Aufgaben aus GoodNotes nach Todoist exportieren

Wer wie ich bei Besprechungen viel mitschreibt, hat danach nochmals richtig was zu tun. Aus Besprechungsprotokollen ergeben sich nämlich immer viele Aufgaben.

Wie regelmäßige Leser meines Blogs wissen, ist für Mitschriften und Besprechungsprotokolle GoodNotes die App meiner Wahl. Für Aufgaben nutze ich Todoist. Was liegt da näher, als beide Tools sinnvoll miteinander zu verknüpfen.

Das folgende Video zeigt den einfachen Weg, wie Todoist-Aufgaben direkt aus GoodNotes Mitschriften erstellt werden können.

Hier nochmals die Funktion aus dem Video kurz zusammengefasst.

Besprechungsprotokoll auf dem iPad

Ich schreibe in Meetings immer in GoodNotes mit. Dazu habe ich mir extra eine Vorlage nach Cornell-Notes bauen lassen. Diese nutze ich nämlich am liebsten.

Screenshot 1

Schon während der Besprechung markiere ich alle notwendigen Aufgaben oder Erinnerungen mit den entsprechenden Textmarkern.

Gelb: Aufgaben, die ich erledigen muss
Rot: Punkte, die ich bei der nächsten Besprechung nachfassen sollte

Todoist Aufgaben generieren

GoodNotes bietet von Hause aus eine Textumwandlung an, von Handschrift in Maschinenschrift. Je nachdem, wie sauber und ordentlich man schreibt, funktioniert diese auch einigermaßen zufriedenstellend.

Bei mir liegt die Trefferquote bei ordentlicher Schrift und einfachen Wörtern bei ca. 90%. Sauklauig und schnell hingeschmiert bei ca. 30%. Unterm Strich würde ich hier eine 4+ vergeben.

Zurück zum Besprechungsprotokoll: Im Anschluss an das Meeting gehe ich hin und wähle mit dem Lasso-Werkzeug den markierten Text aus.

Anschließend noch ein kurzes Tippen in den umrandeten Bereich und schon erscheint der Dialog:

screenshot 2

Jetzt einfach Umwandeln auswählen und schon erscheint folgendes Fenster:

screenshot 3

Die Textumwandlung funktioniert bei Dir nicht richtig? Dann überprüfe zuerst, ob Du die richtige Sprache eingestellt hast (unten rechts). Sollte das nicht helfen, dann musst Du Dir wohl oder übel eine ordentlichere Handschrift angewöhnen oder auf einen besseren Algorithmus von GoodNotes hoffen…

Ach ja, eine Korrektur des Textes ist in dieser Phase noch nicht möglich. Das kommt zwei Schritte später. Wenn Du also noch eingreifen willst, kein Problem, nur weiterlesen.

Nach der Umwandlung oben rechts auf iOS-Teilen (Quadrat mit Pfeil nach oben). Und im anschließenden Dialog Todoist auswählen.

screenshot 4

Jetzt kannst Du den Text korrigieren, ein passendes Todoist-Projekt und Fälligkeitsdatum auswählen, Prioritäten vergeben und, wenn es ganz gut läuft, die Aufgabe sogar an jemanden delegieren.

screenshot 5

Zack, abschicken und fertig.

Fazit zur Zusammenarbeit von GoodNotes und Todoist:

Die sich aus Meetings und Besprechungsprotokollen ergebenden Aufgaben können aus GoodNotes generiert und mit iOS-Teilen ganz einfach nach Todoist exportiert werden.

Auch wenn die Handschrifterkennung noch etwas zu wünschen übrig lässt, funktioniert sie schon erstaunlich gut und erleichtert das Zusammenspiel von GoodNotes und Todoist ungemein.

Eine aus meiner Sicht sehr hilfreiche und oft benutzte Funktion.

Habt Ihr Fragen zum Zusammenspiel von GoodNotes und Todoist? Ich freue mich auf unseren Austausch in den Kommentaren.

  • Andrea Hartmann

    Hallo Lars, wie und von wem hast du dir das Template erstellen lassen?
    Vielen Dank
    Andrea

    • Von einer Designerin 😉
      Du brauchst nur ein DIN A4 pdf.

  • Patrick Terlinden

    Ich glaube da geht es deutlich schneller, wenn man im Splitscreen einfach in Todoist die Tasks abtippt…

    • Das hängt von der Länge des Textes und der Zuverlässigkeit der Erkennung ab.
      Wird der Text nie richtig erkannt, könntest Du recht haben 😉

  • Hallo Lars. danke für den wieder tollen Tipp. Ich hätte gerne noch einen: warum schreibst Du nicht im Texteingabefeld? Hat das einen Sinn? danke und Herzliche Grüße Romy

    • Ganz einfach: So kann ich mich frei auf dem ‚Papier‘ bewegen und muss nicht immer das Fenster neu positionieren.
      Das Zoom-Fenster habe ich in Prä-Apple-Pencil-Zeiten auch immer benutzt. Das hat sich mit der tollen Präzision des Apple Pencil und der Größe des iPad Pro aber komplett geändert 🙂

      • Ahhh… dann muss ich wohl doch umsteigen. Das ist einfach ein Arbeiten, wie ich es liebe! Danke für die Antwort. Herzliche Grüße Romy

  • Ganz einfach: Damit ich sie im Anschluss an den Termin, wenn ich das Protokoll nochmals durchgucke, sofort als Aufgaben identifizieren kann 🙂

  • Alexander Schifter

    Hallo Lars, danke für den Post. Falls du mal auf der Suche nach einem Thema für einen Blog Eintrag bist, wäre ich für Deine Gedanken zu den Cornell Notes dankbar. Danke und Lieben Gruss

    • Danke für die Anregung, lieber Alexander. Ich werde mir was überlegen 🙂