Die Cloud spaltet. Für die einen ist es die technische Revoulution und ein Must-Have in Sachen Digitalisierung. Für andere wiederum ist es die Aufgabe der eigenen Datenhoheit, denn schließlich weiß man nicht mehr, was mit den Daten passiert, wer alles mitliest oder was passiert eigentlich, wenn der Anbiter morgen pleite ist und ich ich nicht mehr an meine Daten komme? Und gibt es eigentlich irgendwas dazwischen? Die Cloud – Ein Reizthema.

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Cloud verstehen

Definition von Cloud Computing

Cloud Computing ist eine IT-Infrastruktur, die in der Regel durch das Internet erreichbar ist. Daten, Dienste und Anwendungen werden dorthin ausgelagert und sind von unterschiedlichen Endgeräten aus aufrufbar.

Das bedeutet, dass das Endgerät die eigentliche Software gar nicht mehr besitzen muss. Das macht auch eine plattformunabhängige Entwicklung leicht und es spielt am Ende fast keine Rolle mehr, ob ein Mac, PC mit Windows oder Linux, ein Android- oder Apple-Smartphone auf die Dienste zugreift.

Aufbau der Cloud

Cloud ist nicht gleich Cloud. Grundlegend muss unterschieden werden, was die Cloud anbietet, das sind zum einem reine Datenspeicher, dann Anwendungen und Services. Oftmals vermischen sich diese Grundangebote und verschmelzen zu Komplettlösungen wie bspw. Office-Anwendungen oder sog. Digital Workspaces (GSuite oder MS 365).

Clouds können überall existieren, es gibt also nicht DIE CLOUD, sondern viele Clouds. Am bekanntesten dürften die öffentlichen Clouds sein, also die Dienste und Angebote, die man kaufen kann, wie bspw. bei Amazon (AWS), Google, Microsoft und Co. Aber auch private Clouds sind Teil des Ganzen, egal ob sie wiederum in einem öffentlichen Teil liegen oder gar zu Hause im Keller. Viele Behörden und Kommunen haben sich zusammengeschlossen und sogannte Community-Clouds gegründet.

Zugriff und Nutzung der Cloud

Deine Daten, also E-Mails, Dokumente, Bilder usw. werden zwar auf Deinem Endgerät (dem Notebook, PC, Tablet oder Smartphone) erzeugt und meist auch zwischengespeichert. Schlussendlich liegen diese aber zentral auf einem Cloud-Server und sind dort erreichbar. Wobei zentral so eine Sache ist. Wenn Du einen Cloud-Anbieter hast, der seine Daten nicht als eine Datei einfach auf einer Festplatte speichert, sondern aufteilt und auf mehrere Systeme als Puzzle-Teilchen verteilt, sind die Daten letztlich auch wieder dezentral aufbewahrt – aber eben nicht am Stück. Dies dient der Datensicherheit, dazu mehr unter Vorteile der Cloud.

Letztlich geschieht der Zugriff auf die Daten in der Cloud entweder mittels einer Software auf dem lokalen Endgerät oder aber, Du lädst die Software in einem Browser, die dann wiederum auf die Dienste in der Cloud und letztlich dann auf deine Daten zugreift.

Die richtige Cloud auswählen

Integriert ist besser als ein Flickenteppich

Schaue bei der Auswahl der Cloud-Dienste, dass Du zum Schluss eine möglichst homogene Landschaft hast. Jeder System- bzw. Medienbruch bedeutet immer Mehraufwand und die Gefahr, dass Dir die Schnittstelle früher oder später versagt, da eine der beiden Seiten eine Änderung vorgenommen hat, die dann nicht mehr funktioniert.

Daten, die übergeben werden müssen, sind lästig und sorgen für unnötige Duplikate, deshalb sollte man eher mit Links arbeiten als mit dem Hoch- und Runterladen von Daten. Wichtig ist auch, dass man Gäste von außerhalb auf die Daten zugreifen können sollten, zumindest im Rahmen einer mittel- bis langfristigen Zusammenarbeit. Das spart den aufwändigen Datenaustausch, der häufig noch per Mail oder anderen Datei-Transferdiensten stattfindet.

Wähle immer eine datenschutzkonforme Cloud

Auch wenn die Daten, die Du in der Cloud speicherst oder verarbeitest, die eigentlich nicht datenschutzrelevant sind, solltest Du immer darauf achten, dass diese nach der EU-DSGVO konform ist. Schneller als man glaubt, befinden sich persönliche Daten von Privatpersonen bei Euch – spätestens bei der ersten Bewerbung, die von außen ungefragt zu Euch kommt, ist es passiert.

Public or private?

Eine kommerzielle Cloud oder doch lieber selbst hosten?Keine Frage in Sachen Cloud wird emotionaler diskutiert als die Standortfrage. Letztlich ist es eine Frage der Kompetenz und des Aufwands. Eine öffentliche Cloud, also bspw. Mirosoft 365 oder GSuite haben den Vorteil, dass sie mehr oder weniger fertig installiert sind. Auch hier bedarf es einer gewissen Administration, die aber entweder selbst durchführbar ist oder mit einem Dienstleister gut zu bewältigen ist.

Bei der eigenen Cloud-Lösung wie nextCloud oder ownCloud gibt es mehrere Dinge zu beachten. Neben der reinen Installation und Konfiguration kommen noch die Aspekte der Hardware, Netzwerksicherheit, Ausfallszenarien und Redundanzen hinzu. Sind das alles Fremdwörter für Dich? Dann verabschiede Dich vom „eigenen Server“. Spätestens jetzt brauchst Du einen guten Dienstleister, der Dir Deinen Server aufsetzt und administriert. Einen Kostenvorteil hast Du jetzt nicht mehr, denn von nun an bestist Du wieder einen lokalen Server, der lediglich ans Internet angeschlossen ist und ggf. einen leichten funktionalten Mehrwert bietet.

Konsequent auf die Cloud setzen

Ist die Cloud einmal da, sollte sie auch genutzt werden. Alles, was jetzt noch auf irgendwelchen lokalen oder externen Festplatten liegt, sollte schnellstmöglich in die Cloud migriert werden. Datenträger jeglicher Art laufen Gefahr, auf Dauer zu versagen – entweder mechanisch, elektronisch oder chemisch (denk mal an die guten CDs oder DVDs).

Die Vorteile der Cloud werden nur dann sichtbar, wenn sie konsequent genutzt wird und alles andere aufgelöst bzw. migriert wird. Bei der Gelegenheit darf und sollte man auch gerne mal aufräumen und Daten löschen – natürlich nur, was unter Beachtung der Aufbewahrungsfristen zulässig ist.

Keine Regel ohne Ausnahmen

Es gibt noch immer Systeme, die ausschließlich lokal (on premise) funktionieren. Spezialanwendungen oder wenn permanent große Daten bewegt werden, wie bspw. Videodaten, kann ein lokaler Server sinnvoll sein.

Lerne die Cloud zu verstehen

Der Trend in Richtung Cloud hält an, auch wenn die Umgebungen, die wir heute kennen, in ein paar Jahren vielleicht anders aussehen werden. Der technische Wandel ist eben nicht aufzuhalten. Dennoch ist das kein Grund, an lokalen Festplatten und der USB-Datensicherung festzuhalten.

Erfasse Deinen Bedarf

Es gibt ganz viele Cloud-Lösungen, die richtige auszuwählen ist die eigentliche Kunst. Zunächst musst Du Deinen Bedarf an Funktionen, Schnittstellen und Flexibilität kennen. Analysiere Dein Business, Deine Prozesse, Deine Umgebung und auch alle bereits bestehenden Lösungen in Deinem Unternehmen. Die scheinbar schönste Cloud-Lösung nutzt nichts, wenn sie nicht zum Rest passt.

Am besten holst Du Dir bei der Analyse externe Hilfe, denn der eigene Blick ist oft nicht neutral und ehrlich genug – Die Betriebsblindheit droht. Durch gezielte Fragen wird einfach an mehr gedacht, als wenn Du versuchst, selbst einen umfassenden Blick zu wagen.

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