Terminen richtig nutzt. Mit dieser Funktion kann ich Tagesordnungen hinterlegen oder Dokumente anhängen, zu denen ich während des Termins sprechen möchte.

Fazit

Der Google Kalender ist wirklich eine super Sache und macht in vielen Bereichen das Leben einfacher. Habt Ihr eventuell auch noch Tipps zum Google Kalender, die ich nicht erwähnt habe? Tricks, die Ihr vielleicht nutzt und mir, sowie der Community, zugänglich machen wollt? Oder habt Ihr einen Kalender der viele Vorteile gegenüber dem Google Kalender bietet? Lasst es mich wissen, schreibt eine E-Mail an fraglars@larsbobach.de oder hinterlasst auf YouTube einen Kommentar mit #fraglars.