Als mein erster Handwerksbetrieb immer weiter wuchs und sich die Umsätze innerhalb von kurzer Zeit verdoppelten, hatte ich den Überblick über meinen Betrieb komplett verloren. Ich hatte keine Ahnung, welche Baustellen bearbeitet wurden, welches Team welche Projekte bearbeitete, geschweige denn, wie es auf den einzelnen Baustellen lief. Es waren einfach viel zu viele Projekte, zu viel Information. Es fehlte der Überblick.
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Branchensoftware in Handwerksbetrieben oft zu kompliziert
Die von uns eingesetzte Branchenlösung war leider keine Hilfe. Klar konnten wir damit Angebote, Rechnungen schreiben und unsere offenen Posten verfolgen, aber einen guten Überblick über die laufenden Projekte gab es nicht.
Die von der Handwerkersoftware bereitgestellten Auswertungen und Tools waren zu rudimentär, zu kompliziert und nicht aussagekräftig. So blieben wir bei unserer „analogen“ Baustellenmappe, d.h. alle notwendigen Informationen zu einem Auftrag wurden ausgedruckt und in die Baustellenmappe eingeheftet.
Information auf Papier ist oft veraltet
Das hatte einen enormen Nachteil. Die gedruckte Information war meist schon nach wenigen Stunden veraltet. Der Kunde wünschte doch noch ein anderes Vorgehen, der Termin musste verschoben werden, die Mengen mussten angepasst werden…
Die Information kam im Büro an, fand aber meist nicht mehr den Weg in die Baustellenmappe, die bereits in den Handwerkerautos unterwegs war.
Mit MeisterTask die Baustellenmappe digitalisiert
Da unsere Branchenlösung keine Lösung war, mussten Alternativen her, die wir in MeisterTask gefunden haben. Mit MeisterTask digitalisierten wir unsere Baustellenmappe und es war für uns die perfekte Lösung.
MeisterTask legt alle Daten in einer deutschen Cloud ab. Das bedeutet, alle Geräte greifen auf dieselben Daten zu und somit sind alle immer auf dem neuesten Stand. Egal ob im Büro oder auf der Baustelle, die Information ist immer aktuell.
Wird der Auftrag kurz vor dem Beginn noch erweitert, so haben – dank der digitalen Baustellenmappe in MeisterTask – diese Information sofort alle Projektbeteiligten zur Verfügung.
Perfekte Dokumentation dank digitaler Baustellenmappe
Ein weiterer großer Vorteil ist die lückenlose Dokumentation aller Baustellen und Projekte. Alle Dokumente und auch alle Baustellenfotos werden zentral abgelegt und stehen systemunabhängig auch Jahre nach der Baustelle noch zur Verfügung.
Gerade bei nachträglichen Erweiterungen oder auch Reklamationen ein Riesenvorteil.
MeisterTask bringt die Übersicht in den Handwerksbetrieb
Auch den Überblick über meinen Handwerksbetrieb habe ich dank MeisterTask wiedergewonnen.
Mit einem Blick auf das Meistertask-Board konnte ich erkennen, welche Projekte aktuell in der Bearbeitung sind, welcher Handwerker welche Projekte bearbeitet und wann welche Baustellen geplant sind.
Die digitale Baustellenmappe minimiert die internen E-Mails
Interne E-Mails haben wir mit MeisterTask auf ein absolutes Minimum reduziert. Wir sind sogar soweit gegangen, interne E-Mails komplett zu verbieten.
Wie wir das gemacht haben? Ganz einfach: Die Kommunikation findet in der digitalen Baustellenmappe in MeisterTask statt. Dort gibt es eine umfangreiche Kommentarfunktion, die sämtliche E-Mails oder andere Messenger Dienste ersetzt.
Kontextbasierte Kommunikation nennen wir das. Die Kommunikation findet nicht mehr, wie bei einer E-Mail üblich, losgelöst vom Kontext statt, sonder da, wo alle Informationen gebündelt sind.
Solltest du dich dafür interessieren, wie wir die digitale Baustellenmappe in MeisterTask genau realisiert haben, lade dir direkt das Whitepaper „MeisterTask als Kommunikationstool im Handwerksbetrieb“ dazu herunter.
Hast du Fragen zur digitalen Baustellenmappe oder MeisterTask? Oder hast Du einen anderen Weg für Dich und Deinen Handwerksbetrieb gefunden?
Ich freue mich auf unseren Austausch in den Kommentaren!
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