Die 8 größten Produktivitätskiller (Teil 2) [Podcast 122]

Hier gibt es den zweiten Teil der acht größten Produktivitätskiller für Privatmenschen oder Unternehmer, die bis zum Hals in Arbeit stecken oder es gar nicht so weit kommen lassen möchten. Dieses Thema hatten Barbara und Lars schon letzte Woche vorgestellt.

Podcast 122

Um fokussiert arbeiten zu können und voranzukommen, muss man einige Dinge beachten. Lars gibt wichtige branchenunabhängige Tipps und kommt mit der Erkenntnis um die Ecke, dass Frauen eben nicht multitaskingfähig sind.

Hier das Transkript des gesamten Podcasts und vorab die erwähnten Sponsoren:

Sponsoren

Vario Software AG
MDD Selbstmanagement Akademie

Transkript

BF: Herzlich willkommen zum Podcast „Produktiv in digitalen Zeiten“. Wir geben Orientierung im digitalen Dschungel, so dass wieder mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben bleibt. Mein Name ist Barbara Fernandez und mir gegenüber sitzt Lars Bobach. Hallo lieber Lars.

LB: Hallo Barbara.

BF: Wir haben heute den zweiten Teil der acht größten Produktivitätskiller. Schon letzte Woche hatten wir dieses Thema und haben Euch die ersten vier größten Produktivitätskiller vorgestellt. Ich wiederhole nochmal kurz:

Killer Nr. 1: Ohne Prioritäten arbeiten.
Killer Nr. 2: Arbeiten bis zur Erschöpfung.
Killer Nr. 3: Chaotischer Umgebung.
Killer Nr. 4 Störungen zulassen.

Heute gehen wir in die zweite Runde und wir hatten letzte Woche schon das Thema, dass natürlich nicht das ganze Leben auf Produktivität ausgerichtet ist, aber, wenn wir fokussiert arbeiten wollen und vorankommen wollen und dieses Hamsterrad verlassen möchten, dann sollten wir uns doch einiger Themen bewusst sein. Lars, erzähl uns was zum fünften Killer!

LB: Ja, das hatten wir kurz angesprochen letzte Woche. Das ist das Multitasking. Also, dieses alles gleichzeitig erledigen wollen, während des Telefonates E-Mails beantworten, kennen wir alle. Ewiges hin- und herspringen zwischen Aufgabengebieten. Und ich muss Dich da auch enttäuschen, Barbara.

BF: Was denn?

LB: Den Mythos, Frauen könnten Multitasking, den gibt es nicht. Auch Frauen, darüber gibt es Studien, sind nicht ansatzweise besser darin. Es kann keiner von uns, es geht nicht.

BF: Ja, okay, aber, ich stelle jetzt trotzdem noch eine wilde These auf, Frauen können, weil sie müssen!

LB: Nein, können sie nicht. Da gibt es wirklich Studien drüber. Die Studie der Universität Illinois ist sehr bekannt und kennt vielleicht auch der eine oder andere Hörer. Die haben, Männer wie Frauen, also beides, sich ein Basketballspiel angucken lassen und die sollten zählen, wie oft der Ballwechsel war.

In diesem Spiel tauchte dann ein Gorilla plötzlich wirklich sehr gut sichtbar auf dem Spielfeld auf und lief dann neun Sekunden rum, also, richtig lange. Über 50 Prozent haben es nicht gesehen. Die wurden hinterher gefragt, ist euch irgendwas aufgefallen? Die haben den nicht gesehen, die haben sich so auf diesen Ballwechsel konzentriert und wenn du hinter das nochmal anguckst und dann siehst du den, dann denkst du, das kann gar nicht sein, dass man das übersehen kann. Aber, es ist wirklich so, sie haben es nicht gesehen. Und unser Gehirn kann sich nur auf eine Sache konzentrieren. Und es ist egal, ob Frauen oder Männer.

BF: Okay, das bringt ja jetzt auch nochmal Licht ins Dunkel, dass wir dann wahrscheinlich unheimlich schnelle Wechsel stattfinden lassen, wenn wir befeuert werden. Also sprich, ich will mich auf einen Text konzentrieren, gleichzeitig werde ich von einem Kollegen angesprochen, dann sehe ich aus dem Augenwinkel, das Handy blinkt. Also mache ich so viele schnelle Wechsel im Hirn, dass ich dann wahrscheinlich schneller erschöpfe?

LB: Genau.

BF: Der Muskel, das hatten wir ja auch letzte Woche, ist dann schneller lahm.

LB: Genau, die Gedächtnisleistung lässt nach im Multitasking. Darüber gibt es auch Studien, dass einfach dann, wenn ich öfters immer hin und her wechsle, einfach die Gedächtnisleistung auch nachlässt.

BF: Okay, was machen wir mit der Information? Wir können kein Multitasking, was übersetzen wir jetzt daraus in unseren Alltag?

LB: Kein Multitasking machen.

BF: Das gar nicht erst versuchen.

LB: Genau, ja, also, das hört sich immer so leicht an, ist schwer, weiß ich. Aber, ich habe für mich, ich kann ja wieder den perfekten Kalender, der sehr, sehr, wichtig ist, ins Spiel bringen. Für mich ist das so, ich brauche auch diese Zeit am Tag, wo ich das habe, wo ich Telefonate habe, wo ich E-Mails beantworte, wo ich Social Media mache und sowas. Und dann auch hin und her springe, aber, das mache ich immer erst nachmittags. Bei mir ist das ganz klar nach gewisser Zeit, dass man einfach sagt, okay, um diesen Wahnsinn im Tagesgeschäft, den wir ja alle irgendwo haben, kümmere ich mich zu einer gewissen Phase am Tag. Nämlich da, wo ich dann schon konzentriert war, wo ich das Gefühl habe, ich habe schon was erledigt, ich habe was Wichtiges getan, Prioritäten, hatten wir schon. Dann kann ich das wegen mir auch mal zulassen. Aber wirklich, hier den perfekten Kalender, vielleicht auch Sachen in Blöcke packen, wie E-Mails zum Beispiel. Das man sagt, jetzt mache ich meine E-Mails und so weiter, hilft da ungemein.

BF: Ich denke jetzt noch mal so, an verschiedene Unternehmer und auch an verschiedene Branchen. Hier funktioniert das, weil du es tust oder hat das auch mit der Branche zu tun? Ich will jetzt einfach mal so ein bisschen die abschöpfen, die jetzt vielleicht gerade die Podcast Folge hören und denken, ja, ist ja schön und gut. Wenn ich jetzt nur Onlinemarketing, was ich irgendwie dominieren kann, bei mir, in meinem Geschäft, ich habe aber viel mit Leuten zu tun oder ich bin Lehrer oder ich habe einen Handwerkerbetrieb. Gibt irgendwie Leute, wo Du sagst, klar, kann ich verstehen, das ist eine andere Herausforderung? Aber auch da kann man Folgendes machen?

LB: Kann ich verstehen, ist eine andere Herausforderung. Nur, die hatte ich ja auch alle. Ich meine, ich hatte einen Handwerksbetrieb, ich bin immer noch daran beteiligt. Ich habe hier die Agentur, ich habe meinen Blog. Also, ich glaube schon, dass auch auf mich sehr viel Sachen einprasseln. Ich könnte mich auch gut verzetteln und Multitasking und alles machen. Hätte ich auch kein Problem mit. Hätte ich genug Gründe für oder genug Anforderungen, wo ich das machen kann. Aber, ich kenne so viele Unternehmer und das Schöne ist ja, bei ISOTEC zum Beispiel, also, bei meinem Handwerksbetrieb, sind es mittlerweile fast 90 Franchisenehmer. Die kenne ich jetzt nicht mehr alle, weil, ich bin ja auch schon was länger da raus, aber, die ich jetzt alle kennengelernt habe bis dahin, die haben alle, wenn man so sagen will, eigentlich dieselben Anforderungen.

Ich meine, es ist alles ein Handwerksbetrieb, es ist dasselbe Produkt und so weiter. Aber, jeder geht damit anders um. Der eine ist fokussierter, der andere neigt zum Verzetteln. Ich glaube, das hat nichts mit der Branche zu tun. Klar gibt es hektische Branchen, klar, wenn ich daran denke, in der Automobilzuliefererbranche. Ich glaube, hektischer geht es wirklich nicht mehr. Da ist alles andere Kindergarten dagegen. Aber, ich glaube, auch da hängt es damit zusammen, wie man sich selber strukturiert und organisiert. Das man das auch schaffen kann.

BF: Da bin ich aber jetzt froh, dass ich die Frage gestellt habe, denn das ist jetzt nochmal für jeden auch die Frage, die wir uns selber stellen müssen oder können an der Stelle. Ich muss mich auch dazu entscheiden, mich nicht zu verzetteln. Ich muss wirklich ganz unbedingtes Wollen haben, produktiver zu arbeiten. Und dann kann ich das angehen und wie das geht? Wir machen weiter. Das war der fünfte Punkt. Wir kommen zum sechsten, er lautet, bitte schön?

LB: Perfektionismus.

BF: Den kennen wir alle, den Herrn Perfektionismus. Das ist auch ein Unternehmerthema, weil, ohne den wären wir vielleicht auch alle nicht da, wo wir jetzt gelandet sind. Das hat viel damit zu tun, mit Perfektionismus, und jetzt ist die Frage, wann ist er denn ein Produktivitätskiller?

LB: Ja, was glaubst Du denn? Jetzt werfe ich den Ball mal zurück, ich rede die ganze Zeit.

BF: Ich weiß ganz genau, wann er bei mir ein Killer ist. Nämlich, wenn der Anspruch, mein eigener, über dem liegt, als das, was gerade nötig ist.

LB: Genau.

BF: Gut – und Nummer 7?

LB: Was machst Du dann dagegen?

BF: Ja, in den Zeiten, wo ich das gut kann, pegle ich mich ganz bewusst runter, im Selbstmanagement dann auch oder im Selbstcoaching, indem ich mir das bewusstmache, mir das klar wird, dass das gerade passiert, mir nochmal mein Gegenüber oder die Aufgabe umreiße und dann mich in Zufriedenheit übe in dem Moment. Das ist, glaube ich, eine sehr individuelle Herausforderung, mit der wir, jeder für sich auch, händeln. Was hast Du für Tipps?

LB: Erstmal, auch bei mir ist es ja so. Ich sage immer, ich versuche mich auf das Fertigstellen zur fokussieren und nicht auf die Perfektion. Und das ist auch schwierig oft, wo geht es los, wo fängt der Perfektionismus an und wo ist Fertigstellen schon erreicht? Aber, ich sage mal, wenn man viele Dinge nach vorne bringt, kann man sich dann einfach nicht mehr auf das Perfektionieren dann einlassen. Weil, wenn ich jetzt zum Beispiel daran denke, ich habe jetzt seit längerer Zeit einen YouTube Kanal. Da könnte ich auch die Videos, die ich da erstelle oder hier mit meinem Team auch erstelle und alles, die können alle sicherlich perfekter sein. Und wir hatten am Anfang ja gesprochen, es gibt einen neuen Trailer, hatte ich Dir gezeigt.

MDD Selbstmanagement Workshop

BF: Sehr schön übrigens, könnte Ihr mal gucken.

LB: Ja, der ist ganz toll, aber, den haben wir nicht selber gemacht, da haben wir eine Agentur, die macht nichts anderes. Die hat den für uns gemacht. Die machen nur Bewegtbild, wirklich richtig professionell. Das könnten wir auch gar nicht. Vielleicht könnten wir es, aber mit einem wahnsinns Aufwand. Die Videos für YouTube, da gebe ich ja viele Tipps zum Selbstmanagement, zum papierlosen Büro, zu Apps. Da ist irgendwann, wo ich sage, okay, das reicht jetzt, die Botschaft kommt rüber, es wirkt nicht unprofessionell. Und dann ist es auch gut. Klar könnten wir auch versuchen, so ein Supervideo daraus zu machen, aber, dann bräuchten wir die acht- oder zehnfache Zeit.

BF: Da sind wir bei der 80/20 Regel, an die muss ich gerade denken.

LB: Genau und einfach auch mal sich sagen, okay, ich kenne ganz viele, die einen Blog starten wollen und dann an irgendwelchen, ja, ich habe schon zehn Artikel geschrieben und feile noch, aber, veröffentlichen nichts. Einfach da auch ein Scheitern zulassen und vielleicht sind andere nicht so begeistert. Aber vielleicht sind 99 Prozent begeistert von den Inhalten, weil es ausreichend ist. Also, da einfach auf das Fertigstellen fokussieren und nicht so auf den Perfektionismus.

BF: Sehr gut und dazu gehört ja auch, dass ich das Vergleichen sein lassen kann?

LB: Total, absolut. Ja, vergleichen mit sich selbst kann man immer. Das ist immer gut. Wir selber von gestern, wie man so schön sagt. Ich kann mich mit mir selber gestern vergleichen, das ist immer gut. Weil, man soll ja besser werden, aber, mit Anderen vergleichen, das macht keinen Sinn, nein.

BF: Das waren die ersten zwei Produktivitätskiller und jetzt, bevor wir zu den nächsten kommen, wollen wir uns noch kurz bei unserem Sponsor bedanken.

Da sind wir wieder da und haben die letzten zwei Produktivitätskiller für Euch.
Punkt Nr. 7 und Punkt Nr. 8. Punkt Nr. 7 lautet: Endlose To-do-Liste. Da werde ich ja schon beim Titel müde.

LB: Wie lang ist denn Deine?

BF: Die wird immer kürzer, muss ich sagen. Ich glaube, Du hast auch ganz positiven Einfluss auf mich, Lars.

LB: Ach, schön! Freut mich!

BF: Ich werde immer besser in der Einschätzung dessen, was ich leisten kann, wie viel ich in wie viel Zeit leisten kann und dadurch bin ich halt auch zufriedener mit mir, wenn ich den Tag abschließe und merke, ich habe das erreicht, was ich wollte. Und es einzuschätzen, darin besser zu werden, das lohnt sich auf jeden Fall.

LB: Genau, ja, und diese endlosen To-do-Listen, das sieht man ja auch häufig. Da kommen immer mehr Sachen rauf, immer mehr und mehr und mehr. Und da wird man hinterher erschlagen. Man guckt da drauf und weiß überhaupt nicht mehr, wo man anfangen soll. Es ist oft so dann auch, wo dann die Aufschieberitis anfängt, wo man dann sagt, um Gottes Willen, ich sehe diesen riesen Berg und ich kriege es nicht hin. Und da die Aufgabenlisten versuchen, so schlank wie möglich zu halten. Also, erstmal die 2-Minuten-Regel natürlich einsetzen, dass alles …

BF: Kurz wiederholt, ja?

LB: Ja, dass alles, was man in zwei Minuten erledigen kann, sofort tun. Also, ich kriege eine SMS, sehe die und kann darauf sofort reagieren. Nicht hinlegen und auf die Aufgabenliste schreiben, das wäre ja sowieso Quatsch. Aber, sofort alles machen, was man in zwei Minuten oder kürzer erledigen kann, direkt tun. Gar nicht erst auf die Aufgabenliste lassen. Aber auch, die Aufgabenlisten jeden Tag leeren. Es gibt ja die modernen Task Manager, haben heute an sich, dass ich sehe, was muss ich heute erledigen und wirklich den Tag alles erledigen oder, wenn man es nicht schafft, was ja bei mir auch fast jeden Tag passiert, dass ich nicht alles erledigt kriege, dann auf andere Tage verschieben. Und dann aber auch gucken, dass ich die Arbeitslast gut verteile. Ich meine, Du nutzt einen Kalender dafür und da ist es ja das gleiche. Wenn Du Deinen Kalender öffnest und siehst für heute schon 50 Aufgaben, ist übertrieben, oder 30, ist ja auch viel zu viel.

BF: Passen da gar nicht rein, guter Weise!

LB: Das ist ja noch ein Vorteil. Das kriegst du aber in elektronischer Form ganz gut hin. Dann fühlst du dich erschlagen und dann kannst du halt, gerade beim Kalender, kann man natürlich gut aufteilen. Da siehst du schon, oh, das habe ich an dem Tag vor, nehme ich mir mal für einen anderen Tag vor.

BF: Keine endlosen To-Do-Listen schreiben. Also, auch, wenn das Abhaken schön ist, was rätst Du den Leuten, die jetzt schon da drin stecken und sagen, wie soll ich das? Soll ich auf Reset drücken und einfach die Sachen vergessen? Ich stehe schon morgens mit dem Ohnmachtsgefühl auf. Was sagst Du diesen Leuten?

LB: Dann einfach mal die Zeit für die Planung nehmen. Also, dass man sagt, jetzt muss ich mich mal hinsetzen und das einfach mal in den Griff kriegen, das, was ich da habe. Und dann Prioritäten, das war der erste Produktivitätskiller, dass man sich keine Prioritäten setzt. Und dann, wenn man dieses Ohnmachtsgefühl hat, dann wirklich, nehmt Euch die eine Aufgabe jeden Tag vor, die ihr erledigt, wo Ihr sagt, es ist was Wichtiges. Dann habe ich was erreicht.

BF: Ja, und wenn Ihr jetzt das Gefühl habt, ich habe dafür aber keine Zeit. Bei mir geht es morgens schon in der Rushhour los, dann einfach mal eine Stunde früher aufstehen?

LB: Zum Beispiel.

BF: Um diesen Berg zu bearbeiten.

LB: Ja.

BF: Gut. Punkt Nr. 8 und damit auch der letzte Produktivitätskiller. Zu viele Tools und Apps nutzen.

LB: Ja, das fiel mir natürlich relativ schwer!

BF: Ich bin so froh, dass Du jetzt grinst. Weil, Du warst so kritisch letzte Woche und hast immer gedacht, ich will Dich ärgern. Aber, ich habe mich jetzt gar nicht getraut zu sagen, an wen muss ich denn jetzt denken?

LB: Ja, da gibt es aber, glaube ich, sogar noch schlimmere Fälle als mich. Da muss ich auch gerade an jemanden denken und ich glaube, wenn er das hier hört, weiß er auch, an wen ich hier denken muss. Aber, dass Du an mich denkst, war mir klar.

BF: Ja gut, okay. Ich benutze nicht zu viele Tools und ich benutze auch nicht so viele Apps, aber für alle, die das Thema interessant finden, wechselt bitte nicht ständig Eure Apps und nicht ständig Eure Tools. Auch, wenn der Lars immer was Neues auf dem Markt findet.

LB: Ja, aber das ist ja genau das Gute. Weil, ich teste ja für Euch! Also, Ihr müsst gar nicht ständig wechseln, sondern lest bei mir den Blog oder hört den Podcast. Guckt Euch den YouTube Kanal an und Ihr werdet immer wissen, was gerade wichtig ist oder was gut ist. Aber, es ist ja wirklich so. Da ertappe ich mich ja auch. Ich meine, ich mache das ja gerne, mir macht das ja Spaß, so was zu testen. Sonst würde ich das ja nicht tun. Aber, ich versuche auch, gleichzeitig immer mit einem Tool so viel wie möglich abzudecken. Ich habe sogar mal was darüber geschrieben, was Evernote zum Beispiel bei mir alles an Tools und Apps ersetzt hat, die ich vorher noch parallel genutzt habe. Ich habe versucht, dann alles nur noch in Evernote zu machen. Da habe ich auch mal einen Artikel zu geschrieben, kann man auf meinem Blog mal nach suchen.

Und das ist halt auch wichtig, dass man sagt, okay, die App ist dafür da und da versuche ich jetzt auch wirklich so viel wie möglich reinzupacken. Auch an Funktionalität, die wirklich ausnutzen und dann auch nicht oft wechseln, dass ich jetzt einen Taskmanager habe, was weiß ich, jetzt setze ich Todoist ein. Jetzt kommt der neue Things raus und dann denke ich, wow, der Things ist ja klasse. Ist er auch, aber, mit dem Wechseln, ist erstmal wahnsinnig viel Zeit, ich muss mich wieder neu einarbeiten. Ich muss Hunderte von Aufgaben übernehmen und so weiter. Macht nicht immer Sinn.

BF: Gut, ich fasse zusammen:
Punkt Nr. 5: Multitasking
Punkt Nr. 6: Perfektionismus
Produktivitätskiller Nr. 7: Endlose To-Do-Listen
Und der letzte der acht größten Produktivitätskiller ist, zu viele Tools und Apps nutzen.

Ja, meine Abschlussfrage an Dich, Lars, ist, ich habe hin und her überlegt. Einerseits würde mich interessieren, wann bist Du denn so richtig unproduktiv? Aber, ich weiß, glaube ich, das machst Du, wenn Du Sport machst oder Urlaub machst, doch auch sehr gut, dass Du Dir Deine Erholung suchst. Dann kehre ich die Frage um, was ist das Schönste am produktiv sein?

LB: Einfach vorwärts zu kommen, das Hamsterrad zu verlassen. Das Gefühl haben, man kommt vorwärts und Dinge zu erreichen, Dinge nach vorne zu bringen. Wenn ich sehe, wie sich meine Agentur entwickelt hat, wie sich mein Selbstmanagement-Workshop, der MDD-Workshop, entwickelt hat. Das würde ich nicht ansatzweise hinkriegen, wenn ich nicht fokussiert wäre. Das gibt eine enorme Befriedigung.

BF: Deshalb schließe ich jetzt mit einem Zitat von Walt Disney: „Um loszulegen, muss man aufhören zu Reden und anfangen zu Handeln.“ In diesem Sinne wünschen wir Euch wieder mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben.

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