Die wichtigste To-Do-Liste: Die Stop-Doing-List oder Not-To-Do-Liste [Podcast 110]

Die Not-To-Do-Liste ist heute Thema bei Barbara und Lars. Wenn einem alles über den Kopf wächst, ist so eine Not-To-Do-Liste ein wichtiges Hilfsmittel, um auch mal nein zu sagen, sich abzugrenzen und zu fokussieren.

Podcast 110

Und was gehört auf so eine Liste? Einfach reinhören, hier bekommt man die Antworten.

Hier das Transkript des gesamten Podcasts und vorab die erwähnten Sponsoren und Links:

Sponsoren

MDD Workshop
Lars Bobach Online-Marketing AG

Links

Scaling Up von Verne Harnish

BF: Herzlich willkommen zum Podcast „Produktiv in digitalen Zeiten“. Wir geben Orientierung im digitalen Dschungel, so dass wieder mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben bleibt. Mein Name ist Barbara Fernandez und mir hier gegenüber sitzt der liebe Lars Bobach.

LB: Hallo Barbara.

BF: Hallo Lars. Unsere Podcast Folge heute, die wichtigste To-Do-Liste ist die Not-To-Do-Liste! Also, der Titel alleine schon gefällt mir megagut! Ich bin total gespannt und frage mich einerseits, Lars, wie viele Listen braucht der Mensch oder wie viele Listen braucht der Lars???
Frage Nr. 2: Seit wann betreibst Du eine Not-To-Do-Liste? Frage Nr. 3: Wie oft schaust Du darauf und Frage Nr. 4: Würdest Du uns Dein Lieblings-Not-To-Do bitte mitteilen?

LB: Hör mal, Du fragst mich so viel, da muss ich mir Notizen machen, damit ich alle Fragen überhaupt noch beantworten kann! Also, wie viele Listen braucht der Mensch? Pfff, ich brauche viele. Aber ich glaube, das ist ganz individuell. Seit wann, fragst Du? Ich habe das schon immer, seitdem ich To-Do-Listen führe, so im Hinterkopf gehabt. Ich habe dann auch mal angefangen damit und bei mir kommt das immer wieder hoch, wenn ich mich überfordert fühle. Sobald ich zu viel zu tun habe.
Wir hatten vor der Folge darüber gesprochen, dass ich zurzeit sehr viel zu tun habe. Im Geschäft und privat, staut sich zurzeit alles. Es ist wahnsinnig viel und dann ist so eine Not-To-Do-Liste immer ein Riesenanker für mich, wo ich mir überlege, was sollte ich eigentlich nicht mehr machen, damit ich mich hier besser konzentrieren kann und den Fokus auf die Dinge legen kann, die mir wichtig sind. Gerade, wenn es zu viel wird, beschäftige ich mich wieder intensiv damit. Und das war sicherlich auch der Grund, warum ich gedacht habe, da sollten wir mal eine Folge drüber machen. Genau, welche Fragen waren es noch?

BF: Wie oft schaust Du da so drauf? Oder hast Du die dann im Kopf?

LB: Durch das Niederschreiben habe ich sie schon im Kopf. Dieses Schreiben macht schon sehr viel mit dir. Sobald du es notierst, weißt du, aha, da sollte ich vielleicht mal drauf achten.
Wie oft schaue ich drauf… Immer wieder, wenn mir etwas Neues einfällt und ich es notiere. Im Weekly Review gucke ich nicht regelmäßig rein, muss ich sagen. Das ist aber auch immer eine Stimmungsfrage, wenn ich jetzt merke, es ist einfach wieder zu viel. Dazu hatten wir auch mal eine Folge gemacht. Da habe ich das Gefühl, in diese Falle tappe ich immer wieder. Dann ist so eine Not-To-Do-Liste oftmals ein wichtiges Hilfsmittel.

BF: In der Krise kann sie helfen, da haben wir dann in der Regel so viel zu tun, da brauchen wir nicht noch eine To-Do-Liste, da brauchen wir eher eine Not-To-Do-Liste.

LB: Genau!

BF: Abgrenzung, Nein sagen und sich fokussieren können.

LB: Genau.

BF: Ja, sehr gut. Also, verrätst Du uns Dein Lieblings-Not-To-Do?

LB: Mein Lieblings-Not-To-Do? Das gibt es eigentlich nicht. Ich würde sagen, was mir in letzter Zeit viel geholfen hat, ist das Not-To-Do „nicht vor 13 Uhr Social-Media-Aktivitäten machen“. Ich gucke da vormittags null rein.

BF: Ich habe mich bei Facebook abgemeldet, Lars!

LB: Nein!?

BF: Doch!

LB: Och! Das ist ja ein Ding.

BF: Entschuldigung, es sprengt jetzt gerade den Moment, aber.

LB: Das ist auch ein Not-To-Do!

BF: Es war eine Bauchentscheidung, ganz plötzlich, habe nicht lange darüber nachgedacht. Ich habe eher im Nachhinein nochmal kurz überlegt, was habe ich denn jetzt gemacht. Aber, das kann man auch sofort wieder aktivieren, innerhalb von zwei Wochen. Habe ich dann aber nicht gemacht und habe den Zeitpunkt verstreichen lassen, das wars.

LB: Gut, ja, ist ein super Not-To-Do!

BF: Tschüss Facebook.

LB: Gar nicht mehr machen. Das ist ein Zeitfresser, das kann man auch so tun. Ich brauche es natürlich für meinen Blog hier, da kommuniziere ich auch relativ viel mit meiner Community. Ganz Not-To-Do kann ich das nicht tun. Aber nicht vor 13 Uhr! Das halte ich auch sehr gut durch. Ich habe dazu noch zum Beispiel meine ganzen Social-Media-Apps runtergeschmissen von meinem Smartphone mittlerweile, bis auf Instagram, das gibt es ja nur auf dem Smartphone. Ansonsten, ist es wirklich eine Sache. Womit ich mich noch richtig schwertue, ist, und das würde ich gerne, ist, Mittagspausen nicht durcharbeiten. Das sollte ich auch nicht mehr machen, tue ich aber zu häufig. Wo ich mir dann gar nicht mehr die Zeit nehme.

BF: Nicht gut.

LB: Nee, überhaupt nicht. Das ist aber auch ein Ding, was jetzt der derzeitigen Hektik so ein bisschen geschuldet ist bei mir. Da war ich schon mal viel besser.

BF: Gut, vielen Dank. Das war jetzt schon ein super effektiver Einstieg. Du hast uns schon ganz viel verraten rund um das Thema Not-To-Do-Liste. Was gibt es generell von Deiner Seite aus zu sagen?

LB: Das Thema Selbstmanagement fängt nicht damit an bzw. es ist nicht das Wichtigste im Selbstmanagement, wie Du es eben schon gesagt hast, das, was man tut, sondern auch das, was man nicht tut. Wie zum Beispiel bei Facebook sagen, das will ich nicht mehr. Finde ich eine super, super Sache.
Diese Not-To-Do oder Stop-Doing-Liste gibt es in ganz vielen Bereichen, auf die gehen wir gleich auch ein, wo sie Sinn macht. Gerade auch für Unternehmer und Unternehmen finde ich sie super, super wichtig. Weil man als Unternehmer und Unternehmen auch dazu neigt, gerade, wenn man Startup ist, sich da zu verstricken. Die Amerikaner haben diesen Spruch: It is not a hell yeah, it’s a no. Also, wenn ich nicht total begeistert bin für irgendwas, dann sollte ich lieber nein sagen. Und solche Sachen gehören dann halt auch auf so eine Not-To-Do-Liste.
Also, ich kann nur jedem raten, wer sie noch nicht hat, einfach mal eine anfangen. Wir geben gleich noch Tipps, was da so drauf könnte und in welchen Bereichen es überhaupt geht.
Ganz kurz dazu noch die Geschichte von Warren Buffett. Der hat auch eine und das war auch so das erste Mal, dass ich darüber gelesen habe. Die Not-To-Do-Liste von Warren Buffett ist echt super, er hat einfach seine 25 wichtigsten Ziele notiert. Die hat er aufgeschrieben und gesagt, das will ich …

BF: Findet man die im Netz?

LB: Das weiß ich nicht. Ich habe in irgendeinem Artikel darüber gelesen.

BF: Okay.

LB: Wie er das gemacht hat? Er sagt einfach, ich habe die 25 wichtigsten Ziele notiert. Fünf davon haben die höchste Priorität, also, ich zitiere jetzt Warren Buffett.

BF: Ja.

LB: Die übrigen 20, die noch draufgeblieben sind, von seinen wichtigsten Zielen, war seine Not-To-Do-Liste.

BF: Aah, das ist ja spannend.

LB: Ja, also, 25 wichtigsten Ziele notieren. Fünf rauspicken und sagen, die haben Prio A, der Rest ist die Not-To-Do-Liste. Dann wird er sich nicht verstricken. Dann wird er wirklich ganz, ganz fokussiert nach vorne gehen. Und das ist das eine, diese Konzentration und den Fokus natürlich, aber, man kann auch so viele Ressourcen freimachen, indem man sich überlegt, ist diese Geschäftsreise, die ich jetzt da antrete, wichtig? Sind die Telefonate, die ich führe, alle wichtig? In so stressigen Phasen sollte man darüber nachdenken.

BF: Sehr gut. Um produktiver zu werden, muss ich Wichtiges von Dringendem unterscheiden. Wenn ich eine Not-To-Do-Liste habe, ist das vielleicht unter Umständen einfacher.

LB: Hast Du eine?

BF: Ja, jetzt kommt’s… Also, ich habe tatsächlich mich zur Vorbereitung dieses Podcasts hingesetzt und das erste Mal eine geschrieben, wobei ich schon öfter darüber nachgedacht habe, was ich nicht möchte.

LB: Sonst hättest Du Dich ja nicht von Facebook abgemeldet.

BF: Genau, eben, aber, dass ich jetzt so eine Liste erstellt habe, nicht. Und da ich so intuitives Schreiben gewöhnt bin, also, dieses Stift auf den Zettel setzen und losschreiben, ohne nachzudenken, ist da ein ganz, ganz spannender erster Punkt rausgekommen. Der mich echt beeindruckt hat und ich kann den aber jetzt nicht veröffentlichen!

LB: Nein! Jetzt machst Du uns hier so einen Hals und dann sagst Du es nicht?

BF: Ja, weil, ich habe mir in meiner Do-Do-Liste vorgenommen, Entscheidungen nicht mehr einfach so ganz zackig zu fällen. Also, bei Facebook abmelden kann man mal zackig machen. Aber, bei der Entscheidung habe ich mir jetzt Zeit gegeben bis zum Herbst.

LB: Bis Du sie veröffentlichst oder bis Du sie durchziehst?

BF: Bis ich wirklich sage, so ist es jetzt! Oder, so ist es jetzt nicht.

LB: Okay, ja, das ist ja mal ganz spannend. Vielleicht erfahren wir im Herbst ein bisschen mehr oder auch nicht. Es ist ja Deine persönliche Entscheidung.

BF: Genau. Also, jetzt mal ganz konkret, Lars. Was gehört auf die Nicht-mehr-machen-Liste?

LB: Das erste, was da drauf sollte, sind die unschönen Gewohnheiten, die man einfach abstellen sollte. Z. B. war es bei mir, Social Media nicht vor 13 Uhr, so, dass ich sage, vormittags mache ich das nicht mehr, da will ich mich auf andere Sachen konzentrieren. Bei mir sind es dann auch E-Mails, nicht mehr vor 10 Uhr. Ich habe bis 10 Uhr meine wichtigste Aufgabe des Tages, an der ich arbeite, jeden Tag. Ich gucke auch nicht vor 10 in meine E-Mails. Manchmal gibt es Tage, da gucke ich nicht vor 12 da rein, je nachdem, wie lange es dauert. Unschöne Gewohnheiten, Mittagspause durcharbeiten, hatte ich eben, aber, ich trinke auch zu viel Kaffee oder ich kaufe mir zu viele Fahrräder, solche Dinge gehören da auch drauf, dass man sich da mal ein bisschen beschränkt.

BF: Es gab auch mal eine Zeit, da hast Du zu viele Autos gekauft! Also, ich meine, langsam, aber sicher, speckt Lars ab.

LB: Genau. Aber, Fahrräder sind nicht ganz so kostenintensiv wie Autos. Hängt ein bisschen vom Fahrrad natürlich ab.

BF: Gut, unschöne Gewohnheiten gehören auf die Not-To-Do-Liste. Punkt Nr. 2, was gehört noch drauf?

LB: Eine super Sache, um auch delegieren zu lernen, ist eine Not-To-Do-Liste, finde ich. Man kann zum Beispiel sich überlegen, muss ich die Dinge wirklich tun? Oder kann ich die vielleicht einem Teammitglied oder an einen Mitarbeiter delegieren? Und wenn ich dann denke, wie lange ich bei meinem ISOTEC-Betrieb die Zahlungen gemacht habe! Ich glaube, da waren wir schon 20 Mitarbeiter, da habe ich freitags die Konten angesehen, Zahlungen gemacht und so etwas, völlig schwachsinnig! War überhaupt nicht meine Aufgabe! Hat uns auch null nach vorne gebracht.
Aber, so etwas zum Beispiel, dass man sagt, das gehört auch auf eine Not-To-Do-Liste. Was will ich zukünftig mal delegieren?
Oder hier, für larsbobach.de, wir bringen mittlerweile so viel Content jede Woche raus. Da sind drei, vier, fünf frische Contents jede Woche. Wenn ich da jetzt noch Videoschnitte, Podcastschnitt und so machen würde. Das ist auch eine Sache, die kann man auch gut auf die Not-To-Do-Liste schreiben, im Bereich Delegieren, dass man sagt, okay, das delegiere ich auch mal. Weil ich glaube, es ist wichtiger für mich, dass ich die Inhalte produziere, als dass ich das hinterher zusammenschneide.

BF: Genau.

LB: Und da hat garantiert jeder was, wo er da Delegieren mit lernen kann.

BF: Das waren die ersten zwei Punkte und bevor wir zu den nächsten kommen, wollen wir uns noch kurz bei unserem Sponsor bedanken.

Da sind wir wieder. Die wichtigste Do-Do-Liste ist natürlich die Not-To-Do-Liste, unsere Podcast Folge heute.
Die ersten zwei Punkte haben wir schon. Wir sind bei Punkt Nr. 3: Was gehört auf eine Not-To-Do-Liste?

LB: Als dritten Punkt kann man da auch gut notieren, Fehler, aus denen man gelernt hat.

BF: Zum Beispiel?

LB: Ja, da gibt es natürlich viele…

BF: (Lacht) Lars ist so super! Das finde ich übrigens immer ganz toll, Lars, dass Du Misserfolge, Krisen, schwierige Momente, falsche Entscheidungen, dass Du die unserer Community so zur Verfügung stellst, um genau daraus zu lernen und sich daraus weiterzuentwickeln. Das finde ich ganz toll!

LB: Ja…

BF: Also, jetzt kommt nämlich wieder ein Verbesserungsvorschlag.

LB: Okay, also, wie gesagt, Fehler machen wir alle und ich meine, ich kriege das auch mit. Gerade, wenn man Unternehmern als Bekannte und Freunde hat. Darüber wird nicht gern gesprochen, man versucht immer, die Fassade glänzen zu lassen. Aber davon bin ich überhaupt kein Freund.
Danke für das Kompliment, Barbara! Dieses Jahr habe ich meinen MDD-Workshop. Im Marketing haben wir da, glaube ich, alles falsch gemacht, was man so falsch machen konnte. Ich dachte, als kleines Beispiel, wir haben gesagt, wir machen richtig Facebook-Marketing damit, ich habe hier in der Agentur dafür Experten sitzen, die das gut können. Und sie hatten auch nichts damit zu tun, dass es nicht funktioniert hat. Wir haben ein paar tausend Euro ausgegeben und null Anmeldungen.

BF: Und warum ist die Barbara nicht mehr bei Facebook? Das bringt gar nichts!

LB: Es gibt Sachen, da kann das funktionieren, aber bei so einem hochpreisigen Produkt, was relativ exklusiv ist, der MDD-Workshop, kann ich mich nicht mit einer Facebook-Kampagne an Leute richten. Das kann ich zwar sehr granular, dass ich sage, ich will nur Geschäftsführer damit targeten, ich will, dass nur Geschäftsführer das sehen, aber, wenn die mich gar nicht kennen, funktioniert es nicht. Dann kann ich da zehntausende von Euro ausgeben, es wird sich keiner anmelden. Weil, den Lars Bobach kennt dann vielleicht derjenige nicht und der Vertrauensvorschuss, dann so viel Geld für so einen Workshop auszugeben, und meine Inhalte gar nicht zu kennen, geht nicht. Das ist zum Beispiel ein Fehler, da habe ich reingeschrieben, MDD-Workshop, kein Facebook-Marketing mehr.

BF: Okay, also, Fehler, aus denen man gelernt hat, die gehören eben auch einfach mal auf die Not-To-Do-Liste. Wenn man sie nicht sowieso schon verankert hat in sich, weil, einen Fehler zweimal machen, das macht man nicht so leicht.

LB: Das stimmt. Aber trotzdem, man kann sie da mal niederschreiben. Vielleicht gucke ich sie mir auch deshalb nicht so häufig an. Weil, Du hast ja gefragt, wie häufig ich sie mir angucke. Denn ich will auch nicht immer meine Fehler lesen! Also, generell muss man sich derer bewusst sein, aber ich meine, die holt einen auch immer in ein negatives Mindset.
Ich führe lieber meine Erfolgsliste, da sind wir wieder bei Listen, die man führen sollte. Dazu hatten wir mal ein Podcast oder ich habe evtl. einen Artikel dazu geschrieben. Auf jeden Fall habe ich die mal vorgestellt, meine Erfolgsliste, da bin ich ein totaler Fan von. Also, das gucke ich mir auch regelmäßig an, jeden Freitag habe ich einen festen To-Do in meiner Taskliste, Erfolgsliste führen! In dem ich dann aufschreibe, wo ich diese Woche einen Erfolg hatte. Einfach, um mich da positiv zu programmieren. Aber, vielleicht gucke ich deshalb nicht rein. Aber man sollte es aufschreiben, um es vielleicht nicht zu vergessen.

BF: Gut, dann kommen wir zu Punkt Nr. 4 und damit zum letzten Punkt: Was gehört auf die Not-To-Do-Liste? Unternehmen steht hier.

LB: Ja, das ist für Unternehmen. Das ist wirklich eine Sache, die ich genial finde für jeden Unternehmer oder jeder, der ein Team führt oder für jeden Selbständigen, dass man sich regelmäßig darüber Gedanken macht, diese Stop-Doing-List.
Da gibt es ein Buch, „Scaling Up“, werden wir hier verlinken. Über dieses Buch bin ich auch auf die Idee gekommen. Das machen wir hier in der Agentur auch, alle drei Monate haben wir ein Council, wo wir uns über die Strategie Gedanken machen. Wir fragen von allen Mitarbeitern ab, was sollten wir nicht mehr tun, um nach vorne zu kommen?

BF: Und, kommt da viel Input von Deinen Mitarbeitern?

LB: Total viel Input. Das ist sogar mit der wertvollste Input. Wir fragen auch gleichzeitig natürlich, was sollten wir anfangen zu tun. Wir fragen auch, was sollten wir weiterhin tun. Aber der wertvollste Input ist immer, und diese Liste ist auch am längsten, die wir immer durchgehen, was sollten wir nicht mehr tun.

BF: Das finde ich so super, weil, das ist ein Turbobooster auch noch für den Bereich der Motivation. Das ist das, worunter viele Mitarbeiter leiden, weil sie das Gefühl haben, unheimlich viele Sachen zu machen, die eigentlich sinnlos sind, die nicht wirklich zum Erfolg führen, die uneffektiv sind, die sie aufhalten, die dumm sind. Und sie werden nicht gefragt diesbezüglich, sie dürfen so etwas gar nicht äußern. Das führt eher zu Flurfunk und schlechter Stimmung. Das finde ich ganz toll, super Punkt.

LB: Ja, hatte ich noch gar nicht so gesehen mit der Motivation. Aber, es ist auch einfach, um die Firma zu fokussieren. Da kommen wirklich so tolle Sachen, die man als Chef meist gar nicht mehr so mitkriegt, wo man sagt, das ist halt so. Man macht sich gar keine Gedanken und dann kriegt man erstmal mit, wie die Mitarbeiter da wirklich im Tagesgeschäft teilweise zu kämpfen haben.

BF: Aber, das traut sich nicht jeder Chef, Lars, wirklich nicht.

LB: Ja gut.

BF: Fragen wir doch mal in unserer Community oder fragt sich doch mal jeder selber, sich von der Mitarbeiterschaft anzuhören, was sollten wir hier nicht mehr tun, dafür muss ich ziemlich genau klar haben, dass wir alle das Schiff gut voranbringen wollen und man muss schon eine Portion Mut mitbringen und auch risikobereit sein und es auch annehmen können, was dann da kommt.

LB: Es ist natürlich nicht so, dass wir dann alles umsetzen, das muss man auch sagen. Da kommen auch Dinge, wo ich vielleicht sage, da haben wir noch ein paar andere Sachen zu bedenken, das müssen wir noch tun. Aber 90 Prozent der Sachen setzen wir auch um.

BF: Wahnsinn, super! Okay, ich fasse zusammen, die Not-To-Do-Liste, was gehört auf die Nicht-mehr-machen-Liste oder die Stop-Doing-List drauf?

Punkt Nr. 1: Unschöne Gewohnheiten, alles was man sich abgewöhnen möchte.
Punkt Nr. 2: Alles, was man delegieren kann und dadurch eben auch das Delegieren lernen.
Punkt Nr. 3: Fehler, aus denen man gelernt hat, Fehler aus der Vergangenheit.
Punkt Nr. 4: Was kann die Firma lassen, ohne Schaden zu nehmen? Also, das Ganze auf Unternehmen zugespitzt.

Lars fragt seine Mitarbeiter selber, was sollten wir hier nicht mehr tun? Ja, das finde ich inspirierend, die Not-To-Do-Liste. Ich finde, es macht Spaß, darüber nachzudenken, es ist auch wie eine Freiheit, mal etwas sein zu lassen, was Raum für etwas Neues gibt und ich fand es jetzt auch inspirierend in der Vorbereitung dieser Podcast Folge, vielen Dank dafür.
Und deswegen habe ich eigentlich auch nur noch eine Abschlussfrage an Dich, Lars: Welches wäre der erste Schritt zu einer Nicht-mehr-machen-Liste?

LB: Einfach eine anlegen und runterschreiben. Man kann die noch ein bisschen strukturieren nach unseren vier Punkten, aber, einfach einen To-Do-Manager anlegen und runterschreiben, ganz einfach.

BF: Ganz einfach. Manfred Hinrich, ein deutscher Philosoph, Philologe, Lehrer, Journalist, hat folgendes schönes Zitat gebracht, was ich jetzt an dieser Stelle Euch mitgeben möchte:

„Aus dem Nichts lässt sich nichts machen, höchstens ein Weltall.“

In diesem Sinne wünschen wir Euch wieder mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben.

Hinweis: Ich behalte mir das Recht vor, beleidigende oder vom Thema abweichende Kommentare zu löschen.