Wie ich meinen ISOTEC-Fachbetrieb papierarm organisiert habe [Podcast 012]

In meinem ISOTEC-Fachbetrieb haben wir den Umsatz in den letzten Jahren mehr als verdoppelt. Entsprechend hat sich das Arbeitsvolumen gesteigert. Im Nachhinein kann ich mit Fug und Recht behaupten: Ohne die gleichzeitig umgesetzte papierarme Organisation, hätten wir das gesteigerte Arbeitsaufkommen nie und nimmer bewältigt.

Zum Hintergrund: Die 80 ISOTEC-Franchisebetriebe in Deutschland sanieren Feuchtigkeits- und Schimmelpilzschäden in Gebäuden. In meinem Fachbetrieb sind 30 Mitarbeiter beschäftigt, größtenteils Handwerker, darüber hinaus Bausachverständige, Architekten und Büroangestellte.

Bei über 200 Aufträgen im Jahr war es nicht leicht, im „Papierwust“ den Überblick zu bewahren. Mit unserer papierarmen Organisation haben wir den administrativen Aufwand reduzieren, die Kommunikation verbessern, die Transparenz erhöht und die Arbeitsabläufe erleichtern. Wie genau das unseren Arbeitsalltag vereinfacht hat, berichte ich in dieser Podcastfolge:

Hier die sieben wichtigsten Punkte zu einer papierarmen Organisation in der Zusammenfassung:

Der einfache Weg zur papierlosen Buchhaltung – Gastartikel von Fabian Silberer

Durchschnittlich 253 kg Papier verbraucht ein Deutscher im Jahr. Das ist nicht wirklich umweltfreundlich und in der heutigen Zeit ineffizient. Sind wir denn alle Papierjunkies?

Papierlose Buchhaltung

Vielleicht wäre das ja eine Erklärung dafür, weshalb wir Deutschen ungern auf die altbewährte Form des Ausdruckens verzichten. Wichtige Dokumente „nur“ digital abzuspeichern, schreckt viele ab. Wird etwas ausgedruckt, kann das Dokument feinsäuberlich im Aktenordner archiviert werden und man braucht keine Angst vor einem Versagen der Technik haben.

Wie Du handschriftliche Notizen ganz einfach digitalisierst [Podcast 005]

Notizen sofort digital zur Verfügung zu haben, ist wahnsinnig praktisch. Allerdings wirkt es äußerst unhöflich, bei einem Geschäftstermin die ganze Zeit auf dem Laptop zu tippen. Man kriegt keinen vernünftigen Augenkontakt hin, wirkt abgelenkt und kann nicht auf den Gesprächspartner eingehen. Es kommt kein richtiger Gesprächsfluss zustande.

Notizen mit dem Smartpen

Davon abgesehen regen handschriftliche Aufzeichnungen die Kreativität enorm an. Manuel Marquina hat das in seinem äußerst lesenswerten Setup-Artikel sehr gut beschrieben. Daher erfährst Du in dieser Podcastfolge, wie Deine handschriftlichen Notizen schnell und einfach den Weg auf Deine digitalen Geräte finden.

Hier drei Möglichkeiten, Handgeschriebenes ganz einfach zu digitalisieren:

Die ersten Schritte zum papierlosen Büro [Podcast 003]

Inzwischen ist es sechs Jahre her, dass ich mich für ein papierloses Büro entschieden habe. Ich war die Papierberge und die ständige Sucherei einfach leid. Reine Zeitverschwendung.

Papierreduzierte Organisation

Privat habe ich es relativ schnell zum papierlosen Büro geschafft. Natürlich bekomme ich noch Post in Papierform, die werden aber kurzerhand eingescannt und danach entsorgt. Fertig.

Geschäftlich ist es nicht ganz so leicht. Bis heute ist mir in meinen beiden Betrieben noch kein vollständiger Verzicht auf Papier gelungen. Die Abläufe dort nenne ich daher „papierreduziert“.

Hier die sieben Schritte zum papierlosen Büro:

Die erste Konferenz zum papierlosen Büro in Düsseldorf

Am 15.07.2016 startet in Düsseldorf die erste ‚Paperless Pioneers Conference‘ (PPC01) und ich mittendrin. Auf Grund meiner Erfahrungen werde ich als eine Art Experte auf diesem Gebiet wahrgenommen und wurde als Speaker (neudeutsch für ‚Redner‘) engagiert. Aha.

Conference zum papierlosen Büro in Düsseldorf

Um hier die Latte nicht zu hoch zu hängen, habe ich den Titel meines Vortrag äußerst vorsichtig gewählt: „Mein steiniger Weg zum papierminimierten Büro“. Ich berichte von meinen Erfahrungen, die ich bei der papierreduzierten Organisation meiner beiden Unternehmen (ISOTEC / LB Online Marketing) gewinnen konnte.

Ich erzähle von meinen Anfängen, den Rückschlägen, Erfolgen und den vielen Kompromissen, die ich eingehen musste. Alles aus der Praxis.

Ich würde mich riesig freuen, einige von Euch auf der Konferenz persönlich kennenzulernen. Sprecht mich in den Networking-Pausen einfach an und löchert mich mit Fragen. Ich habe Lust und freue mich drauf!

Dafür steht der Podcast ‚Produktiv in digitalen Zeiten‘ [Podcast 000]

Was bis zum 20ten Lebensjahr eines Menschen erfunden wurde, ist Normalität. Was bis zum 50sten Lebensjahr eines Menschen erfunden wurde, ist spannende Innovation. Alles darüber ist unnützes Teufelszeug.“

Produktivität

Man kann sich kaum vorstellen, wie sich die moderne Welt mit ihren Möglichkeiten für jemanden anfühlen muss, der in der Welt aus Aktenordnern, Kopierern und Fernschreibern / Telex groß geworden ist. Heute wird nur noch ein winziger Bruchteil der Notwendigkeiten aus dieser analogen Zeit gebraucht, angefangen von der Schreibmaschine und dem Diktiergerät bis hin zur persönlichen Anwesenheit im Büro.

In der analogen Bürokommunikation liegt heute kein Nutzen mehr, sondern nur noch Verschwendung. Papierberge, tonnenschwere Regale mit Aktenordnern, umständliche Technik, träge Reaktionszeiten – all das vernichtet Zeit und Lust, sich mit den eigentlichen Projekten zu beschäftigen.

Die digitalen Möglichkeiten sind nicht ohne Grund erfunden worden. Alles, was umständlich ist, bremst und beherrscht den Unternehmer. Alles, was Prozesse beschleunigt dient ihm aber. Der Wandel vom „Beherrscht werden“ zum „Selbst beherrschen“ war die treibende Motivation von Lars zu diesem Podcast.

Hier eine kurze Zusammenfassung des Podcasts:

Wie Du den Apple Pencil griffiger und rutschfester machen kannst

Mein einziger Kritikpunkt am Apple Pencil war die Haptik. Er war mir zu schmal und wurde im Bereich der Schreibspitze zu schnell glitschig. Längeres Schreiben / Zeichnen wurde dadurch zu einer recht anstrengenden Angelegenheit.

Apple Pencil rutschfester machen

Ein Leser machte mich kürzlich auf einen simplen Trick aufmerksam, wie der Apple Pencil griffiger gemacht werden kann.

Das folgende kurze Video erklärt den einfachen Umbau:

Apple Pencil: Wie gut ist die Handschrifterkennung von GoodNotes auf dem iPad Pro?

Als ich die Handschrifterkennung von GoodNotes vor geraumer Zeit untersucht hatte, war das Ergebnis ernüchternd: Eigentlich nicht zu gebrauchen.

Test der Handsxchrifterkennung von GoodNotes

Das große iPad Pro und der Apple Pencil haben das Thema ‚Handschriftliche Notizen auf dem iPad‘ auf ein neues und bisher nicht erreichtes Niveau gehoben. Grund genug, die Handschrifterkennung von GoodNotes erneut unter die Lupe zu nehmen. Vielleicht hat sich ja auch hier Bahnbrechendes getan.

Die grobe Funktion und Handhabung erklärt das folgende kurze Video:

Wie Du eigene Papiervorlagen in GoodNotes einbinden kannst

Die Vielfalt an Papiervorlagen in der Zeichen-App GoodNotes ist, nun ja… eher überschaubar (positiv formuliert). Gerade Nutzern des iPad Pro werden nur einige wenige Vorlagen angeboten.

Bei aller Funktionsvielfalt hängt GoodNotes in diesem Bereich vielen anderen Apps deutlich hinterher. Es müssen also eigene Papiervorlagen her. Diese in GoodNotes einzubinden, ist kinderleicht.

Hier nochmals das Wesentliche aus dem obigen Video kurz zusammengefasst: