DEVONthink, das bessere Evernote? – Eric Böhnisch-Volkmann

Interviewpartner von Lars ist Eric Böhnisch-Volkmann. Eric ist der Mitgründer und Geschäftsführer von DEVONtechnologies. Das ist die Firma, die hinter der Software DEVONthink steht, der Alternative zu Evernote. Neben der Programmierung kümmert er sich auch um Marketing, Dokumentation und den firmeneigenen Blog.

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Webseite:
DEVONtechnologies

Twitter: @devontech und @eboehnisch

Meistertask Workshop mit Lars Bobach

Buchempfehlung(*):
Getting Things Done von David Allen

Apps:
Omnifokus
Lifecycle
Timeular

Transkript

LB = Lars Bobach
EBV = Eric Böhnisch-Volkmann

LB:
Herzlich willkommen zum Podcast Selbstmanagement. Digital. Wir geben Orientierung im digitalen Dschungel, so dass wieder mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben bleibt. Mein Name ist Lars Bobach und ich sitze hier zusammen mit einem Interviewgast, auf den ich mich wirklich schon riesig gefreut habe. Und zwar den Eric Böhnisch-Volkmann, hallo Eric.

EBV:
Hallo Lars.

LB:
Eric, das wird einem jetzt erstmal nichts sagen, aber wenn ich jetzt die Firma nenne, für die er steht, werden schon die einen oder anderen von euch hellhörig. Eric ist Geschäftsführer und Mitgründer von DEVONtechnologies. Die Firma, die hinter DEVONthink steht. Er selber programmiert DEVONthink to go, das ist die iOS-Version und kümmert sich um sonst alles, was so mit Marketing, Dokumentation, Blogbeiträgen und so zu tun hat.

DEVONthink, da gibt‘s hier bei meinen Hörern und meinen Bloglesern, aber auch in meiner MDD-Selbstmanagement Akademie, eine große Anzahl Fans. Da gibt es sogar Extrathreads, wo die sich drüber unterhalten, über DEVONthink, wie sie es einsetzen.

DEVONthink ist eine echte Alternative zu Evernote. Und deshalb freue ich mich wirklich riesig, heute mit Eric darüber sprechen zu können. Eric, erzähle uns doch mal ganz kurz was über DEVONthink. Wie viele Leute seid ihr, wie seid ihr organisiert? Ich weiß, du sitzt jetzt in Stuttgart, die Firma sitzt aber in den USA. Wie läuft das so bei euch?

EBV:
Wir sind eine recht kleine Firma, derzeit mit sieben Mitarbeitern, in den USA, in England, in Deutschland und in Tschechien. Gegründet haben das Christian und ich hier in Deutschland, wobei er dann nach Tschechien gezogen ist. Wir managen das bis heute, nach mehr als inzwischen 15 Jahren, immer noch als eine weltweite, aber doch in Homeoffices verteilte Kleinstfirma.

LB:
Wie seid ihr auf den Namen DEVONthink gekommen?

EBV:
Wir haben erst einen Namen gesucht und kamen über das Erdzeitalter darauf. DEVONthink steht eigentlich für das Devon-Zeitalter, also die Zeit, wo die Fische ans Land gekommen sind und das Land besiedelt haben. Und im Englischen – Devonian Period – das haben wir ein kleines bisschen kürzer gemacht und daraus ist DEVONtechnologies geworden.

LB:
Das erklärt wahrscheinlich auch euer App-Icon?

EBV:
Ganz genau, wir haben gesagt, unsere Technologie ist der Aufbruch, so haben wir ihn zumindest damals empfunden und deswegen haben wir es auch so genannt.

LB:
Gutes Stichwort, wie ist denn die Vision von DEVONthink? Wofür steht ihr?

EBV:
Unsere Vision kam schon damals mit hinein in die Firma, als wir sie gegründet haben. Wir waren beide als Journalisten tätig und haben einfach Software gebraucht, um große Informationsmengen zu verarbeiten, zu bearbeiten, zu speichern.

Wir sind auch der Meinung, dass alle Menschen, die so wie wir damals, mit großen Informationsmengen arbeiten, in dieser Informationsflut nahezu ertrinken. Und das war die Idee hinter DEVONthink als Produkt, eine Software zu schaffen, die diese Umgebung bietet, wo man nicht nur die Informationen sammeln und ordnen kann, sondern die auch aktiv mithilft, diese dann zum richtigen Zeitpunkt wieder an die Oberfläche zu bringen.

Dementsprechend war das diese Idee, es auszulagern, zu sagen, der Softwarecomputer soll mithelfen und der Anwender kann sich dann auf das konzentrieren, was er wirklich tun möchte, nämlich neue Dinge erschaffen.

LB:
Aber heutzutage ist das ja …, wenn ihr damit vor 15 Jahren schon Probleme hattet. Heute leben wir doch wirklich in der totalen Informationsflut. Es hat sich ja dann garantiert nicht überholt, sondern es ist aktueller denn je.

EBV:
Richtig, für uns waren die Informationsmengen noch relativ klein, wenn man jetzt als Redakteur arbeitet, kommt man mit einer überschaubaren Menge an Dokumenten klar. Und doch war einem die Hilfe sehr angenehm, die wir selber erschaffen haben. Heute sieht es nochmal ganz anders aus und es freut uns natürlich zu wissen, dass unsere Software auch mit den heutigen Datenmengen gut klarkommt.

LB:
Vor 15 Jahren habt ihr zwei damit angefangen. Wie ist denn so die Firmengeschichte? Was gab es so für Meilensteine bei euch, was würdest du denn so sagen?

EBV:
Neben der Version 1, die natürlich den größten Meilenstein überhaupt darstellte, war vor knapp zehn Jahren Version 2 der große Meilenstein, wo wir wirklich von einer Datenbank auf mehrere Datenbanken gehen konnten.

Früher war es eher so wie Evernote, ein Produkt mit einer Datenbank. Man wirft da alles rein, dann konnten wir auch mehrere machen. Wir haben auch ein Office Produkt dazu gemacht mit Scanner-Unterstützung, OCR, einem integrierten Webserver, um eine gesamte Arbeitsumgebung zu schaffen.

Der nächste große Meilenstein war dann, unsere Synchronisierungstechnik so auf den Stand zu bringen, dass wir dann auch diese Datenmengen problemlos über beliebige Kanäle verteilen können. Auf die iOS App dann auch bringen können, das war so der größte nächste Schritt.

LB:
Ihr habt eine sehr treue Fangemeinde. Ich hatte das eben gesagt, die, die auch in meiner Akademie darüber sprechen, sind ja total begeistert, auch von der Robustheit eurer Software. Von dem, was ich höre, kann ich es auch nur so widerspiegeln, dass ihr da auf jeden Fall sehr gute Arbeit macht.

Jetzt mal ganz kurz, um die Firma so ein bisschen abzuschließen, kleines Team, weltweit verteilt. Wie seid ihr jetzt finanziert?

EBV:
Wir finanzieren uns durch unsere Einnahmen. Wir haben noch nie irgendwelche Investorengelder benötigt. Wir haben auch keine Finanzierungsrunden gehabt oder irgendetwas anderes, sondern haben immer von dem gelebt, was wir auch tatsächlich erwirtschaftet haben und es sieht auch derzeit immer noch gut aus.

LB:
Ihr habt also kein Venture Capital oder irgendsoetwas dann?

EBV:
Wir hatten einen Investor, der tatsächlich sich mal einen kleinen Firmenanteil geholt hat. Aber das Geld ist bis heute sogar noch genauso da wie damals.

LB:
Zeitgemäß ist heutzutage, erstmal wahnsinnig viel Geld einzusammeln und dann zu gucken, wie es dann weiterläuft. Da geht ihr eher den konservativen Weg.

EBV:
Wir sind da sehr schwäbisch konservativ an der Stelle, aber es hat uns bisher auch nicht geschadet. Wir sehen, wie viele kleine oder größere Mitbewerber uns schon verlassen haben im Laufe der Jahre. Ich denke, wir sind nicht schlecht damit gefahren.

LB:
Ich würde jetzt gerne mal in das Produkt eintauchen. Ich habe mich im Vorfeld natürlich informiert und mir alles mal durchgelesen. Bevor das Interview anstand, hatte ich das noch gar nicht so getan. Da habe ich so richtig Lust bekommen, mich damit auch mal etwas näher zu beschäftigen.

Erzähl doch mal, was so die Besonderheit von DEVONthink ist. Wodurch zeichnet ihr euch aus?

EBV:
Die größte Besonderheit von DEVONthink ist vorrangig, dass es auf unserer eigenen Datenbank basiert, die auf KI basiert, also auf künstlicher Intelligenz. Heute würde man es Machine-Learning nennen. Das heißt, alle Dinge, die assoziativ sind, dieses Dokumentes ist ähnlich wie dieses oder dieses gehört in die gleiche Klasse wie jenes Dokument, das ist alles quasi schon Teil des Datenbankkerns. Es ist also kein Overlay irgendwo obendrauf.

Und für den Anwender bedeutet es, dass man Fähigkeiten in dieser Datenbank hat, die ihm auch direkt zugutekommen, zum Beispiel ihm zu sagen, dieses Dokument ist doch eine Rechnung, das kannst du dahin tun oder das gehört in das Projekt mit rein. Oder auch bei der Suche, die sehr viele Suchoperation bietet, die andere nicht können.

Dementsprechend ist es ausgelegt auf sehr große Datenmengen. Ich sage immer, wer ein paar hundert Dokumente hat, der kommt im Finder auf dem Mac ganz gut damit klar. Wer wie unsere Anwender 200, 300, 500.000 Dokumente hat, dem werden diese ganzen Funktionen, die Geschwindigkeit, die DEVONthink an den Tag legt, sehr zugute kommen.

Das heißt also, DEVONthink ist schnell, es unterstützt den Anwender dabei und es dient dabei, große Datenmengen zu bearbeiten oder zu verwalten. Dementsprechend haben wir auch sehr viele Rechtsanwälte, Ärzte, Wissenschaftler unter unseren Kunden, die dort eben ihr gesamtes Wissen mehr oder weniger verwalten.

Ein weiterer Punkt ist, dass wir im Gegensatz zu anderen Produkten sehr stark Wert auf Privatsphäre legen. Das heißt also, die Anwender haben ihre Daten selber in der Hand. Wenn wir die Daten von einem Ort zum anderen synchronisieren, werden sie verschlüsselt und da haben wir auch keinen Zugriff drauf.

Die liegen nicht auf irgendwelchen ominösen Cloudservern, von dem der Anwender nichts weiß, außer, dass er ein Passwort dafür hat. Das ist nicht der Fall, sondern man kann sich das fast frei raussuchen, wie man synchronisieren will, ob man seinen eigenen Server mitnimmt, ob man auf einem lokalen Netz synchronisiert.

Und das Ganze bleibt stets so verschlüsselt, dass auch wir da nicht rankommen, weil wir auch dadurch, dass wir Geld verlangen für unsere Software, kein Interesse an den Daten haben.

LB:
Steigen wir direkt mal in dieses Cloudthema ein. Ich bin ja ein Cloud-Freund und ich glaube auch, dass eine Cloudlösung alles sehr vereinfacht.

Wenn ich jetzt mit DEVONthink loslegen will, ist es dann so, muss ich mir erstmal eine Datenbank auf einem eigenen Server installieren oder wie läuft das?

EBV:
Nein, überhaupt nicht. Man macht seine Datenbank einfach auf seinem Gerät, sei es ein Mac, ein iPad oder ein iPhone, wo immer man mit starten möchte. Man kann dort schon beginnen seine Daten hineinzulegen, zu organisieren.

Wenn man dann zweite, dritte, vierte Geräte dazunehmen möchte, sucht man sich etwas aus, worüber man synchronisieren möchte. Das kann im lokalen Netz sein, einfach von einem zum anderen. Das kann aber auch Dropbox sein, iCloud oder ein WebDav Service. Leider ist box.com zum 1. Januar ausgestiegen aus der WebDav Welt und hat sich dem geschlossenen Standard verschrieben.

Oder man stellt sich selber eine Synology hin, wenn man sagt, ich bin Rechtsanwalt, ich mag es ganz gern dann den Daumen drauf zu haben, dann kann ich es in meiner Praxis auch einfach für mich haben.

LB:
Ich kann auch die gängigen Clouddienste nutzen, um eure Daten dann synchron zu halten über alle Geräte?

EBV:
Ganz richtig. Im Gegensatz zu den Mitbewerbern hat man dann die freie Auswahl, was man nutzen möchte, bis eben hin zu, ich nutze gar keinen Server, sondern nehme nur mein lokales Netz daheim.

LB:
Das ist schon eine Riesenabgrenzung zu Evernote, weil Evernote immer die Daten über die eigenen Server, was jetzt Google Server sind im Falle von Evernote, dann synchronisiert.

Da hat man bei euch die freie Wahl bis hin sogar, dass man sagt, man nutzt seinen eigenen, was ja bei Rechtsanwälten auch teilweise sogar Vorschrift ist. Die Daten müssen ja nach europäischem Recht abgelegt werden, da kann man sich nicht erlauben, dass sie irgendwo im nicht europäischen Ausland liegen. Ich hatte hier mal eine Rechtsanwältin im Interview, die mir das auch so bestätigt hat.

EBV:
Richtig, das ist ein Punkt. Und der andere ist, dass wir im Gegensatz zu anderen Lösungen auch Offline arbeiten können. Das heißt, jeder Rechner, der daran teilnimmt, wenn es Macs sind, haben sie jeweils die Daten auch vorrätig. Jeder synchronisiert sich die Daten auf die Platte. Die Plattengrößen sind heute kein großes Thema mehr.

Anders ist es mit Mobilgeräten, da haben wir die absolute Flexibilität, dass wir sagen können, so, wie bei anderen Diensten auch, man kann sich quasi die Metadaten auf sein Gerät ziehen. Man sieht die Datenbanken, man sieht die Dokumente und wenn man sie dann wirklich braucht, lädt man sie sich ad hoc runter in dem Moment, wo man sie braucht.

Die Rechtsanwälte schätzen es allerdings dann auch, wenn sie die Daten auf das Gerät synchronisieren können, so, dass sie dann da liegen. Denn in manchen Gerichtssälen, zum Beispiel, gibt es kein WLAN, kein Internet. Da gibt es nicht mal eine Mobilfunkverbindung aus Sicherheitsgründen. In dem Fall haben sie dann die Daten auch tatsächlich dabei.

LB:
Auf Mobilgeräten kann ich dann auswählen, welche Ordner ich synchronisieren möchte oder lokal haben möchte? Bei Evernote kann ich das, die haben auch die Möglichkeit. Auf dem Mac liegen die Daten zum Beispiel immer noch zusätzlich zum Server und bei mobilen Geräten kann ich einen Ordner oder in dem Fall ein Notizbuch bei Evernote aussuchen und sagen, das möchte ich auch offline verfügbar haben. Geht das bei euch auch?

EBV:
Genau, das ist recht ähnlich. Man sieht immer alle Daten, aber man kann wählen, ob man sagen möchte, alle Daten von diesem Ort, Dropbox zum Beispiel, sollen komplett synchronisiert werden, immer auf das Gerät oder diese Datenbank oder auch jeder Ordner einzeln.

LB:
Jetzt haben wir gerade ganz viel auch über Evernote gesprochen. Wo grenzt ihr euch ab zu Evernote? Ein paar Sachen haben wir gerade schon genannt, aber mach doch jetzt mal richtig Werbung für DEVONthink und sage, da sind wir besser als Evernote!

EBV:
Wir sind anders, weil wir den Anwendern die absolute Kontrolle über ihre Daten geben. Was man bei uns reinzieht in die Datenbank, kriegt man auch genauso wieder raus. Es wird nicht an irgendwelche Notizen drangehängt, nicht zerlegt und auf Cloudspeichern gespeichert. Diese Datei liegt da genauso und noch auf dem Rechner. Man kriegt sie auch genauso wieder raus.

Der Weg umgekehrt, von DEVONthink weg, ist nie versperrt. Man kann sich seine Daten jederzeit exportieren. Man bekommt Ordner mit Dokumenten drin, wie sie im Finder üblich sind und kann sich dann auch ein Backup davon ziehen oder zu anderen Diensten gehen, wenn diese Notwendigkeit sich mal ergeben sollte. Das unterscheidet uns schon.

Und wir haben eine sehr große Anzahl an Dokumentenformaten, mit denen man auch live und direkt in der Software arbeiten kann. Natürlich PDFs in jeglicher Form.

LB:
Nochmal zur Ablage in der Datenbank. Liegen die Dokumente verschlüsselt in der Datenbank?

EBV:
Die liegen auf dem Rechner derzeit unverschlüsselt, es sei denn, mit der Verschlüsselung der Festplatte. Aber in allen Thinkstores, egal, wo man es hin synchronisiert, liegen sie grundsätzlich verschlüsselt.

Der Grund dafür ist die Spotlight Integration, wenn man lokal über Spotlight die Dokumente durchsuchbar machen möchte, wäre eine Verschlüsselung sinnlos, weil man sie ja sowieso finden würde. Da haben wir allerdings auch Pläne, wie wir das im kommenden Jahr zur Wahl stellen wollen mit einer zukünftigen Version von DEVONthink, die in Arbeit ist, so dass dann da auch eine Verschlüsselung möglich ist. Und auch zum Beispiel eine Revisionssicherheit.

LB:
Eine Revisionssicherheit auch, das ist toll. Alles, was rausgeht, in der Cloud liegt und so, das ist grundsätzlich verschlüsselt und kann von euch nicht gelesen werden?

EBV:
Richtig. Wir haben auch Anwender, die uns nach ihren Passwörtern gefragt haben. Die wissen wir nicht, da können wir auch nicht helfen. Da waren sie etwas beleidigt, aber wir haben gesagt, das eine oder das andere. Entweder du willst es sicher und privat oder … Dann musst du das Passwort halt auf einen Zettel schreiben.

LB:
Eben hatte ich dich unterbrochen, was macht euch besonders?

EBV:
Weiterhin die großen Datenmengen, mit denen man sehr flexibel umgehen kann. Wir haben nicht nur diese Ein- und Ausgabe, dass wir immer bei den Dokumentenformaten bleiben, wir haben auch eine große Skriptbarkeit. Man kann über AppleScript das Programm erweitern, in Workflows, was auch immer in den eigenen Workflow hineinpasst, kann Teile der Software automatisieren. Da haben wir schon ganz tolle Dinge gesehen.

Man kann mit den integrierten Methoden sich Workflows aufbauen, auch da wird die zukünftige Version noch deutlich mehr bieten. Also, der Umgang der Daten beschränkt sich nicht darauf, einfach nur zu sagen, gibt mir mal ein paar Tags und zeige mir mal die Dokumente, sondern geht dann viel tiefer.

Dann eben auch noch mit unserer Suche, die nicht nur Dokumente produzieren kann, die bestimmte Schlüsselwörter enthalten, sondern die auch ähnliche Wörter enthalten oder thematisch ähnliche Wörter. Die Software ist sogar in der Lage, teilweise Themen zu extrahieren und zu sagen, okay, die gruppieren sich in diese Geschichte hinein. Die gehören hier zusammen. So gestaltet sich die Arbeit sehr schnell und angenehm, vor allem, je größer die Datenmengen sind.

Und da würde ich sagen, dass da andere Produkte eventuell etwas sehr auf Einfachheit ausgelegt sind, aber dann die Flexibilität, die auch mit einer gewissen Komplexität kommt, die liegt dann definitiv bei uns.

LB:
Als ich dich eben unterbrochen hatte, hattest du was gesagt von unterschiedlichen Datenformaten, die man bei euch ablegen kann. Bitte geh darauf nochmal ein.

EBV:
Grundsätzlich kommt DEVONthink mit allem klar, was man reingibt und versucht, jeweils daraus so viele Informationen zu extrahieren wie nur immer möglich ist. Solange der Mac ein Datenformat kennt über Spotlight, über Quicklook, egal was, da können wir auf jeden Fall schon mal drauf zugreifen, auch Datenformate, die wir gar nicht kannten.

Ansonsten haben wir alles Übliche, womit man so umgeht, das ist da. Von PDFs über Textdateien, RTF-Dateien, formatierte Texte in HTML Form, Bookmarks, Markdown für die Nerds von heute. Bilder, Filme, Sounddateien, Textclippings, Voiceclippings.

Egal, was einem so unterkommt, man kann es integrieren und dadurch, dass DEVONthink auch einen integrierten Browser hat, der nicht als Browser genutzt wird, sondern man kann damit Lesezeichen direkt anschauen, lassen sich selbst Dinge wie Google Docs integrieren.

Auch das haben wir schon gesehen, Leute, die Google Docs in DEVONthinks laufen haben und im zweiten Tab dann ihre Dokumente haben, mit denen sie dann wiederum lokal gelagerte Dokumente bearbeiten. Oder Leute, die Webcontents einfach integrieren mit ihren statischen Dokumenten, die sie haben und man bemerkt es fast nicht.

Also, ob man jetzt ein PDF anschaut oder etwas dynamisch geladen wird, das geht so einfach ineinander über. Und so brauchen sich die Anwender nahezu keine Gedanken machen, was sie da reinstecken.

LB:
Man kann auch die Dokumente dann editieren, wie gerade das Google Docs Dokument, was du gerade sagtest, was man dann auch bearbeiten kann durch die Browerfunktionalität?

EBV:
Genau, das geht dann wieder zu Google Docs zurück, das ist bei DEVONthink relativ unspektakulär. Es wird einfach nur so geladen, aber man kann es trotzdem natürlich integrieren. Ich habe bei mir auch Google Docs Dokumente, die andere mit mir teilen. Und die liegen an passenden Stellen in der Datenbank und ich muss sie nicht im Browser suchen.

LB:
Wie ist es mit der Notizfunktion? Das ist eine Sache, die mich bei Evernote wirklich immer sehr ärgert. Wenn man Notizen erstellen will, seien es einfache getippte Notizen, also als Notizfunktion das Programm nutzt, wo Evernote eigentlich herkommt, dass der Editor da so schlecht ist. So etwas geht bei euch auch? Man kann Notizen auch eingeben?

EBV:
Absolut, man kann sowohl auf iOS wie auf dem Mac jederzeit Notizen machen. Es gibt auch Shortcuts, womit man sich ein Notizfenster holen kann. Wir haben auch weitere Ideen für das kommende Jahr.

Handschriftliche Notizen derzeit, das wäre wahrscheinlich eine Frage, die du jetzt gern gestellt hättest, derzeit noch nicht. Es ist ein komplexes Thema und da gibt es vor allem ein großes Thema, nämlich es gibt kein Dokumentenformat, das eigentlich für handschriftliche Notizen geeignet ist, außer PDF vielleicht, wo man drin malen kann.

Aber es gibt kein Standardformat und wir versuchen, immer den Standard zu unterstützen. Insofern suchen wir da noch nach einer geeigneten Idee, wie wir das machen wollen. Wir haben drei, vier Ideen und es wird auch kommen, so dass man dann auf dem iPad mit einem Pencil dann auch seine handschriftlichen Notizen machen kann.

LB:
Gut, da bietet mittlerweile auch iOS schon viel an mit Apple Notizen, die das auch schon sehr gut integriert haben.

EBV:
Richtig, wobei die gar kein Dokumentenformat haben. Wir werden oft gefragt, kannst du nicht die Notizen von Apple Notes rüberziehen. Das geht schon, aber es ist einfach kein Dokument, sondern es wird zerlegt in Einzelobjekte und die werden in einer Datenbank gespeichert und es gibt kein Dokument im Sinne einer Datei. Es existiert nicht mehr, dementsprechend kann man es sich nicht wie eine Datei rüberziehen. Apple Notizen leben in Apple Notes und können auch nur dort existieren derzeit.

LB:
Okay, verstanden. Jetzt hattest du gesagt, die ganzen Formate, Fotos, Clips aus dem Web, E-Mails, kann ich alles ablegen, PDFs und so weiter. Wie ist es mit der Durchsuchbarkeit? Wie kann ich denn solche Dokumente durchsuchen?

EBV:
Einfach über unsere Suchfunktion, das heißt, alles, was man in DEVONthink abgelegt, wird indiziert, also quasi in unsere KI-Datenbank hineingelegt und wird dann auch durchsuchbar. Das heißt, wir können nach Inhalten durchsuchen, nach Text, nach anderen Metadaten, Titel usw. Und dann werden nach unserem eigenen Rankingsystem die besten Ergebnisse nach oben gespült.

Aber da hat man quasi komplett freie Auswahl und kann auch nach Belieben sich sehr komplexe Suchabfragen zusammenstellen und diese Suchabfragen kann man dann auch später als „intelligente Gruppen“, „Smartgroups“, auch speichern. So, dass man, wie im Finder auch, diese intelligenten Ordner hat, die einem jederzeit das Ergebnis dieser Suche zur Verfügung stellen.

LB:
Auch Texte im PDF, in handschriftlichen Notizen, in Fotos usw.?

EBV:
So lange es irgendwie durchsuchbar ist. In Fotos auch über die OCR, die man durchlaufen lassen muss. Bei handschriftlichen Notizen kommt es darauf an, ob es irgendwie erkennbar ist oder nicht. Dann geht das auch und natürlich PDFs etc. werden grundsätzlich suchbar gemacht. Selbst eben auch Dokumentenformate, die wir selbst gar nicht kennen.

Da benutzen wir die Spotlight-Importers und Quicklook, um die Texte zu extrahieren. Wenn es ein anderes Programm auf dem Rechner gibt, das es kann und dann nehmen wir es mit und machen es dann trotzdem durchsuchbar.

LB:
Jetzt mal zur Ablagestruktur, wie darf ich mir die denn vorstellen? Von Evernote kennen wir Notizbücherstapel, mehr gibt‘s nicht. Wie sieht die bei euch aus? Ihr macht ja eher etwas mit Ordnern?

EBV:
Ja, genau, wir machen Ordner und Tags, wobei die beiden beliebig austauschbar sind. Das ist manchmal ein bisschen zum „Hirn kurz drumherum winden“, um es zu verstehen. Es gibt immer nur ein Dokument und das hat die Information, ich liege im Ordner X. Aber das kann man natürlich so oder so darstellen. Man kann es entweder so darstellen, als würde es im Ordner liegen oder als wäre der Ordner als Tag angehängt, das ist vollkommen egal. Dementsprechend sind bei uns Ordner und Tags eigentlich austauschbar und sind verschiedene Ansichten der gleichen Sache.

Dementsprechend gibt es auch hierarchische Tags. Man kann sich das so vorstellen, man kann ein Tag dranhängen, sagen wir mal Dinosaurier. Wenn man dann etwas komplexer einsteigen will, würde man sagen, okay, das ist ein Tyrannos und dann bekommt es automatisch das Dinosaurier-Tag mit dazu. Weil es ja das übergeordnete Tag ist. So kann man sich das zusammenbauen, kann über Smartgroups sich dann einfach die Sachen raussuchen.

Ansonsten gibt es eine klassische Ordnerstruktur, die man aufbauen kann, wie man sie im Finder oder Windows Explorer auch kennt mit der Besonderheit, dass Dokumente nicht an einem einzelnen Ort liegen müssen, sondern auch an mehreren Orten gleichzeitig existieren können. Also, man muss es sich nicht so vorstellen wie einen Alias, den man einfach irgendwo anders hinlegt, wo es immer ein Original gibt und eine Kopie oder einen Verweis darauf, sondern das Dokument liegt real an mehreren Orten, ist aber letztlich dasselbe Dokument. Wie ein Telefonbucheintrag für Leute mit Doppelnamen. Mich findet man auch unter Böhnisch und Volkmann gleichzeitig, aber es ist doch nur ein Mensch.

LB:
Dann arbeitet ihr in der Datenbank gar nicht mit Ordnerstrukturen?

EBV:
Innerhalb der Datenbank ist es vollkommen egal, wo die Dinge liegen. Da gibt es diese Dokumente und die erscheinen in der Oberfläche, je nachdem, wo man sie sich hingelegt hat, ob man sie irgendwo hinrepliziert hat, ob man einen Tag drangehängt hat. Aber da bieten wir eigentlich für den Kunden vollkommene Flexibilität. Ist manchmal beim Einstieg einen Tick härter, weil man genau hingucken muss. Aber da haben wir auch einige Hilfestellungen auf der Webseite, im Programm selber drin, wie man da anfangen kann, sich vernünftige Ordnerstrukturen erstmal aufzubauen oder wie man mit Tags arbeiten kann.

LB:
Ich bin ein großer Freund von Schlagwörtern. Ich habe erstmal gar keine benutzt und irgendwann ist mir mal diese Macht der Schlagwörter klar geworden, wie toll das doch ist, viel weniger mit Ordnern oder Notizbücher zu arbeiten, sondern mehr mit Schlagwörtern, weil man da viel flexibler ist aus meiner Sicht. Aber das ist toll bei euch, da kann jeder seine Ablagestruktur finden.

Jetzt habe ich auf eurer Seite gesehen, ihr gebt viele Beispiele gerade im Bereich Lehrer, Universitäten, die mit DEVONthink arbeiten. Ist das denn auch für meine Hörerschaft, kleine mittelständische Unternehmen, geeignet?

EBV:
Absolut, je nachdem, was man genau damit möchte, kann man es problemlos im Unternehmen einsetzen. Man muss eben wissen, derzeit ist es eine Arbeitsplatzlösung, die dann quasi die Daten in einer Form an anderen Stellen repliziert, es gibt Synchronisierungen. Man kann da mehrere Geräte natürlich mit den Daten versorgen.

Wenn die Gruppen größer werden und man sagt, nicht jeder muss unbedingt die Datenbank auf seinem Rechner haben, weil er mit seinem Laptop jetzt aus dem Haus rennt und dann da seine Daten darauf haben möchte. Da gibt es in DEVONthink Pro Office, in der derzeit teuersten Version, ein Web Interface, so dass man sagen kann, ich kann meinen Rechner hier mit meiner Datenbank, ich stelle einen Server hin, da sind die Daten drauf und dann können andere über ein Web Interface drauf zugreifen im lokalen Netzwerk und haben eine Live-Verbindung und können da genauso Dokumente einsehen, die Suche benutzen etc.

LB:
Oder ich lege es direkt in einen Cloud-Dienst, dann geht es ja auch?

EBV:
Ja.

LV:
Was habt ihr da für Teamfunktionalitäten, habt ihr da was für Teams, wie eine Chat-Funktion oder dass man Aufgaben hin- und herschieben kann? Gibt es sowas oder ist das angedacht?

EBV:
Nein, das ist beides derzeit auch nicht angedacht. Wir vertreten immer noch die alte Meinung, ein sinnvolles und fokussiertes Produkt ist besser als alles, was wir bieten können. Wenn wir eine Chat-Funktion einbauen würden, dann würden wir nur etwas ersetzen, was viele Firmen ja schon haben, also eine Chat-Funktion oder eine Art von internem Nachrichtensystem.

Was man machen kann, ist auf jeden Fall, Dokumente beispielsweise als Link jemand anderem ruckzuck zur Verfügung zu stellen. Er wird es dann genauso wiederfinden. Wir haben keine Teamfunktion wie To-Do-Listen, dafür gibt es To-Do-Apps, die es viel besser machen als wir es je machen können. Aber wir integrieren uns in diese To-Do-Apps hinein. Ich benutze zum Beispiel Omnifocus, aber habe quasi in jedem Omnifocus-Task, den ich drin habe, bestimmt ein DEVONthink Dokument angehängt. Einfach über die Verlinkungsfunktion. Da ist also nur ein Link dabei und wenn ich den Task dann aufrufe und sehe, da ist ein Dokument bei, klicke ich darauf und kriege das Dokument, obwohl es in einem ganz anderen Produkt liegt.

LB:
Das gibt es bei Evernote die Versuche, zum Beispiel mit diesem Work-Chat, das ist auch hanebüchen, nicht so richtig zufriedenstellend gelöst worden, muss man ja ehrlich sagen. Das haben sie selber dann auch eingesehen, dass man da vielleicht – Schuster bleib bei deinen Leisten.

EBV:
Da wollten wir gar nicht erst reinkommen. Zu den Teamfunktionen nur noch dazu, wir werden auch in der Zukunft, das betrifft jetzt das kommende Jahr, Teamfunktionen einführen, wie dann beispielsweise Benutzerrechte. Wenn man auf mehrere Datenbanken zugreift über das Web Interface, wird es auch Möglichkeiten geben zu sagen, die Datenbank oder die Gruppen, die Ordner, da dürfen nur die und die Personen darauf zugreifen. Dürfen die es nur lesen oder dürfen es die auch verändern? So dass man auch in kleineren Teams auch in der Firma damit noch angenehmer arbeiten kann, das ist schon angedacht.

LB:
Ich habe eine Frage. Ich habe mir das Programm noch nicht so richtig angeguckt. Ich habe mir nur die Videos bei euch auf der Seite angeguckt, Screenshots und sowas. Was mir auffällt, ihr seid ja in der Apple Welt verhaftet, richtig?

EBV:
Ja, schon immer.

LB:
Ja, genau, aber das wirkt jetzt erstmal auf den ersten Blick schon wie ein Windows Programm so ein bisschen, wenn man sich das anguckt. Wie löst du denn diesen Konflikt auf?

EBV: Wie ein Windows Programm? Wie soll ich das verstehen? (lacht)

LB:
Nicht falsch verstehen. Ich sah da so einen Ordnerbaum, es erinnerte mich erst so ein bisschen an die Windows-Programme in den 90ern.

EBV:
Die Benutzeroberfläche bedarf einer gewissen Überarbeitung. Das wissen auch wir und es ist auch kein Geheimnis, dass wir an einer Version 3 arbeiten. Wir sind bei Version 2 Punkt und zweistellig. Das heißt, wir arbeiten an der Version 3 und die wird auch eine andere Benutzeroberfläche bieten.

Die, die wir hier sehen, entstand eigentlich im Standard, wie es vor zehn Jahren bei Mac vollkommen üblich war. Auch von den Icons, von der Art der Icon-Gestaltung. Das verändert sich natürlich gerade im Apple-Umfeld sehr schnell. Warum haben wir dafür länger gebraucht, diese Oberfläche zu bearbeiten? Die Synchronisierung. Wir sind hier einfach in eine Welt hineingekommen, in der irgendwann das iPad, das iPhone entstanden ist. Wo die Anforderungen stark gestiegen sind und wir haben uns dann eben erst einmal um die Synchronisierung gekümmert.

Wir reden hier nicht von To-Do-Listen, sondern von Datenbanken in Gigabyte-Größe in dreistelliger Größenordnung. Das heißt, so eine typische DEVONthink-Datenbank hat fast nie unter 10 GB, ich würde sagen, 500 GB ist nicht unnormal. Das zu synchronisieren über beliebige Dienste erfordert schon einen gewissen Aufwand und hier haben wir einfach Zeit gebraucht, wir sind eine kleine Firma. Wir haben etwas länger gebraucht, um das so zufriedenstellend hinzukriegen, wie es unsere Kunden von uns erwarten. Dementsprechend wurden wir hier schlicht etwas aufgehalten.

Jetzt, nachdem das alles auf dem richtigen Weg ist und funktioniert, wie wir uns das vorstellen, sind wir wieder auch ganz bei der Arbeit an dieser Version 3 und dann wird auch die Oberfläche im kommenden Jahr irgendwann diese Überarbeitung erfahren und nicht mehr so windowsartig aussehen, sondern mehr wie eine aktuelle Mac-App.

LB:
Kann ich dir denn irgendwie so ein Release-Date rauskitzeln? Wann ist es geplant?

EBV:
Nein. (lacht)

LB:
Schade.

EBV:
Wenn wir es wissen und es kommunizieren können, schreiben wir es auch auf die Webseite. Es ist kein Geheimnis, dass wir daran arbeiten. Wie ich gesagt habe, wir sind inzwischen im zweistelligen Nachkommabereich nicht ganz ohne Grund. Es wird kein Jahr mehr dauern.

LB:
Immerhin, wir nehmen das gerade auf hier im November 2018. Also wird es dann in 2019 sehr wahrscheinlich irgendwann passieren?

EBV:
Das ist unser fester Plan. Es gibt nicht mehr viel, was wir hinzufügen müssen intern.

LB:
Okay, dann erzähl uns doch mal bitte ganz kurz, welche unterschiedlichen Versionen es von DEVONthink gibt? Ich habe gesehen, vier Stück, was sind die Unterschiede und wo liegen da die Kosten ungefähr?

EBV:
Genau, wir bieten es derzeit in drei Versionen für den Mac an plus die iOS-Version, das sind die vier. Es fängt an mit DEVONthink Personal, Pro und Pro Office, die aufeinander aufbauen. DEVONthink Personal ist die einfachste Version, kann derzeit lediglich mit einer Datenbank umgehen. Ist also quasi so, wenn man es drauf macht, zack ist es da, fertig. Da gibt es auch nicht viel zu tun, dann kann man damit arbeiten. Das kostet zurzeit 50 Dollar.

Die Pro-Version bietet dann die Möglichkeit mehrere Datenbanken zu machen, die beliebig zu öffnen und zu schließen. Auch um große Datenmengen wirklich besser verwalten zu können, hat Skriptfunktionen und vieles mehr. Das sind dann 80 Dollar.

Und die Pro Office-Version, die fügt dem dann noch Texterkennung hinzu, einen integrierten Webserver, E-Mail Archivierung und die liegt dann bei 150 Dollar.

Das vierte Produkt ist DEVONthink to go, so wie Coffee to go für iOS, das liegt dann bei 15 Dollar plus In-App Purchases, wenn man die Pro Funktion noch dazu möchte, für noch mal 7 Dollar.

LB:
Das sind ja alles einmalige Kosten?

EBV:
Richtig.

LB:
Monatliche Kosten habt ihr keine?

EBV:
Nein.

LB:
Das ist natürlich vom Businessmodell dann auch recht anspruchsvoll, weil dann lebt ihr ja nur davon, dass immer wieder mehr Leute oder neue Leute eure Lizenzen kaufen. Aber ihr bietet auch die Datenbank nicht, Speicherplatz und sowas, wie es jetzt zum Beispiel Evernote tut, das macht ihr nicht, sondern da muss jeder seinen eigenen bringen?

EBV:
Richtig, genau. Da wir keine Clouddienste anbieten, keinen eigenen Speicherplatz anbieten, gibt es auch keine monatlichen Kosten. Derzeit kann man DEVONthink einfach kaufen, so wie in der alten Welt auch, ohne Subscription. Natürlich wird eine Version 3, wie sie da in Planung ist, Upgradekosten mitbringen. Das ist klar, wir werden im Sommer, wie es das traditionelle Business hergibt, für das Upgrade einen verminderten Preis von unseren bisherigen Usern verlangen. Das ist bisher unser Businessmodell.

Sollten sich Subscription natürlich irgendwann mal in den nächsten Jahren weitgehend durchsetzen, auch für Software, die keine Webkomponente hat, dann ist es natürlich eine Möglichkeit, die wir dann vielleicht in zwei, drei Jahren, wenn es dann vielleicht mal eine Version 4 gibt, nochmal überdenken. Aber derzeit kommen wir eigentlich mit dem Modell Kaufen so wie früher ganz gut klar.

LB:
Okay. Muss ich natürlich auch fragen, Import von Evernote, ist das möglich?

EBV:
Ja, klar.

LB:
Ich hatte gehofft, dass du das sagst.

EBV: Ja, das ist selbstverständlich möglich. Wir mussten ein bisschen was selber schreiben, weil Evernote gibt die Daten weniger bereitwillig her als wir uns das erhofft hatten, aber das ist möglich. Genauso gibt es einen Import von ELO-Office. Wenn man also von einem PC kommt, kann man sich das genauso hinein holen. Und ansonsten kann man alles importieren, was in Ordnern und Dateien vorliegt, wie immer man es aus der anderen Software herauskriegt. Aber für Evernote gibt es „einen Knopf“.

LB:
Okay, super. Jetzt hast du DEVONthink 3 schon angekündigt. Was ist denn noch in Zukunft von euch zu erwarten? Werdet ihr mal eine Freemium-Version mal so zum Anfüttern herausbringen oder irgendwie sowas?

EBV:
Nichts, was ich jetzt derzeit verraten kann, aber DEVONthink 3 wird auf jeden Fall ein kleines bisschen ein anderes Lizenzmodell mitbringen, das solche Dinge eventuell möglich macht. Aber da sage ich noch nichts zu, das kommt dann alles im kommenden Jahr, wenn es denn da ist. Nicht, dass ich es nicht wüsste, aber ich erzähle es nicht.

LB:
Okay, das kann ich gut nachvollziehen. Bevor wir zu den Schlussfragen kommen, habe ich noch zwei Fragen. Zum einen, wenn DEVONthink 3 draußen ist, darf ich dann nochmal ein Interview mit dir machen?

EBV:
Ja klar, jederzeit. Das wird dann bestimmt nochmal spannend.

LB:
Ja, das kann ich mir gut vorstellen. Ich habe eine sehr aktive Community, auch gerade in meiner Akademie, aber auch auf meinem Blog und im Podcast. Da werden bestimmt jetzt ganz viele Fragen kommen. Wenn ich die mal bündle, könnte ich dir die mal zur Verfügung stellen, dass wir vielleicht nochmal darüber sprechen und dass ich dir diese ganzen Fragen stellen kann?

EBV:
Natürlich, klar, kein Problem.

LB:
Dann an euch, die ihr das hier hört. Wenn ihr jetzt sagt, das hört sich super interessant an, aber ich habe noch Fragen, dann schickt mir die einfach an fraglars@larsbobach.de. Das ist die E-Mail-Adresse und wenn da einiges zusammenkommt, werde ich Eric nochmal ansprechen, dass wir vielleicht nochmal so eine Podcastfolge mit den Fragen aufnehmen.

Eric, vielen Dank bis hierhin, zu DEVONthink, super interessant. Ich werde mir auf jeden Fall eine Version kaufen, alleine, um es einmal zu testen. Ich will das unbedingt mal machen. Evernote ist auch in die Schlagzeilen gekommen, weil genau die natürlich andere Sachen gemacht haben. Die haben wahnsinnig viel Venture Capital reingeholt, liefern jetzt nicht die Zahlen, die sie liefern müssten und machen jetzt eine Wahnsinnsumstrukturierung in der Firma. Ich habe da auch ein paar Internat, das macht mich so ein bisschen skeptisch, ob das noch das richtige Pferd ist, auf das ich hier setze, ehrlich gesagt. Deshalb werde ich es mir auf jeden Fall angucken und freue mich schon darauf.

EBV:
Wunderbar, ich bin auf das Feedback gespannt.

LB:
Wenn du meinen Blog verfolgst, wirst du es auf jeden Fall mitbekommen. Aber kommen wir jetzt zu den Schlussfragen, da bitte ich immer um kurze und prägnante Antworten. Eric, welcher ist dein wichtigster Produktivitäts-Tipp?

EBV:
Ich würde sagen: Überlege dir, was du wirklich machen willst, was dich oder dein Produkt voranbringt. Dann schreibe es auf, wenn du Getting Thinks Done benutzt, mach ein Projekt draus und dann und das ist der Tipp, lass dich davon nicht von denen ablenken, die einfach nur laut genug schreien, um ihr Ding durchzusetzen, sondern bleib bei deinem Plan, den du dir vorher gemacht hast. Dann kannst du es auch in der richtigen Zeit durchziehen und lässt dich nicht zu sehr ablenken. Bleib dann beim Fokus.

LB:
Sehr gut, immer wichtig von dringend unterscheiden. Das fällt uns heute in dieser dringlichen Zeit wahnsinnig schwer. Was ist denn deine größte Herausforderung als Unternehmer bisher gewesen und was hast du daraus gelernt?

EBV:
Die größte Herausforderung war, dass wir als Kleinstfirma oder als Kleinfirma begonnen haben mit einem einzelnen Produkt auf einer einzelnen Plattform. Dann kam irgendwann dieses iPhone, das iPad und jetzt haben wir alle Multiplattformen und müssen das Ganze noch synchronisieren von einer Plattform über das Netz zu den anderen. Und alle Daten sollen überall gleichzeitig verfügbar sein. Das stellt eine kleine Firma wie wir sie sind vor große Herausforderungen.

Das war die größte Herausforderung. Was habe ich daraus gelernt? Mit der Synchronisierung haben wir auch am Anfang Fehler gemacht. Wenn ein Projekt dann in die falsche Richtung läuft, ist es wichtig, dem rechtzeitig den Stecker zu ziehen und aufzuhören, bevor die Lichter von selbst ausgehen. Das tut zwar weh und kostet eventuell auch Geld, aber es schafft dann den Raum, sich neu zu sammeln, neu aufzustellen und dann geht es wieder weiter. Ich habe gelernt, rechtzeitig zu sagen, das ist totes Pferd, neuer Weg, neues Ding zur richtigen Zeit.

LB:
Welche Apps oder welchen Internetdienst abseits jetzt natürlich von DEVONthink kannst du der Selbstmanagement. Digital.-Community empfehlen?

EBV:
Ganz klar drei Sachen. Omnifokus auf dem Mac als Getting Thinks Done. To-Do-Liste zur Organisation. Ich benutze noch Lifecycle, das gibt es auch auf dem iPhone und auf dem iPad, um so ein bisschen die tägliche Zeit mitzutracken. Um zu wissen, wo ich meine Zeit verplempere oder auch nicht. Und dann war noch ein Tipp hier in der Firma, es nennt sich Timeular, das ist ein kleiner Würfel, den man auf den Tisch stellen kann. Den man dann einfach so dreht in die richtige Richtung, wo dann immer oben draufsteht, was man gerade macht, auch so ein Zeiterfassungsding als Alternative.

LB:
Welches Buch hat dich als Unternehmer und Mensch am meisten geprägt?

EBV:
Getting Thinks Done von David Allen.

LB:
Kurz und knackig! Und welches ist der beste Ratschlag, den du jemals erhalten hast?

EBV:
Höre auf dein Bauchgefühl. Dein Unterbewusstsein kriegt viel mehr mit als du denkst und es kommuniziert über Gefühle mit dir. Selbst, wenn du dir manchmal Sachen zusammen intellektualisierst und denkst, das muss doch einfach gut sein und irgendwie dein Unterbewusstsein sagt nee, nee, ich habe da etwas mitgekriegt, das ist grad nicht so gut. Dann sollte man darauf auch mal hören, da stecken mehr Infos drin wie wir als bewusstes Wesen so mitkriegen. Das sind so kleine Nebenkriegsschauplätze.

LB:
Das kann ich nur unterstreichen, es geht mir exakt so. Ich habe letztes Jahr einen riesen Fehler gemacht, als ich gedacht habe, ich höre da nicht drauf, sondern das hört sich doch alles gut an. Und das ist doch alles gut. Ich habe im Bauch die ganze Zeit das Gefühl gehabt, da ist irgendwas total krumm. Ich habe es trotzdem gemacht und es ist natürlich zurückgekommen und da hätte ich auf meinen Bauch hören sollen.

Genau, das ist ein sehr guter Tipp. Jetzt erzähle uns doch mal, wie die Selbstmanagement.Digital.-Community mit dir oder deinem Unternehmen DEVONthink in Kontakt treten kann, wo findet man euch und wo kann man die ganze Software runterladen?

EBV:
Man findet uns im Internet unter www.devontechnologies.com. Man kann es auch einfach googeln. Man findet uns auf Twitter unter @devontech. Mich persönlich kriegt man @eboehnisch. Das ist auch schon so der direkteste und schnellste Weg zu uns. Da kann man alles runterladen, alles finden und anschauen und auch direkt mit uns in Kontakt treten.

Auch über die Webseite, da gibt es ein Kontaktformular, wo man direkt an unseren Kundendienst Sales heran kann, um Fragen zu stellen und unser Onlineforum gibt es auch auf der Webseite, wo man dann mit anderen Anwendern diskutieren kann, fragen kann. Es ist auch wenig moderiert, wir wollen da gern ehrliche Stimmen hören und freuen uns über alle Diskussionen dort.

LB:
Super! Eric, vielen Dank, hast uns einen tollen Einblick in DEVONthink gegeben, hat richtig Spaß gemacht, mit dir zu plaudern.

EBV:
Vielen Dank, dass ich dabei sein durfte.

LB:
Und es wird nicht das letzte Mal sein. Spätestens mit DEVONthink 3, aber vielleicht auch mit den Fragen aus der Community, wenn die kommen, werden wir uns garantiert noch mal sprechen. Eric, dann wünsche ich dir und euch natürlich auch, wieder mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben, ciao.

EBV:
Danke, tschüss.

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