In einer meiner letzten Selbstmanagement Folgen bin ich darauf eingegangen, wie Aufgaben in den Kalender kommen. Ich habe Time-Blocking erklärt und auch das Tool der idealen Woche vorgestellt. Dazu hattet Ihr viele Fragen, aus denen ich vier ausgewählt habe, die exemplarisch für alle Fragen stehen. Diese beantworte ich in dieser Selbstmanagement-Folge mit dem Titel „Wie Du Aufgaben richtig erfasst“.
Im Grunde geht es darum, wenn ich keine Todo-Liste, oder Todo-App, keinen TaskManager nutze, wo erfasse ich die Dinge, die ich erledigen muss?
Vorab sollte ich aber nochmal etwas Wichtiges zu dem Thema sagen. Grundsätzlich muss uns klar sein, das wir immer mehr zu tun haben, als wir erledigen können. Wir leben in einem Zeitalter der existenziellen Überforderung, d.h. wir sind immer überfordert. Wir haben immer mehr zu tun, als wir Zeit haben, als wir erledigen können.
Daher ist es wichtig, unwichtige Dinge auszufiltern, rauszuschmeißen aus dem Kalender, aus dem Leben. Und manche Dinge einfach passieren zu lassen. Wir schaffen es nicht, irgendwann alles im Griff zu haben, das wird nicht funktionieren. Das muss uns klar werden.
Mir ist es wichtig, dass dieses Mindset, dass es immer mehr zu tun gibt, als wie erledigt werden kann, dass wir das einfach wissen. Wenn wir uns das bewußt machen, das wir nie alles erledigen können, weil die Möglichkeiten und die Anzahl der Aufgaben so vielfältig sind. Dieses Wissen allein, kann schon für eine gewisse Ruhe sorgen.
Denn unterschwellig merke ich bei den ganzen Fragen von Euch, dass sich so mancher einer erhofft, dass mit dem richtigen Tool, die Aufgaben in den Griff zu bekommen wären. Und die Tools, die ich hier im Selbstmanagement vorstelle, wie Time-Blocking, das die Aufgaben in den Kalender bringt oder die ideale Woche, die für eine schöne Struktur in Deinem Kalender sorgt, das sind tolle Tools.
Aber vorher muss ich wirklich Prioritäten setzen, was will ich tun, was führt mich hin zu meinen Zielen, zu meinem Traumleben und was nicht. Alles, was mich nicht dorthin führt, das muss ich ausblenden, dazu muss ich Nein sagen.
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Ideenspeicher
Time-Blocking Schritt für Schritt erklärt
Die ideale Woche
FOKUS-Planer
MeisterTask
Folgende Fragen zur Aufgabenerfassung habe ich exemplarisch ausgesucht:
1. Frage: Wo notierst Du Aufgaben, die noch keinem Zeitblock zugeordnet sind?
Ich glaube, Du hast die erste Frage von Peter in der Sendung nicht so beantwortet, wie ich glaube, dass er sie gemeint hat. Vorgelesen hast Du „Wo notierst Du Dir die Aufgaben, die Du in der geblockten Zeit erledigen möchtest?“. Dabei gehe ich davon aus, dass allen klar ist, dass Du die Aufgaben, wenn Du die Woche planst, in die Blöcke schreibst, in denen Du die Aufgaben erledigen wirst, soweit auch Deine Antwort in der Sendung.
Viel interessanter ist aber die Frage, wo Du Dir die Aufgaben notierst, die Du noch nicht konkret an einen Block in der/den kommenden Woche/n gebunden hast? In Deiner Anmoderation hast Du gesagt, dass Du keine Aufgabenliste führst (weder digital noch analog), keine Todo-App, etc. pp.
Du planst ausschliesslich mit dem Kalender. Daraus folgt entweder, dass Du nur Aufgaben annimmst, wenn Du auch sofort einen konkreten Block in Deinem Kalender dafür bindest. Oder Du merkst Dir alle Aufgaben im Kopf, bis Du sie konkret im Kalender verplanst. Denn eine Aufgabenliste führst Du ja nicht.
Dazu ein Beispiel. Du fährt Auto, ein Anruf kommt rein: Mister Wichtig, die Welt steht in Flammen. Nur Du und er können die Welt retten. Es gibt 10 Dinge zu tun, 5 für ihn und 5 für Dich. Du antwortest sehr wahrscheinlich, dass er Dir das nochmal per Mail schicken soll, Du kannst gerade die Hände nicht vom Lenkrad nehmen, um die Aufgaben in den Kalender einzutragen.
Aber was machst Du dann, wenn Du das nächste Mal an Deiner Mailbox sitzt, wo schreibst Du Dir die Aufgaben hin? Verplanst Du alles sofort im Kalender oder nimmst Du die Aufgaben erstmal „irgendwo hin“? Vor allem, wenn lineare Abhängigkeiten zwischen den einzelen Aufgaben bestehen: Aufgabe E kann erst gemacht werden, wenn C fertig ist und hängt auch unmittelbar vom Ergebnis von C ab – Du kannst also E erst planen, wenn C erledigt ist.
Ich hoffe, das ist nicht zu kryptisch formuliert.
2. Frage: Wie Anfragen per Telefon und E-Mail organisieren?
Ich arbeite im Telekommunikationssektor. Bin Geschäftsführer und gleichzeitig alleiniger Business Berater für die Geschäftskunden. Es kommen täglich Anrufe und E-Mail Anfragen rein. Wie baue ich diese dann in einen Termin, so, dass ich die Anfragen nicht vergesse und wo packe ich die E-Mail mit dem Text hin, damit diese wieder aufrufbar ist?
MeisterTask war eine Idee, aber kann ich die E-Mail dort 1:1 ablegen?
Oder baue ich mir bei Google Mail einen Unterordner „Business Kunden“ und arbeite diese dann ab, damit ich gleichzeitig meinen InBox Zero Plan verfolge?
Danke für deine Idee für mein kleines Tun.
3. Frage: Aufgaben im Google Kalender einblenden?
Was hältst Du davon, Aufgaben im Google Kalender einzublenden?
Ich nutze Todoist dazu, weil man mit dem Tool Zeitblöcke machen kann. Oder was hältst Du von Tools wie Timestripe, in denen man zwei Ansichten hat: Checkliste und Zeitskala für Timeblocking.
Ich selbst arbeite auch hybrid. Ich schätze am analogen Planer, dass ich unabgelenkter und flexibler bin. Ich trage dort auch Zeitblöcke ein. Eine letzte Frage: Was machst Du mit Aufgaben, für die Du noch keinen bestimmten Termin hast?
Danke für Deine Antworten!
4. Frage: Wohin mit den täglichen, kleinen Aufgaben?
Wo behältst du die kleinen Aufgaben im Blick (der digitale Kalender setzt ja eine Mindestterminlänge von 15 Minuten voraus) die heute erledigt werden müssen?
Planst du dir hierfür am Tag eine Art „Sammeltermin“ ein oder erledigst du diese zwischendurch? Insbesondere Telefonate, diese sind ja schwer zu blocken, da man ja auch auf eventuelle Rückrufe angewiesen ist?
Telefonate zu „batchen“ und gebündelt abzuarbeiten wäre in meinem Verkäuferalltag zwar teilweise möglich (z.B. alle Kundenanfragen auf einmal abtelefonieren), allerdings gibt es auch einzelne Telefonate, E-Mails etc., die gleich zu Beginn des Tages sein müssen und nicht mit anderen Dingen verbunden werden können.
Hoffe du kannst mir hier einen Einblick in deine Erfahrung geben!
Vielen Dank für Eure wirklich tollen Fragen. Wenn auch Du Fragen zu diesem Thema der Aufgabenerfassung hast oder generell zum Selbstmanagement, schreibt mir eine E-Mail an fraglars@larsbobach.de
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