Die 5 wichtigsten Tools für die digitale Organisation Deines Teams [Podcast 055]

Die modernen Hilfsmittel können, wenn man sie richtig anwendet, die Effizienz eines Teams enorm steigern. Informationsmüll wird vermieden, Kommunikationswege werden verkürzt und alle Informationen lassen sich hervorragend nach Relevanz und Zuständigkeit organisieren.

digitale Organisation

In diesem Podcast stellt Lars Bobach die fünf wichtigsten Tools vor, mit denen die digitale Organisation des Teams gelingt.

Hier eine kurze Zusammenfassung des Podcasts:

Abschied von der Email

Die Email war die Pionierin in der digitalen Kommunikation. Sie war blitzschnell, durch die Anhang-Funktion enorm erweiterbar und zudem kostenlos. Die Email hält sich zwar immer noch hartnäckig als Online-Kommunikations-Medium Nr. 1. Jedoch kann sie mit der Leistungsfähigkeit moderner Tools nicht mithalten.

Schwachpunkt Organisation

Ein Email Postfach in Ordnung zu halten braucht Arbeit. Alleine das manuelle Herausfiltern des ganzen Spam-Schrotts kostet jedes Mal enorme Zeit. Insgesamt präsentiert sich die Email als schwerfällig, unübersichtlich und kaum sinnvoll zu organisieren. Das wird besonders schwierig, wenn sie als Kommunikationsmittel für eine Teamorganisation verwendet werden soll.

Schneller, besser, übersichtlicher

Eine direkte, eindeutige und nachhaltige Kommunikation mit stets genau den Teilnehmern, die es betrifft – das sind die Stärken der hier vorgestellten Hilfsprogramme:

1. G-Suite:

G-Suite ist ganzes Bündel an Apps, die von Google bereit gestellt werden. Es ist für kleine Office-Anwendungen, die für die Teamkommunikation aber vollkommen ausreichen, ausgelegt. Der große Vorteil der G-Suite ist, dass einzelne Dokumente in Echtzeit von mehreren Nutzern gleichzeitig bearbeitet werden können. Das umständliche Sperren-Kommentieren-Freigeben-wieder Sperren, wie man es aus Word oder PDF kennt, entfällt bei G-Suite. Ein weiterer Vorteil ist, dass G-Suite
vollständig im Browser läuft. Das aufwändige Installieren einer festen Software entfällt damit bei dieser Lösung

2. Evernote:

Evernote ist der „Digitaler Aktenschrank“ Er dient als zentrale Ablage aller Dokumente, welche im Laufe eines Kundenkontaktes anfallen. Der Vorteil von Evernote ist das quasi unbegrenzte Datenvolumen und die vollständige Archivier- und Recherchierbarkeit der abgelegten Dokumente. Ein nettes Zusatzfeature ist das „Work Chat“

3. Trello:

Trello ist nach Lars Bobach das derzeit beste Programm zur Projektsteuerung. Die Vorteile von Trello sind seine hohe Übersichtlichkeit, mit welcher die gesamte Projektkoordination organisiert werden kann. Trello ist eine vollständig nutzbare Projekt-Bearbeitungslösung und ist in einer bereits sehr leistungsstarken Grundversion sogar kostenlos.

4. Todoist:

Todoist ist ein Task-Manager für die ideale Zeitplanung. Es ist eine Art „Kontrollzentrum“ für die Tagesorganisation. Es eignet sich hervorragend für die Selbstorganisation und für kleine Teams.

5. Slack:

Slack ist ein Tool zur internen Kommunikation des Teams. Es ist unabhängig von E-mail und kann für eine Vielzahl an Aufgaben verwendet werden. Besonders interessant ist die „Raumorganisation“. Darin werden die jeweiligen Projektgruppen bestimmten, voneinander abgegrenzten Räumen zugewiesen, worin sie ausschließlich die für das Projekt relevanten Informationen vorfinden und ablegen können. Zugang zum jeweiligen Raum haben dabei immer nur diejenigen Mitarbeiter, die dazu eingeladen werden.

Immer die passende Auswahl.

Die bunte und wachsende Zahl an interessanten Tools soll jedoch nicht bedeuten, dass es irgendwann eine „one for all“ Lösung eben muss. Die gegenwärtige Situation, das die Tools immer passend zur Aufgabe und Team zusammen gestellt werden müssen, wird vorerst bleiben. Aber das ist auch gut so.

Welche Erfahrungen habt Ihr mit Tools gemacht? Ich freue mich auf Eure Anregungen in den Kommentaren.

Hinweis: Ich behalte mir das Recht vor, beleidigende oder vom Thema abweichende Kommentare zu löschen.

  • Matthias

    Hallo Lars,
    Hatte/habe auch Trello und Todoist im Einsatz. Stelle jetzt aber fest, das Trello seit es Karten wiederholen kann Todoist überflüssig macht. Oder habe ich eine Killerfunktion übersehen.

    • Nein, das hast Du nicht. Ich glaube eher, dass die Fülle an potentiellen Aufgaben den Unterschied zwischen Trello und Todoist ausmacht. Trello ist nicht ganz so auf Tasks (Aufgaben) fokussiert wie Todoist.

  • Tim Schürmann

    Hallo Lars,

    wieder ein toller Podcast, danke dafür! Einen der letzten Punkte finde ich besonders spannend: Eine Lösung, die mehrere Funktionalitäten verbindet.

    Aktuell finden sich Informationen zu euren Kunden ja in Evernote, Slack und bedingt auch ToDoist – sofern ich es richtig verstanden habe.

    Ein Aufgabenplaner mit angeschlossener Dateiablage und -archivierung sowie einer vernünftigen Kommunikationsmöglichkeit würde meiner Meinung nach alles verbinden, oder nicht?

    Viele Grüße
    Tim

    • Genau, und danach suchen wir auch… Wenn wir fündig geworden sind, werde ich es hier berichten 🙂

      • Thomas

        Hallo Lars, das selbe Thema mit der Archivierung interessiert mich auch brennend. Habt ihr schon eine Lösung dafür gefunden?
        Viele Grüße
        Thomas

  • Hallo Lars, danke für diesen informativen Podcast. Ich habe Fragen zur G-Suite:
    1. Kann man eine bestehende Email-Adresse einfach so nach Google umziehen? Ich bin mit Domain (also meiner Website und der Email-Adresse derzeit bei AllInkl gehosted (sorry, dass ich so naiv frage, ich habe mich noch nie mit dieser Frage beschäftigt)
    2. Wird die Website dann auch bei Google gehosted? Falls nein, wie trennt man dann die E-Mail von der Domain?
    3. Machst Du in Deiner Agentur die Rechnungen tatsächlich über Google Docs? Ich hatte das mal versucht, habe aber frustriert aufgegeben, da ich in Docs keine Kopf-und Fußzeilen erstellen konnte. Da bin ich dann doch reumütig zu MS Word zurückgekehrt.
    4. Kann man dann die bisherigen privaten G-Mails und die geschäftlichen in einem Zugang zusammenfassen und einsehen?

    Beste Grüße
    Michael

    • Hallo Michael, danke für Deine guten Fragen. Hier schön der Reihe nach:
      1. Ja
      2. Nein, Du musst nur einen Eintrag in den MX-Datensatz machen (kinderleicht), dann hast Du Deine Emails bei Google, aber Deine Website nach wie vor bei AllInk. Ist in den FAQs ganz gut beschrieben: https://gsuite.google.com/intl/de/faq/setup/
      3. Nein, die Rechnungen machen wir mit firstbill, kann ich Dir empfehlen!
      4. Nein, die kannst Du nach wie vor getrennt halten (mache ich auch)
      Happy switching 🙂

  • Wolfgang Schüttler

    Hallo Lars,

    wie Du ja weißt, nutzen wir seit Jahresanfang Trello im Unternehmen ein, in dem ich arbeite. Nun hat auch Trello gemerkt, dass ich viele Nutzer „am Wickel“ habe und versucht nun, uns einen Business oder Enterprise-Account zu verkaufen.

    Wie hast Du das in Deinen Unternehmen gelöst? Wenn Du nur einen „Lars-Bobach-Account“ hast, wie wird dieser administriert? Zahlst Du den einfach selbst aus Deiner persönlichen Tasche oder ist der mit einem der Unternehmen abgegolten?

    Wie habt ihr das mit der Benutzerverwaltung gelöst? Habt ihr für jeden Mitarbeiter einen Business-Account gebucht? Vielleicht können wir uns da auch mal separat drüber unterhalten bzw. kann man hieraus eine Frag-Lars oder Podcast-Sendung machen?

    Danke und liebe Grüße
    Wolfgang

    • Danke für Deine wie immer guten Fragen, lieber Wolfgang.
      Wir nutze seit Jahren Trello Business-Class. Uns kostet der ganze Spaß mit 21 Nutzern € 2.519,79 im Jahr (€ 119,99 pro Nutzer / p.a.). Die Abrechnung erfolgt direkt über die Firma, d.h. wir als Unternehmen haben einen Business-Class-Account und alle Mitarbeiter dazu eingeladen.

      • Wolfgang Schüttler

        Danke für Deine Antwort. Verstehe ich das richtig, dass Du dann jemanden, der z.B. schon mit einem Free-Account ankäme (weil er ihn schon hat) in Euer System integrierst? Wenn ja, kannst Du ihn dann auch wieder ausbooten, wenn er die Firma bspw. wieder verlässt? Dann zahlst Du für den Slot zwar weiter das Geld (da es dann ja ein sogenanntes Jahres-Kontingent darstellt) aber es ist egal, welche und wieviele Accounts integriert sind, oder?

        Ich hoffe, Du hast meine Rückfragen verstanden 🙂

        • Ich hoffe schon, dass ich die Frage verstanden habe.
          Ja, so würde das funktionieren und Du kannst auch Mitarbeiter wieder von Deinem Konto und den Boards entfernen.
          Generell zahlst Du immer nur für die angemeldeten User ein Jahr im Voraus. Ändert sich die Anzahl der User nach oben, musst Du entsprechend nachbuchen.

  • 2010Surface

    Hallo Lars, danke für die Ausführungen zu den five potential five tools. Besonders interessiert mich die Multi-App-Variante von Google (G Suite), die mich allein aufgrund der nicht eben geringen Macht von Google und dem hierin enthaltenen Selbstverständnis mit meinen Daten allzu sorglos und das heisst natürlich gewinnsteigernd uumzugehen. Kopfzerbrechen allein machen mir Meldungen, die seit dem Amtsantritt des neuen amerikanischen Präsidenten in punkto Datensicherheit die Diskussionen dominieren: allein die Frage, ob der Feind der Demokratie den Angreifer wirklich ausserhalb der alles andere als sicheren Computernetze zu finden ist oder ob nicht ein allzu weitreichendes, am Ende dereguliertes security check system mit den 4 € monatlicher Nutzungsgebühr mi eingekauft wird lässt mich Abstand nehmen von dieser – wie ich finde – recht unkritisch feilgebotenen all inclusive Lösung von Google: Allein die zu Beginn der 14 tg. Schnupperphase abgefragten persönlichen Daten vertragen sich so gar nicht mit meinem Verständnis einer unverbindlichen Dienstleitungsprobe; ich hoffe von daher auf eine lebhafte Diskussion in diesem Forum..

    Gruss Michael

  • 2010Surface

    Danke Michael für diesen Hinweis auf das Video vom Blog Begründer. Meine Zweifel haben indes neue Nahrung bekommen durch die Lektüre der druckfrisch-neuesten C’T-Ausgabe, die da titelt „Raus aus US-Clouds“ und die „Alternativen zu Google, Dropbox, Evenote ] Co. aufzeigen will. Also – Du schaust Dir diesen 13-seitigen Beitrag und ich mir das Video an – und treffen uns später wieder.. Gruss, Michael

    • Danke für den guten Hinweis. Die c’t werde ich mir dann auch mal zulegen müssen 😉