Lars ist nicht der einzige begeisterte Nutzer von Todoist – ich kann mich hier auch einreihen. 🙂
Als Personal Trainer für neues Zeitmanagement habe ich sehr viele Tools getestet und in meinem Alltag eingesetzt. Schließlich will ich meinen Kunden auch helfen, das beste Tool für sie zu finden.
Hängen geblieben bin ich aber beim Todoist. Ich halte den Todoist in all seiner Schlichtheit für das beste Programm, das momentan erhältlich ist.
Hier zeige ich dir, von welchen drei Funktionen ich am meisten begeistert bin.
1. Projekt-Vorlagen: Einmal erstellt und immer wieder genutzt
Eine riesige Zeitersparnis, die der Todoist da mitbringt. Es gibt nämlich immer wieder Projekte, die sich wiederholen oder die zumindest sehr ähnlich sind (z.B. wenn man Konferenzen organisiert oder auch für die Gepäckliste für die Ferien).
Herkömmlicherweise hat man genau für solche Fälle eine Checkliste. Der Todoist geht aber einen Schritt weiter.
Du brauchst das Projekt nämlich nur einmal anzulegen und kannst dann die Aufgaben ganz einfach exportieren.
Das Tolle daran: Die exportierten Aufgaben werden in eine normale Text-Datei gespeichert. Ich kann diese Datei per Mail verschicken oder in irgendeinem anderen Programm lesen oder bearbeiten.
So kann ich etwa die Fälligkeitsdaten aus dem Ursprungsprojekt in relative Daten umwandeln (z.B. eine Aufgabe wird 4 Tage nach dem Import fällig).
Mit dieser Funktion kann ich mir ein ganzes Set an Projekt-Vorlagen oder Muster-Projekten erstellen und dann bei Bedarf und auf Knopfdruck importieren.
2. Karma: Motivation pur
Das Karma ist eine Zahl, die dir anzeigt, wie produktiv du warst. Je nach Höhe deines Karmas bekommst du einen Titel verliehen (ich bin momentan „Meister“ 🙂 ).
Ein Spielerei? Ja, aber eine die motiviert, Aufgaben zu erfassen und mir ihr wirklich zu arbeiten. Denn du wirst „bestraft“, wenn du fällige Aufgaben nicht erledigst oder wenn du weniger Aufgaben erledigst, als du dir vorgenommen hast.
Doch das Karma geht noch weiter. Es zeigt nämlich auch den Verlauf an. In einer Art Bericht sehe ich, an welchem Tag oder an welchem Wochentag ich produktiv vor. Oder ich sehe, in welchem Projekt ich am meisten Aufgaben erledigt habe.
Eine Aufgabenliste funktioniert nur dann, wenn sie „lebt“, d.h. wenn ich mit ihr regelmäßig arbeite und sie wirklich nutze. Die Karma-Funktion hilft mir dazu.
3. Teilprojekte und -aufgaben: Herunterbrennen macht fassbar
In vielen Programmen ist es nicht möglich, Teilprojekte oder Teilaufgaben zu erstellen, oder es ist schlecht gelöst. Dabei hat jedes größere Projekt Teilprojekte und auch bei vielen Aufgaben lohnt es sich, die einzelnen Teile festzuhalten. So werden die Aufgaben plötzlich konkret und fassbar.
Der Todoist verfolgt dieses Konzept konsequent. Jedes Projekt kann Unterprojekte haben – und das sogar auf vier Ebenen.
Auch bei den Aufgaben: Jede Aufgabe kann Teilaufgaben haben – hier auf fünf Ebenen.
Diese Funktion wird noch nützlicher, wenn man Projekte teilt. So kann ja jemand anderes für eine Teilaufgabe zuständig sein als für die Hauptaufgabe. Im Todoist kann ich das problemlos abbilden.
Die ersten beiden beschriebenen Funktionen sind nur in der Premium-Version verfügbar.
Der Todoist macht sehr vieles gut und richtig. Genau betrachtet sind es aber nicht einzelne Funktionen, die nur der Todoist kann. Mit Ausnahme des Karmas gibt es die drei hier beschriebenen Funktionen auch in vielen anderen Tools.
Ich glaube aber, dass es das Gesamtpaket ist, das den Todoist so genial macht.
Der Todoist ist minimalistisch und einfach aufgebaut, aber erlaubt trotzdem die Verwaltung auch komplexer Aufgabenlisten.
Diese beiden Aspekte unter einen Hut zu bringen, schaffen nicht viele andere Programme.
Über den Autor
Ivan Blatter ist Personal Trainer für neues Zeitmanagement aus Basel. Er hilft seinen Kunden, ihr Zeitmanagement zu verbessern – getreu seinem Motto „einfach produktiv“.
Auf ivanblatter.com führt er seit Jahren einen der größten und erfolgreichsten Blogs rund um Zeitmanagement, Arbeitsorganisation und Arbeitstechniken im deutschsprachigen Raum. Neben hunderten kostenlosen Artikeln findest du dort auch verschiedene Online-Produkte genau zu diesen Themen.
Habt Ihr Fragen oder Anregungen zu Ivans Gastartikel? Ich freue mich auf unsere Diskussion in den Kommentaren.
Kann ich denn auch erledigte Aufgaben innerhalb der Projekte ständig anzeigen lassen?
Ja, dazu ist nur ein Klick auf das Uhrsymbol in dem Projekt nötig.
@ivanblatter:disqus , wie kommen sie zu dieser Projekt-Kuchenansicht? Laut Peter vom Todoist Support geht das nicht, ich habe es auch nicht gefunden 🙂
Ich bin vor einiger Zeit auch zu Todoist gewechselt. Ich finde das schlichte Design sehr gut, das Handling ist nach kurzer Zeit auch sehr gut. Das Karma motiviert mich so sehr, dass ich sogar direkt erledigte Aufgaben nachtrage :-). Zwischendurch habe ich kurz Wunderlist genutzt. Meine Einschätzung im Vergleich zu Wunderlist:
+ Karma
+ viele Möglichkeiten Tasks einzugeben
+ schlichtes Design
+ direkte Anlage von Teilaufgaben, ohne Aufgabe zu öffnen
– Kopiefunktion nicht so gut wie bei der Wunderlist Browserversion
– Wenn die Aufgabe in „Heute“ steht, kann man keine Teilaufgabe anlegen. Das ist suboptimal wenn man gerne Folgeaufträge anlegen möchte, bevor man die Aufgabe beendet.
Danke für Deine gute Zusammenfassung 🙂
Gerne, Danke für deinen Blog :-). Eine Frage hätte ich noch, du beschreibst sehr gut wie man Kindle Markierungen nach Evernote bekommt. Hast du das auch mit Audible und Podcasts (icatcher) geschafft?
Nein, das kenne ich noch nicht. Wie sind Deine Erfahrungen damit?
ich habe mir das eben noch einmal angesehen. Zwischenzeitlich nutze ich für Podcasts die von dir empfohlene App Pocket Catcher und die kann Lesezeichen setzen, die man wiederum z.B. nach Evernote, oder Pocket, übergeben kann, das ist Klasse! Danke für den Tipp! Bei Audible sehe ich hier keinen Weg, hier kann man zwar Lesezeichen setzen, aber diese bringt man nicht nach Evernote.
Todoist gefällt mir ebenfalls sehr gut. Leider fehlt ein automatisches Schieben auf den nächsten Tag. Wenn ich einmal wirklich wenig schaffe, ist es sehr lästig, jede Aufgabe einzeln zu verschieben. Was mir auch nicht gefällt ist die Eingabe bei sich wiederholenden Aufgaben. Das funktioniert über reine Prosa, also „täglich um 18.00 Uhr“. Leider vergesse ich aber z.B. immer ob es 18.00 oder 18:00 heißt und muss das mühsam nachschauen. Einige feste Parameter wären da viel besser. Dennoch habe ich die App abonniert, da es noch viel schlechtere gibt.
Schieben ist ja auch nicht unbedingt nötig. Die Aufgabe wird ja unter „Heute“ und auch „Nächste 7 Tage“ als überfällig angezeigt. Oder wie meinst du das?
Stimmt schon, Ivan. Da bin ein wenig perfektionistisch.
Danke für Deine Ergänzung, lieber Richard. Das mit der ‚Prosa‘ ist wirklich gewöhnungsbedürftig. Auch ich denke hier immer wieder, ein einfaches Menü wäre sinnvoller 🙂