Die ersten Schritte zum papierlosen Büro

Inzwischen ist es sechs Jahre her, dass ich mich für ein papierloses Büro entschieden habe. Ich war die Papierberge und die ständige Sucherei einfach leid. Reine Zeitverschwendung.

Privat habe ich es relativ schnell zum papierlosen Büro geschafft. Natürlich bekomme ich noch Post in Papierform, die werden aber kurzerhand eingescannt und danach entsorgt. Fertig.

Geschäftlich ist es nicht ganz so leicht. Bis heute ist mir in meinen beiden Betrieben noch kein vollständiger Verzicht auf Papier gelungen. Die Abläufe dort nenne ich daher „papierreduziert“.

Hier die sieben Schritte zum papierlosen Büro:

1. Mach Dir bewusst, dass Du papierlos werden willst

Der Weg zum papierlosen Büro ist ein stetiger und langwieriger Prozess, der auch für mich immer noch nicht vollständig abgeschlossen ist. Es gehört dazu, sich bei allen auftauchenden Papieren zu fragen, ob Du sie wirklich in Papierform brauchst. Immer wieder.

2. Lege Dir einen digitalen Aktenschrank zu

Du brauchst eine digitale Ablage, Deinen digitalen Aktenschrank. Ich nutze dafür Evernote, das Pendant von Microsoft dazu ist OneNote.

Der große Vorteil von Evernote ist aus meiner Sicht, dass es cloudbasiert und plattformübergreifend ist und ich von jedem Endgerät aus auf meine Daten zugreifen kann; ob es das Smartphone, der PC, das Tablet oder der Mac ist. Die Struktur, in der die Daten hinterlegt werden, kannst Du nach deinen Wünschen individuell gestalten und jederzeit anpassen.

3. Lege Dir einen Scanner zu

Wenn Du dich entschieden hast, papierlos zu werden, wird Dein Umfeld das vermutlich nicht weiter interessieren – die Post kommt ja weiter auf Papier. Auf einen Scanner wirst Du deshalb nicht verzichten können. Wer die Investition scheut, kann zunächst auch auf sein Smartphone und Scanner-Apps wie Evernote Scannable zurückgreifen.

Falls Du später doch ein bisschen Geld ausgeben willst, empfehle ich einen Duplex-Scanner, der beide Seiten eines Blattes auf einmal scannen kann. Zu Hause nutze ich den Canon P-215, im Büro arbeiten wir mit dem richtig schnellen und robusten Fujitsu ScanSnap.

4. Lege Dir ein Tablet zu

Zumindest beruflich halte ich es für nahezu unmöglich, ohne Tablet papierlos zu werden. Es gibt immer Termine, zu denen ich Unterlagen mitnehmen muss. Und wenn die Unterlagen mir nicht mehr auf Papier vorliegen, muss ich digital darauf zugreifen können.

Deshalb ist das Tablet für ein papierloses Büro unverzichtbar. Ich nutze seit etlichen Monaten das iPad Pro 12,9″ und das mit wachsender Begeisterung. Hier ist mein Erfahrungsbericht.

5. Du brauchst ein analoges Ablagefach

Nach wie vor werden bei Dir Papierdokumente eingehen, die Du in diesem Ablagefach zentral sammelst. Konkret heißt das: Du legst sie dort ab und setzt Dir einen regelmäßigen Termin, an dem Du alles digitalisierst und Deinem digitalen Aktenschrank hinzufügst.

Ich habe mir diesen Termin auf das Ende der Woche gelegt, den Freitagnachmittag. Um nicht wieder in Papierbergen zu ersticken, ist es natürlich wichtig, dass Du die Originaldokumente danach entsorgst.

6. Für Fortgeschrittene: Lege Dir einen Stylus zu

Auch ohne Papier bin ich ein Fan von handschriftlichen Notizen und nutze deshalb gerne einen Stift, mit dem ich auf dem iPad schreiben kann. Für den kleineren Geldbeutel gibt es den Bamboo CS-160 für weniger als 20 Euro.

Das Nonplusultra auf diesem Gebiet ist der Apple Pencil.

7. Starte neu

Wenn Du damit anfängst, alte Papierberge einzuscannen und zu archivieren, verlierst Du mit diesem Perfektionismus nur unnötig Zeit. Fang bei Null an und starte nicht mit der Vergangenheit in die Papierlosigkeit, sondern ab sofort und in der Gegenwart.

Fazit

Für mich hat das papierlose Büro nur Vorteile: Die Papierberge um mich herum sind verschwunden und alle Dokumente sind an Stellen abgelegt, an denen ich sie jederzeit wiederfinden kann. Es fühlt sich alles viel leichter an!

Zitat

Auf dem Weg zum papierlosen Büro gibt Barbara uns ein Zitat von Mao Tse Tung mit auf den Weg: „Egal, wie weit der Weg ist, man muss den ersten Schritt tun“.

Was sind Eure Erfahrungen mit dem papierlosen Büro? Habt Ihr weitere Anregungen? Ich freue mich auf unseren Austausch in den Kommentaren.

  • Patrick

    Hallo, wieder eine schöne neue Folge. Für diejenigen, die deinen Blog regelmäßig lesen, jedoch nicht mit wirklich neuem Inhalt… 😉

    Einen Verbesserungsvorschlag allerdings noch: Das In- und auch das Outro sind sehr laut abgemischt. Hier vielleicht den Pegel anpassen. Ansonsten top!

    • Danke für Dein Feedback und den Verbesserungsvorschlag, lieber Patrick. Super!
      Klar, für Euch alte Hasen der ‚Produktiv In digitalen Zeiten‘ – Community bietet diese Folge nicht viel Neues. Ich muss die Podcast Hörer aber erst noch auf denselben Stand bringen 🙂
      Stay tuned!

  • Ist das genial… der Futttfisuu… wo kann ich den käuflich erwerben 🙂 ? Nein quastch, wieder mal eine tolle sympathische Folge danke für die Einblicke!

  • winti

    Hallo Lars,

    vielen Dank für den neuen Podcast. Sicher gibt es einige Redundanzen für die regelmäßigen Blogleser. Der Podcast erlaubt es mir aber die Tipps während der Autofahrt, Gassi gehen mir dem Hund zu hören. Und bei diesen 3 Podcast wurde ich auch wieder an einiges erinnert das ich noch nicht komplett umgesetzt habe, also trotzdem ein großer Mehrwert.

    Bei deinem Satz dass bei dir zu Hause alles Papierlos ist musste ich kräftig lachen da ich gerade auf dem Weg zur Toilette war 😉 😉 😉

    Also einfach weiter so .

    Gruß

    Daniel

  • Ich kann mir vorstellen, dass besonders Tipp Nummer 7 sehr wertvoll ist, denn genau bei dieser Frage denkt man sich dann gerne, dass das doch zu viel Aufwand ist und beendet deshalb seine Überlegungen zur Papierlosigkeit. Das war tatsächlich bei mir mal der Fall (lange her, freilich 😉

    • Danke für Deinen guten Kommentar, Reinhard.
      Das erlebe ich sooooooo häufig. Perfektionismus bremst uns immer wieder aus. Meine Devise: Lieber etwas nicht ganz perfekt machen, als überhaupt nicht anfangen!

  • Hallo Lars,
    Danke für diese neue Folge. Was kannst Du hinsichtlich der Digitalisierung von Papieren, Büchern, interessanten Artikeln, Dateien, etc.für Tipps geben. Sprich wie schaffe ich es in der Fülle der digitalen Informationen eine Sinnvolle und Strukturierte Dateiablage zu schaffen, in der ich alles schnell wieder finde. Wie strukturierst Du z.B. ein Projekt und wie legst Du die anfallenden Dokumente wie Angebote, Bilder, etc ab?
    Vielen Dank für Deine Tipps.
    Gruß Werner

    • Danke für die gute Frage, Werner.
      Für die Beantwortung reicht die Kommentarfunktion aber nicht aus 😉
      Ein entsprechender Artikel ist in der Planung!

    • Michael Jahn

      Das ist bei Evernote kein Problem – das findet schlichtweg alles, in allen Fotos und PDF-Dateien. Ich mache mir seitdem herzlich wenig Gedanken um Strukturen bei der Ablage. Aktuell habe ich ca. 32.000 Notizen in Evernote und geschätzt sind das gerade in PDF weit über 200.000 Seiten.

  • Wolfgang Schüttler

    Hallo Herr Bobach,

    ich bin auch gerade dabei, meine Papierwelt zu digitalisieren. Was mich noch etwas abschreckt ist, die Original-Dokumente nach dem Scannen einfach weg zu werfen. Akzeptiert der Händler einen Scan / Ausdruck? Bspw. IKEA: Wenn ich den ganzen Bon einscanne und nach 4 Jahren was zurückbringen möchte, ist das so ohne Weiteres möglich? Ich könnte mir vorstellen, dass es spätestens dann Theater gibt.

    Wie sind Ihre Erfahrungen?

    Viele Grüße
    Wolfgang Schüttler

    • Da hatte ich noch keine Probleme mit. Ich war mit einem digitalen Beleg aber noch nicht bei Ikea 🙂
      Wenn Du Dich mit dem Wegschmeißen noch schwer tust, behalte die Originale für den Fall der Fälle unsortiert auf. Wenn Du dann nach ein paar Jahren die Originale nicht angerührt hast, fällt Dir das Entsorgen auch nicht mehr so schwer…

  • Beate Forsbach

    Danke für die interessanten Tipps. Der beste Tipp ist für mich Nr. 7: Wenn Du damit anfängst, alte Papierberge einzuscannen und zu archivieren, verlierst Du mit diesem Perfektionismus nur unnötig Zeit.
    Fang bei Null an und starte nicht mit der Vergangenheit in die Papierlosigkeit, sondern ab sofort und in der Gegenwart.
    Evernote war schon lange vorhanden, mitsamt Anleitungsbuch, Scanner und iPad auch. Ich fange heute an. in meinem Verlagsbüro gibt es einfach zu viel Papier.

    • Dann wünsche ich Dir viel Erfolg, liebe Beate 🙂

  • Moped

    Hallo Lars,

    welche Lösung hast Du in deinem Unternehmen, um Aufträge unterschreiben zulassen? Verwendest Du hier auch noch den guten alten Lieferauftrag und läßt den Kunden nach getaner Arbeit den unterschreiben?
    Ich suche hierfür die Möglichkeit, auch hier digital aktiv zu werden.
    Leider ist mir die rechtliche Lage noch nicht ganz klar, wann und wo ich eine sichere digitale Unterschrift verwenden kann.
    Reicht z.B. die Ipad App „sign pro pdf“ aus(recht günstig) oder muß es eine teure sein wie die von Adobe sign?
    Oder brauchts sogar ein extra Schreibpad von Wacom?
    Vielleicht kannst Du dieses Thema in einem Deiner nächsten Blogs mal behandeln.

    Sonnige Grüße
    Moped

    • Danke für die Anregunge, Moped.
      Wir habe dieKundenunterschrift noch nicht digitalisiert. Es wird noch auf Papier unterschrieben und danach abfotografiert. Da unsere Kunden gerne einen schriftlichen Beleg haben, ist uns noch keine bessere Möglichkeit eingefallen.