Drei Funktionen, weshalb ich den Todoist liebe – Gastartikel von Ivan Blatter

Lars ist nicht der einzige begeisterte Nutzer von Todoist – ich kann mich hier auch einreihen. 🙂

Als Personal Trainer fĂŒr neues Zeitmanagement habe ich sehr viele Tools getestet und in meinem Alltag eingesetzt. Schließlich will ich meinen Kunden auch helfen, das beste Tool fĂŒr sie zu finden.

warum todoist das beste programm ist

HĂ€ngen geblieben bin ich aber beim Todoist. Ich halte den Todoist in all seiner Schlichtheit fĂŒr das beste Programm, das momentan erhĂ€ltlich ist.

Hier zeige ich dir, von welchen drei Funktionen ich am meisten begeistert bin.

1. Projekt-Vorlagen: Einmal erstellt und immer wieder genutzt

Eine riesige Zeitersparnis, die der Todoist da mitbringt. Es gibt nĂ€mlich immer wieder Projekte, die sich wiederholen oder die zumindest sehr Ă€hnlich sind (z.B. wenn man Konferenzen organisiert oder auch fĂŒr die GepĂ€ckliste fĂŒr die Ferien).

Herkömmlicherweise hat man genau fĂŒr solche FĂ€lle eine Checkliste. Der Todoist geht aber einen Schritt weiter.

Du brauchst das Projekt nÀmlich nur einmal anzulegen und kannst dann die Aufgaben ganz einfach exportieren.

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Das Tolle daran: Die exportierten Aufgaben werden in eine normale Text-Datei gespeichert. Ich kann diese Datei per Mail verschicken oder in irgendeinem anderen Programm lesen oder bearbeiten.

So kann ich etwa die FÀlligkeitsdaten aus dem Ursprungsprojekt in relative Daten umwandeln (z.B. eine Aufgabe wird 4 Tage nach dem Import fÀllig).

Mit dieser Funktion kann ich mir ein ganzes Set an Projekt-Vorlagen oder Muster-Projekten erstellen und dann bei Bedarf und auf Knopfdruck importieren.

2. Karma: Motivation pur

Das Karma ist eine Zahl, die dir anzeigt, wie produktiv du warst. Je nach Höhe deines Karmas bekommst du einen Titel verliehen (ich bin momentan „Meister“ 🙂 ).

Ein Spielerei? Ja, aber eine die motiviert, Aufgaben zu erfassen und mir ihr wirklich zu arbeiten. Denn du wirst „bestraft“, wenn du fĂ€llige Aufgaben nicht erledigst oder wenn du weniger Aufgaben erledigst, als du dir vorgenommen hast.

Doch das Karma geht noch weiter. Es zeigt nÀmlich auch den Verlauf an. In einer Art Bericht sehe ich, an welchem Tag oder an welchem Wochentag ich produktiv vor. Oder ich sehe, in welchem Projekt ich am meisten Aufgaben erledigt habe.

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Eine Aufgabenliste funktioniert nur dann, wenn sie „lebt“, d.h. wenn ich mit ihr regelmĂ€ĂŸig arbeite und sie wirklich nutze. Die Karma-Funktion hilft mir dazu.

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3. Teilprojekte und -aufgaben: Herunterbrennen macht fassbar

In vielen Programmen ist es nicht möglich, Teilprojekte oder Teilaufgaben zu erstellen, oder es ist schlecht gelöst. Dabei hat jedes grĂ¶ĂŸere Projekt Teilprojekte und auch bei vielen Aufgaben lohnt es sich, die einzelnen Teile festzuhalten. So werden die Aufgaben plötzlich konkret und fassbar.

Der Todoist verfolgt dieses Konzept konsequent. Jedes Projekt kann Unterprojekte haben – und das sogar auf vier Ebenen.

Auch bei den Aufgaben: Jede Aufgabe kann Teilaufgaben haben – hier auf fĂŒnf Ebenen.

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Diese Funktion wird noch nĂŒtzlicher, wenn man Projekte teilt. So kann ja jemand anderes fĂŒr eine Teilaufgabe zustĂ€ndig sein als fĂŒr die Hauptaufgabe. Im Todoist kann ich das problemlos abbilden.

Die ersten beiden beschriebenen Funktionen sind nur in der Premium-Version verfĂŒgbar.

Der Todoist macht sehr vieles gut und richtig. Genau betrachtet sind es aber nicht einzelne Funktionen, die nur der Todoist kann. Mit Ausnahme des Karmas gibt es die drei hier beschriebenen Funktionen auch in vielen anderen Tools.

Ich glaube aber, dass es das Gesamtpaket ist, das den Todoist so genial macht.

Der Todoist ist minimalistisch und einfach aufgebaut, aber erlaubt trotzdem die Verwaltung auch komplexer Aufgabenlisten.

Diese beiden Aspekte unter einen Hut zu bringen, schaffen nicht viele andere Programme.

Zum Schluss noch eine Empfehlung von Lars

Ivan Blatter hat einen hervorragenden und lehrreichen Videokurs zu ToDoist im Angebot. Wenn Du tiefer einsteigen und zu einem echten ToDoist-Profi werden möchtest, kann ich Dir den Kurs nur wÀrmstens ans Herz legen. Den Kurs findest Du hier.

Über den Autor

Ivan Blatter ist Personal Trainer fĂŒr neues Zeitmanagement aus Basel. Er hilft seinen Kunden, ihr Zeitmanagement zu verbessern – getreu seinem Motto „einfach produktiv“.

Auf ivanblatter.com fĂŒhrt er seit Jahren einen der grĂ¶ĂŸten und erfolgreichsten Blogs rund um Zeitmanagement, Arbeitsorganisation und Arbeitstechniken im deutschsprachigen Raum. Neben hunderten kostenlosen Artikeln findest du dort auch verschiedene Online-Produkte genau zu diesen Themen.

 


Habt Ihr Fragen oder Anregungen zu Ivans Gastartikel? Ich freue mich auf unsere Diskussion in den Kommentaren.

Hinweis: Ich behalte mir das Recht vor, beleidigende oder vom Thema abweichende Kommentare zu löschen.

  • Richard Lamers

    Todoist gefĂ€llt mir ebenfalls sehr gut. Leider fehlt ein automatisches Schieben auf den nĂ€chsten Tag. Wenn ich einmal wirklich wenig schaffe, ist es sehr lĂ€stig, jede Aufgabe einzeln zu verschieben. Was mir auch nicht gefĂ€llt ist die Eingabe bei sich wiederholenden Aufgaben. Das funktioniert ĂŒber reine Prosa, also „tĂ€glich um 18.00 Uhr“. Leider vergesse ich aber z.B. immer ob es 18.00 oder 18:00 heißt und muss das mĂŒhsam nachschauen. Einige feste Parameter wĂ€ren da viel besser. Dennoch habe ich die App abonniert, da es noch viel schlechtere gibt.

    • Schieben ist ja auch nicht unbedingt nötig. Die Aufgabe wird ja unter „Heute“ und auch „NĂ€chste 7 Tage“ als ĂŒberfĂ€llig angezeigt. Oder wie meinst du das?

      • Richard Lamers

        Stimmt schon, Ivan. Da bin ein wenig perfektionistisch.

    • Danke fĂŒr Deine ErgĂ€nzung, lieber Richard. Das mit der ‚Prosa‘ ist wirklich gewöhnungsbedĂŒrftig. Auch ich denke hier immer wieder, ein einfaches MenĂŒ wĂ€re sinnvoller 🙂

  • drbrennero

    Ich bin vor einiger Zeit auch zu Todoist gewechselt. Ich finde das schlichte Design sehr gut, das Handling ist nach kurzer Zeit auch sehr gut. Das Karma motiviert mich so sehr, dass ich sogar direkt erledigte Aufgaben nachtrage :-). Zwischendurch habe ich kurz Wunderlist genutzt. Meine EinschÀtzung im Vergleich zu Wunderlist:

    + Karma
    + viele Möglichkeiten Tasks einzugeben
    + schlichtes Design
    + direkte Anlage von Teilaufgaben, ohne Aufgabe zu öffnen
    – Kopiefunktion nicht so gut wie bei der Wunderlist Browserversion
    – Wenn die Aufgabe in „Heute“ steht, kann man keine Teilaufgabe anlegen. Das ist suboptimal wenn man gerne FolgeauftrĂ€ge anlegen möchte, bevor man die Aufgabe beendet.

    • Danke fĂŒr Deine gute Zusammenfassung 🙂

      • drbrennero

        Gerne, Danke fĂŒr deinen Blog :-). Eine Frage hĂ€tte ich noch, du beschreibst sehr gut wie man Kindle Markierungen nach Evernote bekommt. Hast du das auch mit Audible und Podcasts (icatcher) geschafft?

        • Nein, das kenne ich noch nicht. Wie sind Deine Erfahrungen damit?

          • drbrennero

            ich habe mir das eben noch einmal angesehen. Zwischenzeitlich nutze ich fĂŒr Podcasts die von dir empfohlene App Pocket Catcher und die kann Lesezeichen setzen, die man wiederum z.B. nach Evernote, oder Pocket, ĂŒbergeben kann, das ist Klasse! Danke fĂŒr den Tipp! Bei Audible sehe ich hier keinen Weg, hier kann man zwar Lesezeichen setzen, aber diese bringt man nicht nach Evernote.

  • drbrennero

    @ivanblatter:disqus , wie kommen sie zu dieser Projekt-Kuchenansicht? Laut Peter vom Todoist Support geht das nicht, ich habe es auch nicht gefunden 🙂

  • Ocean

    Kann ich denn auch erledigte Aufgaben innerhalb der Projekte stÀndig anzeigen lassen?

    • Ja, dazu ist nur ein Klick auf das Uhrsymbol in dem Projekt nötig.