Hendrik, ein aufmerksamer Zuhörer meines Contents, stellte kürzlich die Frage, ob ich MeisterTask immer noch nutze und empfehlen würde. Die Antwort darauf lautet eindeutig: Ja. MeisterTask ist für mich nach wie vor ein unverzichtbares Tool, sowohl in meiner Akademie als auch in meinen Handwerksbetrieben. Es dient uns nicht nur für die Organisation von Projekten und Aufgaben, sondern auch als zentrale Plattform für die Koordination von Workshops, Vorträgen und Coaching-Sitzungen.
In der heutigen Geschäftswelt, in der Effizienz und Organisation entscheidend sind, ist die richtige Nutzung von Tools und Software eine unabdingbare Voraussetzung für den Erfolg. Eine solche Softwarelösung, die Unternehmen und Führungskräften dabei hilft, ihre Aufgaben und Projekte zu organisieren, ist MeisterTask.
Die Podcastfolge
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MeisterTask-Trainings Björn Bobach
Weitere Informationen findest Du auch auf der Website von MeisterTask.
Die MeisterTask Agenda: So nutzt Du sie sinnvoll
Die Agenda-Funktion ist ein besonders nützliches Feature, das nur in der Bezahlversion verfügbar ist.
Mit der Agenda kannst Du wichtige Aufgaben aus verschiedenen Boards und Projekten an einem zentralen Ort sammeln und so einen besseren Überblick über Deine To-Dos erhalten.
Im Folgenden stelle ich Dir verschiedene Möglichkeiten vor, wie Du die Agenda sinnvoll nutzen kannst:
1. Nach Priorität:
- Erstelle drei Spalten: „Prio 1“, „Prio 2“ und „Prio 3“.
- Sortiere deine Aufgaben nach Wichtigkeit in die entsprechenden Spalten.
- Bearbeite die Aufgaben in Prio 1 zuerst, bevor Du Dich den Aufgaben in Prio 2 und 3 widmest.
2. Nach Zeit:
- Erstelle Spalten für die einzelnen Tage der Woche oder für Wochenabschnitte (z. B. „Diese Woche“, „Nächste Woche“, „Später“).
- Plane Deine Aufgaben in die jeweiligen Spalten ein.
- Achte darauf, dass Du Deine Zeit sinnvoll einteilst und nicht zu viel in einen Tag packst.
3. Nach der Zeitmatrix von Stephen Covey:
- Erstelle vier Spalten: „A“, „B“, „C“ und „D“.
- Sortiere Deine Aufgaben nach den Quadranten der Zeitmatrix (wichtig und dringend, wichtig und nicht dringend, nicht wichtig und dringend, nicht wichtig und nicht dringend).
- Konzentriere Dich auf die Aufgaben in Quadrant A (wichtig und dringend) und B (wichtig und nicht dringend).
- Vermeide Aufgaben in Quadrant C (nicht wichtig und dringend) und D (nicht wichtig und nicht dringend).
Welche Methode Du am besten verwendest, hängt von Deinen individuellen Bedürfnissen und Präferenzen ab.
Experimentiere einfach ein bisschen, um herauszufinden, was für Dich am besten funktioniert.
Meine persönliche Agenda-Struktur:
Persönlich nutze ich fünf Spalten in meiner Agenda: „Fokus“, „Diesen Monat“, „Delegiert“, „Controlling“ und „BWA“. Die Spalte „Fokus“ dient dazu, die Aufgaben im Blick zu behalten, auf die ich mich derzeit konzentriere. In der Spalte „Diesen Monat“ halte ich fest, welche Projekte ich innerhalb des aktuellen Monats erreichen möchte. „Delegiert“ enthält Aufgaben, die ich anderen Teammitgliedern übertragen habe und über die ich dennoch den Überblick behalten möchte.
Die Spalten „Controlling“ und „BWA“ sind für mich besonders wichtig, da sie mir einen schnellen Zugriff auf die relevanten Daten und Berichte meiner Unternehmen ermöglichen. Hier finde ich die aktuellen Controlling-Berichte und Betriebswirtschaftlichen Auswertungen (BWA) aller meiner Firmen gebündelt.
Weitere Tipps für die Nutzung der Agenda:
- Halte Deine Agenda so schlank wie möglich.
- Füge nur die wichtigsten Aufgaben hinzu.
- Verwende Farben und Tags, um Deine Aufgaben zu kategorisieren.
- Setze Fristen für Deine Aufgaben.
- Überprüfe Deine Agenda regelmäßig und aktualisiere sie bei Bedarf.
Fazit
Abschließend lässt sich sagen, dass die MeisterTask Agenda ein äußerst flexibles Werkzeug ist, das es Unternehmern und Führungskräften ermöglicht, ihre Arbeitsabläufe individuell zu gestalten und effizient zu organisieren. Durch eine sinnvolle Nutzung der Spalten und eine kluge Strukturierung können sie einen klaren Überblick über ihre Aufgaben und Projekte behalten und ihre Produktivität steigern.
Insgesamt ist die MeisterTask Agenda eine wertvolle Unterstützung für jeden, der seine Arbeitsabläufe optimieren und seine Ziele effektiv erreichen möchte.