Debitoor – Mein Weg zu einer einfachen Angebots- und Rechungsverwaltung (Ralf Schmitz)

Hallo zusammen! Mein Name ist Ralf Schmitz. Neben meiner Tätigkeit als stellvertretender Schulleiter einer Berufsfachschule für den Rettungsdienst bin ich als Fotograf mit Kleingewerbe im Großraum Köln/Aachen tätig (www.raschfoto.de).

Gastartikel von Ralf Schmitz

Meine Schwerpunkte liegen auf der Hochzeitsfotografie, Privatkunden und mittelständige Unternehmen. Hierbei sind optisch ansprechende und vor allem korrekte Angebote mehr als wichtig. Das ganze soll möglichst wenig Zeit in Anspruch nehmen, damit ich meine wertvolle Zeit nicht unnötig lange mit Papierkram belasten muss.

Ich habe viel Zeit und Arbeit in die Erstellung von Vorlagen für Pages und Word investiert und trotzdem kam es häufiger zu Fehlern. Da wurde mal eine Angebotsnummer doppelt vergeben oder ein Datum nicht angepasst. Noch schlimmer wurden dann die Vorbereitungen für den Steuerberater. Auch mit den besten Vorsätzen galt es jedes Jahr Rechnungen für Ausgaben zu sortieren und so gingen locker mehrere Arbeitstage drauf. Da musste Abhilfe geschaffen werden.

Nach einer ausgiebigen Recherche habe ich mich für den Online-Anbieter Debitoor entschieden. Debitoor ist ein webbasiertes System, welches sich auf eine einfache Finanzverwaltung spezialisiert hat. Debitoor bietet insgesamt vier verschiedene Preismodelle an. Von XS (48 Euro im Jahr) bis hin zu L (188 Euro im Jahr) unterscheiden sich die Modelle in der Anzahl an Buchungen (100 bis unbegrenzt) pro Jahr (Einnahmen und Ausgaben), der Anzahl der Benutzer und der vom System erstellten Berichte. So bietet das Model XS keine EÜR/GuV, Umsatzsteuer-Voranmeldung oder Bilanz an. Dies wird ab dem Modell S dann jedoch angeboten. In größeren Paketen bietet Debitoor darüber hinaus zum Beispiel die Möglichkeit ein Geschäftskonto zu überwachen, um ein- oder ausgehende Buchungen automatisch zu buchen. Schaut euch das am einfachsten unter https://debitoor.de/preise an.

In allen Paketen erhält mein Steuerberater die Möglichkeit direkt auf mein Debitor Konto mittels seiner verwendeten Software zuzugreifen. Das erleichtert die jährliche Steuer enorm. Darüber hinaus ist der Service von Debitoor besonders hervorzuheben. Auf alle Anliegen wird schnell und kompetent geantwortet.

Um einen kleinen Einblick ins Programm zu geben, möchte ich meinen Workflow in Debitoor kurz beschreiben. Ich nutze hierzu den Zugriff per Browser, iPhone oder iPad app.

Screenshot 1 (Ralf Schmitz)

Angebot schreiben

Sobald ich eine Anfrage erhalte und ein Angebot schreiben möchte öffne ich das entsprechende Fenster in Debitoor. Entweder lege ich einen neuen Kunden an oder wähle einen Bestandskunden aus meiner Kundendatenbank in Debitoor aus. Als Produkt kann ich ein vorher definiertes Produkt aus meinem Katalog auswählen oder auch ein ganz individuelles Angebot schreiben. Rabatte können vermerkt werden, genauso wie gesonderte Absprachen. Das Angebot kann nun direkt aus Debitoor versendet werden oder aber auch als PDF abgespeichert werden. Das Layout des Angebots und der Rechnung wird hierbei aus einer Vielzahl von Vorlagen ausgewählt oder man erstellt sich individuell ein eigenes. Die notwendigen Daten wie Bankverbindung, Adresse etc. ergänzt Debitoor hierbei automatisch. Ich habe für mein Layout zirka 5 Minuten gebraucht.

Screenshot 2 (Ralf Schmitz)

Rechnung (aus Angebot) generieren

Wird das Angebot vom Kunden angenommen kann aus dem Angebot sofort eine Rechnung generiert werden. Dies spart nochmal einiges an Arbeit. Mir gefällt hierbei vor allem die optisch clean gehaltenen Rechnungen. Unterschrieben wird die Rechnung dann einfach per Mac Vorschau und raus an den Kunden per email. Das Original geht dann postalisch (bei Bedarf) hinterher. Sobald die Rechnung beglichen ist wird eine Zahlung gebucht und schon ist der Prozess mit enorm wenig Arbeit abgeschlossen.

Ausgaben verwalten

Genauso einfach ist es Ausgaben zu verwalten. Die Rechnungssteller werden in einer eigenen Datenbank gespeichert, so dass Anbieter wie Amazon nicht jedes mal neu eingegeben werden müssen. Ausgaben werden vom System direkt einer Kategorie zugeordnet, so dass die Arbeit meines Steuerberaters deutlich erleichtert wird. Dies gilt auch für die Aufteilung nach Anlagegüter und Ausgaben. Hierbei kann natürlich jederzeit manuell eingegriffen werden.

Besonders angenehm empfinde ich die Debitoor App. Nach einer Barausgabe fotografiere ich den Kassenzettel direkt ab und verbuche diese als Ausgabe.

Ich könnte nun noch Seiten über die Vorteile von Debitoor füllen, auch wenn ich (leider) nichts von Debitoor dafür erhalte. Am besten testet ihr es einfach. Mit einem kostenlosen Probeaccount kann man bis zu drei Buchungen durchführen und alle anderen Funktionen ebenso testen.

Solltet ihr Rückfragen haben stehe ich euch natürlich sehr gerne zur Verfügung.

Ralf von raschfoto.de

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