Die ersten Schritte zum papierlosen Büro

Inzwischen ist es sechs Jahre her, dass ich mich für ein papierloses Büro entschieden habe. Ich war die Papierberge und die ständige Sucherei einfach leid. Reine Zeitverschwendung.

Privat habe ich es relativ schnell zum papierlosen Büro geschafft. Natürlich bekomme ich noch Post in Papierform, die werden aber kurzerhand eingescannt und danach entsorgt. Fertig.

Geschäftlich ist es nicht ganz so leicht. Bis heute ist mir in meinen beiden Betrieben noch kein vollständiger Verzicht auf Papier gelungen. Die Abläufe dort nenne ich daher „papierreduziert“.

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Hier die sieben Schritte zum papierlosen Büro:

1. Mach Dir bewusst, dass Du papierlos werden willst

Der Weg zum papierlosen Büro ist ein stetiger und langwieriger Prozess, der auch für mich immer noch nicht vollständig abgeschlossen ist. Es gehört dazu, sich bei allen auftauchenden Papieren zu fragen, ob Du sie wirklich in Papierform brauchst. Immer wieder.

2. Lege Dir einen digitalen Aktenschrank zu

Du brauchst eine digitale Ablage, Deinen digitalen Aktenschrank. Ich nutze dafür Evernote, das Pendant von Microsoft dazu ist OneNote.

Der große Vorteil von Evernote ist aus meiner Sicht, dass es cloudbasiert und plattformübergreifend ist und ich von jedem Endgerät aus auf meine Daten zugreifen kann; ob es das Smartphone, der PC, das Tablet oder der Mac ist. Die Struktur, in der die Daten hinterlegt werden, kannst Du nach deinen Wünschen individuell gestalten und jederzeit anpassen.

3. Lege Dir einen Scanner zu

Wenn Du dich entschieden hast, papierlos zu werden, wird Dein Umfeld das vermutlich nicht weiter interessieren – die Post kommt ja weiter auf Papier. Auf einen Scanner wirst Du deshalb nicht verzichten können. Wer die Investition scheut, kann zunächst auch auf sein Smartphone und Scanner-Apps wie Evernote Scannable zurückgreifen.

Falls Du später doch ein bisschen Geld ausgeben willst, empfehle ich einen Duplex-Scanner, der beide Seiten eines Blattes auf einmal scannen kann. Zu Hause nutze ich den Canon P-215, im Büro arbeiten wir mit dem richtig schnellen und robusten Fujitsu ScanSnap.

4. Lege Dir ein Tablet zu

Zumindest beruflich halte ich es für nahezu unmöglich, ohne Tablet papierlos zu werden. Es gibt immer Termine, zu denen ich Unterlagen mitnehmen muss. Und wenn die Unterlagen mir nicht mehr auf Papier vorliegen, muss ich digital darauf zugreifen können.

Deshalb ist das Tablet für ein papierloses Büro unverzichtbar. Ich nutze seit etlichen Monaten das iPad Pro 12,9″ und das mit wachsender Begeisterung. Hier ist mein Erfahrungsbericht.

5. Du brauchst ein analoges Ablagefach

Nach wie vor werden bei Dir Papierdokumente eingehen, die Du in diesem Ablagefach zentral sammelst. Konkret heißt das: Du legst sie dort ab und setzt Dir einen regelmäßigen Termin, an dem Du alles digitalisierst und Deinem digitalen Aktenschrank hinzufügst.

Ich habe mir diesen Termin auf das Ende der Woche gelegt, den Freitagnachmittag. Um nicht wieder in Papierbergen zu ersticken, ist es natürlich wichtig, dass Du die Originaldokumente danach entsorgst.

6. Für Fortgeschrittene: Lege Dir einen Stylus zu

Auch ohne Papier bin ich ein Fan von handschriftlichen Notizen und nutze deshalb gerne einen Stift, mit dem ich auf dem iPad schreiben kann. Für den kleineren Geldbeutel gibt es den Bamboo CS-160 für weniger als 20 Euro.

Das Nonplusultra auf diesem Gebiet ist der Apple Pencil.

7. Starte neu

Wenn Du damit anfängst, alte Papierberge einzuscannen und zu archivieren, verlierst Du mit diesem Perfektionismus nur unnötig Zeit. Fang bei Null an und starte nicht mit der Vergangenheit in die Papierlosigkeit, sondern ab sofort und in der Gegenwart.

Fazit

Für mich hat das papierlose Büro nur Vorteile: Die Papierberge um mich herum sind verschwunden und alle Dokumente sind an Stellen abgelegt, an denen ich sie jederzeit wiederfinden kann. Es fühlt sich alles viel leichter an!

Zitat

Auf dem Weg zum papierlosen Büro gibt Barbara uns ein Zitat von Mao Tse Tung mit auf den Weg: „Egal, wie weit der Weg ist, man muss den ersten Schritt tun“.

Was sind Eure Erfahrungen mit dem papierlosen Büro? Habt Ihr weitere Anregungen? Ich freue mich auf unseren Austausch in den Kommentaren.