Im Büro alle paar Tage die immer wiederkehrende Frage: Hast Du eine Referenz-Außenabdichtung aus XYZ? Ich kam mir vor wie Bill Murray in ‚Täglich grüßt das Murmeltier’.

Außenabdichtung lässt sich hier natürlich mit jedem x-beliebigen Gewerk bzw., in unserem Fall, jeder Abdichtungsvariante ersetzen.

Der Hintergrund: Bei einer oft 5-stelligen Investition in einen Keller wollen angehende Kunden vor der Beauftragung oft noch mit Altkunden sprechen. Durchaus verständlich. Aber unsere ‚Referenzdatenbank‘ war sehr schlecht organisiert…

OK, eigentlich überhaupt nicht existent…

In der Projektabwicklung sind wir mit Trello schon lange professionell aufgestellt; was spricht also dagegen, die Referenzen auch in Trello abzubilden? Genau, überhaupt nichts…

Eigentlich ist es sogar noch besser: Da wir eh alle Auftragsdaten wie Fotos, Skizzen, Angebote, Rechnungen und die komplette Korrespondenz in Trello abgelegen, musste nur noch die passende Erweiterung unseres Trello-Boards her.

Für diejenigen, die es interessiert: Hier ist eine Erklärung, wie wir Trello zur Auftragsabwicklung und -archivierung in unserem ISOTEC-Fachbetrieb einsetzen:

Top organisiert mit Trello: Ein Praxisbeispiel mit Video

So, zurück zum Thema und jetzt schön der Reihe nach:

Unser Datenbestand in Trello

Trello ist in Boards, Spalten und Karten organisiert. Wir haben die folgende Aufteilung getroffen:

Board: Wir haben zwei Standorte in unserem ISOTEC-Fachbetrieb. Jeder Standort hat ein eigenes Board, an dem die jeweiligen Aufträge und Projekte übersichtlich organisiert werden.

Spalten: Die Spalten stehen für den jeweiligen Auftragsstatus und das zuständige Handwerkerteam (früher hieß das mal Kolonne).

Karte: Jede Karte entspricht einem Kundenauftrag. Dort werden alle Daten das Auftrags zentral abgelegt und gesammelt. Die Karten ersetzen bei uns die klassischen und allseits bekannten Auftrags- bzw. Baustellenmappen.

In den Karten werden im Wesentlichen die folgenden Dokumente abgelegt:

• Zeichnungen / Skizzen
• Angebot
• Korrespondenz
• Auftragsbestätigung
• Rechnungen
• Stundenzettel
• Baustellenfotos
• Abnahmen

Auch findet in den Karten sämtliche interne Kommunikation zu dem Auftrag statt.

Nach Abschluss der Arbeiten werden zusätzlich noch die Ergebnisse der Nachkalkulation in der Karte eingetragen.

Rechnungstelefonat

Vor der Rechnungsstellung telefoniert der zuständige Niederlassungsleiter mit dem Kunden und erkundigt sich nach dessen Zufriedenheit.

Dazu wird die Auftragskarte in die Spalte ‚Rechnungstelefonate‘ verschoben.

Im Telefonat wird jeder zufriedene Kunden gefragt, ob er als Referenzkunde zur Verfügung stehen würde. Das wird in der Regel mit ja beantwortet.

Ein solches Rechnungstelefonat kann ich jedem Handwerksbetrieb und Dienstleister übrigens nur wärmstens an Herz legen.

Früher, als wir noch deutlich kleiner waren, habe ich immer persönlich mit dem Kunden telefoniert. Das hat bei uns sehr viele Dinge zum Positiven geändert. Aber ich schweife ab. Vielleicht schreibe ich mal einen separaten Artikel zu diesem Thema…

Das Trello Referenzboard

Wir haben erst mal ein neues Board angelegt: Das Referenzboard.

Die Karten (Aufträge) aller Referenzkunden werden jetzt von beiden Niederlassungen auf dieses Board verschoben.

Dazu einfach auf der Karte unter Aktionen auf ‚Verschieben‘. Dort kann die Karte einfach einem anderen Board zugeordnet werden.

Anders als das Board der Auftragsabwicklung ist das Referenzboard nicht nach Status, sondern alphabetisch nach Städten sortiert.

Die Referenz wandert jetzt einfach in die richtige Städte-Spalte und steht so allen Vertriebsmitarbeitern direkt und einfach auffindbar zur Verfügung.

Referenz gesucht?

Jetzt wird es einfach. Auf das Referenzboard in die richtige Spalte geschaut und anhand der Auftragsbezeichnung noch das passende Gewerk ausgesucht. Fertig.

Fazit zu diesem Trello Anwendungsbeispiel

Einfacher geht es wirklich nicht. Durch die Einführung eines zusätzlichen Trello-Boards haben wir die ewige und zeitfressende Suche nach Referenzkunden auf ein Minimum reduziert.

Ein aus meiner Sicht schönes und anschauliches Beispiel, wie Trello in Teams zur Organisation und Archivierung eingesetzt werden kann.

Hast Du vielleicht auch ein spannendes Trello Anwendungsbeispiel, an dem Du uns teilhaben lassen möchtest? Super. Dann schreib mir einfach eine kurze Email.

Habt Ihr Fragen zu Trello oder dem Einsatz der App in unserem Betrieb? Ich freue mich auf unseren Austausch in den Kommentaren.