Besprechungen und Meetings im papierlosen Büro

‚Papierloses Büro?‘ fragte mein Gegenüber skeptisch, als ich meine Notizen direkt auf dem iPad notierte. Ich nickte. ‚Daran sind schon andere gescheitert‘ war sein knapper Kommentar.

Ich ließ es dabei, konnte mir aber ein Grinsen, als er kurze Zeit später ein Handout biblischen Ausmaßes verteilte, nicht verkneifen.

Ein Meeting weitestgehend papierlos zu halten, ist gar nicht so schwer, es fängt schon bei der Vorbereitung und den Einladungen an:

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Einladungen

Einladungen zu Besprechungen über seinen Kalender zu verschicken ist heutzutage quasi Standard.

Das macht aber nur Sinn, wenn ich Informationen über die Verfügbarkeit der Teilnehmer habe. Liegen mir diese nicht vor, kann der online-Service Doodle eine wertvolle Hilfe sein.

Papierloses Büro und Besprechungen

Einfach die möglichen Termine dort eintragen und an die anderen Teilnehmer verschicken. Am Ende sollte ein gemeinsamer Termin dabei herauskommen.

Die Vorbereitung

Ich lege mir für jede Besprechung eine Notiz in Evernote an.

Alle notwendigen Dokumente, die ich während der Besprechung benötige, füge ich der Notiz als Anlage hinzu.

In der Notiz selbest erstelle ich eine Checkliste mit allen Themen, die ich während der Besprechung abhaken möchte. Das kann dann auch direkt die Agenda sein.

wie halte ich eine Besprechung papierlos ab

Wichtig: Vor dem Meeting noch eine Synchronisation mit dem Tablet machen und die angehängten Notizen aufrufen. So gibts es auch bei einer wackeligen Internetverbindung während der Besprechung keine Probleme.

Während des Meetings

Für die Notizen während des Meetings nutze ich mein iPad mit GoodNotes. Siehe hierzu auch:

Ein vollwertiger Notizbuchersatz: iPad mit GoodNotes

Benutzte Flipcharts und wenig umfangreiche Handouts fotografiere ich mit der Evernote-App ab.

Ablage von Besprechungen in Evernote

Nachbearbeitung

Umfangreichere Handouts, die ich nicht abfotografiert habe, scanne ich ein und füge sie der Evernote-Notiz hinzu.

Bei informelleren Meetings, eine schöne Handschrift vorausgesetzt, müssen die handschriftlichen Notizen nicht nachbearbeitet werden. Ich exportiere das Geschriebene direkt nach Evernote.

Sollte ein ‚richtiges‘ Besprechungsprotokoll notwendig sein, so kann GoodNotes das Geschriebene in Text umwandeln.

Wie gut ist die Handschrifterkennung von GoodNotes

Das funktioniert nicht immer perfekt, der Text muss meistens nachbearbeitet werden. Es kann aber eine Arbeitserleichterung sein.

Der umgewandelte Text dient dann als Grundlage des Besprechungsprotokolls, welches ich direkt in die Evernote-Notiz schreibe.

Somit habe ich jetzt alles in einer Notiz beisammen:

  • Agenda
  • Dokumente
  • Fotos der Flipcharts
  • Handouts
  • Besprechungsprotokoll

Diese Notiz verschicke ich dann ganz einfach, mit einem Klick, per Email an alle Teilnehmer.

Seit der neuesten Evernote-Version nutze ich dazu manchmal auch den den Workchat. Eine Art Instant-Messenger von Evernote, der auch Nicht-Evernote-Nutzern zur Verfügung steht. Mehr Informationen dazu findest Du direkt auf dem Evernote Blog.

Workchat von Evernote im papierlosen Büro nutzen

Tags

OK, ich muss es zähneknirschend zugeben:

Auch wenn ich persönlich keine Verschlagwortung in Evernote nutze, kann das Tag ‚Besprechung’ oder ‚Meeting’ in diesem Zusammenhang durchaus hilfreich sein.

Vielleicht sollte ich doch nochmal darüber nachdenken…

Du bist dran

Versuche Dein nächstes Meeting einmal komplett papierlos und fange schon mit den Einladungen und der Vorbereitung an.

Auch wenn Du beim Schreiben auf Deinem iPad komische Blicke auf Dich ziehst, bleibe locker. Mit der Zeit stellt sich eine Routine ein, die Skepsis der Kollegen schlägt in Neugier um und einige werden bestimmt zu Nachahmern.

Welche Erfahrungen hast Du mit papierlosen Meetings? Hast Du eventuell noch einen Tipp? Ich freue mich auf unseren Austausch in den Kommentaren.