Die 5 wichtigsten Tools für die digitale Organisation Deines Teams

Die modernen Hilfsmittel können, wenn man sie richtig anwendet, die Effizienz eines Teams enorm steigern. Informationsmüll wird vermieden, Kommunikationswege werden verkürzt und alle Informationen lassen sich hervorragend nach Relevanz und Zuständigkeit organisieren.

In diesem Podcast stellt Lars Bobach die fünf wichtigsten Tools vor, mit denen die digitale Organisation des Teams gelingt.

Hier eine kurze Zusammenfassung des Podcasts:

Mach Dein Ding Workshop mit Lars Bobach

Abschied von der Email

Die Email war die Pionierin in der digitalen Kommunikation. Sie war blitzschnell, durch die Anhang-Funktion enorm erweiterbar und zudem kostenlos. Die Email hält sich zwar immer noch hartnäckig als Online-Kommunikations-Medium Nr. 1. Jedoch kann sie mit der Leistungsfähigkeit moderner Tools nicht mithalten.

Schwachpunkt Organisation

Ein Email Postfach in Ordnung zu halten braucht Arbeit. Alleine das manuelle Herausfiltern des ganzen Spam-Schrotts kostet jedes Mal enorme Zeit. Insgesamt präsentiert sich die Email als schwerfällig, unübersichtlich und kaum sinnvoll zu organisieren. Das wird besonders schwierig, wenn sie als Kommunikationsmittel für eine Teamorganisation verwendet werden soll.

Schneller, besser, übersichtlicher

Eine direkte, eindeutige und nachhaltige Kommunikation mit stets genau den Teilnehmern, die es betrifft – das sind die Stärken der hier vorgestellten Hilfsprogramme:

1. G-Suite:

G-Suite ist ganzes Bündel an Apps, die von Google bereit gestellt werden. Es ist für kleine Office-Anwendungen, die für die Teamkommunikation aber vollkommen ausreichen, ausgelegt. Der große Vorteil der G-Suite ist, dass einzelne Dokumente in Echtzeit von mehreren Nutzern gleichzeitig bearbeitet werden können. Das umständliche Sperren-Kommentieren-Freigeben-wieder Sperren, wie man es aus Word oder PDF kennt, entfällt bei G-Suite. Ein weiterer Vorteil ist, dass G-Suite
vollständig im Browser läuft. Das aufwändige Installieren einer festen Software entfällt damit bei dieser Lösung

2. Evernote:

Evernote ist der „Digitaler Aktenschrank“ Er dient als zentrale Ablage aller Dokumente, welche im Laufe eines Kundenkontaktes anfallen. Der Vorteil von Evernote ist das quasi unbegrenzte Datenvolumen und die vollständige Archivier- und Recherchierbarkeit der abgelegten Dokumente. Ein nettes Zusatzfeature ist das „Work Chat“

3. Trello:

Trello ist nach Lars Bobach das derzeit beste Programm zur Projektsteuerung. Die Vorteile von Trello sind seine hohe Übersichtlichkeit, mit welcher die gesamte Projektkoordination organisiert werden kann. Trello ist eine vollständig nutzbare Projekt-Bearbeitungslösung und ist in einer bereits sehr leistungsstarken Grundversion sogar kostenlos.

4. Todoist:

Todoist ist ein Task-Manager für die ideale Zeitplanung. Es ist eine Art „Kontrollzentrum“ für die Tagesorganisation. Es eignet sich hervorragend für die Selbstorganisation und für kleine Teams.

5. Slack:

Slack ist ein Tool zur internen Kommunikation des Teams. Es ist unabhängig von E-mail und kann für eine Vielzahl an Aufgaben verwendet werden. Besonders interessant ist die „Raumorganisation“. Darin werden die jeweiligen Projektgruppen bestimmten, voneinander abgegrenzten Räumen zugewiesen, worin sie ausschließlich die für das Projekt relevanten Informationen vorfinden und ablegen können. Zugang zum jeweiligen Raum haben dabei immer nur diejenigen Mitarbeiter, die dazu eingeladen werden.

Immer die passende Auswahl.

Die bunte und wachsende Zahl an interessanten Tools soll jedoch nicht bedeuten, dass es irgendwann eine „one for all“ Lösung eben muss. Die gegenwärtige Situation, das die Tools immer passend zur Aufgabe und Team zusammen gestellt werden müssen, wird vorerst bleiben. Aber das ist auch gut so.

Welche Erfahrungen habt Ihr mit Tools gemacht? Ich freue mich auf Eure Anregungen in den Kommentaren.