Effektive Nutzung von Evernote in 8 Schritten

Der Funktionsumfang der Produktivitäts-Software Evernote ist sehr vielfältig und mächtig. Da stellt sich die Frage: Was brauche ich davon überhaupt?

Nach über zwei Jahren intensiven Gebrauchs muss ich für mich feststellen, dass ich die meisten Funktionen von Evernote nicht benötige.

Die Kernfunktion des Programms, meine digitale Ablage und somit mein Gedächtnis zu sein, ist für mich absolut ausreichend. Siehe hierzu meinen Artikel:

Meistertask Workshop mit Lars Bobach

4 Bereiche, in denen Evernote mein Leben vereinfachte.

Sollte es Dir genau so gehen, lese bitte weiter. Allen anderen kann ich den Blog von Herbert Hertramph ‚Evernote für Pfiffige‘ ans Herz legen. Da geht es richtig ans Eingemachte.

Für mich aber stehen das einfache Handling und die damit verbundene effektive Nutzung klar im Vordergrund. Dazu sind aus meiner Sicht die folgenden 8 Schritte notwendig:

1. Schlanke Notizbuchstruktur

Eins vorab: Die perfekte Notizbuchstruktur gibt es nicht. Auch bei mir ist das ein fortwährender Prozess. Daher einfach anfangen und immer mal wieder verbessern.

Notizbücher können zu Stapeln zusammengefasst werden. Ich habe fünf Stapel:

* Geschäftlich
* Privat
* Blogging
* Beratung / Coaching
* Archiv

Im Prinzip einen Stapel für jeden meiner Arbeitsbereiche. In den Stapel ‚Archiv‘ wandern alle Notizbücher, die ich abgeschlossen habe, d.h. in die kein neuer Inhalt mehr hinzugefügt wird.

2. Keine Tags

Nach dem Motto des Internet Gurus Guy Kawasaki: ‚real men don’t use tags‘.

Auch ohne Tags finde ich alles auf Anhieb wieder. Selbst handschriftliche Notizen und Texte in pdf-Dokumenten erkennt die Suchfunktion von Evernote.

3. Scanner anschaffen

Am besten einen von diesen schlanken Tischscannern. Ich nutze den Canon P-215, eine absolute Empfehlung. Scannt Duplex, also beidseitig, und in den Einzug können auch mehrere Seiten gleichzeitig eingelegt werden.

Die Canon Software dazu heisst CaptureOneTouch. Diese musste ich extra von der Canon Seite herunterladen. Sie unterstützt ein direktes Scannen nach Evernote. Nur noch das passende Notizbuch aussuchen und fertig.

4. Webclipper installieren

Für alle gängigen Browser bietet Evernote eine Webclipper Erweiterung an. Damit lassen sich mit einem Klick Internetseiten oder deren Adressen in Evernote abspeichern.

5. Email-Adresse nutzen

Jeder Evernote Nutzer erhält eine eigene Email-Adresse. Alle an diese Adresse gesendeten Emails werden in einem vorher festgelegten Notizbuch abgespeichert. Siehe hierzu auch:

Wie Du Deine Evernote Email-Adresse einrichten und nutzen kannst

Kommt eine Information, die ich archivieren möchte per Email, so leite ich diese ganz einfach an meine Evernote Email-Adresse weiter.

6. Apps auf die mobilen Geräte

Für alle gängigen Smartphones und Tabletts hat Evernote Apps entwickelt. Es empfiehlt sich, diese unbedingt zu installieren. So können die in Evernote gespeicherten Daten nicht nur abgerufen werden, es lassen sich auch leicht neue Informationen hinzufügen.

Ich nutze häufig die Fotofunktion meines Evernote iPhone Apps. Damit kann ich Fotos einfach in Evernote ablegen. Von mir sehr gerne genutzt für Rezepte und Weine…

7. Handschriftliche Notizen

Für handschriftliche Notizen nutze ich GoodNotes und den Bamboo-Stylus auf meinem iPad. GoodNotes bietet die Funktion, Seiten direkt nach Evernote zu exportieren.

Davor habe ich eine ganze Zeit ein ‚richtiges‘ Notizbuch verwendet. Diese Notizen habe ich dann, wie unter Punkt 6 erklärt, per Foto in Evernote abgelegt.

8. Ablagekasten

Neben meinem Schreibtisch steht ein normaler Ablagekasten. Dort sammele ich alle Dokumente, die nach Evernote importiert werden sollen.

Immer wenn ich mal Zeit habe, spätestens aber einmal im Monat, scanne ich alles auf einen Rutsch ein.

Noch eine Empfehlung zum Schluss:

Wenn Du mit Evernote richtig durchstarten willst, dann ist der Evernote Online-Kurs in meiner MDD Selbstmanagement-Akademie garantiert etwas für Dich! 16 Videos helfen Dir beim Einstieg und auch für versierte Evernote-Nutzer gibt es interessante Workflows und viele Tipps & Tricks. Zusätzlich stelle ich meine ganz persönliche Evernote-Ablagestruktur detailliert vor! Alle Infos und die Anmeldemöglichkeiten findest Du hier.

Wie nutzt Du Evernote? Habe ich eine Möglichkeit vergessen? Bitte hinterlasse einfach einen Kommentar!