Lars ist nicht der einzige begeisterte Nutzer von Todoist – ich kann mich hier auch einreihen. 🙂

Als Personal Trainer für neues Zeitmanagement habe ich sehr viele Tools getestet und in meinem Alltag eingesetzt. Schließlich will ich meinen Kunden auch helfen, das beste Tool für sie zu finden.

Hängen geblieben bin ich aber beim Todoist. Ich halte den Todoist in all seiner Schlichtheit für das beste Programm, das momentan erhältlich ist.

Hier zeige ich dir, von welchen drei Funktionen ich am meisten begeistert bin.

1. Projekt-Vorlagen: Einmal erstellt und immer wieder genutzt

Eine riesige Zeitersparnis, die der Todoist da mitbringt. Es gibt nämlich immer wieder Projekte, die sich wiederholen oder die zumindest sehr ähnlich sind (z.B. wenn man Konferenzen organisiert oder auch für die Gepäckliste für die Ferien).

Herkömmlicherweise hat man genau für solche Fälle eine Checkliste. Der Todoist geht aber einen Schritt weiter.

Du brauchst das Projekt nämlich nur einmal anzulegen und kannst dann die Aufgaben ganz einfach exportieren.

Das Tolle daran: Die exportierten Aufgaben werden in eine normale Text-Datei gespeichert. Ich kann diese Datei per Mail verschicken oder in irgendeinem anderen Programm lesen oder bearbeiten.

So kann ich etwa die Fälligkeitsdaten aus dem Ursprungsprojekt in relative Daten umwandeln (z.B. eine Aufgabe wird 4 Tage nach dem Import fällig).

Mit dieser Funktion kann ich mir ein ganzes Set an Projekt-Vorlagen oder Muster-Projekten erstellen und dann bei Bedarf und auf Knopfdruck importieren.

2. Karma: Motivation pur

Das Karma ist eine Zahl, die dir anzeigt, wie produktiv du warst. Je nach Höhe deines Karmas bekommst du einen Titel verliehen (ich bin momentan „Meister“ 🙂 ).

Ein Spielerei? Ja, aber eine die motiviert, Aufgaben zu erfassen und mir ihr wirklich zu arbeiten. Denn du wirst „bestraft“, wenn du fällige Aufgaben nicht erledigst oder wenn du weniger Aufgaben erledigst, als du dir vorgenommen hast.

Doch das Karma geht noch weiter. Es zeigt nämlich auch den Verlauf an. In einer Art Bericht sehe ich, an welchem Tag oder an welchem Wochentag ich produktiv vor. Oder ich sehe, in welchem Projekt ich am meisten Aufgaben erledigt habe.

Eine Aufgabenliste funktioniert nur dann, wenn sie „lebt“, d.h. wenn ich mit ihr regelmäßig arbeite und sie wirklich nutze. Die Karma-Funktion hilft mir dazu.

3. Teilprojekte und -aufgaben: Herunterbrennen macht fassbar

In vielen Programmen ist es nicht möglich, Teilprojekte oder Teilaufgaben zu erstellen, oder es ist schlecht gelöst. Dabei hat jedes größere Projekt Teilprojekte und auch bei vielen Aufgaben lohnt es sich, die einzelnen Teile festzuhalten. So werden die Aufgaben plötzlich konkret und fassbar.

Der Todoist verfolgt dieses Konzept konsequent. Jedes Projekt kann Unterprojekte haben – und das sogar auf vier Ebenen.

Auch bei den Aufgaben: Jede Aufgabe kann Teilaufgaben haben – hier auf fünf Ebenen.

Diese Funktion wird noch nützlicher, wenn man Projekte teilt. So kann ja jemand anderes für eine Teilaufgabe zuständig sein als für die Hauptaufgabe. Im Todoist kann ich das problemlos abbilden.

Die ersten beiden beschriebenen Funktionen sind nur in der Premium-Version verfügbar.

Der Todoist macht sehr vieles gut und richtig. Genau betrachtet sind es aber nicht einzelne Funktionen, die nur der Todoist kann. Mit Ausnahme des Karmas gibt es die drei hier beschriebenen Funktionen auch in vielen anderen Tools.

Ich glaube aber, dass es das Gesamtpaket ist, das den Todoist so genial macht.

Der Todoist ist minimalistisch und einfach aufgebaut, aber erlaubt trotzdem die Verwaltung auch komplexer Aufgabenlisten.

Diese beiden Aspekte unter einen Hut zu bringen, schaffen nicht viele andere Programme.

Über den Autor

Ivan Blatter ist Personal Trainer für neues Zeitmanagement aus Basel. Er hilft seinen Kunden, ihr Zeitmanagement zu verbessern – getreu seinem Motto „einfach produktiv“.

Auf ivanblatter.com führt er seit Jahren einen der größten und erfolgreichsten Blogs rund um Zeitmanagement, Arbeitsorganisation und Arbeitstechniken im deutschsprachigen Raum. Neben hunderten kostenlosen Artikeln findest du dort auch verschiedene Online-Produkte genau zu diesen Themen.

Habt Ihr Fragen oder Anregungen zu Ivans Gastartikel? Ich freue mich auf unsere Diskussion in den Kommentaren.