Der erste Produktivitätskiller ist keine Prioritäten zu setzen. Aber es sind noch viele weitere, die es uns schwer machen effizient zu arbeiten.
Neben den richtigen Prioritäten hilft Ordnung dabei, uns zu fokussieren. Diesen und weitere wichtige Tipps hat Lars für uns auf Lager.
Hier das Transkript des gesamten Podcasts und vorab die erwähnten Sponsoren:
Sponsoren
Vario Software AG
MDD Selbstmanagement Akademie
BF: Herzlich willkommen zum Podcast „Produktiv in digitalen Zeiten“. Wir geben Orientierung im digitalen Dschungel, so dass wieder mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben bleibt. Mein Name ist Barbara Fernandez und hier, mir gegenüber, sitzt Lars Bobach. Hallo lieber Lars.
LB: Hallo Barbara.
BF: Wir haben eine Folge, die ja unseren Podcast-Titel komplett widerspiegelt, die acht größten Produktivitätskiller. Und, da es acht sind, gibt es sogar zwei Folgen zum Thema. Wir befinden uns in Teil 1 und meine erste Frage an Dich, Lars, lautet: Du hast doch sicher alle Produktivitätskiller eliminiert in Deinem Leben, oder?
LB: Also, alle garantiert noch nicht. Aber ich versuche, jeden Tag wieder neue zu eliminieren. Also, ich bin, also, Du stellst mich immer so ein bisschen so unsympathisch dar, als wäre ich jetzt hier so der nur auf Effizienz getrimmte Hochleistungsmotor, der von morgens bis abends Vollgas gibt. Das bin ich nicht, ich habe auch andere Seiten. Aber Produktivitätskiller versuche ich zu eliminieren, aber ich habe natürlich immer noch welche, klar.
BF: Ja, ich versuche Dich so ein bisschen zu provozieren auch mit solchen Fragen, wie, ist dein Leben auf vollkommene Produktivität ausgerichtet. Damit wir als Zuhörer aber auch das so ein bisschen einordnen können, weil, ich weiß auch von Dir, dass es nicht nur darum geht, deswegen stelle ich jetzt auch nochmal die Frage, damit Du sie beantworten kannst. Ist Dein Leben auf vollkommene Produktivität ausgerichtet?
LB: Nein!
BF: Nein? Gut.
LB: Mein Berufsleben größtenteils ja, aber auch nicht nur. Ich liebe auch, mit den Menschen, mit meinen Kollegen, meinen Mitarbeitern zusammenzuarbeiten. Das mag ich auch super gerne und das muss auch nicht immer effizient, produktiv sein. Ich weiß, der Chef von Amazon, der Jeff Bezos, der macht ja grundsätzlich keine Eins-zu-eins-Gespräche, zu unproduktiv. Seine Ergüsse müssen immer mehrere hören, weil, das ist ja effektiver. Also, so bin ich jetzt nicht. Ich unterhalte mich auch eins zu eins mit meinen Mitarbeitern, wir machen auch Smalltalk. Aber ich versuche natürlich schon, im Beruf Produktivität an erste Stelle zu setzen, also, ich möchte sehr effizient sein, klar.
BF: Und, wie ich Dich aber auch erlebe, machst Du das dann in den Zeitfenstern, wo es um Produktives geht, um aber dann auch wieder Auszeiten für Dich zu generieren, um schöpferisch sein zu können?
LB: Ja, schöpferisch, sportlich natürlich, klar, solche brauchst du ja auch, die Zeiten. Aber die Sache ist, mit den Killern bin ich ja draufgekommen, ich sehe das ja so häufig. Jetzt war letztens meine Tochter da, hat ihre Bachelor Arbeit geschrieben und da ist sie extra, sie wohnt in Köln und ist extra zu uns gekommen aufs Land und hat gesagt, da kann ich in Ruhe arbeiten. In Ruhe arbeiten! Dann saß sie da und andauernd hing die an ihrem Telefon, an ihrem iPhone. Da habe ich gesagt, Anna, wenn du da mal vorwärtskommen willst, dann leg das doch einfach mal weg. Das ist denen gar nicht bewusst. Das leuchtet ja jedem ein, dass das ein Produktivitätskiller ist.
Aber da ist mir wieder bewusstgeworden, wie wir uns immer wieder unterbrechen lassen und die Effizienz leidet und dabei ist doch dieses tiefe Versinken in der Arbeit total wichtig und auch schön. Das kennst Du doch auch, wenn Du so total im Flow bist, das macht doch totalen Spaß!
BF: Natürlich, aber es ist in der Zeit, in der wir leben, wo wir ständig abgelenkt sind, zum Beispiel und vornehmlich durchs iPhone oder überhaupt durch die Smartphones, haben wir das auch schon ein Stückweit verlernt und die jetzt nachwachsenden Generationen habe auch stärkere Probleme damit.
LB: Noch mehr, glaube ich. Ich weiß gar nicht, ob die jemals in diesem Flow schon mal waren. Das habe ich mich bei meiner Tochter wirklich gefragt. Kennt die diesen Zustand, wo man einfach wirklich so richtig stundenlang in der Arbeit versinkt und aber wirklich auch richtig was geschafft hat.
BF: Also, meine Kinder sind jetzt noch ein bisschen kleiner, das können die schon beim Lego spielen usw. Ich glaube, alle Kinder bringen das letztendlich mit. Aber sobald das mit der Schulzeit losgeht, wird es auch so ein lästiges Übel, sich versenken zu müssen für Themen, die einen vielleicht nicht so leidenschaftlich ergreifen. Und das Fokussieren und dass konzentriert arbeiten wird immer schwieriger. Dann lass uns doch mal einsteigen. Also, was sind das für Fehler, die Du immer wieder bei den Leuten siehst. Was sind die klassischen Produktivitätskiller?
LB: Ja, was sind denn Deine?
BF: Also, meine sind, würde ich sagen, Kinder, Tiere und Facebook. Facebook habe ich eliminiert, der Rest bleibt.
LB: Welche Tiere habt Ihr denn?
BF: Wir haben eine Katze, das ist mehr scherzhaft gemeint, Kinder, Tiere, Facebook oder einfach so ein Dreisatz. Man kann sich mal überlegen, dass natürlich das eigene Leben manchmal so im Brass versinkt, der Alltag, das kennt ja auch jeder. Ob das nun Kinder und Tiere sind oder Büro, Auto, Garage oder ein Keller, Ehefrau und seine Freunde, Skat Club. Es gibt ja immer so Themen, die uns auch so ein bisschen diffus werden lassen und die sind ja oft auch dann im Privaten vielleicht. Und manche Sachen wie Facebook, das erlebe ich gerade als totale Erleichterung, mich davon verabschiedet zu haben. Das bereue ich gar nicht.
LB: Habe ich mich noch nicht getraut. Ich habe auch viele Follower natürlich auf Facebook und da auch eine sehr aktive Community. Wenn ich da irgendwie was, ich sage mal so, die ganzen Blogartikel oder unseren Podcast, die verteile ich da. Die werden auch gut gelesen, aber, wenn ich dann auch Sachen jetzt weitergebe, von wegen hier, was ich gerade an Apps teste und so. Da findet ein sehr aktiver Austausch statt, deswegen habe ich mich das noch nicht getraut. Das mag ich eigentlich und es macht mir auch Spaß, aber privat mache ich das so gut wie gar nicht mehr.
BF: Ja, wenn es zur Arbeit nutzt, ist es ja auch quasi ein Dienstmittel und dann vielleicht auch einfach anders.
LB: Ja und vor allen Dingen auch eine effiziente Art der Kommunikation. Ist ja so.
BF: Stimmt!
LB: Ja, wie komme ich denn sonst mit meiner Community in Kontakt? Das ist ja über die sozialen Medien am einfachsten. Kommentare auf meinem Blog, klar, oder auf Facebook oder auf YouTube oder Instagram oder Twitter, da reagiere ich. Und es ist die einzige Möglichkeit, wie ich mit denen zurzeit kommunizieren kann.
BF: Genau, aber Du hast eine Community im Netz und Du bist im Austausch mit denen. Für mich ist es eine Geschichte zwischen Freunden und Kollegen gewesen und auch Informationssammlung über Themen, die ich so jetzt nicht so leicht in der Zeitung finde oder mich im Netz anders durchwühlen muss. Aber es war mir ein zu diffuser Zeitkiller.
LB: Ja, glaube ich.
BF: Gut, wunderbar. Wir sind gespannt, die acht größten Produktivitätskiller. Hier kommt Killer Nr. 1.
LB: Grundsätzlich ohne Prioritäten arbeiten! Prioritäten sind für mich das A und O, wenn es um Effizienz geht, um Produktivität, weil man so viel Energie für Unwesentliches verschwendet und ich meine, diese Eisenhower Matrix, die kennen wir alle, dringend, wichtig und wir bewegen uns immer in dem Dringend-Bereich. Stephen Covey hat es ja die Dringlichkeitssucht genannt, in der wir uns befinden. Wir haken ab, haken ab, haken ab, machen aber nichts Wichtiges mehr. Und dieses dringend immer nur abarbeiten, ist genau dieses Hamsterradgefühl, was viele von uns haben.
Was ich ja auch Jahre lang hatte und ich komme gerade hier von dem letzten MDD-Workshop. Der ist jetzt gerade ein paar Wochen her und das war wirklich unisono, alle Teilnehmer, durch dieses immer am Dringenden arbeiten, hängst du im Hamsterrad. Du hast nicht das Gefühl, vorwärts zu kommen. Du gibst Vollgas, läufst den Sprint, bleibst aber auf der Stelle stehen. Und ohne Prioritäten passiert das. Deshalb, Prioritäten setzen ist das A und O im Selbstmanagement.
BF: Sehr guter Hinweis. Wenn ich das jetzt versuche, in die Praxis zu übersetzen, wie machst Du das? Sitzt Du morgens an Deinem Schreibtisch und schreibst erst die Prioritätenliste für den Tag? Machst Du das für die Woche?
LB: Ja, sehr gute Frage. Ich mache das für die Woche. Ich habe ja dieses Weekly Review. Es gibt auch welche, die vielleicht intuitiver arbeiten, für die ist es jeden Tag besser. Dass sie sich morgens mal kurz hinsetzen und sagen, okay, was ist denn jetzt das Wichtigste, was ich heute erledige? Und in dem Workshop, um nochmal darauf zurückzukommen, geht es ja hinterher immer um eine MDD-Aufgabe, eine „Mach-Dein-Ding“-Aufgabe, die wichtigste Aufgabe des Tages. Davon gibt es eine, die hat die Priorität 1. Es gibt nur eine davon jeden Tag und die muss ich abarbeiten oder muss ich nicht, die will ich abarbeiten. Und egal, was sonst noch kommt, wenn ich die erledigt habe, dann habe ich was Wichtiges erledigt. Dann habe ich eine wichtige Aufgabe erledigt und nichts Dringendes.
Ich persönlich mach es im Weekly Review. Ich mache das für die ganze Woche im Voraus. Ich lege mir für alle Tage, die ich habe, im Voraus die MDD-Aufgabe fest. Da habe ich mir extra so einen Filter in Todoist angelegt, wo ich dann sehen kann, das sind jetzt für die nächsten Tage meine wichtigsten Aufgaben. Und alles andere, also Geschäft und hier Blog und so, das hat alles maximal Priorität 2, eher 3. Prio 1 hat immer nur die MDD-Aufgabe, das ist die wichtigste Aufgabe des Tages.
BF: Und wie oft ändert sich diese Aufgabe bei Dir? Ist die dann über Wochen, Monate, eine ähnliche, oder?
LB: Nein, die kann jeden Tag etwas anderes sein. Also, wenn ich jetzt zum Beispiel irgendein großes Projekt habe, wie jetzt starte ich ja demnächst die Selbstmanagement-Akademie. Das ist mir wichtig, das ist ein ganz wichtiges Projekt für mich für nächstes Jahr. Da stecke ich sehr viel Herzblut rein. Da überlegen wir jetzt die Inhalte und sowas. Dann ist es das natürlich, das ist zum Beispiel eine MDD-Aufgabe sehr häufig bei mir in der Woche, dass ich sage, okay, jetzt zum Beispiel Dienstag, Mittwoch, die MDD-Aufgabe ist, das Konzept für die Videoserie zur E-Mail Inbox Zero, da mache ich mir dann Gedanken dazu.
BF: Jetzt frage ich mich aber, das ist ja sehr logisch und ich verstehe das prima, aber, ich kann mir vorstellen, dass es vielen Unternehmern und Selbständigen so geht im Alltagsgeschäft, dass diese dringlichen Dinge, dass es fast nicht auszuhalten ist, die nach hinten zu schieben. Hast Du da einen Tipp?
LB: Ja, klar, also, das sage ich ja auch immer. Dann gibt es halt die MDD-Zeit. Also, das ist ja das, was ich mir jeden Morgen bis 10:00 Uhr vornehme, da mache ich nichts anderes als meine MDD-Aufgabe, also meine Prio-1-Aufgaben. Das hört sich jetzt für alle an, das geht gar nicht. Es sagen viele, das ist nicht möglich. Kann ich mir vorstellen, von null auf zehn geht auch nicht, aber, es geht vielleicht von null auf 09:00 Uhr oder von null auf 08:30 Uhr. Oder, je nachdem, wann man anfängt, dass man sagt, erstmal die erste halbe Stunde oder Stunde reserviere ich mir da. Ein wesentliches Thema ist da der perfekte Kalender. Hatten wir schon mal drüber eine Podcast-Folge gemacht, dass man da einfach sich seine ganzen Arbeiten oder seine Tätigkeiten in Blöcke zusammenfasst und sagt, okay, so geht das dann effizient und da auch immer jeden Tag einen Blog für seine Priorität-1-Aufgabe, für seine wichtigste Aufgabe des Tages reservieren.
BF: Sehr guter Input, finde ich, sehr praktisch, praxisnah. Du nimmst Dir Zeit für die Planung. Du setzt da auch Dein Ziel in den Fokus. Du weißt, welches Ziel Du hast, an was Du arbeiten willst und das ist eben auch was, was man bei Dir im MDD-Workshop ganz praktisch ausprobieren kann und die entsprechende Tools dazu kennenlernen kann.
LB: Ja, ausprobieren am eigenen Leben. Also, wir überlegen uns nicht irgendwas theoretisch und sagen, so könnte das sein, sondern, man macht das jeder für sich. Und wirklich jeder überlegt sich, was ist wichtig, um die richtigen Prioritäten zu setzen. Und da ist halt wichtig, Prioritäten setzen, die Zeit nehmen zur Planung, dass man wirklich sich bewusstmacht, was ist mir denn wichtig. Und nur so kann man sich dann auch die Prioritäten setzen.
BF: Wunderbar, das war Killer Nr. 1. Und Killer Nr. 2 lautet bei Dir, arbeiten bis zur Erschöpfung?
LB: Genau. Das kennt auch jeder, das Gefühl, dass man wirklich brasselt, arbeitet, stundenlang und dann hinterher kann man sich nicht mal mehr zwei Minuten auf irgendwas konzentrieren, weil man einfach total kaputt ist. Geht Dir doch bestimmt auch ab und an so, oder?
BF: Es geht mir auch ab und an so. Es hat manchmal mit dem Brasseln zu tun, aber manchmal ist ja auch Druck in Dingen drin und dann sind wir deswegen unkonzentriert oder haben das Gefühl, wir müssen uns erstmal anderen Dingen widmen als den großen Zielen, an den wir eigentlich arbeiten wollen.
LB: Genau. Das ist eine Sache, aber, es geht auch darum, dass man einfach bewusst Pausen macht. Das ist so wichtig, weil, das Gehirn, ich habe da mal einen Blog-Post zu geschrieben, ist, glaube ich, schon ein bisschen länger her. Das Gehirn ist ja wie ein Muskel, das braucht enorm viel Energie, Glukose ist das und dieses Energiedepot ist irgendwann aufgebraucht. Und dann kannst du dich nicht mehr konzentrieren.
BF: Und dann essen wir Schokolade!
LB: Das ist gut. Wenn Du das dann als Pause machst, also, wirklich bewusste Pause, sagst, okay, jetzt gehe ich spazieren und nehme mir da eine Tafel Schokolade mit, alles wunderbar. Aber, man muss wirklich auch Pausen einbauen, dass sich der Muskel Gehirn quasi regenerieren kann und abschalten kann. Und aus dieser Hochkonzentrationsphase oder wegen mir aus einer Hochbrassphase, wenn das jetzt wirklich alles auf einmal auf einen einbricht, dann mal abschalten, mal den Kopf freibekommen. Und das Energiedepot wieder aufladen dann.
BF: Und da gibt es auch verschiedene Qualitäten von Pausen. Du hast gerade den Spaziergang angesprochen. Es gibt aber ja auch, weiß ich von Dir, wissen wir als Community ja auch, Du machst ja auch Wochenenden, wo Du sagst, ich ziehe mich raus. Ich gehe in die Vogelperspektive und schaue auf mein Leben, schaue auf mein berufliches Wirken und regeneriere auch und komme, angefüllt mit neuen Ideen und Impulsen und vor allen Dingen mit neuer Energie, zurück.
LB: Ja, das sind die großen Pausen, genau. Gut, dass Du es ansprichst, genau, das ist auch wichtig, dass man da auch mal reflektiert und sich wirklich da rausnimmt aus dem Tagesgeschäft. Aber, mir geht es auch um die kleinen Pausen, dass man die wirklich fest in seinen Tagesablauf einbaut, dass man die Mittagspause einhält, das ist zum Beispiel eine Sache, an der habe ich immer zu kämpfen.
BF: Wie arbeitest Du da? Machst Du Dir einen Timer, klingelt Dein Handy, Mittagspause? Oder wie gehst Du da vor?
LB: Generell mache ich, das mache ich wirklich, dass ich, wenn ich Hochkonzentrationsphasen habe, dann habe ich so einem Pomodoro Timer. Ich weiß nicht, habe ich es schon mal…?
BF: Du hast es schon mal erwähnt, aber, erwähne es nochmal. Denn es war, glaube ich, nur in einer Folge und das ist spannend.
LB: Ja, das ist einfach eine App, da kann ich einstellen, wie lange möchte ich arbeiten konzentriert und dann ist es ein Timer, der zählt dann runter und dann gibt es, macht die eine Pause. Oh, jetzt klingelt hier meine …
BF: Es ist die AppleWatch, wenn hier was stören darf, dann die.
LB: Die hatte ich doch auf Pause, auf nicht stören, gestellt? Ja, auf jeden Fall, genau, dieser Pomodoro Timer, der geht so, ich stelle mir eine Zeit, in der ich hoch konzentriert arbeite und dann kommt automatisch danach eine Pause. Man sagt immer, 25 Minuten hoch konzentriert, 5 Minuten Pause. Ich mache es 50 Minuten hoch konzentriert, das kriege ich ganz gut hin. Nach 25 Minuten fühle ich mich immer rausgerissen und dann 10 Minuten Pause.
BF: Du hast die Zeit einfach verdoppelt?
LB: Ja, was mir dann schwerfällt, die 10 Minuten Pause. Da ist es ja auch so, man soll ja nicht hingehen und dann, was weiß ich, den großen gegen den kleinen Bildschirm tauschen. Dann sagen, jetzt mache ich Pause, jetzt nehme ich mein iPhone und mache da irgendwie noch was, gucke nach Facebook oder kannst Du jetzt nicht mehr, aber, Twitter, was weiß ich was. Sondern, dann wirklich bewusst abschalten. Okay, das ist natürlich im Büro ganz gut, dann gehst du mal an die Kaffeemaschine, triffst jemanden, kannst mit dem einen Plausch halten oder gehst spazieren. Aber, auch diese kleinen Pausen sind wichtig und Mittagspause, da habe ich für mich noch keine Lösung gefunden. Wenn da draußen jemand eine hat, bitte mir schreiben.
BF: Okay, wir sind gespannt, was für Vorschläge kommen. Vielleicht stehen die Leute demnächst persönlich hier und holen Dich zur Mittagspause ab, Lars.
LB: Ja, das wäre auch mal interessant! Wenn ich eingeladen werde, gerne.
BF: Okay, Ihr habt die Message gehört. Das waren die ersten zwei Punkte. Und bevor wir zu den nächsten kommen, wollen wir uns noch kurz bei unserem Sponsor bedanken.
Da sind wir wieder zurück, wir haben das Thema, die acht größten Produktivitätskiller. Zwei haben wir gehört, zwei haben wir in dieser Folge noch für Euch und dann gibt es einen zweiten Teil dieses Podcast-Themas.
Also, lieber Lars, Dein Punkt Nr. 3 lautet: Chaotische Umgebung. Das hast Du aber ja sehr gut unter Kontrolle, Du bist papierlos weitestgehend und Du hast es immer sehr ordentlich und hier sind sehr aufgeräumte Schreibtische und es ist alles sehr beruhigt und zurückhaltend.
LB: Fällt Dir das auf?
BF: Das fällt mir auf und ich finde es auch immer sehr einladend.
LB: Also, das fällt einem schon auf, wenn man hier reinkommt? Ich meine, ich bin ja nicht so oft bei anderen oder doch, ab und zu natürlich auch mal, aber …
BF: Ja, es sieht so aus, als wäret Ihr hier frisch eingezogen. Ich meine, ewig bist Du auch noch nicht hier, tatsächlich, aber Ihr lebt und arbeitet hier ja nun auch schon eine ganze Weile und das Chaos frisst Euch in keinster Weise auf.
LB: Nein, das ist mir auch total wichtig, weil nämlich das Chaos auch immer für Ablenkung sorgt. Das ist für mich ja der dritte Punkt, chaotische Umgebung ist ein Produktivitätskiller. Es geht aber los, nicht nur, wie Du es hier im Büro siehst, da lege ich sehr großen Wert drauf, dass alle ordentliche Schreibtische haben. Klar, der eine mehr, der andere weniger. Bei mir siehst du nie was auf dem Schreibtisch liegen, außer mein iPad mal. Das ist aber auch das einzige und ansonsten lege ich da bei Mitarbeitern auch Wert drauf, dass sie das so haben. Wobei ich natürlich auch keinen zwinge. Da gibt es den einen, der macht es mehr, der andere macht es ein bisschen weniger. Aber, generell die Büros müssen …
BF: Sprichst Du da mit Deinen Mitarbeitern eigentlich drüber?
LB: Ja, klar.
BF: Beim Einstellungsgespräch schon?
LB: Nein, das würde ich jetzt nicht als KO-Kriterium für ein Einstellungsgespräch …
BF: Nein, aber ich meine, dass Du Dich vielleicht ja selber auch vorstellst und Deine Firma und dass Du sagst, bei uns ist übrigens, wir legen Wert auf papierfrei, papierlos.
LB: Klar!
BF: Das machst Du schon?
LB: Ja, gut, aber, es ist auch so, die Leute, die sich hier bewerben, die kennen mich ja meistens schon dann über meinen Blog und über den Podcast so und dann wissen die das eigentlich auch. Aber ich glaube, das kommt auch hier rüber, wenn man hier reinkommt, dass man schon sieht, dass wir hier sehr clean sind, aber trotzdem versuche ich es menschlich zu halten. Es soll jetzt hier nicht steril wirken.
BF: Nein, das ist auch nicht so.
LB: Aber das ist das eine, Büro, Schreibtisch, aber natürlich auch den Rechner, das iPad. Da kann man überall für Chaos sorgen und Du hast jetzt Deinen Rechner da, den können wir ja gleich mal umdrehen, dass ich mir den mal angucke, wie Dein Desktop auf dem Rechner aussieht.
BF: Im Moment sehr gut! Ich drehe es rum.
LB: Ja? Zeig mal. Oh ja, da liegen ja maximal sechs, sieben, acht Dokumente. Das würdest Du bei mir zum Beispiel auch nicht erleben. Darauf achte ich auch, dass da maximal, klar, habe ich da auch mal was liegen. Aber, dann ist es auch genauso schnell wieder weg wie ich es dahingelegt habe, weil ich es mal schnell brauche. Aber, auch da sehe ich oft Rechner, wo da 50 Dokumente liegen. Und das ist auch Ablenkung, weil, jedes Dokument hast Du wieder, genau, wie auf so einem Schreibtisch liegt, jetzt wirklich als Papier oder auf dem Desktop auf dem Rechner als Datei, es nimmt ganz kurz Deine Aufmerksamkeit in Anspruch und dann bist Du wieder abgelenkt.
BF: Vor allen Dingen findest Du die Priorität nicht mehr, ist alles gleichströmig vollgemüllt, sage ich jetzt mal.
LB: Und auch da, deshalb liebe ich ja das iPad-only-arbeiten so. Also, ich arbeite ja wirklich am liebsten nur mit meinem iPad. Wenn ich unterwegs bin, habe ich auch nur mein iPad dabei. Weil, da hast du diese Ablenkung nicht. Da kannst du auch Chaos drauf veranstalten mit deinen Apps und so, das kann man auch eliminieren oder sollte man auch. Aber, wenn du da arbeitest, hast du immer nur den einen Bildschirm und da ist meistens nur eine App drauf. Klar gibt es auch einen Splitcreen und du bist wirklich dann konzentriert, fokussiert, die Ablenkungen sind nicht da.
BF: Wunderbar, das war also Produktivitätskiller Nr. 3: Chaotische Umgebung. So ein Chaos kann ja auch in einem drin herrschen, aber da würden wir dann einfach auf den ersten Punkt verweisen, Prioritäten setzen.
LB: Genau, da würde man seine Prioritäten im Griff haben.
BF: Okay, dann für heute der vierte und letzte Punkt: Die Störungen zulassen oder dass man Störungen zulässt, was ist der Produktivitätskiller?
LB: Das man Störungen zulässt. Ich meine, wie gerade meine AppleWatch. Also, die hatte ich eigentlich auf nicht stören gestellt, aber egal. Also, genau das ist es, dass man in so einer Phase dann einfach gestört wird. Und ich meine, es gibt, klar, diese typischen, was ich eben von meiner Tochter erzählt habe, die dann sehr wahrscheinlich mit WhatsApp da. Das habe ich mal gelesen, der durchschnittliche Jugendliche bekommt 500 WhatsApp Nachrichten am Tag. Und ich weiß nicht mehr, wo ich es gelesen habe, aber da dachte ich, das gibt es ja gar nicht. Aber, es ist wirklich so. Guck Dir Deine Kinder an, ich meine, deine sind noch sehr jung, meine sind in dem Alter, die haben das alle, 500 ist dann durchaus realistisch.
BF: Ja, diese ganzen WhatsApp Gruppen machen das natürlich auch, die lassen diese Zahl nach oben schnellen. Und wenn man da hinterher bleiben will, also hinterher sein will und alles mitlesen will, dann hat man eine Menge zu tun. Außerdem zieht es unglaublich viel Konzentrationskraft. Wenn ich Multitasking mache und hier eigentlich einen Text verfasse, währenddessen kurz gucke, was in der SMS steht, dann kommt womöglich noch eine Nachricht, die mich emotional einfängt und dann habe ich schon einen erhöhten Stresspegel.
LB: Ja, genau.
BF: Ich muss eigentlich auch darauf achten, dass die Probleme nicht in mich, also, in meiner Konzentrationsphase einfallen, weil, das ist was, was unheimlich viel Kraft zieht.
LB: Ja, da einfach wirklich das iPhone auf nicht stören oder das Smartphone. Dann auch am Rechner die Mitteilungen mal ausschalten. Also, wenn man jetzt einen Mac wie ich hat, das hat Apple ja wirklich gut gebündelt, alles in einem Bereich, wo man die ganzen Mitteilungen, die man bekommt auf dem iPad, auf dem Smartphone oder auf dem iPhone, aber auch auf dem Mac, dann schön einsehen und auch abstellen kann. Kann ich nur jedem raten, aber, das gleiche gilt natürlich auch für Telefonanrufe, für Kollegen, die reinkommen, die stören können bei der Arbeit. Das ist natürlich wichtig, dass man auch kommuniziert. Aber ich glaube, dass man da auch mal nicht gestört wird, das kann man auch mal sagen, pass auf, ich bin jetzt mal eine Stunde hier, ich muss mich mal konzentrieren. Kann man den Mitarbeitern ja auch sagen, ich stelle mein Telefon um, bitte nimm die Telefonate auf für die Zeit. Ich rufe zurück.
BF: Ich kenne auch Unternehmer, da kommen Kunden und stören.
LB: Kunden sollten aber nie stören!
BF: Ja, aber die kommen dann rein und wollen noch was besprechen.
LB: Ja, klar.
BF: Es ist gar nicht so einfach, das zu kanalisieren und wann geht das, weil die mit großen Projekten vielleicht auch das Gefühl haben, dass sie hier jetzt ein gutes Recht haben, direkt über ein Problem sprechen zu können.
LB: Das hat ja auch jeder, aber, da muss man vielleicht Grenzen setzen. Wir haben ein gutes Beispiel hier bei uns in der Agentur. Ich habe hier einen SEO-Experten. Also einer für Suchmaschinenoptimierung, ist ein Experte dafür. Die sind ganz rar gesät war und ich verrate jetzt auch nicht den Namen, nicht, dass mir den jemand abwerben will. Spaß beiseite, aber, der muss sich für so eine Arbeit natürlich sehr konzentrieren. Wenn er sich die Berichte anguckt und überlegt, wie er eine Seite nach oben bringen kann und, und, und. Bei dem ist es jetzt so, wir haben vereinbart, vormittags beantwortet der keine Telefonanrufe mehr, sondern er stellt sein Telefon um. Es wird alles aufgenommen und nachmittags ruft er dann erst zurück. Und ich sage mal, jemanden, ein, zwei, Stunden auf den Rückruf warten zu lassen, ist, glaube ich, absolut legitim. Aber, dadurch kriegt er vormittags, sagt er, so viel geschafft, was er vorher gar nicht geschafft bekommen hat.
BF: Das finde ich wirklich vorbildlich, Lars. Also, das ist ein Beispiel, da kann wahrscheinlich jeder, der jetzt gerade zuhört, dieses Beispiel übersetzen in ein Thema, was ihn bei der Arbeit stört oder womit er hadert oder kämpft. Und wirklich Anliegen ernst zu nehmen, auch von eigenen Mitarbeitern, auch die eigenen Anliegen natürlich und eine wirkliche Lösung schaffen. Und das, was Du zum Schluss gesagt hast, man kann ruhig erwarten, dass man mal ein, zwei Stunden wartet, bis der Rückruf kommt. Ja, das kann man auch und es ist da draußen auch bei ganz vielen Sachen so. Wir können nicht ständig für alle Menschen erreichbar sein. Und das ist wunderbar. Was sagt denn der Mitarbeiter?
LB: Der findet das ganz klasse.
BF: Und Du natürlich auch, weil er jetzt noch mehr schafft in der Zeit.
LB: Das hört sich an, als wäre ich ein Sklaventreiber!
BF: Nein, auf gar keinen Fall. Aber, das ist doch toll, wenn die Mitarbeiter glücklicherweise auch so viel schaffen wie sie schaffen können.
LB: Ja, klar und ich meine, es ist ja auch keine Befriedigung, andauernd aus seiner Arbeit rausgerissen zu werden. Sondern, wenn du wirklich was geschafft hast, hast du auch ein ganz anderes Gefühl, was deine Arbeit angeht, von der Wertigkeit, von der Befriedigung her, die du da empfindest.
BF: Gut, dann fasse ich mal zusammen. Die ersten vier größten Produktivitätskiller sind:
Punkt 1: Ohne Prioritäten arbeiten.
Punkt 2: Arbeiten bis zur Erschöpfung.
Punkt 3: Chaotische Umgebung.
Punkt 4: Störungen zulassen.
Und Lars, wenn jetzt unsere Community sagt, gut, ich muss was machen, wo fange ich an. Was ist der erste Schritt?
LB: Aufräumen. Ich würde erstmal aufräumen. Räumt das Chaos auf! Auf dem Schreibtisch, im Büro, in eurer Datenablage, auf dem Rechner, auf dem iPad. Aufräumen und am besten, wo Ihr das jetzt hört, nehmt Euer iPhone oder Rechner zur Hand und tragt Euch den Termin fest in den Kalender ein für morgen, zwei Stunden aufräumen.
BF: Super, Timothy Ferriss, der hier auch schon öfters mal zitiert wurde, der Herr, der die 4-Stunden-Woche geschrieben hat und den 4-Stunden-Körper, der sagt, jetzt ein englisches Zitat: Focus on being productive instead of busy. In diesem Sinne wünschen wir Euch wieder mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben.